Лекция Натальи Храмцовской о проблемах архивного хранения документов на бумажных и электронных носителях на V конгрессе-практикуме «Эффективный документооборот в управлении бизнесом» (ИНФОДОКУМ-2007), октябрь 2007 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Challenges of archival preservation of paper-based and electronic records" at the Infodocum 2007 conference, Moscow, October 2007.

1. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 11
Проблемы архивного хранения
документов на бумажных и
электронных носителях
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 22
ТрадиционнаяТрадиционная рольроль архиваархива вв
деловойделовой деятельностидеятельности организацииорганизации
ХранитХранит информационныеинформационные ресурсыресурсы ((каккак бумажныебумажные,,
тактак ии электронныеэлектронные),), имеющиеимеющие долговременнуюдолговременную
деловуюделовую,, юридическуююридическую ии историческуюисторическую ценностьценность
ОбеспечиваетОбеспечивает хранениехранение документовдокументов вв соответствиисоответствии
сс законодательствомзаконодательством ии нормативныминормативными требованиямитребованиями,,
ии своевременноесвоевременное ихих уничтожениеуничтожение послепосле истеченияистечения
сроковсроков храненияхранения
РазгружаетРазгружает деловыеделовые подразделенияподразделения отот бумажныхбумажных
документовдокументов

3. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 33
ИзменениеИзменение ролироли ии статусастатуса архиваархива
УжеУже нене ««пыльныйпыльный чуланчулан сс мышамимышами»»,, ии нене чисточисто
затратноезатратное подразделениеподразделение
СвоевременноеСвоевременное уничтожениеуничтожение документовдокументов временноговременного
срокасрока храненияхранения == амнистияамнистия старыхстарых грешковгрешков..
–– ПримерПример:: ЮкосЮкос
–– НеобходимыеНеобходимые элементыэлементы:: установлениеустановление сроковсроков храненияхранения,,
экспертизаэкспертиза ценностиценности
ЗащитаЗащита имущественныхимущественных ии иныхиных правправ организацииорганизации
–– ПримерПример:: депозитыдепозиты физическихфизических лицлиц
ИнформационнаяИнформационная поддержкаподдержка основнойосновной деятельностидеятельности

4. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 44
ИдеальныйИдеальный современныйсовременный архивархив
ПревращаетПревращает информациюинформацию вв корпоративныйкорпоративный ресурсресурс..
ОбеспечиваетОбеспечивает централизованноецентрализованное хранениехранение,,
резервированиерезервирование,, управлениеуправление доступомдоступом,,
коллективнаяколлективная работаработа,, удалённыйудалённый доступдоступ,, поддержкуподдержку
версийверсий документадокумента
УправляетУправляет каккак электроннымиэлектронными документамидокументами,, тактак ии
инымииными ресурсамиресурсами ((путёмпутём созданиясоздания учётныхучётных карточеккарточек
ии управленияуправления имиими))
ОбеспечиваетОбеспечивает быстрыйбыстрый поискпоиск нужнойнужной информацииинформации,,
средствамисредствами систематизациисистематизации ии поискапоиска

5. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 55
АрхивАрхив ии электронныеэлектронные документыдокументы
АрхивАрхив должендолжен ((совместносовместно сс ИТИТ)) братьбрать подпод контрольконтроль
электронныеэлектронные документыдокументы,, потомупотому чточто::
–– ЭДЭД позволяютпозволяют работатьработать болееболее эффективноэффективно,, ии ониони должныдолжны
статьстать корпоративнымкорпоративным ресурсомресурсом
–– ВажноВажно обеспечитьобеспечить сохранностьсохранность ии быстрыйбыстрый доступдоступ кк ЭДЭД,,
покапока ониони нужнынужны,, -- ии уничтожитьуничтожить ихих попо истеченииистечении срокасрока
храненияхранения
НекоторыеНекоторые ЭДЭД придетсяпридется хранитьхранить долгодолго
–– ПримерПример:: различныеразличные досьедосье клиентовклиентов

6. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 66
ИспользованиеИспользование электронныхэлектронных документовдокументов
вв судебныхсудебных разбирательствахразбирательствах вв СШАСША
Бумажные
документы
6% Электронные
файлы
22%
Электронная
почта
72%
Бумажные документы
Электронные файлы
Электронная почта
1996 год – менее 5% электронных документов
2002-2005 годы – 90% электронных документов
Источник: John Isaza, доклад на конференции ARMA International 24 октября 2006 года

7. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 77
НормативноеНормативное регулированиерегулирование::
отечественныйотечественный ии зарубежныйзарубежный опытопыт

8. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 88
ЗаконодательствоЗаконодательство
СломанаСломана вертикальнаявертикальная структураструктура управленияуправления
архивнымархивным деломделом вв странестране
РегиональныеРегиональные архивыархивы оказалисьоказались вв болееболее
выигрышномвыигрышном положенииположении,, чемчем федеральныефедеральные
АрхивыАрхивы коммерческихкоммерческих структурструктур оказалисьоказались
««нана обочинеобочине»»
–– всёвсё зависитзависит отот собственниковсобственников ии отот ихих пониманияпонимания ((илиили
непониманиянепонимания)) ролироли архиваархива вв деловойделовой деятельностидеятельности
организацийорганизаций ии егоего значениязначения длядля защитызащиты
долгосрочныхдолгосрочных интересовинтересов организацииорганизации,, еёеё сотрудниковсотрудников
ии клиентовклиентов

9. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 99
НормативныеНормативные актыакты
СуществуетСуществует хорошаяхорошая нормативнаянормативная базабаза длядля
архивнойархивной работыработы сс бумажнымибумажными документамидокументами сс
использованиемиспользованием традиционныхтрадиционных технологийтехнологий
СлабаяСлабая нормативнаянормативная базабаза длядля работыработы сс
электроннымиэлектронными документамидокументами
–– ФедеральноеФедеральное законодательствозаконодательство
–– РегиональноеРегиональное законодательствозаконодательство
–– СтандартыСтандарты ии руководстворуководство

10. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1010
НовыеНовые правилаправила работыработы
государственныхгосударственных архивовархивов
УтвержденыУтверждены приказомприказом МинистерстваМинистерства культурыкультуры ии
массовыхмассовых коммуникацийкоммуникаций РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации
отот 1818 январяянваря 20072007 гг.. №№ 1919
МинюстМинюст сдалсясдался!!
ЗаметныйЗаметный прогресспрогресс попо сравнениюсравнению сс ТиповойТиповой
инструкциейинструкцией попо делопроизводствуделопроизводству: 32: 32 упоминанияупоминания
электронныхэлектронных документовдокументов вместовместо 55
–– ОрганизацияОрганизация храненияхранения –– 1616
–– ОрганизацияОрганизация учетаучета –– 1212
–– ОрганизацияОрганизация комплектованиякомплектования –– 11
–– ОрганизацияОрганизация использованияиспользования –– 33

11. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1111
НовыеНовые правилаправила работыработы
государственныхгосударственных архивовархивов
ВеликолепныйВеликолепный памятникпамятник ушедшейушедшей эпохеэпохе
ГлавныйГлавный недостатокнедостаток –– ориентируеториентирует архивыархивы нана
чисточисто бумажноебумажное внутреннеевнутреннее делопроизводстводелопроизводство
ПоверхностноеПоверхностное описаниеописание вопросоввопросов,, относящихсяотносящихся кк
хранениюхранению электронныхэлектронных документовдокументов
СодержитСодержит положенияположения,, противоречащиепротиворечащие
действующемудействующему законодательствузаконодательству
((МинюстМинюст усталустал?? ☺☺ ))

12. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1212
ТемпературноТемпературно--влажностныйвлажностный режимрежим
ПравилаПравила устанавливаютустанавливают длядля документовдокументов нана
магнитноймагнитной лентеленте ии дисковыхдисковых носителяхносителях
следующийследующий режимрежим::
–– ТемператураТемпература:: +8+8 …… +18+18 °С°С
–– ОтносительнаяОтносительная влажностьвлажность воздухавоздуха:: 4545……65 %65 %
РекомендацииРекомендации NARANARA ((СШАСША)) попо обеспечениюобеспечению
долговременногодолговременного храненияхранения документовдокументов (2003(2003 годгод))
–– ТемператураТемпература:: +15+15……+18+18 °С°С
–– ОтносительнаяОтносительная влажностьвлажность воздухавоздуха:: 3535……45 %45 %

13. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1313
ПравилаПравила:: НовоеНовое словослово вв наукенауке ии техникетехнике
ПроверкаПроверка техническоготехнического состояниясостояния …… электронныхэлектронных
документовдокументов вв процессепроцессе храненияхранения осуществляетсяосуществляется сс
цельюцелью определенияопределения::
–– наличияналичия ""вирусоввирусов"" вв электронныхэлектронных документахдокументах;;
–– наличияналичия размагниченныхразмагниченных участковучастков ии механическихмеханических
поврежденийповреждений отдельныхотдельных участковучастков машинногомашинного
носителяносителя;;
ПроверкаПроверка техническоготехнического состояниясостояния архивныхархивных
документовдокументов осуществляетсяосуществляется припри внешнемвнешнем осмотреосмотре вв
отраженномотраженном светесвете..

14. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1414
««ПереченьПеречень типовыхтиповых архивныхархивных документовдокументов,,
образующихсяобразующихся вв научнонаучно--техническойтехнической ии
производственнойпроизводственной деятельностидеятельности организацийорганизаций,,
сс указаниемуказанием сроковсроков храненияхранения»»
УтвержденУтвержден приказомприказом МинистерстваМинистерства
культурыкультуры №№ 11821182 отот 3131 июляиюля 20072007
годагода ии зарегистрированзарегистрирован вв МинюстеМинюсте
ОтмененаОтменена частьчасть IIII ««ПеречняПеречня
типовыхтиповых документовдокументов сс указаниемуказанием
сроковсроков храненияхранения»»,, утвержденногоутвержденного
ГлавархивомГлавархивом СССРСССР 1515 августаавгуста 19881988
годагода
Министр культуры
А.С.Соколов

15. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1515
ПереченьПеречень 20072007 годагода
3.4.3.4. СрокиСроки храненияхранения НТДНТД
исчисляютсяисчисляются сс моментамомента передачипередачи
ееее нана хранениехранение вв архивархив ((СТДСТД))
организацииорганизации.. СрокиСроки храненияхранения
другихдругих документовдокументов -- сс 11 январяянваря
годагода,, следующегоследующего заза годомгодом
передачипередачи ихих нана хранениехранение вв архивархив
((СТДСТД)) организацииорганизации..
3.3.3.3.3.3. ОтметкаОтметка ""додо минованияминования
надобностинадобности"" означаетозначает,, чточто
архивныеархивные документыдокументы хранятсяхранятся вв
организацияхорганизациях нене менееменее 55 летлет..
ПереченьПеречень 19881988 годагода ((частьчасть II)II)
2.11. Исчисление срока хранения
документов производится с 1 января
года, следующего за годом окончания
их делопроизводством. ... Сроки
хранения научно-технической
документации исчисляются с 1
января года, следующего за годом
окончания разработки темы, проекта.
2.11. … Отметка "до минования
надобности" означает, что
документация имеет ограниченное
практическое значение. Срок ее
хранения определяется самими
организациями.
ОченьОчень оригинальныйоригинальный подходподход
кк исчислениюисчислению сроковсроков храненияхранения

16. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1616
««ПодарочекПодарочек»» ведомственнымведомственным архивамархивам ––
сроксрок храненияхранения ««додо ликвидацииликвидации организацииорганизации»»
СогласноСогласно пп.3.3.1,.3.3.1, организацииорганизации--источникиисточники комплектованиякомплектования
государственныхгосударственных ии муниципальныхмуниципальных архивовархивов,, передаютпередают документыдокументы
сосо срокомсроком храненияхранения ""постояннопостоянно"" вв соответствующиесоответствующие архивыархивы попо
истеченииистечении сроковсроков ихих ведомственноговедомственного храненияхранения..
ОстальныеОстальные –– хранятхранят такиетакие документыдокументы додо ликвидацииликвидации
организацииорганизации,, послепосле чегочего ониони ««подлежатподлежат экспертизеэкспертизе ценностиценности,,
отборуотбору ии передачепередаче нана постоянноепостоянное хранениехранение вв установленномустановленном
порядкепорядке»»..
СогласноСогласно пп.3.3.4,.3.3.4, документыдокументы сосо срокомсроком храненияхранения ««додо ликвидацииликвидации
организацииорганизации»» хранятсяхранятся вв организацииорганизации додо ееее ликвидацииликвидации
независимонезависимо отот тоготого,, являетсяявляется илиили нене являетсяявляется этаэта организацияорганизация
источникомисточником комплектованиякомплектования государственныхгосударственных илиили муниципальныхмуниципальных
архивовархивов..

17. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1717
СрокиСроки храненияхранения
электронныхэлектронных документовдокументов
пп. 1902:. 1902: ОписиОписи электронныхэлектронных документовдокументов –– постояннопостоянно
((ЧтоЧто этоэто заза описиописи?,?, КакихКаких электронныхэлектронных документовдокументов??
ЧтоЧто всехвсех имеющихсяимеющихся вв наличииналичии?)?)
пп. 1924:. 1924: МашинограммыМашинограммы выходныхвыходных документовдокументов ––
постояннопостоянно ((ВсёВсё,, чточто распечатанораспечатано нана принтерепринтере,,
должнодолжно хранитьсяхраниться постояннопостоянно?);?);
пп. 1925:. 1925: ЭлектронныйЭлектронный документдокумент вв составесоставе БДБД
((распределеннойраспределенной БДБД)) –– постояннопостоянно..

18. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1818
ТехнологияТехнология примененияприменения ЭЦПЭЦП

19. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 1919
СтандартыСтандарты
НеНе стоитстоит ««изобретатьизобретать велосипедвелосипед»» вв техтех вопросахвопросах,, попо
которымкоторым вв миремире ужеуже накопленнакоплен ии обобщенобобщен немалыйнемалый
опытопыт
ВВ миремире существуютсуществуют хорошиехорошие стандартыстандарты,, которыекоторые
описываютописывают ужеуже имеющийсяимеющийся вв миремире опытопыт работыработы сс
документамидокументами ((особенноособенно электроннымиэлектронными))
–– ОбеспечениеОбеспечение юридическойюридической значимостизначимости электронныхэлектронных
документовдокументов,, миграциямиграция ии конверсияконверсия
–– ДолговременноеДолговременное хранениехранение электронныхэлектронных документовдокументов
–– СовременныеСовременные методыметоды защитызащиты,, консервацииконсервации ии реставрацииреставрации
документовдокументов

20. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2020
ТехническийТехнический отчетотчет ИСОИСО 1849218492:2005:2005
ВВ первуюпервую очередьочередь,, опытопыт
««электронныхэлектронных архивистовархивистов»»
изиз НациональныхНациональных АрхивовАрхивов
СШАСША
УпорУпор нана доказуемыедоказуемые
целостностьцелостность,, аутентичностьаутентичность
электронныхэлектронных документовдокументов
припри длительномдлительном хранениихранении
МиграцияМиграция –– основнаяосновная
стратегиястратегия

21. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2121
БританскиеБританские стандартыстандарты сериисерии BIPBIP 00080008
BIPBIP 00080008--1:20041:2004 ««ПрактикаПрактика,,
обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическую
ии доказательнуюдоказательную силусилу
информацииинформации,, сохраняемойсохраняемой
электроннымэлектронным образомобразом»»
BIPBIP 00080008--2:20052:2005 ««ПрактикаПрактика,,
обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическую
ии доказательнуюдоказательную силусилу
информацииинформации,, передаваемойпередаваемой
электроннымэлектронным образомобразом»»
BIP 0008BIP 0008--3:20053:2005 ««ПрактикаПрактика,,
обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическую
ии доказательнуюдоказательную силусилу
электроннойэлектронной идентификацииидентификации»»

22. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2222
ТребованияТребования зарубежногозарубежного
законодательствазаконодательства
НужноНужно учитыватьучитывать оорганизациямрганизациям::
–– которыекоторые ведутведут деловуюделовую деятельностьдеятельность вв
различныхразличных странахстранах мирамира
–– работаютработают сс зарубежнымизарубежными контрагентамиконтрагентами
–– еслиесли спорыспоры попо контрактамконтрактам разбираютсяразбираются вв
соответствиисоответствии сс зарубежнымзарубежным законодательствомзаконодательством
ТребованияТребования кк делопроизводствуделопроизводству ии архивномуархивному делуделу,,
ии особенноособенно –– кк срокамсрокам храненияхранения

23. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2323
ОбщиеОбщие проблемыпроблемы
архивногоархивного храненияхранения

24. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2424
ТрадиционныеТрадиционные проблемыпроблемы остаютсяостаются
РостРост объемаобъема документовдокументов ((каккак временноговременного,, тактак ии
длительногодлительного срокасрока храненияхранения))
ПроблемаПроблема архивныхархивных площадейплощадей
РазнообразиеРазнообразие видоввидов документовдокументов
ПроблемаПроблема установленияустановления ии отслеживанияотслеживания сроковсроков
храненияхранения ((особенноособенно условныхусловных).). ПоявлениеПоявление срокасрока
храненияхранения ««додо ликвидацииликвидации организацииорганизации»»

25. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2525
ПоявилисьПоявились ии новыеновые проблемыпроблемы
ПереходПереход отот бумажногобумажного кк смешанномусмешанному документодокументо--
оборотуобороту,, ии распространениераспространение электронныхэлектронных документовдокументов
–– переходпереход архиваархива нана внутреннеевнутреннее электронноеэлектронное
делопроизводстводелопроизводство
–– разнообразиеразнообразие носителейносителей информацииинформации,, файловыхфайловых
форматовформатов,, программногопрограммного обеспеченияобеспечения ии
оборудованияоборудования
–– обеспеченияобеспечения подлинностиподлинности,, целостностицелостности ии
аутентичностиаутентичности электронныхэлектронных документовдокументов

26. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2626
КлючевыеКлючевые задачизадачи
ПроблемаПроблема полученияполучения поддержкиподдержки сосо стороныстороны
высшеговысшего руководстваруководства ии проблемапроблема взаимодействиявзаимодействия сс
другимидругими службамислужбами организацииорганизации
КадровоеКадровое обеспечениеобеспечение работыработы архиваархива
ОбучениеОбучение всеговсего персоналаперсонала организацииорганизации попо
вопросамвопросам,, связаннымсвязанным сс управлениемуправлением документамидокументами ии
ихих архивнымархивным хранениемхранением

27. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2727
ВнутренняяВнутренняя нормативнаянормативная базабаза архиваархива
ПравилаПравила работыработы архиваархива
НормативнаяНормативная базабаза,, относящаясяотносящаяся кк электроннымэлектронным
документамдокументам
–– ПорядокПорядок передачипередачи нана хранениехранение
–– ОбеспечениеОбеспечение длительнойдлительной сохранностисохранности
–– ОрганизацияОрганизация уничтоженияуничтожения
–– ПравилаПравила обработкиобработки отдельныхотдельных видоввидов
электронныхэлектронных документовдокументов ((электроннаяэлектронная почтапочта,,
вебвеб--страницыстраницы,, базыбазы данныхданных))

28. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2828
СпецифическиеСпецифические проблемыпроблемы храненияхранения
бумажныхбумажных документовдокументов

29. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 2929
ОсновныеОсновные проблемыпроблемы
бумажныхбумажных архивовархивов
ПроблемаПроблема кадровогокадрового резерварезерва ии оплатыоплаты трудатруда
ПроблемыПроблемы вв обеспеченииобеспечении сохранностисохранности бумажныхбумажных
документовдокументов ии уничтоженияуничтожения документовдокументов сс истекшимиистекшими
срокамисроками храненияхранения
ПроблемыПроблемы стыковкистыковки бумажногобумажного ии электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота ии архивногоархивного храненияхранения
ПроблемыПроблемы припри обработкеобработке документовдокументов ((повторнаяповторная
регистрациярегистрация ии тт..дд.).)

30. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3030
ОсновныеОсновные проблемыпроблемы
бумажныхбумажных архивовархивов
ОпережающаяОпережающая сдачасдача вв архивархив действующихдействующих
документовдокументов ((защитазащита подлинниковподлинников ии решениерешение
проблемыпроблемы сс контролирующимиконтролирующими инстанциямиинстанциями))
НовыеНовые технологиитехнологии храненияхранения бумажныхбумажных документовдокументов
ДосьеДосье:: ихих всёвсё большебольше,, ии иногдаиногда сс ниминими оченьочень
неудобнонеудобно работатьработать
РаботаРабота сосо всемивсеми видамивидами бумажнойбумажной документациидокументации,,
имеющейсяимеющейся вв организацииорганизации

31. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3131
АвтоматизацияАвтоматизация работыработы архиваархива
ОдноОдно изиз наименеенаименее
автоматизированныхавтоматизированных
подразделениеподразделение,, многомного
утомительногоутомительного ручногоручного
трудатруда
СС ростомростом зарплатызарплаты
сотрудниковсотрудников архиваархива
становитсястановится экономическиэкономически
невыгодноневыгодно экономитьэкономить нана
оборудованииоборудовании ии
программномпрограммном обеспеченииобеспечении

32. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3232
ОперацииОперации,, которыекоторые желательножелательно
автоматизироватьавтоматизировать
СоставлениеСоставление ии ведениеведение учетныхучетных документовдокументов ии
научнонаучно--справочногосправочного аппаратааппарата архиваархива ((описиописи,,
перечниперечни,, номенклатураноменклатура делдел,, ……))
БыстрыйБыстрый поискпоиск ии подборподбор документовдокументов
ЕдиноеЕдиное управлениеуправление бумажнымибумажными ии электроннымиэлектронными
архивнымиархивными документамидокументами
РетроспективноеРетроспективное сканированиесканирование документовдокументов

33. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3333
СовершенствованиеСовершенствование работыработы
оперативныхоперативных бумажныхбумажных архивовархивов
СозданиеСоздание самостоятельногосамостоятельного структурногоструктурного
подразделенияподразделения
ОбеспечениеОбеспечение такоготакого подразделенияподразделения
квалифицированнымквалифицированным персоналомперсоналом
ВыделениеВыделение длядля архиваархива соответствующихсоответствующих
современнымсовременным требованиямтребованиям оборудованныхоборудованных
помещенийпомещений..

34. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3434
ЗачемЗачем нужнынужны оперативныеоперативные архивыархивы
Такие методы хранения
ненадежны

35. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3535
ЗачемЗачем нужнынужны оперативныеоперативные архивыархивы
После создания
оперативного архива

36. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3636
НедостаткиНедостатки бумажныхбумажных документовдокументов
НизкаяНизкая скоростьскорость созданиясоздания,,
обработкиобработки ии передачипередачи
ЗначительныеЗначительные площадиплощади
длядля храненияхранения
СложноСложно ии медленномедленно идетидет
поискпоиск информацииинформации
УправлениеУправление обычнообычно идётидёт
нана уровнеуровне делдел

37. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3737
СозданиеСоздание системысистемы объединенныхобъединенных
архивовархивов ии центровцентров храненияхранения
ОбеспечениеОбеспечение финансированияфинансирования
ОбеспечениеОбеспечение архивовархивов ии центровцентров храненияхранения
квалифицированнымиквалифицированными кадрамикадрами
РазработкаРазработка нормативнойнормативной документациидокументации
РешениеРешение проблемыпроблемы высокихвысоких трудозатраттрудозатрат нана ручнуюручную
обработкуобработку делдел ии документовдокументов нана рядеряде этаповэтапов ((такихтаких,,
каккак приёмприём//передачапередача документовдокументов нана хранениехранение,,
сканированиесканирование сшитыхсшитых делдел ии тт..дд.).)

38. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3838
СозданиеСоздание системысистемы объединенныхобъединенных
архивовархивов ии центровцентров храненияхранения
РазмещениеРазмещение документовдокументов вв хранилищаххранилищах сс учетомучетом
эргономикиэргономики ии возможностейвозможностей,, возникающихвозникающих
благодаряблагодаря применениюприменению современныхсовременных технологийтехнологий
ОбеспечениеОбеспечение сохранностисохранности документовдокументов
определенногоопределенного видавида вневне зависимостизависимости отот местаместа ии
способаспособа ихих обработкиобработки
НужноНужно подуматьподумать обоб использованиииспользовании коммерческихкоммерческих
центровцентров храненияхранения документациидокументации припри невозможностиневозможности
илиили нерентабельностинерентабельности созданиясоздания собственныхсобственных

39. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 3939
ИнфраструктураИнфраструктура налоговойналоговой службыслужбы СШАСША

40. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4040
ВнеофисноеВнеофисное хранениехранение документовдокументов
ПередачаПередача выполнениявыполнения рядаряда
функцийфункций делопроизводстваделопроизводства
ии архивногоархивного деладела
стороннейсторонней организацииорганизации
–– хранениехранение,,
–– уничтоженияуничтожения документовдокументов
–– рядряд другихдругих

41. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4141
РольРоль архивовархивов вв обеспеченииобеспечении
непрерывностинепрерывности деловойделовой деятельностидеятельности
ЗащитаЗащита важнейшихважнейших документовдокументов организацииорганизации
–– ДублированиеДублирование..
РезервныеРезервные копиикопии,, создаваемыесоздаваемые вв ходеходе повседневнойповседневной
деятельностидеятельности организацииорганизации,, могутмогут бытьбыть использованыиспользованы вв
качествекачестве копийкопий важнейшихважнейших документовдокументов.. БумажныеБумажные
материалыматериалы можноможно перевестиперевести нана микрофильмымикрофильмы илиили вв
электронныеэлектронные образыобразы..
–– ХранениеХранение.. ВВ удалённомудалённом хранилищехранилище обычнообычно помещаютсяпомещаются
копиикопии.. ОрганизацияОрганизация можетможет хранитьхранить вв удалённомудалённом хранилищехранилище
ии подлинникиподлинники,, -- еслиесли необходимонеобходимо сохранитьсохранить подлинныеподлинные
подписиподписи илиили еслиесли подлинникподлинник нене нуженнужен длядля работыработы вв главномглавном
офисеофисе..

42. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4242
СовременныеСовременные технологиитехнологии:: радиометкирадиометки

43. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4343
СовременныеСовременные технологиитехнологии::
цветовоецветовое кодированиекодирование

44. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4444
БумажныеБумажные документыдокументы -- акцентакцент нана
нерешенныенерешенные проблемыпроблемы::
АктуализацияАктуализация перечнейперечней документовдокументов ии установлениеустановление
сроковсроков храненияхранения
ПомещенияПомещения подпод оперативноеоперативное хранениехранение –– вв первуюпервую
очередьочередь длядля досьедосье
СозданиеСоздание центровцентров храненияхранения бумажнойбумажной
документациидокументации
СозданиеСоздание электронныхэлектронных архивовархивов образовобразов документовдокументов

45. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4545
БумажныеБумажные документыдокументы –– каккак спасатьспасать
Октябрь 2007 года. При порыве отопительной системы сильно пострадали
документы РГАДА. Сушат методами прошлых веков.

46. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4646
ЗамораживаниеЗамораживание намокшихнамокших документовдокументов
БельгияБельгия
КаменецКаменец--ПодольскийПодольский архивархив,,
УкраинаУкраина

47. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4747
НаводнениеНаводнение вв ГерманииГермании,,
СаксонияСаксония,, августавгуст 20022002
ВакуумнаяВакуумная сушкасушка документовдокументов
юридическиеюридические документыдокументы
послепосле сушкисушки

48. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4848
ВакуумнаяВакуумная сушкасушка намокшихнамокших документовдокументов

49. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 4949
ЭлектронныеЭлектронные архивархив ии егоего проблемыпроблемы

50. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5050
ОрганизацияОрганизация электронныхэлектронных архивовархивов
ЭлектронныеЭлектронные архивыархивы обеспечиваютобеспечивают сохранениесохранение
следующихследующих видоввидов электроннойэлектронной информацииинформации::
электронныхэлектронных документовдокументов ((каккак сс ЭЦПЭЦП,, тактак ии безбез ЭЦПЭЦП))
технологическихтехнологических данныхданных,,
электронныхэлектронных копийкопий ии образовобразов бумажныхбумажных документовдокументов,,
базбаз данныхданных информационныхинформационных ресурсовресурсов,,
документациидокументации нана информационныеинформационные ресурсыресурсы..

51. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5151
НедостаткиНедостатки электронныхэлектронных документовдокументов
БыстроеБыстрое моральноеморальное
устареваниеустаревание технологийтехнологий
КороткийКороткий сроксрок службыслужбы
носителейносителей ии ихих
многообразиемногообразие
СложноСложно сохранитьсохранить,,
сложносложно уничтожитьуничтожить
НерешенныеНерешенные
юридическиеюридические проблемыпроблемы
ВысокаяВысокая стоимостьстоимость
обслуживанияобслуживания

52. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5252
АрхивноеАрхивное хранениехранение документовдокументов
КлючевыеКлючевые задачизадачи::
ОрганизацияОрганизация долговременногодолговременного храненияхранения электронныхэлектронных
документовдокументов,, включающаявключающая разработкуразработку стратегийстратегий
храненияхранения ии миграциимиграции документовдокументов,,
ВнедрениеВнедрение методовметодов ии приёмовприёмов работыработы,,
обеспечивающихобеспечивающих сохранениесохранение юридическойюридической силысилы
документовдокументов,, ихих целостностицелостности ии аутентичностиаутентичности,,
ПередачаПередача нана архивноеархивное хранениехранение документовдокументов,,
содержащихсясодержащихся вв базахбазах данныхданных,, включаявключая разработкуразработку
стратегийстратегий архивногоархивного храненияхранения базбаз данныхданных..

53. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5353
ЭлектронныйЭлектронный архивархив
КтоКто будетбудет отвечатьотвечать заза электронныйэлектронный архивархив??
ПриПри работеработе сс электроннымиэлектронными документамидокументами –– каккак
можноможно болееболее раннеераннее началоначало архивнойархивной работыработы сс
ниминими
ОбеспечениеОбеспечение аутентичностиаутентичности ии целостностицелостности
электронныхэлектронных документовдокументов
ДлительноеДлительное хранениехранение документовдокументов,, подписанныхподписанных
ЭЦПЭЦП.. ОтметкиОтметки временивремени..

54. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5454
ПроблемаПроблема взаимопониманиявзаимопонимания ИТИТ ии ДОУДОУ::
ЧтоЧто такоетакое архивархив??
ИТИТ:: ЭлектронныйЭлектронный
архивархив –– ««складсклад»»
информацииинформации,, обычнообычно
нана съемныхсъемных
носителяхносителях.. ЗадачиЗадачи
архивногоархивного храненияхранения
можноможно решитьрешить сс
помощьюпомощью резервногорезервного
копированиякопирования..

55. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5555
ПервоочередныеПервоочередные мерымеры
ПодготовкаПодготовка специалистовспециалистов,, разбирающихсяразбирающихся каккак вв
вопросавопроса ИТИТ,, тактак ии вв вопросахвопросах архивногоархивного деладела
–– ВВ ВУЗахВУЗах такихтаких специалистовспециалистов нене готовятготовят
РазработкаРазработка политикиполитики организацииорганизации вв отношенииотношении
архивногоархивного храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов
ВыделениеВыделение ии оборудованиеоборудование специальныхспециальных
помещенийпомещений длядля электронногоэлектронного архиваархива
ОбеспечениеОбеспечение архиваархива необходимымнеобходимым оборудованиемоборудованием
ии программнымпрограммным обеспечениемобеспечением

56. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5656
КакКак организоватьорганизовать
электронныеэлектронные архивыархивы??
ДваДва подходаподхода::
электронныеэлектронные документыдокументы нана носителяхносителях
((лентыленты, CD, CD ии тт..дд.).)
хранениехранение нана жесткихжестких дискахдисках;; носителиносители
используютсяиспользуются толькотолько каккак страховойстраховой фондфонд нана
случайслучай ЧПЧП
УУ каждогокаждого вариантаварианта естьесть плюсыплюсы ии минусыминусы

57. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5757
ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы сс
неструктурированнойнеструктурированной информациейинформацией
СозданиеСоздание электронныхэлектронных архивовархивов
–– НалоговаяНалоговая ии бухгалтерскаябухгалтерская отчетностьотчетность,, подписаннаяподписанная ЭЦПЭЦП
–– ДосьеДосье клиентовклиентов,, досьедосье проектовпроектов ии тт..дд..
ОрганизацияОрганизация управленияуправления доступомдоступом
ЭффективнаяЭффективная системасистема классификацииклассификации ии поискапоиска
ПроведениеПроведение экспертизыэкспертизы ценностиценности ии уничтожениеуничтожение

58. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5858
БазыБазы данныхданных
ЧтоЧто являетсяявляется документомдокументом вв базебазе данныхданных
ЧтоЧто подлежитподлежит оперативномуоперативному ии архивномуархивному хранениюхранению
–– ДокументацияДокументация попо базебазе
–– ИсходнаяИсходная информацияинформация
–– КвитанцииКвитанции
–– СамаСама базабаза
–– ОтчетыОтчеты,, созданныесозданные нана основеоснове базыбазы данныхданных
–– СтраховыеСтраховые ии резервныерезервные копиикопии базыбазы данныхданных,, файлыфайлы аудитааудита

59. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 5959
ПорядокПорядок выведениявыведения базыбазы изиз
оперативнойоперативной работыработы ии передачипередачи нана
архивноеархивное хранениехранение
КомплектКомплект документациидокументации,, которыйкоторый должендолжен
архивироватьсяархивироваться вместевместе сс базойбазой
ОпределениеОпределение форматаформата,, вв которомкотором базабаза должнадолжна
хранитьсяхраниться
СрокиСроки храненияхранения базыбазы
МетодыМетоды хранениехранение базыбазы

60. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6060
АвстралийскийАвстралийский опытопыт
««СохранениеСохранение документовдокументов вв базахбазах данныхданных»»,,
РекомендацииРекомендации государственнымгосударственным агентствамагентствам штаташтата
ВикторияВиктория ((АвстралияАвстралия),), маймай 20032003 годагода

61. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6161
КакКак хранитьхранить информациюинформацию вв
смешанномсмешанном делопроизводстведелопроизводстве??
КакКак обеспечитьобеспечить полнотуполноту делдел,, еслиесли одниодни документыдокументы --
бумажныебумажные,, другиедругие –– электронныеэлектронные??
–– СканироватьСканировать бумажныебумажные документыдокументы??
–– РаспечатыватьРаспечатывать электронныеэлектронные документыдокументы??
–– КакоеКакое делодело будетбудет основнымосновным??
НужноНужно лили создаватьсоздавать такиетакие деладела??
ТеТе жеже проблемыпроблемы сс электроннымиэлектронными документамидокументами нана
съемныхсъемных носителяхносителях

62. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6262
СрокиСроки храненияхранения
смешанныхсмешанных документовдокументов
СрокСрок храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов можетможет
отличатьсяотличаться отот срокасрока храненияхранения соответствующихсоответствующих
бумажныхбумажных документовдокументов..
МассивМассив электронныхэлектронных документовдокументов сс системойсистемой поискапоиска
ии систематизациейсистематизацией можетможет иметьиметь ббóóльшуюльшую ценностьценность,,
чемчем отдельныеотдельные документыдокументы..
АмериканскиеАмериканские НациональныеНациональные АрхивыАрхивы ужеуже
сегоднясегодня требуюттребуют учитыватьучитывать этоэто обстоятельствообстоятельство припри
установленииустановлении сроковсроков храненияхранения длядля электронныхэлектронных
документовдокументов..

63. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6363
НормативныеНормативные документыдокументы
ПорядокПорядок оперативногооперативного храненияхранения::
–– электронныхэлектронных документовдокументов
–– документовдокументов,, подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП
ПорядокПорядок формированияформирования оперативныхоперативных электронныхэлектронных
архивовархивов
ВажнейшиеВажнейшие документыдокументы ии обеспечениеобеспечение
непрерывностинепрерывности деятельностидеятельности

64. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6464
НормативныеНормативные документыдокументы
ПорядокПорядок подготовкиподготовки документовдокументов кк передачепередаче нана
хранениехранение вв архивархив
МетодыМетоды храненияхранения
–– базбаз данныхданных
–– документовдокументов,, подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП
–– вебвеб--сайтовсайтов
–– электроннойэлектронной почтыпочты
–– ии тт..дд..

65. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6565
ОсобенностиОсобенности проведенияпроведения
экспертизыэкспертизы ценностиценности ЭДЭД
МетодМетод ««большихбольших корзинкорзин»»
–– разделитьразделить документыдокументы нана нескольконесколько крупныхкрупных группгрупп
–– определитьопределить,, какуюкакую функциюфункцию вв деловойделовой
деятельностидеятельности организацииорганизации играетиграет документдокумент,, ии кк
какойкакой группегруппе документациидокументации егоего можноможно отнестиотнести
ОценитьОценить рискириски,, возникающиевозникающие уу организацииорганизации припри
установленииустановлении техтех илиили иныхиных сроковсроков храненияхранения
ОпределитьОпределить,, сколькосколько летлет следуетследует хранитьхранить документдокумент,,
исходяисходя изиз обеспеченияобеспечения интересовинтересов своейсвоей организацииорганизации

66. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6666
УстановлениеУстановление сроковсроков храненияхранения досьедосье
ХранятсяХранятся вв течениетечение
всеговсего срокасрока действиядействия
контрактаконтракта,, договорадоговора ии
тт..пп.,., плюсплюс вв течениетечение
фиксированногофиксированного числачисла
летлет послепосле егоего окончанияокончания
СрокиСроки храненияхранения часточасто
условныеусловные
Досье налогоплательщиков
в ИМНС г. Екатеринбург

67. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6767
МетодМетод установленияустановления срокасрока храненияхранения
ОпределяетсяОпределяется
максимальныймаксимальный сроксрок
действиядействия договорадоговора илиили
контрактаконтракта данногоданного видавида
КК немунему добавляетсядобавляется
фиксированныйфиксированный сроксрок
храненияхранения (5(5 летлет))
ПолученныйПолученный сроксрок
храненияхранения
устанавливаетсяустанавливается длядля
всехвсех ((возможновозможно,, тысячтысяч
илиили миллионовмиллионов)) делдел..

68. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6868
НоменклатураНоменклатура делдел вв современныхсовременных условияхусловиях
…… каккак показываетпоказывает этотэтот примерпример,,
номенклатураноменклатура можетможет разрастисьразрастись ……

69. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 6969
СтатьяСтатья 8989.. ХранениеХранение документовдокументов обществаобщества
пп.2..2. ОбществоОбщество хранитхранит документыдокументы …… вв порядкепорядке ии вв
течениетечение сроковсроков,, которыекоторые установленыустановлены
федеральнымфедеральным органоморганом исполнительнойисполнительной властивласти попо
рынкурынку ценныхценных бумагбумаг..
СейчасСейчас этиэти функциифункции возложенывозложены нана ФедеральнуюФедеральную
службуслужбу попо финансовымфинансовым рынкамрынкам ((ФСФРФСФР ))
ФедеральныйФедеральный законзакон
««ОбОб акционерныхакционерных обществахобществах»»

70. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7070
««ПоложениеПоложение оо порядкепорядке
ии срокахсроках храненияхранения документовдокументов
акционерныхакционерных обществобществ»»
ПостановлениеПостановление ФедеральнойФедеральной КомиссииКомиссии попо рынкурынку
ценныхценных бумагбумаг отот 1616 июляиюля 20032003 гг.. №№ 0303--33/33/пспс
3.1.3.1. ОрганизацияОрганизация храненияхранения документовдокументов обществаобщества
обеспечиваетсяобеспечивается егоего единоличнымединоличным исполнительнымисполнительным
органоморганом..
ОрганизацияОрганизация храненияхранения документовдокументов,, образовавшихсяобразовавшихся
вв деятельностидеятельности структурныхструктурных подразделенийподразделений
обществаобщества …… обеспечиваетсяобеспечивается руководителямируководителями
структурныхструктурных подразделенийподразделений обществаобщества..

71. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7171
ТребованиеТребование ФСФРФСФР кк составлениюсоставлению
номенклатурыноменклатуры делдел вв АОАО
3.5.3.5. ВсеВсе документыдокументы,, образующиесяобразующиеся вв деятельностидеятельности
обществаобщества,, должныдолжны формироватьсяформироваться вв документальныедокументальные
деладела вв соответствиисоответствии сс требованиямитребованиями утвержденнойутвержденной вв
установленномустановленном порядкепорядке номенклатурыноменклатуры делдел обществаобщества..
4.3.4.3. РаботаРабота сс документамидокументами ведетсяведется ««вв соответствиисоответствии сс
номенклатуройноменклатурой делдел обществаобщества заза соответствующийсоответствующий
годгод,, утвержденнойутвержденной руководителемруководителем обществаобщества»»..

72. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7272
КакиеКакие задачизадачи решаетрешает номенклатураноменклатура делдел
((доэлектроннаядоэлектронная эраэра))
ИсполнениеИсполнение нормативныхнормативных требованийтребований государствагосударства
ЯвляетсяЯвляется основнымосновным учётнымучётным документомдокументом ии
средствомсредством поискапоиска вв делопроизводстведелопроизводстве,,
НаНа деладела временноговременного срокасрока храненияхранения додо 1010 летлет
(95%(95% всехвсех документовдокументов подразделенийподразделений)) никакихникаких
другихдругих учетныхучетных документовдокументов нене составляетсясоставляется,,
СлужитСлужит основойосновой длядля составлениясоставления описейописей делдел
постоянногопостоянного ии временноговременного ((свышесвыше 1010 летлет)) срокасрока
храненияхранения,,

73. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7373
ОбстоятельстваОбстоятельства влияющиевлияющие нана
работуработу сс документамидокументами вв
коммерческихкоммерческих организацияхорганизациях
ПодавляющееПодавляющее большинствобольшинство документовдокументов
организацииорганизации являетсяявляется документамидокументами временноговременного
((менееменее 55 летлет)) срокасрока храненияхранения..
АктивноеАктивное использованиеиспользование вв организацияхорганизациях
электронныхэлектронных документовдокументов ии внедрениевнедрение системсистем
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота..
ЧастоеЧастое изменениеизменение законодательствазаконодательства ии
нормативныхнормативных документовдокументов,, введениевведение новыхновых видоввидов
документовдокументов..

74. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7474
КакКак используютиспользуют номенклатуруноменклатуру делдел
ПереченьПеречень документовдокументов подразделенияподразделения.. ВВ нейней
указаныуказаны всевсе создаваемыесоздаваемые вв подразделенииподразделении
документыдокументы ии отраженоотражено,, каккак ониони сформированысформированы вв
деладела..
ВозможностьВозможность быстрогобыстрого поискапоиска ии эффективногоэффективного
использованияиспользования документовдокументов ии информацииинформации
КонтрольКонтроль заза срокамисроками храненияхранения документовдокументов ии
своевременногосвоевременного ихих уничтоженияуничтожения

75. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7575
КакКак используютиспользуют номенклатуруноменклатуру делдел
НоменклатураНоменклатура позволяетпозволяет отследитьотследить фактфакт созданиясоздания
илиили нене созданиясоздания делдел вв текущемтекущем делопроизводстведелопроизводстве ии
движениедвижение делдел попо организацииорганизации..
ПриПри проведениипроведении работыработы попо выделениювыделению документовдокументов
сс истекшимиистекшими срокамисроками храненияхранения,, номенклатураноменклатура
используетсяиспользуется каккак нормативныйнормативный документдокумент..
НоменклатураНоменклатура делдел,, особенноособенно еслиесли онаона ведетсяведется вв
электронномэлектронном видевиде,, являетсяявляется попо существусуществу
справочнойсправочной базойбазой попо всемвсем документамдокументам организацииорганизации..

76. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7676
ПереченьПеречень
государственногогосударственного
университетауниверситета штаташтата
АризонаАризона ((СШАСША), 1990), 1990
Комментарии (указаны
сроки «отсечки»)
Суммарный срок хранения
Срок хранения в центре
хранения документации
Срок хранения в офисе
Описание вида документов

77. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7777
ТиповойТиповой переченьперечень бухгалтерскихбухгалтерских документовдокументов
((НациональныеНациональные АрхивыАрхивы ВеликобританииВеликобритании))

78. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7878
НоменклатураНоменклатура делдел
ЕврокомиссииЕврокомиссии
ОсновываетсяОсновывается нана принципахпринципах
функциональногофункционального подходаподхода
СтруктурированаСтруктурирована попо видамвидам
деятельностидеятельности
УказаноУказано,, нана какиекакие
подразделенияподразделения возложенывозложены
соответствующиесоответствующие функциифункции
РегламентированыРегламентированы первыепервые
тритри уровняуровня

79. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 7979
ВыводыВыводы
ДавноДавно порапора автоматизироватьавтоматизировать деятельностьдеятельность архивовархивов
СейчасСейчас самоесамое времявремя начатьначать создаватьсоздавать электронныеэлектронные
архивыархивы
НужноНужно нене отворачиватьсяотворачиваться отот делопроизводстваделопроизводства ии
наладитьналадить отношенияотношения сс ИТИТ
ТамТам,, гдегде нене хватаетхватает федеральнойфедеральной нормативнойнормативной базыбазы,,
можноможно использоватьиспользовать региональнуюрегиональную нормативнуюнормативную базубазу,,
отечественныеотечественные ии зарубежныезарубежные стандартыстандарты ии
руководстваруководства

80. 3131 октябряоктября 20072007 гг.. VV конгрессконгресс--практикумпрактикум ИнфодокумИнфодокум 20072007 8080
Вопросы?