Выступление Натальи Храмцовской об автоматизация работы архива организации на семинаре в «Газпромбанке», сентябрь 2006 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Automation of the work processes in the organization’s archives" at the seminar in commercial bank «Gazprombank», Moscow, September 2006.

1. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 11
Автоматизация работы
архива организации
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 22
ПроблемаПроблема взаимопониманиявзаимопонимания ИТИТ ии ДОУДОУ::
ЧтоЧто такоетакое архивархив??
ИТИТ:: ЭлектронныйЭлектронный
архивархив –– ««складсклад»»
информацииинформации,, обычнообычно
нана съемныхсъемных
носителяхносителях.. ЗадачиЗадачи
архивногоархивного храненияхранения
можноможно решитьрешить сс
помощьюпомощью резервногорезервного
копированиякопирования..

3. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 33
АрхивАрхив современнойсовременной
коммерческойкоммерческой организацииорганизации
УжеУже нене ««пыльныйпыльный чуланчулан сс мышамимышами»»,, ии нене чисточисто
затратноезатратное подразделениеподразделение
СвоевременноеСвоевременное уничтожениеуничтожение документовдокументов временноговременного
срокасрока храненияхранения == амнистияамнистия старыхстарых грешковгрешков..
–– ПримерПример:: ЮкосЮкос
–– НеобходимыеНеобходимые элементыэлементы:: установлениеустановление сроковсроков храненияхранения,,
экспертизаэкспертиза ценностиценности
ЗащитаЗащита имущественныхимущественных ии иныхиных правправ организацииорганизации
–– ПримерПример:: депозитыдепозиты физическихфизических лицлиц
ИнформационнаяИнформационная поддержкаподдержка основнойосновной деятельностидеятельности

4. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 44
АрхивАрхив современнойсовременной
коммерческойкоммерческой организацииорганизации
АрхивАрхив должендолжен ((совместносовместно сс ИТИТ)) братьбрать подпод контрольконтроль
электронныеэлектронные документыдокументы,, потомупотому чточто::
–– ЭДЭД позволяютпозволяют банкубанку работатьработать болееболее эффективноэффективно,, ии ониони
должныдолжны статьстать корпоративнымкорпоративным ресурсомресурсом
–– ВажноВажно обеспечитьобеспечить сохранностьсохранность ии быстрыйбыстрый доступдоступ кк ЭДЭД,,
покапока ониони нужнынужны банкубанку,, -- ии уничтожитьуничтожить ихих попо истеченииистечении
срокасрока храненияхранения
НекоторыеНекоторые ЭДЭД придетсяпридется хранитьхранить долгодолго
–– ПримерПример:: кредитныекредитные досьедосье

5. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 55
АвтоматизацияАвтоматизация работыработы архиваархива
ОдноОдно изиз наименеенаименее автоматизированныхавтоматизированных
подразделениеподразделение,, многомного утомительногоутомительного ручногоручного трудатруда
ОперацииОперации,, которыекоторые желательножелательно автоматизироватьавтоматизировать::
–– СоставлениеСоставление ии ведениеведение учетныхучетных документовдокументов ии научнонаучно--
справочногосправочного аппаратааппарата архиваархива ((описиописи,, перечниперечни,, номенклатураноменклатура
делдел,, ……))
–– БыстрыйБыстрый поискпоиск ии подборподбор документовдокументов
–– ЕдиноеЕдиное управлениеуправление бумажнымибумажными ии электроннымиэлектронными архивнымиархивными
документамидокументами
–– РетроспективноеРетроспективное сканированиесканирование документовдокументов
НеобходимаНеобходима стыковкастыковка сс системойсистемой электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота

6. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 66
Уровеньактивности
Время
Информационный
материал становится
документом
Управление
информационными
материалами
Управление
документами
Подготовка документа
Коллективная работа
Публикация
Классификация и
систематизация документов
Исполнение требований
законодательства
Хранение документов
Уничтожение документов
Уничтожение
ИнформационныеИнформационные материалыматериалы ии документыдокументы

7. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 77
ТребованияТребования ФНСФНС
14.14. ВсеВсе полученныеполученные подтвержденияподтверждения,, заверенныезаверенные ЭЦПЭЦП,,
участникиучастники информационногоинформационного обменаобмена хранятхранят вв своихсвоих
электронныхэлектронных архивахархивах вв течениетечение 55--тити летлет..
ПорядокПорядок представленияпредставления декларацийдеклараций обоб объемахобъемах производствапроизводства,, оборотаоборота ии
использованияиспользования этиловогоэтилового спиртаспирта,, алкогольнойалкогольной ии спиртосодержащейспиртосодержащей продукциипродукции вв
электронномэлектронном видевиде ((УтвУтв.. приказомприказом ФНСФНС РоссииРоссии отот 1515 августаавгуста 20062006 гг.. №№ ММММ--33--
07/528@)07/528@)

8. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 88
ТребованияТребования ЦБЦБ РФРФ
2.6.1.2.6.1. КредитнаяКредитная организацияорганизация хранитхранит нене менееменее пятипяти летлет послепосле
прекращенияпрекращения обязательствобязательств междумежду кредитнойкредитной организациейорганизацией ии
клиентомклиентом копиикопии документовдокументов,, полученныхполученных нана основанииосновании
ФедеральногоФедерального законазакона ““ОО противодействиипротиводействии легализациилегализации
((отмываниюотмыванию)) доходовдоходов,, полученныхполученных преступнымпреступным путемпутем,, ии
финансированиюфинансированию терроризматерроризма”” ии ПоложенияПоложения БанкаБанка РоссииРоссии
№№ 262262--ПП,, которыекоторые могутмогут бытьбыть использованыиспользованы вв качествекачестве
доказательствадоказательства вв уголовномуголовном,, гражданскомгражданском ии арбитражномарбитражном
процессепроцессе,, СообщенияСообщения,, аа такжетакже иныеиные документыдокументы ии деловуюделовую
перепискупереписку..
РекомендацииРекомендации попо разработкеразработке кредитнымикредитными организациямиорганизациями правилправил внутреннеговнутреннего контроляконтроля
вв целяхцелях противодействияпротиводействия легализациилегализации ((отмываниюотмыванию)) доходовдоходов,, полученныхполученных преступнымпреступным
путемпутем,, ии финансированиюфинансированию терроризматерроризма ((ПриложениеПриложение кк письмуписьму БанкаБанка РоссииРоссии отот
13.07.200513.07.2005 гг.. №№ 9999--ТТ

9. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 99
ОбеспечениеОбеспечение непрерывностинепрерывности
деловойделовой деятельностидеятельности
ЗащитаЗащита важнейшихважнейших документовдокументов кредитнойкредитной
организацииорганизации
–– ДублированиеДублирование..
РезервныеРезервные копиикопии,, создаваемыесоздаваемые вв ходеходе повседневнойповседневной деятельностидеятельности
организацииорганизации,, могутмогут бытьбыть использованыиспользованы вв качествекачестве копийкопий
важнейшихважнейших документовдокументов.. БумажныеБумажные материалыматериалы можноможно перевестиперевести нана
микрофильмымикрофильмы илиили вв электронныеэлектронные образыобразы..
–– ХранениеХранение.. ВВ удалённомудалённом хранилищехранилище обычнообычно помещаютсяпомещаются копиикопии..
ОрганизацияОрганизация можетможет хранитьхранить вв удалённомудалённом хранилищехранилище ии подлинникиподлинники,,
-- еслиесли необходимонеобходимо сохранитьсохранить подлинныеподлинные подписиподписи илиили еслиесли
подлинникподлинник нене нуженнужен длядля работыработы вв главномглавном офисеофисе..

10. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 1010
ИдеальныйИдеальный современныйсовременный архивархив
ПозволяетПозволяет превратитьпревратить информациюинформацию вв корпоративныйкорпоративный ресурсресурс..
ОбеспечиваетсяОбеспечивается централизованноецентрализованное хранениехранение,, резервированиерезервирование,,
управлениеуправление доступомдоступом,, коллективнаяколлективная работаработа,, удалённыйудалённый доступдоступ,,
поддержкаподдержка версийверсий документадокумента
ВозможностьВозможность управлятьуправлять каккак электроннымиэлектронными документамидокументами
произвольногопроизвольного форматаформата,, тактак ии инымииными ресурсамиресурсами ((путёмпутём
созданиясоздания учётныхучётных карточеккарточек ии управленияуправления имиими))
ВозможностьВозможность быстробыстро найтинайти нужнуюнужную информациюинформацию,, благодаряблагодаря
развитымразвитым средствамсредствам систематизациисистематизации ии поискапоиска

11. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 1111
ПожарПожар вв административномадминистративном зданииздании
гг.. ВладивостокВладивосток 1616 январяянваря 20062006 годагода

12. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 1212
ВыводыВыводы
АвтоматизацияАвтоматизация работыработы архиваархива ии тесноетесное
взаимодействиевзаимодействие сосо службойслужбой ИТИТ необходимынеобходимы
длядля коммерческогокоммерческого успехауспеха кредитнойкредитной
организацииорганизации

13. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 1313
Вопросы?

14. 2828 сентябрясентября 20062006 гг.. СеминарСеминар вв ГазпромбанкеГазпромбанке 1414
ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ
WWW.EOS.RUWWW.EOS.RU
EE--mail:mail: hramhram@@eos.rueos.ru
107023107023 гг.. МоскваМосква,, улул.. ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52, 52
ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515
ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::
СлужбаСлужба маркетингамаркетинга:: market@eos.rumarket@eos.ru
СлужбаСлужба поддержкиподдержки:: support@eos.rusupport@eos.ru
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ