Выступление Натальи Храмцовской о переходе от бумажного к смешанному документообороту на XI ежегодной конференции-выставке DOCFLOW 2005 Москва, май 2005 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Transition from paper-based to hybrid records management: How to start and what to be aware of" at the DOCFLOW 2008 conference, Moscow, May 2008

1. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 11
Переход от бумажного к
смешанному документообороту:
с чего начинать и чего опасаться
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 22
ВажнейшийВажнейший этапэтап –– получениеполучение
поддержкиподдержки высшеговысшего руководстваруководства
ТребуютсяТребуются финансовыефинансовые,,
материальныематериальные ии кадровыекадровые
ресурсыресурсы
АвторитетАвторитет высшеговысшего
руководстваруководства необходимнеобходим
длядля проведенияпроведения любыхлюбых
преобразованийпреобразований
ОформлениеОформление полномочийполномочий
СанкцияСанкция нана проведениепроведение
обследованияобследования

3. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 33
ОбследованиеОбследование –– фундаментфундамент длядля
внедрениявнедрения СЭДСЭД
ЦелиЦели обследованияобследования::
РазобратьсяРазобраться сс текущимтекущим положениемположением делдел вв
документооборотедокументообороте,, выявитьвыявить слабыеслабые местаместа,,
определитьопределить возможностивозможности оптимизацииоптимизации деловыхделовых
процессовпроцессов
РазобратьсяРазобраться сс темтем,, каккак налаженоналажено хранениехранение ии
уничтожениеуничтожение документовдокументов
СобратьСобрать данныеданные,, которыекоторые потребуютсяпотребуются припри
внедрениивнедрении СЭДСЭД

4. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 44
АнализАнализ результатоврезультатов обследованияобследования
ПодготовкаПодготовка предложенийпредложений попо совершенствованиюсовершенствованию
бумажногобумажного делопроизводстваделопроизводства ии документооборотадокументооборота..
ХаосХаос автоматизироватьавтоматизировать нельзянельзя..
РазработкаРазработка обоснованияобоснования необходимостинеобходимости внедрениявнедрения
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота..
РазработкаРазработка поэтапногопоэтапного планаплана внедрениявнедрения СЭДСЭД..
ОценкаОценка необходимыхнеобходимых затратзатрат ии ресурсовресурсов..
ПодготовкаПодготовка презентациипрезентации длядля высшеговысшего руководстваруководства..

5. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 55
Обоснование необходимости
внедрения СЭД
ЦельЦель внедрениявнедрения.. УскорениеУскорение принятияпринятия решенийрешений,,
ускорениеускорение процессапроцесса согласованийсогласований,, ии дажедаже
выполнениевыполнение желанияжелания вышестоящеговышестоящего начальстваначальства ––
хорошиехорошие целицели..
КакиеКакие проблемыпроблемы организацииорганизации могутмогут бытьбыть решенырешены..
КакуюКакую отдачуотдачу получитполучит организацияорганизация ((вв случаеслучае
коммерческойкоммерческой организацииорганизации –– когдакогда окупятсяокупятся
затратызатраты,, ии заза счётсчёт чегочего будетбудет полученаполучена экономияэкономия
илиили прибыльприбыль).).
ОценкаОценка рискариска..

6. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 66
ИллюзииИллюзии
СозданиеСоздание ««безбумажногобезбумажного офисаофиса»».. ОпытОпыт:: вв РоссииРоссии
юридическиюридически значимыезначимые документыдокументы покапока –– бумажныебумажные..
ЭкономияЭкономия заза счетсчет сокращениясокращения бумажногобумажного
делопроизводстваделопроизводства.. ОпытОпыт:: послепосле внедрениявнедрения СЭДСЭД
количествоколичество бумажныхбумажных документовдокументов обычнообычно
увеличиваетсяувеличивается.. ЦельюЦелью внедрениявнедрения СЭДСЭД нене должнадолжна
бытьбыть экономияэкономия бумагибумаги..
ЭкономияЭкономия нана персоналеперсонале.. ОпытОпыт:: послепосле внедрениявнедрения
СЭДСЭД затратызатраты нана оплатуоплату трудатруда увеличиваютсяувеличиваются..
АвтоматизацияАвтоматизация решитрешит всевсе проблемыпроблемы.. ОпытОпыт::
автоматизацияавтоматизация решитрешит одниодни проблемыпроблемы ,, ноно появятсяпоявятся
новыеновые,, которыекоторые тожетоже надонадо будетбудет решатьрешать..

7. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 77
Поэтапный план внедрения СЭД
ВнедрениеВнедрение должнодолжно бытьбыть управляемымуправляемым ии попо
возможностивозможности безболезненнымбезболезненным..
НеобходимоНеобходимо вв течениитечении 33--66 месяцевмесяцев
продемонстрироватьпродемонстрировать руководствуруководству первыепервые
существенныесущественные результатырезультаты отот внедрениявнедрения СЭДСЭД..
ОбучениеОбучение персоналаперсонала..
РазработкаРазработка нормативныхнормативных документовдокументов длядля
смешанногосмешанного документооборотадокументооборота..

8. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 88
Проблемы внедрения
НеразвитостьНеразвитость отечественнойотечественной законодательнойзаконодательной ии
нормативнойнормативной базыбазы длядля электронногоэлектронного
документооборотадокументооборота ии примененияприменения ЭЦПЭЦП..
УчетУчет имеющихсяимеющихся электронныхэлектронных документовдокументов..
ОбеспечениеОбеспечение информационнойинформационной безопасностибезопасности..
ОбеспечениеОбеспечение долговременногодолговременного храненияхранения
электронныхэлектронных документовдокументов ии регулярногорегулярного
резервированиярезервирования информацииинформации..
ОбеспечениеОбеспечение взаимодействиявзаимодействия сс другимидругими
информационнымиинформационными системамисистемами..

9. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 99
Проблемы внедрения
НалаживаниеНалаживание взаимодействиявзаимодействия службслужб ДОУДОУ,, ИТИТ ии
деловыхделовых подразделенийподразделений припри внедрениивнедрении системысистемы
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота.. НеобходимостьНеобходимость
созданиясоздания единойединой ««командыкоманды»»..
ПостоянноеПостоянное обучениеобучение ии повышениеповышение квалификацииквалификации
персоналаперсонала организацииорганизации..
КакКак заставитьзаставить руководстворуководство регулярнорегулярно работатьработать вв
СЭДСЭД??

10. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 1010
МеждународныеМеждународные
стандартыстандарты
ISO 15489ISO 15489:: методологияметодология
разработкиразработки ии внедрениявнедрения
СЭДСЭД
ISO 17799ISO 17799:: обеспечениеобеспечение
информационнойинформационной
безопасностибезопасности
СертификацияСертификация попо BS 7799BS 7799

11. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 1111
РольРоль специалистовспециалистов ДОУДОУ припри внедрениивнедрении СЭДСЭД
ЯЯ
способствуюспособствую
переменампеременам
ЯЯ защищаюзащищаю
ценныеценные ресурсыресурсы
ЯЯ обеспечиваюобеспечиваю соответствиесоответствие
требованиямтребованиям законодательствазаконодательства
ЯЯ уменьшаюуменьшаю
уровеньуровень рисковрисков
ЯЯ управляюуправляю
информациейинформацией
ЯЯ –– СПЕЦИАЛИСТСПЕЦИАЛИСТ ДОУДОУ
Из рекламы компании Iron Mountain
ЧтобыЧтобы проектпроект внедрениявнедрения СЭДСЭД
былбыл успешнымуспешным,, необходимонеобходимо
добитьсядобиться признанияпризнания важнойважной
ролироли специалистовспециалистов ДОУДОУ,, вв
первуюпервую очередьочередь -- сосо стороныстороны
высшеговысшего руководстваруководства
организацииорганизации ии службыслужбы ИТИТ..
ВнедрениеВнедрение СЭДСЭД изменяетизменяет
функциифункции,, выполняемыевыполняемые
специалистамиспециалистами ДОУДОУ вв
организацииорганизации..

12. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 1212
Вопросы?

13. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 1313
ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ
WWW.EOS.RUWWW.EOS.RU
EE--mail:mail: hramhram@eos.ru@eos.ru
107023107023 гг.. МоскваМосква,, улул.. ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52, 52
ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515
ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::
СлужбаСлужба маркетингамаркетинга:: market@eos.rumarket@eos.ru
СлужбаСлужба поддержкиподдержки:: support@eos.rusupport@eos.ru
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ