Выступление Натальи Храмцовской о внеофисном хранение документов и опыте аутсорсинга хранения документов в делопроизводстве на Международной практической конференции «Электронный документооборот в управлении бизнес-процессами», октябрь 2004 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Off-site record storage as a useful tool for records management programs" at the Records Managements Guild' conference, Moscow, October 2004.

1. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
11
ВнеофисноеВнеофисное хранениехранение документовдокументов::
опытопыт аутсорсингааутсорсинга храненияхранения документовдокументов
вв делопроизводстведелопроизводстве
ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровна
НачальникНачальник отделаотдела
обработкиобработки ии архивногоархивного храненияхранения документовдокументов ««АПРАПР--БАНКБАНК»» ОАООАО,,
членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International

2. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
22
ЧтоЧто такоетакое аутсорсингаутсорсинг
храненияхранения документовдокументов
АутсорсингАутсорсинг -- этоэто передачапередача
выполнениявыполнения рядаряда функцийфункций
делопроизводстваделопроизводства ((храненияхранения,,
уничтоженияуничтожения документовдокументов ии,,
возможновозможно,, рядаряда другихдругих))
стороннейсторонней организацииорганизации

3. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
33
ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::
СтоимостьСтоимость услугуслуг попо аутсорсингуаутсорсингу составитсоставит лишьлишь
частьчасть затратзатрат,, необходимыхнеобходимых длядля храненияхранения
документовдокументов собственнымисобственными силамисилами
ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::
ПолучитьПолучить выгодувыгоду заза счетсчет внеофисноговнеофисного
храненияхранения документовдокументов можноможно лишьлишь припри
определенныхопределенных условияхусловиях,, вв числочисло которыхкоторых
входитвходит хорошохорошо налаженныйналаженный документооборотдокументооборот
вв организацииорганизации

4. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
44
ТипичныеТипичные расходырасходы
нана внеофисноевнеофисное хранениехранение попо гг.. МосквеМоскве
((попо даннымданным вв ИнтернетеИнтернете))
СтоимостьСтоимость коробакороба –– 1,51,5--2,52,5 долларовдолларов
ХранениеХранение коробакороба –– 11--22 долларадоллара вв месяцмесяц
ДоставкаДоставка коробовкоробов –– 1010--1515 долларовдолларов заза поездкупоездку
ПеремещениеПеремещение коробакороба –– 11--22 долларадоллара заза операциюоперацию
УничтожениеУничтожение коробакороба –– 22--77 долларадоллара заза коробкороб
БезвозвратноеБезвозвратное изъятиеизъятие коробакороба –– 22--44 долларадоллара
ТолькоТолько хранениехранение коробакороба –– околооколо 2020 долларовдолларов вв годгод..
ОбслуживаниеОбслуживание коробакороба вв среднемсреднем удваиваетудваивает стоимостьстоимость..

5. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
55
ПримерПример расчётарасчёта экономическойэкономической выгодывыгоды
отот внеофисноговнеофисного храненияхранения 30003000 делдел
ЭкономияЭкономия нана оборудованииоборудовании,, –– 15001500
долларовдолларов вв годгод
ЭкономияЭкономия нана зарплатезарплате,, –– 14001400
долларовдолларов вв годгод
ЭкономияЭкономия нана площадиплощади,, –– 38403840
долларовдолларов вв годгод
РасходыРасходы нана внеофисноевнеофисное
хранениехранение,, вв годгод –– 45204520
СуммарнаяСуммарная экономияэкономия: 2220: 2220 долларовдолларов вв годгод

6. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
66
КакКак подготовитьподготовить документыдокументы
длядля внеофисноговнеофисного храненияхранения
ВВ коробкороб желательножелательно кластькласть документыдокументы,, сроксрок
храненияхранения которыхкоторых истекаетистекает одновременноодновременно
НаНа аутсорсингаутсорсинг нежелательнонежелательно отправлятьотправлять документыдокументы,,
утратаутрата илиили утечкаутечка информацииинформации изиз которыхкоторых можетможет
нанестинанести существенныйсущественный ущербущерб организацииорганизации..
НаНа внеофисноевнеофисное хранениехранение нужнонужно вв первуюпервую очередьочередь
вывозитьвывозить тете документыдокументы,, которыекоторые практическипрактически нене
используютсяиспользуются.. ЧастоЧасто используемыеиспользуемые документыдокументы
должныдолжны остатьсяостаться вв офисеофисе..

7. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
77
ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::
ЕстьЕсть возможностьвозможность сэкономитьсэкономить нана персоналеперсонале
службыслужбы ДОУДОУ ии егоего обученииобучении
ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::
ЭтоЭто тактак.. КК сожалениюсожалению,, руководстворуководство можетможет
увлечьсяувлечься экономиейэкономией заза счетсчет персоналаперсонала –– ии
дажедаже уволитьуволить тоготого самогосамого сотрудникасотрудника ДОУДОУ,,
которыйкоторый этотэтот аутсорсингаутсорсинг организовалорганизовал!!

8. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
88
ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::
ПриводитсяПриводится вв порядокпорядок документооборотдокументооборот
ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::
АутсорсингАутсорсинг припри бестолковомбестолковом
документооборотедокументообороте помогаетпомогает примернопримерно тактак
жеже,, каккак анальгинанальгин припри аппендицитеаппендиците –– больболь
снимаетсяснимается…… нана какоекакое--тото времявремя..

9. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
99
КакКак комплектоватькомплектовать коробакороба длядля
внеофисноговнеофисного храненияхранения
НужноНужно составитьсоставить ии
поддерживатьподдерживать описиописи
документовдокументов вв
коробахкоробах..
УчётУчёт вывозимыхвывозимых нана аутсорсингаутсорсинг документовдокументов должендолжен
бытьбыть налаженналажен тактак,, чтобычтобы,, вв случаеслучае необходимостинеобходимости,,
установитьустановить местонахождениеместонахождение нужногонужного документадокумента сс
точностьюточностью додо коробакороба

10. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1010
ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::
ПовышаетсяПовышается безопасностьбезопасность храненияхранения
документовдокументов
ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::
ДаДа…… ии нетнет.. ПоПо настоящемунастоящему ценныеценные документыдокументы
нана аутсорсингаутсорсинг отправлятьотправлять нельзянельзя..

11. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1111
НасколькоНасколько серьезносерьезно поставщикпоставщик
относитсяотносится кк вопросамвопросам безопасностибезопасности??
((рекомендациирекомендации PRISM)PRISM)
ПерсоналПерсонал
КонтрольКонтроль доступадоступа
СлежениеСлежение
ОбучениеОбучение персоналаперсонала
ПротивопожарнаяПротивопожарная безопасностьбезопасность

12. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1212
ПротивопожарнаяПротивопожарная безопасностьбезопасность
КакиеКакие системысистемы
пожаротушенияпожаротушения установленыустановлены??
КакиеКакие датчикидатчики используютсяиспользуются??
КакимКаким стандартамстандартам пожарнойпожарной
безопасностибезопасности соответствуетсоответствует
хранилищехранилище ??
КогдаКогда хранилищехранилище последнийпоследний разраз проверялосьпроверялось
пожарнымипожарными ((желательножелательно изучитьизучить актакт этойэтой
проверкипроверки)) ??

13. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1313
СШАСША -- ПожарПожар вв хранилищехранилище документовдокументов
2929 октябряоктября 19961996 гг.,., ЧикагоЧикаго

14. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1414
ПожарПожар вв центрецентре храненияхранения документовдокументов
2828 январяянваря 20022002 годагода,, РуайеРуайе,, ФранцияФранция

15. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1515
ТипичныеТипичные действиядействия поставщикапоставщика вв
случаеслучае пожарапожара ((СШАСША))
УничтожаютсяУничтожаются всевсе поврежденныеповрежденные огнемогнем
илиили водойводой документыдокументы,, вневне зависимостизависимости отот
степенистепени поврежденияповреждения
ВыплачиваетсяВыплачивается компенсациякомпенсация попо 22 долларадоллара
заза коробкороб
КонтрактыКонтракты составляютсясоставляются тактак,, чточто никакойникакой
другойдругой компенсациикомпенсации заза причиненныйпричиненный
ущербущерб получитьполучить невозможноневозможно

16. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1616
ПодводныеПодводные камникамни договоровдоговоров
ЗаключениеЗаключение длительногодлительного контрактаконтракта безбез возможностивозможности
прекратитьпрекратить егоего досрочнодосрочно.. ««ВыкупныеВыкупные»» платежиплатежи..
ОтветственностьОтветственность поставщикапоставщика припри утратеутрате
документовдокументов.. СтрахованиеСтрахование документовдокументов..
КомпенсацияКомпенсация клиентомклиентом расходоврасходов поставщикапоставщика
вследствиевследствие судебногосудебного искаиска третьейтретьей стороныстороны ((заза
исключениемисключением случаевслучаев прямойпрямой недобросовестностинедобросовестности
поставщикапоставщика))

17. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1717
АмериканскийАмериканский опытопыт:: полноценнуюполноценную
компенсациюкомпенсацию получитьполучить невозможноневозможно
ПоставщикПоставщик документыдокументы нене страхуетстрахует,,
стандартнаястандартная компенсациякомпенсация –– стоимостьстоимость коробакороба
МожноМожно самостоятельносамостоятельно застраховатьзастраховать
документыдокументы,, ноно ……
КогдаКогда страховаястраховая компаниякомпания выплатитвыплатит
компенсациюкомпенсацию,, онаона подастподаст вв судсуд нана
поставщикапоставщика,, ии ……
СогласноСогласно договорудоговору,, судебныесудебные издержкииздержки
поставщикапоставщика оплачиваетоплачивает клиентклиент!!

18. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1818
КогдаКогда аутсорсингаутсорсинг выгоденвыгоден
АутсорсингАутсорсинг выгоденвыгоден,, еслиесли::
–– НетНет местаместа длядля храненияхранения документовдокументов,, аа стоимостьстоимость
арендыаренды дополнительнойдополнительной площадиплощади высокавысока,,
–– ИмеетсяИмеется большоебольшое количествоколичество документовдокументов
временноговременного срокасрока храненияхранения,, нене требующихсятребующихся длядля
оперативнойоперативной работыработы,,
–– БольшоеБольшое количествоколичество сотрудниковсотрудников занятызаняты
исключительноисключительно обслуживаниемобслуживанием ««бумажногобумажного»»
архиваархива,,
–– НалаженаНалажена работаработа службыслужбы ДОУДОУ,, включаявключая
экспертизуэкспертизу ценностиценности документовдокументов ии созданиесоздание ии
поддержаниеподдержание электронногоэлектронного архиваархива..

19. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1919
КогдаКогда отот аутсорсингааутсорсинга
лучшелучше отказатьсяотказаться
ОтсутствиеОтсутствие надежныхнадежных поставщиковпоставщиков
ПотенциальнаяПотенциальная монополиямонополия сосо
стороныстороны возможноговозможного поставщикапоставщика
СнижениеСнижение оперативностиоперативности нижениже
требуемоготребуемого уровняуровня
УвеличениеУвеличение затратзатрат —— решитьрешить
проблемупроблему своимисвоими силамисилами дешевледешевле

20. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
2020
ОзначаетОзначает лили аутсорсингаутсорсинг
безработицубезработицу длядля архивистовархивистов??
ЧастоеЧастое следствиеследствие аутсорсингааутсорсинга ––
сокращениесокращение архивариусовархивариусов,, аа поройпорой ии
специалистовспециалистов среднегосреднего звеназвена..
ДляДля руководителейруководителей службслужб ДОУДОУ
аутсорсингаутсорсинг даетдает возможностьвозможность повыситьповысить
свойсвой статусстатус ии квалификациюквалификацию,, ии
избавитьсяизбавиться отот значительнойзначительной частичасти
наиболеенаиболее неинтереснойнеинтересной рутиннойрутинной работыработы..

21. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
2121
НужноНужно тщательнотщательно взвеситьвзвесить аргументыаргументы ««заза»»
ии ««противпротив»» аутсорсингааутсорсинга,, оценитьоценить рискириски,,
подсчитатьподсчитать экономическуюэкономическую выгодувыгоду..
УжеУже сейчассейчас необходимонеобходимо рассматриватьрассматривать
аутсорсингаутсорсинг каккак однуодну изиз возможностейвозможностей длядля
повышенияповышения экономическойэкономической эффективностиэффективности
коммерческихкоммерческих организацийорганизаций..
ВыводыВыводы

22. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
2222
ПодробностиПодробности читайтечитайте вв статьестатье::
ХрамцовскаяХрамцовская НН..АА..
««ВнеофисноеВнеофисное хранениехранение документовдокументов::
опытопыт аутсорсингааутсорсинга вв делопроизводстведелопроизводстве»»,,
ДелопроизводствоДелопроизводство ии документооборотдокументооборот
нана предприятиипредприятии,,
готовитсяготовится кк публикациипубликации вв №№ 12, 200412, 2004 гг..

23. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
2323
Вопросы?