Выступление Натальи Храмцовской о проблемах взаимоотношений служб ИТ и ДОУ на ХI Международной практической конференции «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» ноябрь 2004 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Collaboration between IT and Records Management functions: State of the art and the trends" at the VNIIDAD conference, Moscow, November 2004.

1. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
11
ВзаимоотношенияВзаимоотношения службслужб ИТИТ ии ДОУДОУ::
текущеетекущее состояниесостояние ии перспективыперспективы
ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровна
НачальникНачальник отделаотдела
обработкиобработки ии архивногоархивного храненияхранения документовдокументов ««АПРАПР--БАНКБАНК»» ОАООАО,,
членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International

2. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
22
СлужбаСлужба ИТИТ –– ««белаябелая костькость»»
ИмеетИмеет влияниевлияние нана руководстворуководство
РасполагаетРасполагает солиднымсолидным бюджетомбюджетом ии штатомштатом
высокооплачиваемыхвысокооплачиваемых сотрудниковсотрудников
АктивноАктивно участвуетучаствует вв зарабатываниизарабатывании денегденег
УчаствуетУчаствует вв принятиипринятии важнейшихважнейших решенийрешений попо вопросамвопросам
управленияуправления информациейинформацией ии документамидокументами
ВысокийВысокий уровеньуровень профессиональногопрофессионального образованияобразования всехвсех
сотрудниковсотрудников
ПрекрасноПрекрасно справляетсясправляется сс оперативнымоперативным управлениемуправлением
информационнымиинформационными ресурсамиресурсами

3. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
33
СлужбаСлужба ДОУДОУ –– ««чёрнаячёрная костькость»»
ЗанимаетЗанимает одноодно изиз низшихнизших местмест вв иерархиииерархии организацииорганизации
ВоспринимаетсяВоспринимается каккак обслуживающееобслуживающее ии затратноезатратное подразделениеподразделение
ЗарплатыЗарплаты маленькиемаленькие,, штатштат небольшойнебольшой
ВВ основномосновном работаетработает сс бумажнымибумажными документамидокументами
УровеньУровень профессиональнойпрофессиональной подготовкиподготовки многихмногих сотрудниковсотрудников
невысокневысок,, особенноособенно вв областиобласти информационныхинформационных технологийтехнологий
НоНо::
ДокументируяДокументируя деловуюделовую деятельностьдеятельность,, защищаетзащищает организациюорганизацию отот
мелкихмелких ии крупныхкрупных неприятностейнеприятностей,, обеспечиваетобеспечивает соответствиесоответствие
законодательнымзаконодательным ии нормативнымнормативным требованиямтребованиям..

4. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
44
СлужбаСлужба ИТИТ нене подпускаетподпускает сотрудниковсотрудников ДОУДОУ кк управлениюуправлению
электроннымиэлектронными документамидокументами,, припри этоэто ИТИТ нене обладаетобладает
достаточнымидостаточными знаниямизнаниями ии навыкаминавыками длядля обеспеченияобеспечения
выполнениявыполнения законодательныхзаконодательных ии нормативныхнормативных требованийтребований
УУ службыслужбы ИТИТ нетнет опытаопыта ии знанийзнаний,, необходимыхнеобходимых длядля
управленияуправления документамидокументами ((установлениеустановление сроковсроков храненияхранения,,
экспертизаэкспертиза ценностиценности,, уничтожениеуничтожение документовдокументов сс истекшимиистекшими
срокамисроками храненияхранения ии тт..дд.).) вв соответствиисоответствии сс законодательствомзаконодательством
ВВ планахпланах работыработы ИТИТ,, каккак правилоправило,, отсутствуютотсутствуют программыпрограммы
долговременногодолговременного сохранениясохранения аутентичныхаутентичных электронныхэлектронных
документовдокументов ((вв тт..чч.. планыпланы миграциимиграции))
МнениеМнение службыслужбы ДОУДОУ нене учитываетсяучитывается припри закупкезакупке ии внедрениивнедрении
системсистем электронногоэлектронного документооборотадокументооборота
ПретензииПретензии ДОУДОУ кк ИТИТ

5. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
55
ДОУДОУ тожетоже нене безбез грехагреха
ЧастоЧасто ДОУДОУ ведётведёт себясебя пассивнопассивно,, -- каккак вспомогательнаявспомогательная
службаслужба,, аа нене каккак неотъемлемаянеотъемлемая частьчасть деловыхделовых процессовпроцессов..
СпециалистыСпециалисты ДОУДОУ недостаточнонедостаточно активноактивно ии жёсткожёстко
отстаиваютотстаивают своисвои принципыпринципы,, своюсвою терминологиютерминологию,, ии тт..пп..
СлужбаСлужба ДОУДОУ плохоплохо рекламируетрекламирует ии ««продаётпродаёт»» себясебя,, надеясьнадеясь,,
чточто всевсе ии тактак знаютзнают,, чемчем ии каккак онаона занимаетсязанимается..
НекоторыеНекоторые специалистыспециалисты ДОУДОУ нене желаютжелают осваиватьосваивать
современныесовременные технологиитехнологии,, нене умеютумеют ии нене хотятхотят работатьработать сс
электроннымиэлектронными документамидокументами

6. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
66
НеНе обеспечиваетсяобеспечивается единыйединый подходподход кк управлениюуправлению
всемивсеми информационнымиинформационными ии документационнымидокументационными
ресурсамиресурсами организацииорганизации
–– ОтсутствиеОтсутствие внутреннейвнутренней нормативнойнормативной базыбазы
–– НеНе налаженналажен учетучет электронныхэлектронных документовдокументов
НеНе обеспечиваетсяобеспечивается должнаядолжная информационнаяинформационная
безопасностьбезопасность организацииорганизации ((попо ISO 17799)ISO 17799)::
–– УстановлениеУстановление сроковсроков храненияхранения
–– ПроведениеПроведение экспертизыэкспертизы ценностиценности
–– УничтожениеУничтожение документовдокументов сс истекшимиистекшими срокамисроками храненияхранения
–– ДолговременноеДолговременное хранениехранение документовдокументов
ПоследствияПоследствия длядля организацииорганизации

7. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
77
ПоследствияПоследствия длядля организацииорганизации
КолоссальныеКолоссальные проблемыпроблемы сс внедрениемвнедрением системсистем
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота..
ВВ СШАСША,, попо даннымданным опросовопросов,, поставленныепоставленные целицели
достигаютсядостигаются толькотолько вв 20 %20 % всехвсех внедренийвнедрений ––
главнымглавным образомобразом,, изиз--заза тоготого,, чточто нене учитываютсяучитываются
потребностипотребности деловыхделовых подразделенийподразделений ии требованиятребования
законодательствазаконодательства кк документооборотудокументообороту..

8. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
88
ПерспективыПерспективы
ДляДля успешногоуспешного внедрениявнедрения электронныхэлектронных системсистем,,
необходимонеобходимо тесноетесное сотрудничествосотрудничество специалистовспециалистов
ИТИТ,, ДОУДОУ ии другихдругих заинтересованныхзаинтересованных сторонсторон::
деловыхделовых подразделенийподразделений,, юридическойюридической службыслужбы,,
службыслужбы внутреннеговнутреннего контроляконтроля..
ВВ перспективеперспективе,, однимодним изиз разумныхразумных решенийрешений можетможет
бытьбыть объединениеобъединение службслужб ДОУДОУ ии ИТИТ,, ии созданиесоздание
единогоединого подразделенияподразделения,, управляющегоуправляющего всемивсеми
информационнымиинформационными ресурсамиресурсами вв организацииорганизации..

9. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
99
ТенденцияТенденция объединенияобъединения ИТИТ ии ДОУДОУ
ВВ рядеряде ведомствведомств созданысозданы
подразделенияподразделения,,
объединяющиеобъединяющие
информационноеинформационное ии
документационноедокументационное
обеспечениеобеспечение

10. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
1010
ЗаручитьсяЗаручиться поддержкойподдержкой высшеговысшего руководстваруководства,, службыслужбы
внутреннеговнутреннего контроляконтроля,, юридическогоюридического отделаотдела,, найтинайти общиеобщие
интересыинтересы сс ИТИТ-- специалистамиспециалистами
НачатьНачать поискпоиск союзниковсоюзников ии созданиесоздание единойединой командыкоманды,,
включающейвключающей представителейпредставителей ДОУДОУ,, ИТИТ,, юридическийюридический отделотдел ии
представителейпредставителей другихдругих заинтересованныхзаинтересованных сторонсторон..
ДобиватьсяДобиваться принятияпринятия внутреннихвнутренних нормативныхнормативных документовдокументов,,
фиксирующихфиксирующих принципыпринципы ДОУДОУ вв качествекачестве требованийтребований
СлужбаСлужба ДОУДОУ должнадолжна активноактивно распространятьраспространять информациюинформацию ––
рассылатьрассылать интересныеинтересные статьистатьи,, материалыматериалы оо делопроизводстведелопроизводстве ии
документооборотедокументообороте..
УчаствоватьУчаствовать вово всехвсех новыхновых программахпрограммах,, осваиватьосваивать
информационныеинформационные технологиитехнологии..
ЧтоЧто делатьделать специалистамспециалистам ДОУДОУ??

11. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
1111
ОбразОбраз специалистаспециалиста ДОУДОУ
ЯЯ
способствуюспособствую
переменампеременам
ЯЯ защищаюзащищаю
ценныеценные ресурсыресурсы
ЯЯ обеспечиваюобеспечиваю соответствиесоответствие
требованиямтребованиям законодательствазаконодательства
ЯЯ уменьшаюуменьшаю
уровеньуровень рисковрисков
ЯЯ управляюуправляю
информациейинформацией
ЯЯ –– СПЕЦИАЛИСТСПЕЦИАЛИСТ ДОУДОУ
Из рекламы компании Iron Mountain
Таков сегодня образ
специалиста ДОУ в США.
Наша задача – добиться,
чтобы наши специалисты ДОУ
занимали не менее почётное
место в обществе.

12. 2323 ноябряноября 20042004 гг.. XIXI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""
1212
Вопросы?