Запись выступления Натальи Александровны Храмцовской, ведущего эксперта по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», к.и.н., на форсайт-сессии «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» 15 июня 2021 г.

1. Переход на электронный кадровый
документооборот, и как он повлияет на
деятельность архивов по хранению
и использованию этих документов
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО,
член Международного совета архивов и ARMA International
15 июня 2021 г. 1
Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации»

2. Традиционное кадровое делопроизводство
 Документы на бумажных носителях создавались и хранились
работодателями. На хранение в государственные архивы они поступали
только при ликвидации не имеющих правопреемников организаций
 Сохранялся (в основном, работодателями) комплекс документов,
подтверждающих трудовые и пенсионные права граждан
 Кадровые документы – ценный материал для проведения генеалогических
исследований
15 июня 2021 г. Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» 2

3. Последствия перемен
 Единая система кадрового делопроизводства разрушена
 Государство и архивная служба страны не смогли в полной мере
обеспечить сохранность кадровых документов приватизированных и
ликвидированных предприятий
Последствия:
 В 2019 году Пенсионным Фондом было вынесено 175,3 тысячи решений
об отказе в назначении пенсии. Это 12,3% от общего количества
вынесенных решений, связанных с назначением пенсий
 В 2017 году доля отказов в назначении пенсий была менее 5%
15 июня 2021 г. Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» 3

4. Электронный кадровый документооборот
 Электронная трудовая книжка
 Электронный кадровый
документооборот в организации
 Государственный контроль надзор за
соблюдением трудового
законодательства
15 июня 2021 г. Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» 4

5. Хранение электронных кадровых документов
 Ст. 661 Сведения о трудовой деятельности. Работодатель формирует в электронном
виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого
работника (сведения о трудовой деятельности) и представляет ее … для хранения в
информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части
формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
 Срок хранения ПФР документов, содержащих сведения индивидуального
(персонифицированного) учета в электронной форме, юридическая сила которых
подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством РФ, - не
менее 75 лет
Федеральный закон от 1 апреля 2019 года № 48-ФЗ «О внесении изменений в ФЗ «Об индивидуальном
(персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и отдельные
законодательные акты РФ»
15 июня 2021 г. Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» 5

6. Хранение электронных кадровых документов
 Работодатель обеспечивает хранение электронных документов в течение сроков,
установленных законодательством РФ об архивном деле, в случае, если
электронные документы созданы с использованием информационной системы
работодателя
 Хранение электронных документов, созданных с использованием единой цифровой
платформы «Работа в России», осуществляется оператором такой системы, в
течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле, за
исключением случаев, предусмотренных пунктом 10 статьи 23 Федерального закона
от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Законопроект № 1162885-7 О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (в части
регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)
15 июня 2021 г. Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» 6

7. Что это означает для архивов?
 Отсутствует единый комплекс документов - ключевые юридически
значимые кадровые документы хранятся в разных информационных
системах у разных владельцев
 До сих пор порядок передачи кадровой документации на
государственное хранение не установлен
 Заключение Правительства на законопроект: «Следует отметить, что
требуют дополнительной проработки: … вопрос о хранении документов в
электронном виде, в том числе при прекращении деятельности
(ликвидации) работодателя»
15 июня 2021 г. Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» 7

8. Потенциал электронной
кадровой документации
 Кадровые документы - ценный генеалогический ресурс, уникальный
массовый источник по населению Российской Федерации
 Возможность для архивов заработать
 Возможность поднять свой статус в обществе
 Возможность проводить по этому комплексу документов разнообразны
интересные исследования – особенно с учетом появления инновационных
технологий (искусственный интеллект, большие данные)
15 июня 2021 г. Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» 8

9. Какие вопросы требуют решения?
 Нужны ли государственным архивам документы по личному составу? Для
чего, помимо подтверждения трудового стажа, их можно и нужно
использовать?
 Если эти документы нужны, то необходимо разработать концепцию
использования кадровой документации, в том числе, принципы и подходы
к организации её хранения
 Необходимо проработать и законодательно закрепить принципы
формирования этого комплекса документов, разработать соответствующие
рекомендации для архивов
15 июня 2021 г. Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» 9

10. Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
15 июня 2021 г. Форсайт-сессия «Сохранение документально-исторического наследия в эпоху цифровой трансформации» 10