1.
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
1
Текущее положение дел
и перспективы архивной отрасли
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО

2.
Что было раньше …
 Бумажные документы и их бумажный учет
 Стабильные технологии и законодательно-нормативная
база. Стабильное финансирование и статус
 Единая по всей стране система организации архивного
дела, хорошо согласованная с системой делопроизводства
 Мощная система подготовки кадров, высшее и среднее
профессиональное образования, повышение квалификации
 ВНИИДАД как авторитетный центр компетенций
 Система делопроизводства и архивного дела
соответствовала потребностям деловой деятельности
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
2

3.
Что стало … (1)
 Смешанный документооборот и многоукладность
делопроизводства
 Технологии и законодательство (за исключением
архивного) постоянно изменяются
 Единая система архивного дела сломана и отброшена к
дореволюционным временам. Децентрализация,
ведомственная и региональная раздробленность. Проблемы
с финансированием и потеря статуса, угроза самому
существованию профессии
 В разных сферах деятельности работа с документами
регламентируется разными законами, существуют
особенности и в региональном законодательстве
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
3

4.
Что стало … (2)
 Система подготовки кадров не соответствует требованиям
времени
 Упадок отраслевой науки
 На практике широко используются новые технологии и
методы работы, предполагающие использование как
бумагоподобных электронных документов, так и не
имеющих в бумажном мире аналогов новых электронных
ресурсов (в том числе длительного и постоянного сроков
хранения)
 Архивная отрасль пока не готова работать с электронными
документами
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
4

5.
Правовые проблемы
архивного хранения
 Осуществление контроля (надзора) в
сфере архивного дела
 Хранение документов по личному составу.
Законопроект о сокращении сроков
хранения кадровой документации
 Хранение документов территориальных
ФОИВ, вопросы субсидирования
 Обеспечение сохранности документов
ликвидированных организаций, вопросы
финансирования
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
5

6.
Что делать архивистам?
 Найти свое место в изменившихся условиях и убедить в
важности своей работы тех, от кого зависит выделение
ресурсов
 Идти туда, где есть деньги - активно включаться в
программы, поддерживающие основную деловую
деятельность организации, проекты электронного и
открытого правительства
 Научится управлять и обеспечивать архивное хранение
документов в условиях смешанного документооборота
 В отсутствие четких и однозначных законодательно-
нормативных требований необходимо делать то, что
посильно и возможно
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
6

7.
Внедрение ИКТ в деятельность архивов
 Перевод внутреннего делопроизводства и архивного учета
в электронный вид. Автоматизация рабочих процессов
архивов, в т.ч. взаимодействия с исследователями
 Перевод в электронный вид научно-справочного аппарата
 Оцифровка архивных фондов – поддержка основной
деятельности, обеспечение сохранности, пиар
 Участие архивов в межведомственном электронном
взаимодействии при оказании государственных услуг.
Прием обращений граждан в электронном виде
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
7

8.
Делопроизводство в архивах России
 Существующая в настоящее время система
делопроизводства в архивах с большим трудом справляется
с исполнением основных функциональных задач и не
позволяет в полной мере получить отдачу от внедрения
современных технологий
 Необходимо внедрять современные технологии по всем
направлениям деятельности архивов и модернизировать
соответствующую нормативную базу. Многие архивы уже
используют ИКТ
 Это единственный способ справиться с растущими объёмами
работ в условиях ограниченного финансирования и
нехватки кадровых и материальных ресурсов
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
8

9.
Инструменты автоматизации
 Для автоматизации внутренней
деятельности архива можно
использовать широко
распространенные
«коробочные» продукты,
такие, как «Дело», «Архивное
Дело», eDocLib
 Существует большое
количество открытого ПО для
автоматизации работы
архивов, в том числе и с
электронными документами
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
9

10.
Электронный архив:
Две похожие задачи
 Организация хранения и
уничтожения электронных
документов в организации
 Организация постоянного
государственного хранения
электронных документов
 Данное различие в
электронной среде более
«размытое»
103 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону

11.
Модернизация законодательно-
нормативной базы архивной отрасли
 Необходимо «легализовать» в законодательстве новые
технологии, которые архивы могут использовать для
обеспечения сохранности электронных документов
 Позиция зарубежных экспертов: Обеспечить длительную, а
тем более постоянную сохранность в работоспособном виде
электронных подлинников нереально, и нужно
ориентироваться на обеспечение долговременной
сохранности регулярно создаваемых заверенных копий на
правах подлинников
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
11

12.
Облегчение труда сотрудников архива
 В случае оцифровки фондов, помимо интересов конечных
пользователей, следует помнить об интересах сотрудников
архива, занятых справочной работой
 При продуманном подходе есть возможность сократить
объёмы трудоёмкого полистного просмотра, потери времени
на получение нужных дел, а также получить возможность
одновременной работы ряда сотрудников с одними и теми
же делами
 При оцифровке фондов следует учесть и возможность
создания условий для надомной работы ряда сотрудников
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
12

13.
Современные технологии для
«бумажных» архивов
 Архивам, по мере возможности, желательно осваивать
современные технологии логистики (штрих-кодирование,
RFID-радиометки) для управления физическими объектами
(хранилища, стеллажи, полки, места хранения, короба, дела,
документы, носители информации, различное оборудование)
 Бумажные журналы учета должны уйти в прошлое. Учет
следует вести в компьютере, а бумажные формы
распечатывать по мере необходимости
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
13

14.
Не пренебрегайте
«малой автоматизацией»
 Электрический
конвертовскрыватель с
ручной подачей
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
14
 Фальцовщики для
складывания документов

15.
Выводы
 Перемены в технологиях, методах работы и
законодательстве создают массу проблем, но они же
открывают новые возможности
 Освоение новых технологий – единственный способ не
только справиться с растущей нагрузкой, но и стать
нужными, получить поддержку высшего руководства,
повысить свой статус, «выбить» деньги и ресурсы
 Компания «ЭОС» всегда готова прийти Вам на помощь!
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону
15

16.
16
Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
3 апреля 2015 г. Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические
решения и технологии», Ростов на Дону