Выступление Храмцовской Натальи Александровны, ведущего эксперта по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», к.и.н. с докладом «Электронный архив: на какие вопросы должна дать ответ архивная наука» на профессиональном форуме специалистов в области документационного и информационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления «Эффективный архив электронных документов в органах государственной власти: от делопроизводства до хранения» «ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016», 7 декабря 2016 года

1. Электронный архив: На какие вопросы
должна дать ответ архивная наука?
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО,
член Международного совета архивов и ARMA International

2. Два ключевых вопроса
(на самом деле их больше!)
 Зачем создавать
электронные
архивы и как их
комплектовать?
 Как создавать и
использовать
электронные
архивы?
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 2

3. Все меняется очень быстро
 Бумажные документы накладывают массу
ограничений при работе с ними. Эти же ограничения
многое упрощают при архивации:
– Формирование дел
– Учет дел и документов
– Стабильность законодательно-нормативной базы
– Возможность сохранить подлинник длительное время
 В настоящее время незыблемыми остаются только
высокоуровневые требования
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 3

4. Ключевые моменты
 Непрерывные изменения законодательства,
технологий, потребностей в документах, моделей
функционирования архивов
 Электронные документы требуют постоянного
внимания, иначе возникают риски их утраты
 Непривычные принципы упорядочения документов
(гибкость)
– Какой порядок является основным?
 Все аспекты архивного дела нужно пересматривать: от
комплектования до использования/уничтожения
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 4

5. На какие вопросы должна дать ответ
архивная наука?
 Место в государстве и обществе - варианты
– Хранение документов, вышедших из активного использования
– Включение архивов в повседневную жизнь и деловую
деятельность. Быть нужными здесь и сегодня, а не потом
 Модель функционирования архива:
– Порядок финансирования
– Виртуальные коллекции и выставки, объединяющие материалы
нескольких архивов и музеев
– Использование волонтерского движения – например, для
оцифровки исторических документов
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 5

6. Принципы комплектования архивов
 Принадлежность документов к составу АФ РФ
– Судьба архивов по личному составу
 Права собственности на документы
– Что делать с представляющими значительную ценность
документами организаций (например, архивы НТД), если их не
хотят передавать в собственность государства?
 Происхождение и территориальная принадлежность
документов
– Судьба документов федеральных учреждений в регионах
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 6

7. Принципы комплектования архивов
 Неделимость фондов
– Смогут ли нынешние архивы обеспечить сохранность
документов на носителях всех видов?
– Нужно ли создавать специализированные архивы для хранения
отдельных видов электронных документов (базы данных,
сайты, социальные сети)?
 Использование депозитарного хранения
– Техническое обслуживание обеспечивает организация –
оператор
– Политические и концептуальные вопросы решаются архивом
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 7

8. Выводы
 Архивная наука должна выйти из спячки – без нее отрасль
не сможет претендовать на достойное место в обществе и
государстве, и не получит необходимых ее для развития
ресурсов
 Проблемных вопросов становится все больше, и кто-то
должен дать на них ответ
 Ситуация очень сложная, но это шанс как для отрасли в
целом, так и для отдельных специалистов
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 8

9. Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
9