Выступление Натальи Александровны Храмцовской, ведущего эксперта по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», к.и.н. с докладом «Законодательство и оценка рисков при автоматизации работы с документами. Вызовы для организаций» рамках Дня Автоматизации работы с документами (Administrative) на Форуме RAW 2016 «Неделя автоматизации бизнес-процессов, 22 сентября 2016 года

1. Законодательство и оценка рисков при
автоматизации работы с документами:
Вызовы для организаций
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО,
член Международного совета архивов и ARMA International
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 1

2. Общая оценка ситуации (1)
 Быстро меняются как технологии, так и законодательство.
Электронные документы вытесняют бумажные, местами
даже избыточно 
 Вопросы оперативного использования электронных
документов во многом решены. Отлажен ряд мер по
обеспечению их юридической значимости
 Большие проблемы существуют в области информационной
безопасности и защиты персональных данных
 Всё ещё не решён вопрос об обеспечении долговременной
сохранности электронных документов, особенно
подписанных усиленными электронными подписями
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 2

3. Общая оценка ситуации (2)
 Запад начал переход на электронные технологии
раньше, однако Россия, используя преимущества
командно-административной системы, сумела догнать и
кое в чем выйти в лидеры
 Термин «электронное правительство» уходит из нашей
практики, поскольку уже не осталось мест, где не
применялись бы в той или иной мере информационные
технологии
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 3

4. Общая оценка ситуации (3)
 Сняты основные правовые препятствия на пути
широкомасштабного внедрения электронных документов и
технологий
 Органы всех ветвей государственной власти –
законодательной, исполнительной и судебной – активно
поддерживают переход на современные технологии и методы
работы, и уже пошёл процесс отказа от использования
традиционных бумажных документов во всех сферах
деятельности
 Появилась тенденция к отказу от применения электронных
«бумагоподобных» документов в пользу использования баз
данных и коллективной работы в информационных системах
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 4

5. Общая оценка ситуации (4)
 В делопроизводстве сложилась многоукладность - одни
организации используют в основном традиционный
бумажный документооборот, а другие уже полностью
перешли на использование современных технологий и
электронных документов
 Электронные активы становятся ключевым ресурсом
организации и, соответственно, обостряются проблемы,
связанные с информационной безопасностью, защитой
персональных данных, обеспечением непрерывности
деловой деятельности в случае чрезвычайных
происшествий и т.д.
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 5

6. Законодательно-нормативное
регулирование
 В правовой сфере сложилось разное регулирование для
разных правоотношений, с чем также связаны риски
 ИКТ внедряется и регулируются разными государственными
органами, вследствие чего возникают определенные
проблемы интероперабельности
 Постоянно ужесточаются как законодательно-нормативные
требования к документам и их сохранности, так и наказания
за их неисполнение
 В законодательстве по-прежнему много «серых зон»
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 6

7. Изменения в общественно-
политическом контексте
 Изменения в политическом и общественном климате как на
национальном, так и на международном уровне:
 Влияют на отношение общества к поведению
государственных органов и коммерческих организаций
 Приводят к изменениям в законодательстве и нормативной
базе, которые отражаются на деятельность организаций и,
как следствие, на их требованиях к документам
– Закон Яровой
– Размещение информационных ресурсов на территории РФ
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 7

8. Сферы использования
электронных документов
 Придание юридической силы электронным документам
 Электронное судопроизводство
 Электронный нотариат
 Электронное декларирование
 Электронные медицинские системы и электронные
медицинские карты
 Электронное исполнительное производство
 Электронное страхование
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 8

9. Система регулирования вопросов
управления документами
 Регуляторов несколько: Банк
России, Минкомсвязи,
Минэкономразвития и Росархив
 Росархив в апреле 2016 года
получил полномочия в области
делопроизводства и право
законодательной инициативы
 Каждое ведомство регулирует
вопрос в рамках своих полномочий
 Коммерческие структуры включают
требования в договора
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 9

10. Текущее положение дел
в российском законодательстве
 Законы информационного блока соответствуют мировому
уровню, хотя их потенциал используется лишь частично
 Суды (особенно арбитражные) разобрались с
информационными технологиями и принимают разумные
решения в «серых зонах». Появилось прецедентное право
 По отдельным направлением Россия - мировой лидер
(применение УЭП, электронные государственные закупки)
 В отдельных «нишах» законодательства все ещё
сохраняются представления времен царя Гороха
– Например, порядок работы с документами, содержащими
служебную и государственную тайну
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 10

11. Электронные документы за рубежом
 Широкое использование электронной почты
– Могут быть требования к оформлению
 Зарегистрированная электронная почта (Италия, Чехия,
Германия)
 EDI-системы (структурированные сообщения)
 Опыт правового регулирования и стандарты
– Э-раскрытие
– Электронная судебно-криминалистическая экспертиза
– Использование УЭП и хранение документов с УЭП
– Сроки хранения
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 11

12. 
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 12

13. Вытеснение «бумаги» и ее замена
электронными документами
 Законодательством допускается использование электронных
документов определенного вида наряду с бумажными
 Запрещение использования документов на бумажных
носителях
– Сдача отчетности коммерческих организаций в контролирующие
органы
– Получение государственных услуг в электронном виде юридическими
лицами
– Межведомственное электронное взаимодействие органов
государственной власти
 Использование государственных информационных систем и
баз данных вместо обмена документами
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 13

14. Снятие ограничений на использование
электронных документов
 ФЗ от 13 июля 2015 года № 263-ФЗ
«О внесении изменений в
отдельные законодательные акты
РФ в части отмены ограничений на
использование электронных
документов при взаимодействии
физических и юридических лиц с
ОГВ и органами местного
самоуправления»
 Обязаны предоставлять по выбору граждан и организаций
информацию в форме электронных документов, подписанных УКЭП
 Информация гражданами и организациями может быть представлена
в форме электронных документов, подписанных ЭП
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 14

15. Что ждать в области управления
документами и информацией
 Самые радикальные перемены еще только предстоят. Мы
переходим от этапа первичной автоматизации к этапу
преобразования деловых процессов и способов их
документирования
 Дальнейшее усиление требований к информационной
безопасности и защите персональных данных
 Резкий рост объемов электронных документов при
сохранении существующих объемов бумажного
документооборота. Вытеснение бумажных документов в
отдельные ниши.
 Создание полноценных электронных архивов
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 15

16. Риски для документных систем:
Архитектура системы
 Определение того, что является документом в системе
 Выявление требований в отношении сроков хранения
 Выявление и документирование всех необходимых
документных процессов, которыми должна управлять
система
 Эффективность архитектуры в соответствии с
потребностями сотрудников и используемыми
технологиями
 Степень зависимости от поддержки со стороны
производителя системы
 Доступ к документации производителя системы.
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 16

17. Техническое обслуживание
и поддержка
 Изменения в деловой деятельности и деловых системах,
влияющие на документные системы
 Уровень квалификации системных администраторов и
понимание ими требований к управлению документами в
системах
 Надежность поставщиков систем и их способность обеспечить
их техническое обслуживание и постоянное соответствие
текущему уровню развития технологий
 Адекватность документации по процедурам оперативного
технического обслуживания и технической документации на
системы
 Адекватность документированных процедур резервного
копирования и восстановления для документных систем
 Адекватность процесса восстановления с резервных копий
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 17

18. Жизнестойкость и непрерывность
функционирования
 Способность документных систем поддерживать пригодность
документов к использованию
 Способность импортировать документы из унаследованных
документных систем и прочих деловых систем
 Проведение миграции документов в новую документную
систему по причине изменения требований к документам либо
изменений в технологиях
 Изменения в других системах, от которых зависит данная
документная система
 Способность облачных систем экспортировать документы,
когда это необходимо, для их включения в собственные
системы организации
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 18

19. Выводы
 Идет масштабная революция, процесс перемен только
начинается
 Впереди постоянное изменения технологий, постоянное
изменение законодательства и переход от старых систем в
новые при постоянном росте рисков информационной
безопасности
 Автоматизация должна проводиться не ради самой
автоматизации, она должна быть ориентирована на
получение деловой отдачи
22 сентября 2016 г. Российская неделя автоматизации бизнес-процессов «RAW2016». 19

20. Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
15 сентября 2016 г. форум 2016PKI- 20