Перевод принципов управления документами и информацией, содержащихся в «Рекомендациях Конференции Sedona по управлению информацией и документами в электронную эпоху» (The Sedona Guidelines for Managing Information and Records in the Electronic Age, September 2005, http://apps.americanbar.org/scitech/annual/2006/pdf/23.pdf ). Перевод Н.А.Храмцовской. «Конференция Седона» (Sedona Conference ®) – очень авторитетный американский некоммерческий правовой идейный центр, в основном занимающийся вопросами обеспечения долговременной сохранности и э-раскрытия сохраняемой в электронном виде информации. Russian translation of the Sedona Guidelines for Managing Information and Records in the Electronic Age, September 2005, http://apps.americanbar.org/scitech/annual/2006/pdf/23.pdf (translated by Dr Natasha Khramtsovsky).

1. США.,Рабочая группа,_yxc,
Принципы управления документами и информацией,,
в электронную эпоху,
,
Данные принципы содержатся в опубликованном в сентябре,A,года,
«Рекомендациях Конференции,_yxc,,по управлению информацией и до/
кументами в электронную эпохуŨ,*`!,_yxc,S.%x,,y|,Ocxc x ,Kx/
y|wc-yx,cx,Ty|,,x,-!,Q%-|yx,M .,_z-wd|,A.,
!--);;c)),0c+c'dc+0(+ ;,-!;c''.c%;8;);?0),+,
,
=0,В организации должны быть разумные политика,*регламент+,и,
процедуры управления информацией и документами0,
,
c0 В электронную эпоху управление документами и информацией имеет большое значе/
ние,
,
d0 Главной отличительной чертой политики организации в области управления инфор/
мацией и документами должна быть разумность,*|c,yxcd%x,,+0,
,
0 Соответствующие законодательно-нормативным требованиям политики,*регла/
менты+,не обязаны требовать сохранение всей информации и документов0,
,
0,Политика и процедуры организации по управлению информацией и документами,
должны быть реалистичными.,практичными.,и увязанными с теми обстоятельствами.,
в которых организация работает0,
,
c0 Не существует такого единственного стандарта или модели.,которые могли бы пол/
ностью покрыть уникальные потребности организации0,
,
d0 В управлении информацией и документами требуются практические.,гибкие и мас/
штабируемые решения.,учитывающие различия в потребностях организаций.,в их,
операциях.,ИТ-инфраструктуре и в законодательно-нормативной ответственности0,
,
0 При разработке политики в области управления информацией и документами.,орга/
низация должна выяснить и оценить относящиеся к ней законодательно/
нормативные требования по сохранению и уничтожению информации и документов0,
,
0 При разработке программы по управлению информацией и документами.,организация,
должна определить оперативную и стратегическую ценность своей информации и,
документов0,
,
0 Цели плана по обеспечению непрерывности деловой деятельности и по восстановле/
нию после катастроф отличаются от целей программы управления информацией и,
документами0,
,

2. ?0,Организация не обязана сохранять всю когда-либо созданную или полученную элек/
тронную информацию0,
,
c0 Уничтожение,O,допустимый этап в жизненном цикле информации0,Организация мо/
жет уничтожать или стирать электронную информацию в тех случаях.,когда она,
более не представляет ценности.,и нет необходимости сохранять её0,
,
d0 Систематическое уничтожение электронной информации,O,не то же самое.,что,
умышленное уничтожение улик0,
,
0 В отсутствие предусматривающих противное законодательно-нормативных требо/
ваний.,принятая организацией программа управления информацией и документами,
может предусматривать регулярное стирание определённые записанных сообщений.,
таких как мгновенные и текстовые сообщения.,и сообщения электронной и голосовой,
почты0,
,
0 В отсутствие предусматривающих противное законодательно-нормативных требо/
ваний.,организации могут повторно использовать или уничтожать оборудование и,
носители.,содержащие данные.,сохранённые в целях программ обеспечения непрерыв/
ности деловой деятельности или восстановления деятельности после катастроф0,
,
0 В отсутствие предусматривающих противное законодательно-нормативных требо/
ваний.,организации могут систематически стирать или уничтожать остаточные.,
дублирующие,*,!cy0+,или стёртые,*%-+,данные0,
,
0 В отсутствие предусматривающих противное законодательно-нормативных требо/
ваний.,организации не обязаны сохранять метаданные0,
,
@0,При разработке политики управления информацией и документами.,организация,
должна также разработать процедуры.,регламентирующих создание.,идентификацию.,
сохранение в течении установленного срока.,извлечение и окончательному решение,
судьбы либо уничтожение информации и документов0,
,
c0 Политика в области управления информацией и документами должна реализовы/
ваться на практике0,
,
d0 Политика и процедуры управления информацией и документам должны документи/
роваться0,
,
0 Организация в своей политике в области,,управления информацией и документами,
должна определить роли и ответственность за руководство программой и её адми/
нистрирование0,
,
0 Организация должна инструктировать сотрудников относительно того.,как иден/
тифицировать и сохранять информацию.,нужную для деловой деятельности либо,
подлежащую сохранению в соответствии с законодательно-нормативными требо/
ваниями0,,
,

3. 0 В управлении электронными документами.,организация может разделить роли и от/
ветственность за сохранность содержания,*контента,/,yx-x-,.,-ycx+,и за обес/
печение,ŘтехническойŨ,сохранности,*-!xy%y 2,.,-ycx+0,,
,
0 Организация должна принимать во внимание влияние современных технологий,*вклю/
чая потенциальные выгоды+.,на процессы создания.,хранения и уничтожения инфор/
мации и документов0,
,
0 Организация должна осознать важность обучения сотрудников в отношении про/
граммы.,политики и процедур управления информацией и документами0,
,
!0 Организация должна подумать о проведении периодических проверок соответствия,
политике и процедурам управления информацией и документами.,и должным образом,
реагировать на результаты этих проверок0,
,
0 Политика и процедуры организации в области управления и сохранения электронной,
информации и документов должны быть скоординированы и/или интегрированы с,
политикой по использования собственности и информации.,включая права и обязан/
ности в отношении персональной информации0,
,
#0 Политики и процедуры должны пересматриваться по мере необходимости.,в ответ,
на изменения в структуре организации.,в кадровой структуре.,в деловой практике.,в,
технологиях или в законодательно-нормативных требованиях0,
,
A0,Существующие в организации политика и процедуры должны предписывать приос/
тановление обычной практики и процедур уничтожения.,когда возникает необходи/
мость обеспечить соответствие требованиям по сохранению информации и документов,
в связи с имеющим место или предполагаемым из разумных соображений судебным ис/
ком.,государственным расследованием или аудитом0,
,
c0 Организация должна осознать.,что приостановление нормальной процедуры решения,
судьбы электронной информации и документов необходимо при определённых об/
стоятельствах0,
,
d0 Программа организации по управлению информацией и документами должна преду/
смотреть обстоятельства.,при возникновении которых нормальная процедура унич/
тожения будет приостановлена0,
,
0 Организация должна определить лиц.,имеющих право приостановить нормальные,
процедуры уничтожения и отдать соответствующее распоряжение,*wzy,,c,% c%,
!y%+0,
,
0 Процедуры управления информацией и документами в организации должны преду/
сматривать.,и могут описывать процесс приостановления нормального уничтоже/
ния документов и информации.,и определять лиц.,ответственных за отдание соот/
ветствующего распоряжения и за контроль его исполнения0,
,
0 Приостановка уничтожения и соответствующие процедуры должны применяться в,
соответствии с,,текущей ситуацией0,

4. 0 Одним из важных элементов программы организации по управлению информацией и,
документами должно стать быстрое распространение распоряжения о приоста/
новлении уничтожения0,
,
0 Полезно документировать действия.,предпринятые для приостановления уничтоже/
ния0,
,
!0 Если организация предприняла разумные меры для приостановления уничтожения.,
она не должна нести ответственность за поступки отдельного лица.,действующего,
за пределами своих полномочий и/или образом.,несоответствующим отданному рас/
поряжению о приостановлении уничтожения0,
,
0 Приостановление уничтожения является исключением из обычной практики сохране/
ния документов.,и когда причина приостановления исчезает,*т.е0,исчезает необходи/
мость сохранять информацию+.,организация имеет право отменить распоряжение о,
приостановлении уничтожения0,
,
Источник,сайт Конференции,_('c,
!--),;;-!,('c('+'0(+ ;).d%c-(';Oc'c ' 'K'(+c-('''A8'T(+,,,