Лекция Комарьковой Дарьи о проведении мероприятий с минимальным бюджетом

1. «Чек-лист для организации
научно-популярного
мероприятия»
Дарья Комарькова
dk@inmsu.ru, @dkomarkova

2.  500 мероприятий
 5 бизнес-программ
 5 хакатонов по СНГ
 5 корпоративных
праздников до 5 тыс.
человек
 Новые форматы!

4.  Популяризация ученого
 Просвещение
 Вовлечение в проектную деятельность
 …
 «Нужно что-то провести»
 Как оцениваем результат?

6.  Есть кто-то кроме вас?
 Кто именно?
 Сколько таких людей?
 В чем их реальная «боль»?
 Как можно проверить?
 Что именно вы от них хотите?

7.  Досуг студентов
 Карьерное ориентирование
 Информационные проекты
 Социальные проекты
 Работа с абитуриентами
 Проектная работа

8.  Представьте себя в Москве/вашем
ВУЗЕ/факультете через год.
 Что вы видите, чувствуете, что
происходит?
 Выпишите 3 самых важных пункта по
своему направлению

9.  Ищем «инсайты»!
 В чем именно боль ваших гостей?
 Когда она возникает?
 Как часто?
 Как сейчас он ее решает?
 Основной вопрос «Почему?»

10.  ЗАЧЕМ?
 КАК МЫ ПОЙМЕМ,ЧТО ДОСТИГЛИ
ЦЕЛЕЙ?

12.  1. Формат мероприятия
 2. Условия и формат участия
 3. Контент и спикеров (в том числе реквизит)
 4. Площадку
 5. PR-стратегию
 6. Подходы к менеджменту мероприятия
 7. Партнеров
 Все эти пункты связаны между собой

13. Формат:
 Цикл мероприятий
 Лекция
 Мастер-класс
 Круглый стол
 Деловой завтрак
 Тренинг
 Road-show
 Дискуссия
 Форум
 Выставка
 Конкурс и др.
Основные отличия:
 Продолжительность
 Количество
выступающих и
участников
 Вовлеченность
участников (!)
 Ваша вовлеченность (!)

14. Формат:
 Платно или бесплатно
и какая цена?
 Эксклюзивность. Есть
ли отбор/квота
участников?
 Дедлайн регистрация
Все это влияет на воронку!
Что хотите получать от
участников?
 Контакты (регистрация
vs анкеты)
 Вовлеченность (во что
именно?)
 Действия до/после/во
время?

15. Тип мероприятия Количество
возможных
участников
Уровень
выступающих
Продожитель
ность
вовлеченнос
ти команды
Сложность
подготовки
Возможность
вовлечения
участников
Возможность
привлечения
спонсоров
Цикл + +++ + + +
Лекция/мастер-
класс/тренинг
0-800 ++ + + ? (+) 0
Круглый
стол/деловой
завтрак
10-120 ++ + ++ + +
Диспут/дискусси
я/дебаты
10-150 + + ++ + +
Форум/выставка
/фестиваль
0 до ~ ? +++ +++ + +++
Конкурсы 0 до 3000 + +++ ++ +++ +++
Новые форматы 0 до ~ ? ? ? ? +++

16.  Бесплатная регистрация – 30%
 Платное мероприятие – 90% оплативших
 Квота/отбор – 80%, но потом могут
перестать ходить
 Почти везде одинаковые усилия по PR

17. Спикеры:
 Известные медийные люди
 «Узкие» выступающие
специалисты
 Представители известной
компании
 «Узкие» специалисты (что
представляет?)
 Неподготовленные/молодые
Контент:
 Спикеры со своим контентом
 Новая тема для вашего
мероприятия
 Помогаете выбрать тему и
подготовиться
 Готовите панельную
дискуссию

18.  Их очень много
 Спикеры переходят с места на места
 Инфобизнесмены и инфошум
 Целевая аудитория не доходит
 Ожидание выше реальности
 Онлайн vs офлайн
 Новые форматы не всегда понятны

19.  Тщеславие
 Известность площадки
 Другие спикеры
 VIP-гости или партнеры
 Возможность продажи себя или продукта
 HR-задачи
 Ностальгия (ВУЗ, город, школа)
 Социальная ответственность (!)
 Поиск талантов vs подготовка

21. Больше примеров –
sbc.timepad.ru

22.  9 сентября 2014 «Online-образование в
России – работает или нет»
 ~ 120 участников, 10 крутых компаний

23.  Межфакультетские курсы
 Уход от карьерных мероприятий
Работа именно с МГУ:
 «Закрытые встречи»
 Вектор карьеры
 Отраслевые мероприятия
 Конфотон (конференция+хакатон)

24.  1. Формат мероприятия
 2. Условия и формат участия
 3. Контент и спикеров
 4. Площадку
 5. PR-стратегию
 6. Подходы к менеджменту мероприятия
 7. Партнеров
 Все эти пункты связаны между собой

25. Самое главное:
 У всех свои KPI (PR, план, продажи и пр.)
 Если вы зарабатываете, захотят зарабатывать с
вами
 Чем популярнее площадка и дата – тем меньше
шансов – что реально может быть им интересно?
 Что вы можете дать площадке (список участников,
благодарность, PR, партнеров, клиентов?)

26.  Большие (напр., Флакон,Artplay и
пр.)
 Площадка вашего партнера (офис)
 ВУЗы (!)
 Коворкинги
 Антикафе
 Библиотеки (!)
 Музеи (!)
 Гос. Учреждения Москвы (напр.,
ММКЦ)
 Учреждения по поддержке соц.
проектов (напр., фонды)
 Фотостудии
 Театры
 Парки
 Бары
 Кинотеатры (особенно городские)
 Квартира своя/друга или
аренда/съем

27.  Вместимость
 Соответствие вашим целям и формату
 Расположение (центр, парковка, метро)
 Известность (все знают МГУ, но не знают «Свободно плавание»?). Но!
Запомнят ли вас как организатора?
 Предоставляемое оборудование
 Проход в здание и тайминг (нужно ли подавать списки за 3 дня?)
 Своя активная аудитория (подписчики, постоянные клиенты)
 Опыт проведения, отзывы участников
 Адекватность контактного лица (!) – старайтесь «заходить» через
знакомых

28. Ежегодно в МГУ:
Декабрь - Неделя инноваций
Апрель – ВУЗЭкофест
Можно «вписывать» ваши
мероприятия!

29.  1. Формат мероприятия
 2. Условия и формат участия
 3. Контент и спикеров
 4. Площадку
 5. PR-стратегию
 6. Подходы к менеджменту мероприятия
 7. Партнеров
 Все эти пункты связаны между собой

30. Самое главное:
 1.Текст анонса (согласованный) который содержит дату, место,
название, описание, описание выступающих, условия участия, как
добраться
 2. Размещение анонса – на timepad/eventmag и/или у себя на сайте
 3. Создание мероприятия в Fb (и/или Вк)
 4. Короткие анонсы для соц сетей
 5. Картинка/фото или картинка с названием. Можно сделать
бесплатно на canva.com
 Нужен сайт? Упрощайте! Почти бесплатные конструкторы: wix.com,
tilda.cc

31. Используйте:
 1. Аудиторию площадки
 2. Аудиторию спикера
 3. Ваших друзей
 4. Инфопартнерство
 5. Аудиторию партнеров (если есть).
Бесплатные сайты-афиши:
 Exchang.es (попадает на tandp.ru)
 Rusbase.vc
Печатка/POS-материалы:
 Проверяйте конверсию!

32.  1. Формат мероприятия
 2. Условия и формат участия
 3. Контент и спикеров
 4. Площадку
 5. PR-стратегию
 6. Подходы к менеджменту мероприятия
 7. Партнеров
 Все эти пункты связаны между собой

34.  Если это не важно – не тратьте на это время и
деньги (!)
 Волонтеры и помощники вместо агентства
 Принтер вместо типографии
 Шаблоны или знакомые вместо дизайнеров
 Телефон вместо камеры и фотографа
 Ашан вместо кейтеринга
 Одалживание вместо аренды (бойлеры,
кликеры и пр.)

35. Ожидания < реальность

36.  Начинать планировать мероприятие можно в любой момент
 За 2 недели нужно иметь согласованный анонс и договоренности с
площадкой и спикерами. Начать или продолжать pr
 За день мероприятия – еще раз обсудите все подробности со спикером (что
ему нужно, тайминг, участники), выслать напоминание участникам.
Получить/разложить раздатку, если она есть
 В день мероприятия в рабочее время проверьте всю технику, а также
«слабые звенья» (напр., поданы ли списки на вход)
 Сделайте навигацию
 Оставьте себе свободные полчаса-час до мероприятия для форс-мажорных
вещей
 Обязательно встретьте спикера
 Если есть возможность – встречайте гостей

37.  Если спикер опаздывает – расскажите о себе и мероприятии
 Во время выступлений – следите за таймингом и
настроением участников
 Возможно, именно вы будете модерировать вопросы из зала
 Проводите всех гостей и спикеров
 Оставьте оборудование и площадку в том состоянии, о
котором договорились с менеджером площадки
 Напишите всем благодарственные письма
 Поймите, достигли ли вы поставленной цели?

38.  1. Формат мероприятия
 2. Условия и формат участия
 3. Контент и спикеров
 4. Площадку
 5. PR-стратегию
 6. Подходы к менеджменту мероприятия
 7. Партнеров
 Все эти пункты связаны между собой

39.  1. Ваша площадка (не забывайте их отмечать)
 2. Спикер/компания спикера (при обоюдном желании)
 3. Инфопартнеры
 4. Спонсоры (брендирование, позиционирование, продажи,
спикеры)
 5. Инфраструктурные партнеры (кофе, RedBull, розыгрыши,
хостелы и прочее, что может пригодиться и снизить ваши
издержки (!) или повысить качество)
На выходе хотят:
 1. Достичь своих целей (какие они?)
 2. Увидеть себя во всех релизах и пост-релизах + фото
 3. Если все серьезно – увидеть отчет
 4. Внимание и заботу до, во время, после

40.  Профильные Департаменты
 РосМолПроект (следите за дедлайнами!)
 Фонды, например, awesomefoundation.org
 Гранты для НКО
 Ваши выпускники
 tandp.ru – возможности
 Te-st.ru

41.  1. Быть интересным и потрясающим
 2. Доставить удовольствие и выполнить свои цели
организаторам, спонсорам и партнерам
 3. Может быть проведено на очень высоком уровне
 На все это требуется лишь ваше внимание, время
(много времени) и passion
Дерзайте!

45. dk@inmsu.ru
@dkomarkova
www.inmsu.ru
www.msuclub.ru

46.  У вас есть идея своего
проекта/мероприятия – вам нужна
площадка или партнеры
 Вы работаете в корпорации и хотите
внедрять инновации/провести
мероприятие
 Вы хотите попробовать себя в качестве
спикера

47. Лучший партнер в развитии инноваций
Поток сделок
Более 40 выпускников
Просмотр ~800 компаний / год
Отбор самых лучших
<4% одобрено
Фокус на прорывные технологии
Успешные результаты
Капитализация выпускников
>$60M
Опыт и связи
Более 3х лет делаем совместные
программы с ведущими компаниями
Команда и менторы
Богатый опыт и экспертиза в ИТ и
венчурном бизнесе
47
Предлагаем решения, базируясь на опыте аналогичной работы с крупнейшими
компаниями: QIWI, Газпромбанк, Leta, i-Free, Билайн

48. 48
Корпоративные
венчурные фонды
Конкурсы идей и
проектов
Акселерационные
программы
Хакатоны и научно-
популярные
мероприятия
Обучение и коучинг
Наши партнеры и клиенты

49. Дарья Комарькова
• 8 лет в event-management в Вымпелком и Adidas
• Со-основатель и генеральный директор БИ МГУ
• Выпускник и преподаватель Экономфака МГУ
Антон Иванов
• 8 лет в ИТ и управлении проектами
• Со-основатель программы акселерации на базе БИ МГУ
• Выпускник ВМиК МГУ
Наша команда
49
Алексей Жестков
• 7 лет в ИТ и инвестициях
• Со-основатель фонда Universe.vc
• Бизнес-тренер в стартап-академии Сколково
• Выпускник Мехмата МГУ, HEC Paris
+ привлечение сторонних профессионалов

50.  Написать на info@inmsu.ru или
dk@inmsu.ru

51. dk@inmsu.ru
@dkomarkova
www.inmsu.ru