Повышение исполнительской дисциплины штатными средствами "1С:Документооборот 8"
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•269 views
Дмитрий Петров Заместитель генерального директора
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Повышение исполнительской дисциплины штатными средствами "1С:Документооборот 8"
Similar to Повышение исполнительской дисциплины штатными средствами "1С:Документооборот 8" (20)
More from UltraUnion
More from UltraUnion (20)
Повышение исполнительской дисциплины штатными средствами "1С:Документооборот 8"
- 1. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 1www.ultraunion.ru Повышение исполнительской дисциплины штатными средствами программного продукта «1С:Документооборот 8» Надежный компас в управлении бизнесом! Петров Дмитрий Заместитель генерального директора petd@ultraunion.ru (812) 777 0990 www.ultraunion.ru
- 2. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 2www.ultraunion.ru Что такое контроль исполнения? ▪ Контроль исполнения ▪ Виды контроля: – По существу решения вопроса – За сроками исполнения документов ▪ Система контроля исполнения документов
- 3. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 3www.ultraunion.ru Порядок контроля исполнения документов в организации Система контроля исполнения документов (поручений) включает: ▪ Учет и постановку на контроль ▪ Своевременное доведение до сведений исполнителей ▪ Контроль за сроками исполнения ▪ Проверку и регулирование хода выполнения ▪ Контроль за качеством исполнения ▪ Отчетность о результатах исполнения ▪ Снятие с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения ▪ Оценку состояния исполнительской дисциплины
- 4. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 4www.ultraunion.ru Методы контроля Внешний контроль Внутренний контроль Внутренний контроль охватывает несколько групп вопросов: Контроль исполнения документов в установленные сроки Контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий Контроль соответствия форм документов требованиям организации Контроль местонахождения документов
- 5. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 5www.ultraunion.ru Внешний контроль сроков
- 6. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 6www.ultraunion.ru Контроль исполнения документов в организации Документы могут быть разделены: • Контроль за исполнением которых не обязателен • Подлежащих контролю за их исполнением
- 7. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 7www.ultraunion.ru Сроки исполнения документов • Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно‐ правовым актом, организационно ‐ распорядительным документом или резолюцией. ▪ Сроки исполнения исчисляются в календарных днях: – Внутренних документов – Поступивших из других организаций – Обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59‐ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.
- 8. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 8www.ultraunion.ru Виды сроков исполнения документов Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. ▪ Типовые сроки исполнения ▪ Индивидуальные сроки исполнения
- 9. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 9www.ultraunion.ru Контроль сроков и результатов исполнения. Типовые сроки
- 10. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 10www.ultraunion.ru Назначение ответственного исполнителя
- 11. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 11www.ultraunion.ru Контроль сроков и результатов исполнения. Индивидуальные сроки
- 12. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 12www.ultraunion.ru Периодические поручения
- 13. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 13www.ultraunion.ru Рабочий стол сотрудника
- 14. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 14www.ultraunion.ru Контроль местонахождения бумажного экземпляра документа
- 15. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 15www.ultraunion.ru Контроль места хранения бумажного экземпляра документа
- 16. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 16www.ultraunion.ru Виды контроля исполнения ▪ Текущий контроль ▪ Предупредительный ▪ Итоговый контроль
- 17. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 17www.ultraunion.ru Оповещения и напоминания
- 18. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 18www.ultraunion.ru Аналитические справки и отчеты
- 19. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 19www.ultraunion.ru Регламентация контроля исполнения Инструкция по делопроизводству
- 20. V семинар по "1С:ERP 2" в Санкт-Петербурге Отель SOKOS OLYMPIA GARDEN 20www.ultraunion.ru Спасибо! Есть вопросы? Обращайтесь. Надежный компас в управлении бизнесом! Петров Дмитрий Заместитель генерального директора petd@ultraunion.ru (812) 777 0990 www.ultraunion.ru
Editor's Notes
- Контроль исполнения – это процедура, предполагающая осуществление контроля сроков и результатов исполнения документа по отметкам и отчетам исполнителей, которым документ передан на выполнение. Виды контроля: По существу решения вопроса – осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица; За сроками исполнения документов – соответствующими организационными структурами (служба ДОУ или канцелярия), а в небольшой фирме — секретарь. Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
- Система контроля исполнения документов (поручений) включает: Учет и постановку на контроль Своевременное доведение до сведений исполнителей Контроль за сроками исполнения Проверку и регулирование хода выполнения Контроль за качеством исполнения Отчетность о результатах исполнения Снятие с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения Оценку состояния исполнительской дисциплины
- Внешний контроль осуществляется со стороны вышестоящих органов Внутренний контроль осуществляет служба документального обеспечения управления (канцелярия ) организации либо ответственные сотрудники Внутренний контроль охватывает несколько групп вопросов Контроль исполнения документов в установленные сроки Контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий Контроль соответствия форм документов требованиям организации Контроль местонахождения документов
- Документы могут быть разделены: Контроль за исполнением которых не обязателен Подлежащих контролю за их исполнением Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления – ДОУ). В некоторых случаях на контроль также могут быть поставлены устные поручения руководителя организации и его заместителей.
- Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно‐ правовым актом, организационно‐распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях: Внутренних документов – с даты подписания (утверждения) либо регистрации Поступивших из других организаций – с даты их поступления (регистрации) Обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59‐ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.
- Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов Индивидуальные сроки исполнения указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту, а в документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
- Журнал передачи документов служит для учета в программе фактов выдачи бумажных версий документов пользователям. После возврата документа в журнале нужно поставить соответствующую отметку.
- Справочник "Дела" предназначен для регистрации дел и томов, используемых для хранения бумажных версий документов. Дела (тома) создаются пользователями в соответствии с номенклатурой дел. В карточке дела указывается его наименование, номер тома, период хранения документов в деле, количество листов и место хранения дела. Дата начала дела может быть не указана. В этом случае она автоматически заполнится датой первого документа, отнесенного к этому делу (тому). Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов. Если дело закрыто (установлен соответствующий флажок в карточке дела), то в списке дел оно отображается с картинкой замка.
- Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2‐3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса Итоговый контроль осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях.
- Рекомендация по созданию документов контроля исполнения Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления – ДОУ) описывает: Кем осуществляется контроль исполнения документов в организации Категории документов, подлежащих обязательному контролю Типовые сроки исполнения документов Отражение информации о контроле в регистрационно‐контрольных формах Ведение контроля исполнения Основные этапы работы с исполнителями Обобщение данных о результатах контроля исполнения документов Информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине 20