Projektgranskning utförs genom granskning av projektdokument och genom intervjuer av projektmedarbetare och övriga intressenter. I föredraget presenteras hur en projektgranskning genomförs och vilka olika metoder som kan användas.

1. Projektgranskning
Varför och vad?
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 1
Motiv för projektgranskning
n Lösa akuta problem (reaktivt)
n Rapportering till organisationens ledning
(förtroendeskapande)
n Förhindra problem senare i projektet (proaktivt)
n Erfarenhetsåterföring för framtida projekt (proaktivt)
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 2

2. Projektgranskning i nio steg
1. Uppdrag
2. Planering
3. Granskning av organisationens projektmodell
4. Granskning av projektdokument
5. Sammanställning av frågelista
6. Intervjuer
7. Utvärdering
8. Utarbetande av rapport
9. Uppföljning
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 3
1. Uppdrag
n Syfte
n Omfattning
n Bas för granskning = projektmodell (internationell,
nationell, organisationens, granskarens)
n Vad är speciellt viktigt i projektet (framgångsfaktorer)
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 4

3. 2. Planering
n Vilka dokument ska granskas
Organisationens dokument (projektmodell)
Projektdokument
n Vilka personer ska intervjuas
n Tider
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 5
3. Granskning av projektmodell
n Förstå modellen och veta vad som ska förväntas vid
granskning av projektet
n Avgöra om modellen är adekvat
Projektet ansvarar inte för icke adekvat modell
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 6

4. Dokument att granska: Projektmodell
n Beskrivning av ett projekts förlopp med hjälp av faser
och beslutspunkter
n Rekommenderad organisation för olika faser/perioder
n Rollbeskrivningar
n Struktur för projektdokument
n Mallar för obligatoriska dokument
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 7
4. Granskning av projektdokument
n Före projektet
n Startmöte
n Projektplan
n Projektgenomförande
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 8

5. Dokument att granska: Före projektet
n Förstudie
n Business case
n Beslut att starta projektet
n Projektdirektiv
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 9
Dokument att granska: Projektplan
n Strategier
n Organisationsschema
n Rollbeskrivningar
n Plan för hantering av
intressenter
n Mål samt prioritering
mellan projektmål
n Omfattning inklusive
arbetsstruktur (WBS)
n Beskrivning av
arbetspaket
n Resursplan
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
n Ansvarsmatris
n Resursavtal
n Inköpsplan
n Plan för hantering av
osäkerheter
n Tidplan
n Budget inklusive
likviditetsplan
n Kommunikationsplan
n Förutsättningar och
antaganden för
projektplanen
Sida 10

6. Dokument att granska: Projektgenomförande
n Protokoll från projektgruppsmöten
n Ärendeförteckning
n Ändringsbegäran
n Ändringsförteckning
n Lägesrapporter
n Protokoll från styrgruppsmöten
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 11
5. Sammanställning av frågelista
n Organisationens projektmodell
n Granskade projektdokument
n Granskarens erfarenheter
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 12

7. 6. Intervjuer
n Inledande möte
Förklara syfte och omfattning
Skapa förtroende
Frågor och svar
n Insamling av information
Intervjuer baserade på frågelista samt öppna
frågor (cirka 1½ timma per person)
Ytterligare projektdokument
n Avslutande möte
Presentation av de viktigaste observationerna
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 13
7. Utvärdering
n Sammanställning
n Analys
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 14

8. 8. Utarbetande av rapport
n Förankring med intervjupersoner
n Slutsatser
n Rekommendationer
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 15
9. Uppföljning
n Planer för korrigerande åtgärder
Projektorganisationen
Linjeorganisationen
n Uppföljningsgranskningar
Projektkonsult Håkan Sjöholm AB
Sida 16