Projektverktygsdagen 2011

1. Utvärdera Nu
Projektutvärderingar
Mikael Karlsson
Pierre Schou
Vestra Konsulter AB, Kungsgatan 15, Stockholm. Tel: 086939990. e-mail: info@vestra.se. www.vestra.se, www.utvarderanu.se 1

2. Kort om Vestra
• Startades 2002
• 6 medarbetare
• Tjänster:
Strategiska medarbetarundersökningar
Utvärderingar för speciella ändamål
Utvärdera Nu
2

3. Varför Projektutvärderingar?
• Nödvändigt för att kunna fatta rätt beslut
• Identifierar problem på ett tidigt stadium, innan det
gått för långt
• Allt fler medarbetare jobbar i enhetsöverskridande
projekt och följs sällan upp:
Medarbetarundersökningar följer upp den
traditionella linjeorganisationen, sällan projekt
3

4. Varför Projektutvärderingar?
• Finns ofta stora krav på snabb feedback och
välfungerande logistik
• Projekt är ofta komplexa, med många personer
inblandade – svårt att få överblick
• Vanligt problem: projektdeltagare,
underentreprenörer som går ut och in ur projektet
utan att man följer upp deras synpunkter
4

5. Varför Projektutvärderingar?
• För att kunna lära av egna framgångar och misstag
• För att kunna överföra kunskap om projekt till
andra
5

6. Utvärderingar av projekt idag
• Egna reflektioner
• Diskussioner med projektdeltagare och
underkonsulter
• Diskussioner med beställare
6

7. Svagheter med ”traditionella”
utvärderingsmetoder
• Svårt att få överblick över hur projektet går,
framför allt stora projekt
• Ger tolkningsföreträde till chef/projektledare,
eller dem som skriker högst
• Ofta många personer inblandade, både
”ordinarie” projektdeltagare,
underleverantörer, konsulter etc
• Genomförs ofta för sällan och för sent:
”kommer inte ihåg alla detaljer”
7

8. Svagheter med ”traditionella”
utvärderingsmetoder
• Om projektet är stort och komplext är det omöjligt
att genomföra en professionell utvärdering
• Vissa projektmedarbetare är tysta och sitter inne
med viktig information som inte kommer fram
• Svårt att överföra kunskap och erfarenheter till
andra om den inte är skriftlig och pedagogisk
• Svårt att veta om alla verkligen har samma bild av
läget i projektet
8

9. Det finns därför ett behov av
projektutvärderingar som…
• ger omedelbar feedback
• tydliggör den ”tysta majoritetens syn”
• möjliggör att inkludera personer även utanför den egna
organisationen
• möjliggör kunskaps- och erfarenhetsöverföring till andra
• är kostnadseffektiva, samlar in stora mängder information
på kort tid till ett rimlig kostnad
9

10. Det finns därför ett behov av
projektutvärderingar som…
• underlättar för framtida liknande projekt att samma misstag
inte genomförs igen
• möjliggör att inkludera personer som bara är inne tillfälligt i
projektet
• kan genomföras ”hur ofta som helst”
• är enkla och användarvänliga, som inte ”stör” den ordinarie
verksamheten för mycket
10

11. Utvärdera Nu
Vad är det?
• Plattform/verktygslåda på internet för genomförandet av
självadministrerade webbaserade utvärderingar
• Tre delar:
a) Utvärderingsplattform/hemsida/verktygslåda
b) Utvärderingsverktyg
c) Rapportbibliotek – rapporter över redan genomförda
utvärderingar
11

12. Utvärdera Nu
Vad är det?
• Tillfredsställer behovet av återkommande
utvärderingar
• Decentraliserar användningen av utvärderingar – varje
beställare/projektledare bestämmer val av
utvärdering, tidpunkt etc.
12

13. Utvärdera Nu
Vad är det?
• Gör utvärderingar snabbare, enklare och mer
användarvänliga:
Lätta att beställa
Enkla att genomföra
Enkla att förstå
Kostnadseffektiva
• Två typer:
Standardutvärderingar via officiell hemsida
(www.utvarderanu.se)
Projektanpassade varianter
13

14. Hemsida (www.utvarderanu.se)
14

15. Utvärdera Nu
Utvärderingsverktyg
Utvärdering av... Intern samverkan
Ledare Mål
Ledningsgrupper Relationsutvärdering
PoU-samtal
Introduktion av personal Projektutvärderingar
Medarbetare som slutar Projektstart
Jämställdhet Projektavstämning Stor
Effektivitet Projektavstämning Liten
Utveckling och förnyelse Projektavslut
Delaktighet/medarbetarskap Projektledare
Arbetsmiljö och hälsa
Kompetensutveckling Förändringsturbo
Kundorientering
Samarbetsklimat Paketlösningar
Möten HR-paketet
Projektpaketet
15

16. Utvärdera Nu
Företagsanpassade verktygslådor
• Knyts till företagets kärnvärden, ledarprinciper, mål,
hjärtefrågor, aktuella ämnen
• Enstaka eller många utvärderingsverktyg
• Utformas alltid i företagets egna färger, med egna
logotyper etc
16

17. Utvärdera Nu
Projektutvärderingar
17

18. Utvärdera Nu
Projektutvärderingar. Kännetecken
• Ett komplement till s k projektverktyg
• En utgångspunkt för projektutveckling
• Passar framför allt för projekt som pågår under
längre tid, med många personer inblandade
• Rapporter: jämförelser mot tidigare utvärdering,
databas eller andra projekt i företaget
• Standardformulär eller projektanpassade formulär
18

19. Bli kund
19

20. Logga in
20

21. Beställning
21

22. Bestäm start- och slutdatum
22

23. Fyll i deltagarnas e-postadresser
23

24. Förslag på följebrev
24

25. Kvitto på beställning
25

26. Enkäten skickas ut
26

27. Rapport
27

28. Utvärdera Nu
Projektstart
• Syfte: att se till så att de rätta förutsättningarna är
på plats innan projektet startar
• Passar för alla projekt
• Mäter tvådimensioner:
Mål och inriktning
Förutsättningar
• 17 frågor, varav tre öppna
28

29. Utvärdera Nu
Projektavstämning Stor
• Följer i detalj upp hur projektet går
• Syfte: att identifiera styrkor och förbättringsområden
• Passar för projekt som varit igång minst tre månader
och projekt som håller på under längre tid
• Mäter fyra dimensioner
– Mål och inriktning
– Förutsättningar
– Effektivitet
– Samarbete och engagemang
• 45 frågor, varav tre öppna
29

30. Utvärdera Nu
Projektavstämning Stor
30

31. Utvärdera Nu
Projektavstämning Liten
• Beskrivning: en enkel utvärdering av projektet
• Syfte: att snabbt identifiera eventuella problem,
att se att man är på rätt väg
• Passar alla projekt, både långa och korta
• Kan göras hur ofta som helst
• 9 frågor, varav 3 öppna
31

32. Utvärdera Nu
Projektavstämning Liten
32

33. Utvärdera Nu
Projektavslut
• Beskrivning: följer upp projektet i samband med
avslutning av projektet
• Syfte: a) att mäta om projektet nått sina mål
b) att lära av framgångarna och misstagen inför
framtida projekt
• Passar alla projekt
• 41 frågor, varav tre öppna
33

34. Utvärdera Nu
Projektavslut
34

35. Utvärdera Nu
Projektledare
• Beskrivning: följer upp projektledarens
ledarskap
• Syfte: att utveckla ledarskapet
• Mäter två dimensioner
– Resultatinriktning
– Medarbetarinriktning
• 28 frågor, varav fyra öppna
35

36. Utvärdera Nu
Projektledare
36

37. Utvärdera Nu
Projektpaketet
• Årligt abonnemang på samtliga fem
projektutvärderingar
• Obegränsat antal utvärderingar per år
• Passar för organisationer som genomför många
projekt
• Passar för projekt som pågår under lång tid
37

38. Utvärdera Nu
Projektutvärderingar, Priser
Enstaka utvärderingar
• Fast kostnad: 1000 kr
• Rörlig kostnad/deltagare utöver 20: 30 kr
Projektpaketet
• Fast årlig kostnad: 5300 kr
• Rörlig kostnad/deltagare: 30 kr
• Exempel, 200 medarbetare: 5300 + 200*30
= 11300 kr
38