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敏捷團隊建立與專案管理 —專案管理12項小技巧(20200330)

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專案管理 —專案管理小技巧 x 12
12 Tips for Agile Team and Project Management powered by mFHC BANK of ALBITER.GRABY.WADE
張大明 Ta-Ming Chang richard@abctech.pro
摩方人力資本科技股份有限公司 共同創辦人兼執行長

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敏捷團隊建立與專案管理 —專案管理12項小技巧(20200330)

  1. 1. mFHC Guru-tech Inc 專 案 管 理 — 專 案 管 理 小 技 巧 x 1 2 張大明 Ta-Ming Chang richard@abctech.pro 摩方人力資本科技股份有限公司 共同創辦人兼執行長 1 12 Tips for Agile Team and Project Management powered by mFHC BANK of ALBITER.GRABY.WADE
  2. 2. mFHC Guru-tech Inc Ta-Ming Chang-張大明 • 摩方人力資本科技股份有限公司 共同創辦人兼執行長 2019- • 育睿科技股份有限公司 創辦人兼執行長 2012- • 專案管理資歷 – DOT100百豆運動:數位經濟世代人才100計畫—Be a Talent100 of Digital+ in 2018-2025. 讓自己成為數位經濟世代的乾貨 (DIGITAL+ FOR TALENT100),亞太數位聯盟-眾創基地(2017) – 賦陪媒3E創業培育模式—賦能Empower、陪伴Engage、媒合Enrich(張大明,羅志傑,2017/9) – ALBITER歐倍特螺旋式(4 Cycles)教學設計與實施手冊(張大明,羅志傑,2016/6) – SBIR經濟部小型企業研發補助計畫—思翱夫子雲倍力大數據服務開放創新研發計畫主持人(ALBITER,2015-2016) – 國際專案管理學會台灣分會秘書長(2011-2012/6),國際專案管理學會台灣分會志工PM(2009-2011) – APDA社團法人亞太數位聯盟 數位移轉委員會主委, APDA眾創基地—創業智庫召集人/教育總監(2017-現) – WCECA社團法人世界文創產學經貿協會 執行長(2017-現),CSU中華兩岸EMBA聯合會副活動長(2017-現) – 勞動力發展署「青銀交流‧世代共融」全國青年提案競賽-青銀共創工作坊會議議程(台北場)創業輔導業師(2016-2017) – xAPI中文實踐社群指導委員會Corporate L&D Coordinator;美國ATD會員 (ASTD),國際價值工程協會(SAVE International) 副價值專家(Associate Value Specialist, AVS);中華價值管理學會會員 – 新北市企業榮譽志工(新北榮指員,2017-現),新北市專業職能培訓人員職業工會-大數據應用職能發展委員會主委(2016-現) 2
  3. 3. mFHC Guru-tech Inc 3 Knowledge of good PM practice 對於專案管理實務 知識的掌握 Political Savvy 政治敏銳度 Influence 影響力 Communications Decision Making 溝通與決策
  4. 4. mFHC Guru-tech Inc 4 PMTQ的主要組成要素:1.源源不斷的好奇心,2.掌握全域的領導力,3.未來適用的人才庫 PMI調查顯示:專案領導人需要提高PMTQ-專案管理科技商數。https://www.businesswire.com/news/home/20190320005331/zh-HK/
  5. 5. mFHC Guru-tech Inc 敏 捷 專 案 三 角團隊 目標工具 5 powered by ALBITER + GRABY +WADE
  6. 6. mFHC Guru-tech Inc 專案管理演練12法寶-12TIPS 6 Tip 1:專案三角 Tip 2:工作分解結構-WBS Tip 3:甘特圖-時間 Tip 4:甘特圖-成本 Tip 5:專案計畫前-啟始 Tip 6:專案計劃-WBS & 甘特圖 Tip 7:專案時間管理-要徑 Tip 8:專案人力管理-資源撫平 Tip 9:專案溝通管理-敏捷會議 Tip 10:專案溝通管理-一頁式報告 Tip 11:專案結案管理-Lesson Learn Tip 12:專案管理工具
  7. 7. mFHC Guru-tech Inc 專案三角的應用 – 專案管理的微觀與巨觀 7 1
  8. 8. mFHC Guru-tech Inc Q1-1:專案管理關鍵特性,就是面對諸多因素的限制,並在這個限制的 前提、環境下,達成預定的目標。你知道有那些要素嗎? 8 成本 時間 範圍 在有限的時間及成 本、資原下完成任 務(範圍) 1-1
  9. 9. mFHC Guru-tech Inc Q1-2:運用專案三角來解釋專案管理的限制是最傳神的,你可以說說看 嗎? 9 範圍 範圍 時間 時間 成本 成本 1-2
  10. 10. mFHC Guru-tech Inc 關於WBS 工作分解結構圖 Work Breakdown Structure 10 2
  11. 11. mFHC Guru-tech Inc Fig. WBS的呈現方式 2-1
  12. 12. mFHC Guru-tech Inc Q2-1:承前,需要大家幫忙建構這個案例的模擬,原則 上是依目前的專案資訊,先建構一個WBS,模擬這個專案 的情況!! 用畫的來說明這個Case,妳你可以嗎? • 你可以說出建構一個WBS的必要資料/資訊有哪些嗎? 12 2-2
  13. 13. mFHC Guru-tech Inc Q2-2:承前,需要大家幫忙建構這個案例的模擬,原則 上是依目前的專案資訊,先建構一個WBS,模擬這個專案 的情況!! 用畫的來說明這個Case,妳/你可以嗎? • 可以多說明剛才提及的專案資訊? – 任務、工期,專案的開始日期、結束日期 – 人力資源(專案團隊成員) – 成本(固定成本、變動成本) – 任務相依關係 – 任務工期的計算,專案時程的計算 – 其他 13 2-3
  14. 14. mFHC Guru-tech Inc 關於甘特圖 Basic 入門-計算時間 14 3
  15. 15. mFHC Guru-tech Inc 國際商展專案計畫書 15 3-1
  16. 16. mFHC Guru-tech Inc 資源工作表:人力 & 物力 16 3-2
  17. 17. mFHC Guru-tech Inc 獨立的兩件工作 • A需要做16工作小時 • B需要做8工作小時 全部做完 要幾天? Q3-1: 3-3
  18. 18. mFHC Guru-tech Inc 有關聯的兩件工作(長條圖) • A需要做16工作小時 • B需要做8工作小時 • A做完後再換B 全部做完 要幾天? Q3-2: 3-4
  19. 19. mFHC Guru-tech Inc 獨立的兩件工作(誰負責?) • A需要做16工作小時 – 由甲負責,每天工作8小時 • B需要做8工作小時 – 由乙以負責,每天工作8小時 • A做完後再換B 全部做完 要幾天? Q3-3: 3-5
  20. 20. mFHC Guru-tech Inc 有關聯的兩件工作(誰負責?) • A需要做16工作小時 – 由甲負責,每天工作4小時 • B需要做8工作小時 – 由乙以負責,每天工作4小時 • A做完後再換B 全部做完 要幾天? Q3-4: 3-6
  21. 21. mFHC Guru-tech Inc 有關聯的兩件工作(同一人負責?) • A需要做16工作小時 – 由甲負責,每天工作8小時 • B需要做8工作小時 – 也是由甲負責 • A做完後再換B 全部做完 要幾天? Q3-5: 3-7
  22. 22. mFHC Guru-tech Inc 有關聯的兩件工作(誰負責?) • A需要做16工作小時 – 由甲、乙負責,每人每天工作8小時 • B需要做8工作小時 – 由甲、乙負責,每人每天工作8小時 • A做完後再換B 全部做完 要幾天? Q3-6: 3-8
  23. 23. mFHC Guru-tech Inc 有關聯的兩件工作(何時完成?) • A需要做16工作小時,開始日期是5/28 – 由甲負責,每天工作8小時 • B需要做8工作小時 – 由乙以負責,每天工作8小時 • A做完後再換B 全部做完 是哪一天? Q3-7: 3-9
  24. 24. mFHC Guru-tech Inc A B C D E F 第一個 群組工 作包含 任務A, B, C 第二個 群組工 作包含 任務D, E, F 藍色2單位工期紅色1單位工期3-10
  25. 25. mFHC Guru-tech Inc 如何描述工作分工狀況(一) 編號 任務名稱 工期 前置任務 分派資源 1 任務A 2 甲 2 任務B 1 1 乙 3 任務C 2 1 丙 4 任務D 1 丁 5 任務E 2 4 戊 6 任務F 1 5 己 3-11
  26. 26. mFHC Guru-tech Inc 如何描述工作分工狀況(二) 編 號 任務名 稱 工期 前置 任務 分派 資源 1 任務A 2 甲 2 任務B 1 1 乙 3 任務C 2 1 丙 4 任務D 1 丁 5 任務E 2 4 戊 6 任務F 1 5 己 A B C D E F 3-12
  27. 27. mFHC Guru-tech Inc 關於甘特圖 Basic 入門-計算成本 27 4
  28. 28. mFHC Guru-tech Inc 有關聯的兩件工作(誰做需要多少錢?) • A需要做16工作小時 – 由甲負責,每天工作8小時,工資300元/小時 • B需要做8工作小時 – 由乙以負責,每天工作8小時,工資200元/小時 • A做完後再換B 全部做完要幾 天? 多少錢 Q4-1: 4-1
  29. 29. mFHC Guru-tech Inc 如何描述工作分工狀況(二) 編 號 任務 名稱 工 期 前 置 任 務 分 派 資 源 計 畫 權 重 人 月 1 任務 A 2 甲 2/9 2 2 任務 B 1 1 乙 1/9 1 3 任務 C 2 1 丙 2/9 2 4 任務 D 1 丁 1/9 1 5 任務 E 2 4 戊 2/9 2 6 任務 F 1 5 己 1/9 1 A B C D E F 甲,乙,丙,丁,戊,己 每人200元/單位時間 4/9 5/9 4-2
  30. 30. mFHC Guru-tech Inc 如何描述工作分工狀況(三) 編 號 任務 名稱 工 期 前 置 任 務 分 派 資 源 計 畫 權 重 人 月 1 任務 A 2 甲 2 2 任務 B 1 1 乙 1 3 任務 C 2 1 丙 2 4 任務 D 1 丁 1 5 任務 E 2 4 戊 2 6 任務 F 1 5 己 1 A B C D E F 甲,乙,丙每人300元/單位時間 丁,戊,己 每人200元/單位時間 4-3
  31. 31. mFHC Guru-tech Inc 專案計劃前 專案啟動 vs. 商業敏銳度 31 5
  32. 32. mFHC Guru-tech Inc 誰是大PM! • 請選出每組的PM • 團隊成員的默契培養 • 專案的選擇與準備 – 專案基本資訊(背景):過去案例的分析 – 專案所需的資源(人員) – 專案的總工期 – 專案所需的總成本 Q5-1: 5-1
  33. 33. mFHC Guru-tech Inc 專案計劃 專案軟硬技巧-WBS & 甘特圖 33 6
  34. 34. mFHC Guru-tech Inc Q6-1:如果從限制觀點,你已了解專案管理的特性,接 下來由老師帶領大家從案例模擬,來深切體驗個中道理, 你準備好了嗎? • 案例說明: – Fish是一位計畫助理(專案),她必須依照計畫的時程、人力、執行 事項,推演出整建式的全貌,並且回答老闆的提問,如下: • 照目前的狀況,計畫執行可以順利嗎? (人力、物力、成本,時程等) • 這個案子過去都沒執行過,老闆問Fish的意見,妳覺得哪個環節是最 需要注意的?(風險!!) • 這個案子的X先生,這個人的Loading很重,要如何安排呢? (成本 & 工時; 替代人選? ) 34 6-1
  35. 35. mFHC Guru-tech Inc Q6-2:新專案的挑戰 • 專案開始日期:2015年6月 (2015/6/29) • 用文件說明,以memo紙或方格紙繪製,建構一個WBS • 專案團隊的掌握 – 工作時間(國定假日) – 人力成本 (每人工時成本,總成本) – 人力Loading過大 (Who) • 專案範圍的掌握 – 延遲會影響時程的任務 (要徑任務) – 驗收點 (里程碑) • 還有哪些風險? 6-2
  36. 36. mFHC Guru-tech Inc 專案時間管理 專案硬技巧-要徑法 36 7
  37. 37. mFHC Guru-tech Inc Q7-1:時程的調整(要徑法)─專案時程要提前 • 要如何將專案的完成提前 – 要徑法,將要徑任務縮短工期 – 要徑法,將要徑任務提前,譬如:更改前置任務 • 待答問題 – 請問那些任務變成非要徑任務? – 任務總工期的改變? – 專案完成日的改變? 37 7-1
  38. 38. mFHC Guru-tech Inc Q7-2:時程的調整(要徑法) • 直接修改執行階段與驗收階段的任務工期,將任務的工期 變短 – 請問那些任務變成非要徑任務? – 任務總工期的改變? – 專案完成日的改變? • 有哪些資源有發生資源過度分派? 38 7-2
  39. 39. mFHC Guru-tech Inc 專案人力管理 專案硬技巧 Basic -資源撫平 39 8
  40. 40. mFHC Guru-tech Inc Q8-1:資源撫平(過度分派的資源) • 有哪些資源有發生資源過度分派? – 如何解決... 1. 替換人手(更改分派) 2. 增加投入量(增加人手) 3. 指派資源行事曆(工作日增加) – 直接變更任務總工時,減少工期,如果不是,增加資源投入(重 新分派資源),來減少工期 – (拚了三天,結果只少了一天?? 真不划算),應該要如何做? 資源 花在刀口上!! 40 8-1
  41. 41. mFHC Guru-tech Inc 專案溝通管理 執行與監控階段 Basic-敏捷會議舉行 41 9
  42. 42. mFHC Guru-tech Inc 敏捷會議法 • 會議基本流程 • 會議討論架構 – 我上週完成什麼 – 我遇到什麼困難 – 我需要什麼幫助 • 結論 42 Q9-1: 9-1
  43. 43. mFHC Guru-tech Inc 什麼是RACI模型? • RACI是一個用以明確組織變革過程中的各個角色及其相關責任 的相對直觀的模型。 • 變革過程是不可能自發或者自動進行的,必須有人對其進行作 用,促使進程發生變化。 • 因而,就很有必要對誰做什麼,以及促發什麼樣的變革進行定 義和描述。 – 誰負責(R = Responsible),負責執行任務的角色,具體負責操控項目、解 決問題。 – 誰批准(A = Accountable),對任務負全責的角色,只有經其同意或簽署 之後,項目才能得以進行。 – 咨詢誰(C = Consulted),在任務實施前或中提供指定性意見的人員。 – 告知誰(I = Informed),及時被通知結果的人員,不必向其咨詢、征求意 見。 43 9-2
  44. 44. mFHC Guru-tech Inc RACI表的建立步驟 —RACI模型通常利用RACI表來幫助討論、交流各個角色及相關責任 1. 辨識整個流程,找出各項活動,將它們記錄在RACI表的左側 2. 辨識流程、活動中的所有角色,將它們記錄在RACI表的上方 3. 完成RACI表的方格單元: 辨識每一個流程、活動的角色 - R、 A、C、I 4. 每一個流程最好有且只有一個“R”角色,這是RACI的一般原 則。 當一個流程找不到“R”角色時,則出現缺口。 當一個流 程有多個“R”角色時,則出現交疊 – 解決缺口問題:如果某個流程找不到“R”角色,這時對流程負全責的權威人 士則應該在現有角色中(或者發現新人選)挑選、任命一人擔任“R”。更新 RACI表,對各個角色及其相關責任進行闡述 – 解決交疊問題:如果不止一個“R”存在,那麼就要對該流程進行再分解,然 而再對“R”進行分配 44 9-3
  45. 45. mFHC Guru-tech Inc 如何描述工作分工狀況(五) 編 號 任務名稱 工期 前置 任務 分派 資源 計畫 權重 人月 甲 乙 丙 丁 戊 己 1 任務A 2 甲,丙 2 A A C R C C 2 任務B 1 1 乙,戊 1 A A A I A 3 任務C 2 1 丙,己 2 R/C R 4 任務D 1 乙,丁 1 I C A R C A 5 任務E 2 4 甲,戊 2 R/I R R 6 任務F 1 5 丁,戊, 己 1 R C C C C A過多表示該 活動跨角色/組 織的權限不均 衡 空白太少表示 該活動涉及角 色/組織太多 R過多表示該角色 或組織負擔過重 或缺乏專注 沒有R或A表示該角色 或組織是否應該取得 額外的責任,否則可 能被取消或解散 RACI • 誰負責(R = Responsible) • 誰批准(A = Accountable) • 咨詢誰(C = Consulted) • 告知誰(I = Informed) 9-4
  46. 46. mFHC Guru-tech Inc 專案溝通管理 執行與監控階段 Advance-一頁式報告 46 10
  47. 47. mFHC Guru-tech Inc 47 http://www.books.com.tw/products/0010503535 10-1
  48. 48. mFHC Guru-tech Inc 專案結案管理 專案實務-Lesson Learn 48 11
  49. 49. mFHC Guru-tech Inc PKM- Personal Knowledge Management 個人知識庫 & 分享 49 11-1
  50. 50. mFHC Guru-tech Inc 專案管理工具 工欲善其事、必先利其器 50 12
  51. 51. mFHC Guru-tech Inc GanttProject擬定專案計畫 ◼ 八個步驟 A B C D E F G H 輸入流程 A 至 H 51 Q12-1: 12-1
  52. 52. mFHC Guru-tech Inc A:建立新專案 – 決定專案開始或完成日期以及排程方式 B:建立行事曆 – 建立專案執行日的時間基準,並指定給專案使用 C:輸入任務清單 – 依照任務執行的先後,輸入任務名稱 D:輸入任務工期 – 輸入任務執行所需的工期大小 52 12-2
  53. 53. mFHC Guru-tech Inc E:建立工作分解結構圖 – 建立任務的大綱層次 F:建立任務相依關係 – 設定任務間的相依關係類型 G:建立資源資訊 – 在資源工作表輸入資源資源 H:分派資源 – 在甘特圖將任務分派給資源 53 12-3
  54. 54. mFHC Guru-tech Inc 54 下載安裝GanttProject
  55. 55. mFHC Guru-tech Inc A:建立新專案 決定專案開始或完成日期以及排程方式 55
  56. 56. mFHC Guru-tech Inc 56 B:建立行事曆-例假日、排休等
  57. 57. mFHC Guru-tech Inc 57 專案行事曆 新的開始日期
  58. 58. mFHC Guru-tech Inc C:輸入任務清單 依照任務執行的先後,輸入任務名稱 58
  59. 59. mFHC Guru-tech Inc 59 D:輸入任務工期 輸入任務執行所需的工期大小
  60. 60. mFHC Guru-tech Inc 60 E:建立工作分解結構圖 建立任務的大綱層次
  61. 61. mFHC Guru-tech Inc 61 F:建立任務相依關係 設定任務間的相依關係類型,FS、SS、FF、SF
  62. 62. mFHC Guru-tech Inc 62 G:建立資源資訊
  63. 63. mFHC Guru-tech Inc H:分派資源 在甘特圖將任務分派給資源 63
  64. 64. mFHC Guru-tech Inc 64
  65. 65. mFHC Guru-tech Inc 65 Accountable & Be a performer Collaborative
  66. 66. mFHC Guru-tech Inc 示範演練 & QA • 專案管理的目的 – 工作調度 – 分享資訊 – 溝通問題 • 規劃 – 「工作說明書」 – 「專案執行計畫書」 – 「需求分析報告書」 – 開立專案規格書 • 執行與監控 – 執行專案測試,分派修改工作並追蹤狀況 • 管理與溝通協調 • 工具 – Trello 、 Slack
  67. 67. mFHC Guru-tech Inc Thank you! — 創 造 人 才 的 價 與 質 — 67

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