專案管理—專案管理小技巧 x 12 12 Tips for Agile Team and Project Management powered by mFHC BANK of ALBITER.GRABY.WADE 張大明 Ta-Ming Chang richard@abctech.pro 摩方人力資本科技股份有限公司 共同創辦人兼執行長

1. mFHC Guru-tech Inc
專 案 管 理
— 專 案 管 理 小 技 巧 x 1 2
張大明 Ta-Ming Chang richard@abctech.pro
摩方人力資本科技股份有限公司
共同創辦人兼執行長
1
12 Tips for Agile Team and Project Management
powered by mFHC BANK of ALBITER.GRABY.WADE

2. mFHC Guru-tech Inc
Ta-Ming Chang-張大明
• 摩方人力資本科技股份有限公司
共同創辦人兼執行長 2019-
• 育睿科技股份有限公司
創辦人兼執行長 2012-
• 專案管理資歷
– DOT100百豆運動：數位經濟世代人才100計畫—Be a Talent100 of Digital+ in 2018-2025. 讓自己成為數位經濟世代的乾貨
（DIGITAL+ FOR TALENT100），亞太數位聯盟-眾創基地（2017）
– 賦陪媒3E創業培育模式—賦能Empower、陪伴Engage、媒合Enrich（張大明，羅志傑，2017/9）
– ALBITER歐倍特螺旋式（4 Cycles）教學設計與實施手冊（張大明，羅志傑，2016/6）
– SBIR經濟部小型企業研發補助計畫—思翱夫子雲倍力大數據服務開放創新研發計畫主持人（ALBITER，2015-2016）
– 國際專案管理學會台灣分會秘書長（2011-2012/6），國際專案管理學會台灣分會志工PM（2009-2011）
– APDA社團法人亞太數位聯盟 數位移轉委員會主委， APDA眾創基地—創業智庫召集人/教育總監（2017-現）
– WCECA社團法人世界文創產學經貿協會 執行長（2017-現），CSU中華兩岸EMBA聯合會副活動長（2017-現）
– 勞動力發展署「青銀交流‧世代共融」全國青年提案競賽-青銀共創工作坊會議議程（台北場）創業輔導業師（2016-2017）
– xAPI中文實踐社群指導委員會Corporate L&D Coordinator；美國ATD會員 (ASTD)，國際價值工程協會（SAVE International）
副價值專家（Associate Value Specialist, AVS）；中華價值管理學會會員
– 新北市企業榮譽志工（新北榮指員，2017-現），新北市專業職能培訓人員職業工會-大數據應用職能發展委員會主委（2016-現）
2

3. mFHC Guru-tech Inc 3
Knowledge of
good PM practice
對於專案管理實務
知識的掌握
Political Savvy 政治敏銳度
Influence 影響力
Communications
Decision Making
溝通與決策

4. mFHC Guru-tech Inc 4
PMTQ的主要組成要素：1.源源不斷的好奇心，2.掌握全域的領導力，3.未來適用的人才庫
PMI調查顯示：專案領導人需要提高PMTQ-專案管理科技商數。https://www.businesswire.com/news/home/20190320005331/zh-HK/

5. mFHC Guru-tech Inc
敏
捷
專
案
三
角團隊
目標工具
5
powered by ALBITER + GRABY +WADE

6. mFHC Guru-tech Inc
專案管理演練12法寶-12TIPS
6
Tip 1：專案三角
Tip 2：工作分解結構-WBS
Tip 3：甘特圖-時間
Tip 4：甘特圖-成本
Tip 5：專案計畫前-啟始
Tip 6：專案計劃-WBS & 甘特圖
Tip 7：專案時間管理-要徑
Tip 8：專案人力管理-資源撫平
Tip 9：專案溝通管理-敏捷會議
Tip 10：專案溝通管理-一頁式報告
Tip 11：專案結案管理-Lesson Learn
Tip 12：專案管理工具

7. mFHC Guru-tech Inc
專案三角的應用
– 專案管理的微觀與巨觀
7
1

8. mFHC Guru-tech Inc
Q1-1：專案管理關鍵特性，就是面對諸多因素的限制，並在這個限制的
前提、環境下，達成預定的目標。你知道有那些要素嗎?
8
成本 時間
範圍
在有限的時間及成
本、資原下完成任
務(範圍)
1-1

9. mFHC Guru-tech Inc
Q1-2：運用專案三角來解釋專案管理的限制是最傳神的，你可以說說看
嗎?
9
範圍
範圍
時間
時間
成本
成本
1-2

10. mFHC Guru-tech Inc
關於WBS
工作分解結構圖 Work Breakdown Structure
10
2

11. mFHC Guru-tech Inc
Fig. WBS的呈現方式
2-1

12. mFHC Guru-tech Inc
Q2-1：承前，需要大家幫忙建構這個案例的模擬，原則
上是依目前的專案資訊，先建構一個WBS，模擬這個專案
的情況!! 用畫的來說明這個Case，妳你可以嗎?
• 你可以說出建構一個WBS的必要資料/資訊有哪些嗎?
12
2-2

13. mFHC Guru-tech Inc
Q2-2：承前，需要大家幫忙建構這個案例的模擬，原則
上是依目前的專案資訊，先建構一個WBS，模擬這個專案
的情況!! 用畫的來說明這個Case，妳/你可以嗎?
• 可以多說明剛才提及的專案資訊?
– 任務、工期，專案的開始日期、結束日期
– 人力資源(專案團隊成員)
– 成本(固定成本、變動成本)
– 任務相依關係
– 任務工期的計算，專案時程的計算
– 其他
13
2-3

14. mFHC Guru-tech Inc
關於甘特圖
Basic 入門-計算時間
14
3

15. mFHC Guru-tech Inc
國際商展專案計畫書
15
3-1

16. mFHC Guru-tech Inc
資源工作表：人力 & 物力
16
3-2

17. mFHC Guru-tech Inc
獨立的兩件工作
• A需要做16工作小時
• B需要做8工作小時
全部做完
要幾天?
Q3-1：
3-3

18. mFHC Guru-tech Inc
有關聯的兩件工作(長條圖)
• A需要做16工作小時
• B需要做8工作小時
• A做完後再換B
全部做完
要幾天?
Q3-2：
3-4

19. mFHC Guru-tech Inc
獨立的兩件工作(誰負責?)
• A需要做16工作小時
– 由甲負責，每天工作8小時
• B需要做8工作小時
– 由乙以負責，每天工作8小時
• A做完後再換B
全部做完
要幾天?
Q3-3：
3-5

20. mFHC Guru-tech Inc
有關聯的兩件工作(誰負責?)
• A需要做16工作小時
– 由甲負責，每天工作4小時
• B需要做8工作小時
– 由乙以負責，每天工作4小時
• A做完後再換B
全部做完
要幾天?
Q3-4：
3-6

21. mFHC Guru-tech Inc
有關聯的兩件工作(同一人負責?)
• A需要做16工作小時
– 由甲負責，每天工作8小時
• B需要做8工作小時
– 也是由甲負責
• A做完後再換B
全部做完
要幾天?
Q3-5：
3-7

22. mFHC Guru-tech Inc
有關聯的兩件工作(誰負責?)
• A需要做16工作小時
– 由甲、乙負責，每人每天工作8小時
• B需要做8工作小時
– 由甲、乙負責，每人每天工作8小時
• A做完後再換B
全部做完
要幾天?
Q3-6：
3-8

23. mFHC Guru-tech Inc
有關聯的兩件工作(何時完成?)
• A需要做16工作小時，開始日期是5/28
– 由甲負責，每天工作8小時
• B需要做8工作小時
– 由乙以負責，每天工作8小時
• A做完後再換B
全部做完
是哪一天?
Q3-7：
3-9

24. mFHC Guru-tech Inc
A
B
C
D
E
F
第一個
群組工
作包含
任務A,
B, C
第二個
群組工
作包含
任務D,
E, F
藍色2單位工期紅色1單位工期3-10

25. mFHC Guru-tech Inc
如何描述工作分工狀況(一)
編號 任務名稱 工期 前置任務 分派資源
1 任務A 2 甲
2 任務B 1 1 乙
3 任務C 2 1 丙
4 任務D 1 丁
5 任務E 2 4 戊
6 任務F 1 5 己
3-11

26. mFHC Guru-tech Inc
如何描述工作分工狀況(二)
編
號
任務名
稱
工期
前置
任務
分派
資源
1 任務A 2 甲
2 任務B 1 1 乙
3 任務C 2 1 丙
4 任務D 1 丁
5 任務E 2 4 戊
6 任務F 1 5 己
A
B
C
D
E
F
3-12

27. mFHC Guru-tech Inc
關於甘特圖
Basic 入門-計算成本
27
4

28. mFHC Guru-tech Inc
有關聯的兩件工作(誰做需要多少錢?)
• A需要做16工作小時
– 由甲負責，每天工作8小時，工資300元/小時
• B需要做8工作小時
– 由乙以負責，每天工作8小時，工資200元/小時
• A做完後再換B
全部做完要幾
天? 多少錢
Q4-1：
4-1

29. mFHC Guru-tech Inc
如何描述工作分工狀況(二)
編
號
任務
名稱
工
期
前
置
任
務
分
派
資
源
計
畫
權
重
人
月
1 任務
A
2 甲 2/9 2
2 任務
B
1 1 乙 1/9 1
3 任務
C
2 1 丙 2/9 2
4 任務
D
1 丁 1/9 1
5 任務
E
2 4 戊 2/9 2
6 任務
F
1 5 己 1/9 1
A
B
C
D
E
F
甲,乙,丙,丁,戊,己 每人200元/單位時間
4/9 5/9
4-2

30. mFHC Guru-tech Inc
如何描述工作分工狀況(三)
編
號
任務
名稱
工
期
前
置
任
務
分
派
資
源
計
畫
權
重
人
月
1 任務
A
2 甲 2
2 任務
B
1 1 乙 1
3 任務
C
2 1 丙 2
4 任務
D
1 丁 1
5 任務
E
2 4 戊 2
6 任務
F
1 5 己 1
A
B
C
D
E
F
甲,乙,丙每人300元/單位時間
丁,戊,己 每人200元/單位時間
4-3

31. mFHC Guru-tech Inc
專案計劃前
專案啟動 vs. 商業敏銳度
31
5

32. mFHC Guru-tech Inc
誰是大PM!
• 請選出每組的PM
• 團隊成員的默契培養
• 專案的選擇與準備
– 專案基本資訊(背景)：過去案例的分析
– 專案所需的資源(人員)
– 專案的總工期
– 專案所需的總成本
Q5-1：
5-1

33. mFHC Guru-tech Inc
專案計劃
專案軟硬技巧-WBS & 甘特圖
33
6

34. mFHC Guru-tech Inc
Q6-1：如果從限制觀點，你已了解專案管理的特性，接
下來由老師帶領大家從案例模擬，來深切體驗個中道理，
你準備好了嗎?
• 案例說明：
– Fish是一位計畫助理(專案)，她必須依照計畫的時程、人力、執行
事項，推演出整建式的全貌，並且回答老闆的提問，如下：
• 照目前的狀況，計畫執行可以順利嗎? (人力、物力、成本，時程等)
• 這個案子過去都沒執行過，老闆問Fish的意見，妳覺得哪個環節是最
需要注意的?(風險!!)
• 這個案子的X先生，這個人的Loading很重，要如何安排呢? (成本 &
工時； 替代人選? )
34
6-1

35. mFHC Guru-tech Inc
Q6-2：新專案的挑戰
• 專案開始日期：2015年6月 (2015/6/29)
• 用文件說明，以memo紙或方格紙繪製，建構一個WBS
• 專案團隊的掌握
– 工作時間(國定假日)
– 人力成本 (每人工時成本，總成本)
– 人力Loading過大 (Who)
• 專案範圍的掌握
– 延遲會影響時程的任務 (要徑任務)
– 驗收點 (里程碑)
• 還有哪些風險?
6-2

36. mFHC Guru-tech Inc
專案時間管理
專案硬技巧-要徑法
36
7

37. mFHC Guru-tech Inc
Q7-1：時程的調整(要徑法)─專案時程要提前
• 要如何將專案的完成提前
– 要徑法，將要徑任務縮短工期
– 要徑法，將要徑任務提前，譬如：更改前置任務
• 待答問題
– 請問那些任務變成非要徑任務?
– 任務總工期的改變?
– 專案完成日的改變?
37
7-1

38. mFHC Guru-tech Inc
Q7-2：時程的調整(要徑法)
• 直接修改執行階段與驗收階段的任務工期，將任務的工期
變短
– 請問那些任務變成非要徑任務?
– 任務總工期的改變?
– 專案完成日的改變?
• 有哪些資源有發生資源過度分派?
38
7-2

39. mFHC Guru-tech Inc
專案人力管理
專案硬技巧 Basic -資源撫平
39
8

40. mFHC Guru-tech Inc
Q8-1：資源撫平(過度分派的資源)
• 有哪些資源有發生資源過度分派?
– 如何解決...
1. 替換人手(更改分派)
2. 增加投入量(增加人手)
3. 指派資源行事曆(工作日增加)
– 直接變更任務總工時，減少工期，如果不是，增加資源投入(重
新分派資源)，來減少工期
– (拚了三天，結果只少了一天?? 真不划算)，應該要如何做? 資源
花在刀口上!!
40
8-1

41. mFHC Guru-tech Inc
專案溝通管理
執行與監控階段 Basic-敏捷會議舉行
41
9

42. mFHC Guru-tech Inc
敏捷會議法
• 會議基本流程
• 會議討論架構
– 我上週完成什麼
– 我遇到什麼困難
– 我需要什麼幫助
• 結論
42
Q9-1：
9-1

43. mFHC Guru-tech Inc
什麼是RACI模型?
• RACI是一個用以明確組織變革過程中的各個角色及其相關責任
的相對直觀的模型。
• 變革過程是不可能自發或者自動進行的，必須有人對其進行作
用，促使進程發生變化。
• 因而，就很有必要對誰做什麼，以及促發什麼樣的變革進行定
義和描述。
– 誰負責（R = Responsible），負責執行任務的角色，具體負責操控項目、解
決問題。
– 誰批准（A = Accountable），對任務負全責的角色，只有經其同意或簽署
之後，項目才能得以進行。
– 咨詢誰（C = Consulted），在任務實施前或中提供指定性意見的人員。
– 告知誰（I = Informed），及時被通知結果的人員，不必向其咨詢、征求意
見。
43
9-2

44. mFHC Guru-tech Inc
RACI表的建立步驟
—RACI模型通常利用RACI表來幫助討論、交流各個角色及相關責任
1. 辨識整個流程，找出各項活動，將它們記錄在RACI表的左側
2. 辨識流程、活動中的所有角色，將它們記錄在RACI表的上方
3. 完成RACI表的方格單元： 辨識每一個流程、活動的角色 - R、
A、C、I
4. 每一個流程最好有且只有一個“R”角色，這是RACI的一般原
則。 當一個流程找不到“R”角色時，則出現缺口。 當一個流
程有多個“R”角色時，則出現交疊
– 解決缺口問題：如果某個流程找不到“R”角色，這時對流程負全責的權威人
士則應該在現有角色中（或者發現新人選）挑選、任命一人擔任“R”。更新
RACI表，對各個角色及其相關責任進行闡述
– 解決交疊問題：如果不止一個“R”存在，那麼就要對該流程進行再分解，然
而再對“R”進行分配
44
9-3

45. mFHC Guru-tech Inc
如何描述工作分工狀況(五)
編
號
任務名稱 工期
前置
任務
分派
資源
計畫
權重
人月 甲 乙 丙 丁 戊 己
1
任務A 2 甲,丙 2 A A C R C C
2
任務B 1 1 乙,戊 1 A A A I A
3
任務C 2 1 丙,己 2 R/C R
4
任務D 1 乙,丁 1 I C A R C A
5
任務E 2 4 甲,戊 2 R/I R R
6
任務F 1 5
丁,戊,
己
1 R C C C C
A過多表示該
活動跨角色/組
織的權限不均
衡
空白太少表示
該活動涉及角
色/組織太多
R過多表示該角色
或組織負擔過重
或缺乏專注
沒有R或A表示該角色
或組織是否應該取得
額外的責任，否則可
能被取消或解散
RACI
• 誰負責（R = Responsible）
• 誰批准（A = Accountable）
• 咨詢誰（C = Consulted）
• 告知誰（I = Informed）
9-4

46. mFHC Guru-tech Inc
專案溝通管理
執行與監控階段 Advance-一頁式報告
46
10

47. mFHC Guru-tech Inc 47
http://www.books.com.tw/products/0010503535
10-1

48. mFHC Guru-tech Inc
專案結案管理
專案實務-Lesson Learn
48
11

49. mFHC Guru-tech Inc
PKM- Personal Knowledge Management 個人知識庫 & 分享
49
11-1

50. mFHC Guru-tech Inc
專案管理工具
工欲善其事、必先利其器
50
12

51. mFHC Guru-tech Inc
GanttProject擬定專案計畫
◼ 八個步驟
A B C D E F G H
輸入流程 A 至 H
51
Q12-1：
12-1

52. mFHC Guru-tech Inc
A：建立新專案
– 決定專案開始或完成日期以及排程方式
B：建立行事曆
– 建立專案執行日的時間基準，並指定給專案使用
C：輸入任務清單
– 依照任務執行的先後，輸入任務名稱
D：輸入任務工期
– 輸入任務執行所需的工期大小
52
12-2

53. mFHC Guru-tech Inc
E：建立工作分解結構圖
– 建立任務的大綱層次
F：建立任務相依關係
– 設定任務間的相依關係類型
G：建立資源資訊
– 在資源工作表輸入資源資源
H：分派資源
– 在甘特圖將任務分派給資源
53
12-3

54. mFHC Guru-tech Inc 54
下載安裝GanttProject

55. mFHC Guru-tech Inc
A：建立新專案
決定專案開始或完成日期以及排程方式
55

56. mFHC Guru-tech Inc 56
B：建立行事曆-例假日、排休等

57. mFHC Guru-tech Inc 57
專案行事曆
新的開始日期

58. mFHC Guru-tech Inc
C：輸入任務清單
依照任務執行的先後，輸入任務名稱
58

59. mFHC Guru-tech Inc 59
D：輸入任務工期
輸入任務執行所需的工期大小

60. mFHC Guru-tech Inc 60
E：建立工作分解結構圖
建立任務的大綱層次

61. mFHC Guru-tech Inc 61
F：建立任務相依關係
設定任務間的相依關係類型，FS、SS、FF、SF

62. mFHC Guru-tech Inc 62
G：建立資源資訊

63. mFHC Guru-tech Inc
H：分派資源
在甘特圖將任務分派給資源
63

64. mFHC Guru-tech Inc 64

65. mFHC Guru-tech Inc 65
Accountable &
Be a performer
Collaborative

66. mFHC Guru-tech Inc
示範演練 & QA
• 專案管理的目的
– 工作調度
– 分享資訊
– 溝通問題
• 規劃
– 「工作說明書」
– 「專案執行計畫書」
– 「需求分析報告書」
– 開立專案規格書
• 執行與監控
– 執行專案測試，分派修改工作並追蹤狀況
• 管理與溝通協調
• 工具
– Trello 、 Slack

67. mFHC Guru-tech Inc
Thank you!
— 創 造 人 才 的 價 與 質 —
67