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Proyecto de bases de datos bibliotecologia

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Manual de Microsoft Access, ‡ ・ 夕 ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ UNIVERSIDAD TECNICA DE ⅣlANABI W器 網 猟靱 脳霧鑢こ盤勝援 S PROYECTo DE BASE DE DATOs TEMA hg。 ■2′ブα″αCθ みθヵα Sexto Nivel icrosoft Ac 焔 r`′ノ″ 2014 を ／ Manual de lntegrantes: Macfas Ydpez Laura Plila Mendndez Cdsar Docente:
Mα″″α′J′ ′zJcrasa/rИ “ ιS, ヽ マ INDICE INDICE…………¨…………………………………………… ……… … … … …………… l VIS:ON UTM … … … … ¨¨ ¨ ¨¨ ¨¨ ¨ ¨¨ ¨ ¨ ¨ ¨ lV MISIdN U.T.M. JV vrsr6rv rcHs....... ¨¨ ¨¨ ¨V MiSiON EBCI… …………………… …… ¨ ¨ V: V:SiON EBC:… ¨… …¨… ……………… ……… … ¨¨ ¨ ¨ ¨ Vl INTRODUCC10N …… …… …… ……… 1 CAPITULO I _ ¨ ¨ ¨¨………………………………………………………………………………………2 Tema:… ………………………………………………………………………………………………………………………3 3 0bletlvo… ……………………………………………………………………………………………………………4 310切etiVO general… ………………………………………………………………4 3 2 0bJetivos cspeciflcOs¨ _¨ ¨……………………………………………………………………………………4 CAPITULO‖ … … ……. …¨¨¨ ……………………………5 ……… …… ……… 5 2 MANUAL DE ACCESS ¨ ………………………………………………………………………………………6 2 1 DEFINICION DE BASE DE DATOS DE MICROSOFT ACCESS… ……………6 2 2 ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS 2010… ………………………………………………………7 2 2 2 La pantalla inicial… …………………………………………………/… ……………7 2 2 3 Las barras_… ……… …………………………………/… …………8
Manuul de Microsoft Access. 2.7.5. Eliminar una relaci6n de tabla., .....,............ 31 2.7.6. Modificartablas de datos.... .....33 2.7.7. Anadir un nuevo campo....... .....34 2.7.8. Agregar un campo mediante la entrada de datos.... ......34 2.7.9. Establecer propiedades de un campo....... ..................... 35 2.7.rc. Establecer propiedades de campo en la vista hoja de datos.................."......... 35 2.7.11. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos......... ........... 35 2.7.12. Cambiar el nombre de un campo....... .......36 2.7.13. Cambiar el tipo de datos de un campo....... ................. 36 2.7.13. Tipos de datos de campo en Microsoft Access... ........37 2.7 .15 . Establecer otras propiedades de campo . . . . 39 2.7.16. Cambiar el tipo de datos de un ctlmpo....... ......".......... 40 2.7.17. Tamaflo del campo. .........."......42 2.7.18. Modificar el disefro de una tabla en Vista Hoja de Datos........ .....44 2.8. LAS RELACIONES.......... .........4s 2.8.1,. Crear la primera relaci6n. .....45 2.8.2. Eliminar relaciones. .............. 50 2.8.5. Visualizar todas las relaciones. ..."........ ......52 opulsare1bot6nMostrartodaslasreIacionesenIapestafraDiseflo..., 2.9. CONSULTAS..... ........./...............52 // 2.9.1. Tipos de consu1tas............... I ..... 53 2.9.2. Crear una consulta............... .... 54 2.9.6. Definir campos calculados. ....... 58 2.9.7 Ecabezados de columna ............. 58 2.9.8. Guardar la consulta .................. 59 2.9.10. Ejecutar la consulta ................. 60 2.10.FORMULARIOS.… ………………………・ 2.l0.1.Iniciar el asistente para formularios.......... .............'.... 61 21A.2. El asistente para formularios......... .......'...62 2.10.3. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario-.....'....................'.. 65 2.10.4. Crear un formulario usando un solo elemento... ..-.'..-' 66 2.10.5. Creaci6n autom6tica de hojas secundarias de datos .......'..........'.. 66 ︶     ︶
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. 2 1l INFORNIES _ ……………… …… … ………………… … ……………… …66 2 11 l La vista diseio de infol.1le… … …………… …… … …… …………… 67 2 11 2 La pestaia Diseう o de infonne… …… …… ……… … … … …… … 69 2 11 3 El grupo COntroles… ………………………………………………………………………70 212 1MPORTAR Y EXPORTAR DATOS… ………………………………………………… 74 2 12 1 1mportar datos ……… …… ………………… … ……………… ……… ……… …… …………74 2 12 2 Exportar Datos… ……………………………………………………………………………77 2 12 3 ExpOrtara Word y Excel ¨ … …… …… … …………… … … …79 2 12 4 0btener datos por vinculaci6n ¨… ……… …… …………………… …80 2 12 5 EI Administrador dc tablas宙 nculadas… ……………………………………………81 CAplTuLO‖ ￨ CONCLUS10NES Y RECOMENDAC10NES … … … … ……… … ………… ……… ……… 82 CONCLUS10NES RECOMENDAC10NES ¨84 CRONOGRAMA DE ACriV:DAD[S… …¨……… …… … …¨…………… … … …………… …… 85 BIBL10GRAFIA¨ … … ¨… ¨……… … … … …¨ ………… … … … ………… ……… … 86
施 ″″α′d`』ビJca興 “ ノン/CCess. V V シ V ▼ TJNryERSTDAD TECNICA DE MANABi VIS10N U.ToPI Scr instituci6n unlversi鯰 Ha lider y rcferente de la educaci6n supcriOr en el Ecuado■ promovicndo la crcaci6n,desarr。1lo,transmisi6n y difusi6n dc la cicncia,la“ cnica y la cultura,con rccOnOciinientO sOcial y prevenci6n MISIoN I].T.M. Formar academicos cientificos y profesionares, responsabres, humanistas, 6ticos solidarios, comprometidos con ros objetivos del desarrollo nacional, que contribuyan a la soluci6n de los problemas der pais como universidad de docencia con investigaci6n, capaces de generar y aplicar nuevos conocimientos, fomentando.h promoci6n y difusi6n de los saberes y las culturas previstos en la constituci on dd la Reptiblica del Ecuador ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ lV
Manual de Microsoft Access. V ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ FACTILTAD DE CIENCIAS HUMANiSTTCAS Y SOCIALES MISIoN FCHS Formar profesionales de tercer nivel en cada una de las carreras de la Facultad con conocimientos cientificos, en el 6rea humanista, tecnica y social capaces de liderar procesos de cambio y emprendimiento social y econ6mico, para cumplir con eficacia y eficiencia las demandas de la sociedad. VISI6N TCHS SerA una unidad acaddmica fortalecida institucionalmente y cimentada en [a organizaci6n y planificaci6n educativa, acorde con el desarrollo cientifico, pedag6gico y tecnol6gico en todas las rireas; con docentes con formacion de y quinto nivel, acreditados en los campos de la docencia, i con la colectividad, abiertos a todas las corrientes del para generar e impulsar el desarrollo socio-productivo de manera regional, nacional y mundial. y sostenible a nivel local,
Manual de Microsoft Access. ESCUELA Df,, BIBLIOTECOLOGiA Y CIE,NCIAS DE LA IN}'ORMACI6N. MISIoN EBCI El programa de Licenciatura en Bibliotecologia y ciencias de la Informacion se plantea como misi6n fundamenkl la de formar a mediano y largo plazo cuadros profesionales de alto nivel, academico, cuyos conocimientos les permita involucrarse plenamente con los procesos de construcci6n del conocimiento desde la perspectiva del manejo de la informaci6n cientifico-tdcnica entendida como tal la adecuada selecci6n de fuentes documentales, su procesamiento tecnico, la organizaci6n de las unidades de informaci6n y la difusi6n del conocimiento mediante la aplicacion de los convencionales procedimientos bibliotecologicos, asi como de las nuevas tecnologias de la informaci6n y la comunicaci6n (TICs), reconocidas en el 6mbito bibliotecol6gico como PROCEDIMIENTOS DOCUMATICOS. VIS10N EBCI La construccion de un eficiente sistema de informaci6n a nivel nacional demanda de la generaci6n de una infraestructura t6cnica y humana que posibilite compatibilizar los recursos materiales con su puesta en servicio de manera eficiente. Esperamos en cuatro afros contar con una generaci6n de profesionales de la Bibliotecologia y las Ciencias de la Informaci6n que aporte objetivamente al desarrollo cultural/ social, academico y cientifico del pais para, a partir de entonces, multiplicar la planfa de profesionales con altos niveles de especializaci6n para asi poder dar respuesta a las demandas de un mundo globalizado. vl ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶
ν V Manual de Microsoft Access. INTRODUCCI6N Una base de datos es una recopilacion de informaci6n relativa a un asunto o prop6sito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colecci6n de musica. Si la base de datos no esti almacenada en un equipo, o s6lo est6n instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informaci6n procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demils objetos que formardn la base de datos, es importante invertir algirn tiempo en disefrar la base de datos. Independientemente de que estd utilizando una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access, un buen diseflo de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demds objetos que formar6n la base de datos, es importante invertir algun tiempo en diseflar la base de datos. lndependientemente de que este utilizando una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access, un buen diseffo de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Lo expuesto se detalla de acuerdo a los siguientes capitulos. En el capitulo I, se presenta el tema, y de forma detallada la juftificacion. objetivos general y especificos, los mismos que orientan al desarrollo del presente manual. En el capitulo II, se detallas de forma texlual y grdfica el manual de Access, el mismo que ha sido citado de acuerdo a la fuente donde se lo consult6. Para finalizar, se tiene el capitulo III, donde se describen las conclusiones del manual y recomendaciones para un adecuado uso del manual. Asi mismo se presentan la fuentes bibliogr6ficas utilizadas durante e[ desarrollo del material.
CAPITuLO I / ル麟′′″ “ ′αιル名′ι′asOo/cCCSS.
Manual tle Microsoft Access. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Tema: Manual de Access .lustificacirin El programa de Microsoft Access, es una herramienta de Microsoft para la definici6n y manipulaci6n de bases de datos, cuyo prop6sito principal es mantener informaci6n y hacer que estd disponible en e[ momento requerido. Esta informaci6n es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en 61, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se disefran para manejar grandes cantidades de informaci6n. El manejo de datos incluye tanto la definici6n de las estructuras para el almacenamiento de la informaci6n como los mecanismos para el manejo de la misma. Su aplicaci6n evita la redundancia, la inconsistencia de la informaci6n, obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adici6n y eliminacion de datos a la base de datos. Con el uso de las bases de datos Access, es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos, manteniendo su integridad entre los datos- Por lo antes expuesto, se justifica la realizaci6n del presente manual, gXmismo que va a beneficiar a todos los usuarios que en cualquier momento requiy'ren de asegurar su informacion y agilizar los procesos de consulta, reportes, filtros, ey'tre otros. Con este manual, se aportani de forma significativa a las ciencias informiiticas, por el enfoque de seguridad que Access muestra al momento del manejo de los datos e informacion. う ０
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. 3. Objetivo 3.1. Objetivo general Crear un manual de Access para el usuario como apoyo al uso de las bases de datos. 3.2. Objetivos especificos - Fundamentar bibliogrdficamente el desarrollo de la revisi6n de la literatura para la creaci6n del manual de Access. - Desarrollar el manual de Access utilizando las herramientas informdticas adecuadas para su comprension y utilizaci6n como apoyo al manejo de las bases de datos. - Socializar el manual de Access para su compresion y uso. 4
CAPITULO II Marco te6rico ソИα″″α′″ιMic″οsa/r ИcCess. /
Manual de Microsofl Access. 2. MANUAL DE ACCESS 2.1. Df,,FINICION DE BASE DE DATOS Df, MICROSOFT ACCESS Colecci6n de datos y objetos relacionados con una finalidad o tema en particular. Una base de datos de Microsoft Access puede contener tablas. consultas, formularios, informes, macros, m6dulos y accesos directos a priginas de acceso a datos. El motor de base de datos Microsofi Jet administra los datos de las tablas que residen en Ia base de datos. Los datos de tablas vinculadas pueden residir en otra base de datos de Access, en un origen de datos extemo como, por ejemplo, dBASE o Microsoft Excel, o en un origen de datos ODBC como Microsoft SQL Server. Una base de datos es una recopilaci6n de informaci6n relativa a un asunto o proposito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colecci6n de mtsica. Si la base de datos no estd almacenada en un equipo, o s6lo estiin instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacion procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. 1● uando camOia ein● merO de lo:●rono de un proveedo4 dobe actualizarse en el archivo de tarletasy en varlas hojas lnrorri-laca6n de produclos en un dE produetos. Dire cciltrnes de clientes en una lista dE corr€o -︶ ︶ ︶ lnfornrac16n sobre pedidos en una hoja d€ cdlcu,o Conceptos bdsicos de Access Si quieres aprender o reparsar conceptos b6sicos de bases de datos o quieres conocer los objetos que maneja Access 2010, consriltalo uqoi' II 6
Manual de Microsoft Access. 2.2.ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS 2010 2.2.1. Arrancar y cerrar/tccess 2010 Dos fol:::as basicas dc iniciar Acccss 2010 ‐Desde ei bOth lnici。 (1ll:〕)situad。 ,nonlnalmente,en ia csquina infeJOr lzquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el bot6n Inicio se despliega un menu. Colocar el cursor en Todos los programas, apareceri la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciard el programa. - Desde el icono de Access 20 l0 del escritorio. Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las sigrrientes operaciones: - Hacer clic en el bot6n cerrar - Pulsar la combinaci6n de teclas ALT+F4. - Flacer clic sobre la pestafra Archivo y pulsa el bot6n Salir 2.2.2. Lr pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como 6sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Asi conoceremos los nombres de los diferentes elementos y senl m6s fdcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuaci6n (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qud elementos quiere que se vean en cada momento. 7
Manual de Microsoft Access. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ k. d. d.t.a 6 Sa@ tot fi dri t!,rd,jt.,ri :td ljri i{ i *-- *, 2.2.3. Las barras La barra de Titulo La barra de titulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha est6n los botones Wra maximiza ノrestaurar v ccrrar La barra de Acceso r{pido La barra de acceso rripido contiene las Guardar o Deshacer. Esta barra puede personalizarse para afradir todos los botones que quieras. Veremos c6mo m6s adelante. 8 m6s habituales de Access como a'l t@ rl1 t,Jjr.rr.l ,- rxi! - t"!r*
Manual de Microsoft Access. ツ ▼ La Cinta de opciones. N ス ト La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestafias. Al hacer clic en una pestafla accederemos a su ficha que contiene los botones y menus, organizados en categorias o grupos. Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado bot6n necesitaremos saber en qu6 pestafia se encuentra y,para mds seffa, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar seria la localizacifin exacta del bot6n Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestafla Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura. En algunos momentos algunas opciones no estarin disponibles, las reconocerds porque tienen un color atenuado, gris. La cinta es dindmica y se comporta de forma inteligente. Esta disefladapara simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te ser6n iltiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de por teclado. De esta forma aparecerdn pequeflos recuadros junto a las conjunto de teclas) que deberds pulsar para rat6n. y opciones indicando la tecla (o r a esa opcitin sin la necesidad del - - r'--- i:il a::: -.: : i:; Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenu. En tal caso, aparecer6n nuevos caracteres para estas nuevas opciones. 9 蹄 i 語
Manual de Microsoft Access, Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de miis espacio de trabajo. Para ello, debera,s hacer doble clic sobre cualquiera de las pestafras o utilizar el bot6n situado en la parte derecha de la cinta. Las opciones volveriin a mostrarse en el momento en el que welvas a hacer clic en cualquier pestafra o pulses de nuevo el bot6n. IE ;.1 .,' '- .. -i -',-"'.*,".,.. La pestafia Archivo es especial y como tal, estri destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestafias, no despliega una ficha tipica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un ment con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el boton Office. A este menu tambien puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A. Este menu contiene dos tipos biisicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al clic sobre ellos. Por ejemplo, la opci6n Guardar para guardar el documentg o Salir para cerrar la aplicaci6n. Tambi6n puede que algunas opciones un cuadro de dirilogo donde nos pedirii miis informaci6n sobre la acci6n a como la opcion Abrir. Opci6n que muestra mils informao6n. opciones lo que hacen es mostrar miis opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opci6n Informacion que muestra informaci6n de la base de datos abierta o reciente que muestra un listado de las fltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreari 10
Manual de Microsoft Access. V V ▼ ▼ ∨ ツ con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opci6n activa. =1● a, Dato∫ ett`in● ` H● 子●ml(otos o(0こ `ed Bases de datcs recientes も 'ザ ザTず b 雹 T°∵すす ■ 腎警ヤず も 躊°∵￨■サ La barra de estado 'rti3 HoJa de drros La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicaci6n, proporciona distinta informaci6n segirn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqui nos indica que tenemos la tecla de teclado numdrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla diniimica, Gtifico dinrimico y Diseflo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequefro cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya ir6s aprendiendo la forma de los trotones que mri,s utilices. 2.2.3.Laayuda f) Access incorpora una documentaci6n muy ritil que explica las distintas opciones y caracteristicas del programa. Su consulta liente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos: -Hacer clic en el bot6n de Ayuda, en la zona derecha de la Cinta de opciones. -Pulsar la tecla Fl del teclado. -El programa tambien ofrece otras opciones interesantes, para elllo: l@r E Gurrd.rb.r! d. {,!tor coino j C.r,.' b.r. d! d.lot lr{ormaoon Reclente
Manual de Microsoft Access, -Pulsar Ayuda en la pestafla Archivo. En este apartado adem6s encontrar6s enlaces a las webs de Microsoft que te facilitardn informaci6n sobre las novedades de esta versi6n en concreto, ayuda tdcnica o actualizaciones del programa. 2.3. CREAR UNA BASf, DE DATOS Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opci6n Nuevo de la pestaffa Archivo. gl 6urrdlr d: Guaririt obrclo como !j auird.. b.r. 6t driot (omo !. abrtr j C.rr.r b.r. d. d.to, Inlormaoon Se mostrariiLn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opci6n Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque tambidn partir de una base existente o de una plantilla Elijas la opci6n que elijas, un poco miis a Ia ver6s un panel con una vista previa y las opciones necesarias especificar el Nombre de archivo 1, programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empzar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando este lista. つ た @ Nuevo
Manual de Microsoft Access. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ︶ ″ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Para cambiar la ubicaci6n establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequefia carpeta que hayjunto a la caja de texto . Se abrir6 el siguiente cuadro de di6logo: ,.01 Erbhct*u ,r .ul.(lK , (urto lulr<hc . Oo<urntnlol 3, lm*4tn*r - Ocultar (.rpntar Se debe utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el う 、 ノ ilI a )j i,;gnl-il.,j( ? l',lut 4i Selcargat il flrfttorro srtls1 rr(t(nt?t
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. cuadro Nombre de archivo podrils escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrar6 el cuadro de di6logo y volveriis a la pantalla anterior. Pulsar el bot6n Crear para crear la base de datos. Automdticamente se creari nuestra nueva base de datos a la cual Access asignard la extensi6n .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Offrce 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad. Por defecto, Access abrirri una nueva tabla llamada Tablal para que puedas empezar a rellenar sus datos. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de objetos se crean a partir de estas. que todos los demiis Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el de navegaci6n, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean dentro de la base de datos. De entrada s6lo encontraremos la Tablal que se crea por defecto. Puedes ocultar el panel haciendo clic en el bot6n Ocultar. Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar que objetos mostrar y de que forma. 14 IM i : rr' . ,r: ."': ":. "' tl"rt; ::): ir r :4 r.i':-
Manual de Microsoft Access. 2.4. AVANZADO: IIL PANEL DE NAVEGACIoN Para trab ajar con todos los objetos de una hase de dalos de M icroson Acce ss, utllice la ventana Base de dat8s. En Objetos, elija et tipo de objeto con que desee trabalar. La ventana Ease de datos muastra una lista de los obietos de ese tipo. Utilice el bot6n I'luevo en la barra de herramie nlas de la venlana Base de dalos. o las opciones de "Crear. " en la parte superior de la lista para crear nu evos 0hjetos. Utilice el botdn Disefto pa ra modificar los objetos existenles. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ El Panel de navegaci6n es la herramienta que nos permitir6 acceder a los diferentes obietos almacenados en nuestra base de datos Access. como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del panel estii organizada por tipos de objetos: existe un grupo para las tablas, otro para las consultas, otro para formularios, informes, etc. Se puede ocultar el panel si necesitamos m6s espacio de trabajo, como ya hemos dicho. desde el bot6n Para volver a mostrarlo bastard con volver a pulsar el bot6n (esta vez en el sentido contrario )。 diFCCtamente sobre su nombre,en la barra quc se mostrari.en el lateral izquierdo de la ventana. Diferentes vistas del Panel Haciendo clic sobre la cabecera del panel r:r:: : ::::' -; - i- *e desplegarii un menf que se puede utilizar para cambiar la forma en que visualizamos los objetos. ︶   ︶ 15
Manual de Microsoft Access. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ i.r,,,,.r,.. i,,1,,t,,rj..tilr, t., rr Tsbra.s (+*.."ultal f6mlslrrioi j'ri r,,r.' Y ir::::::,fi ri:!il,::..jn:.: :a.:l Las primeras opciones son las de Desplazarse a la categoria. Nos permiten personalizar el tipo de agrupaci6n. Si bien por defecto vemos los objetos segtn su tipo: tablas, informes, etc. Tambien podemos mostrarlos por fecha a modo de historial, de forma que se muestren enla zona superior los modificados o creados m6s recientemente. O incluso, desde la opci6n Tablas y vistas relacionadas, podemos agrupar los objetos de forma l6gica. por ejemplo, todos los objetos relativos a la tabla clientes (informes, formularios, consultas...) estariin en un grupo, todos los referentes a pedidos en otro, etc. Observa la diferencia en la siguiente imagen: J ,J ...,1 {f'birtqr rv' lri'lrr,xh r *,1 : hbtts y■ stas relaclcnadas Personakzgdo Fijate c6mo cambian las agrupaciones y los encabezados de las mismas. Utilizar estas vistas con soltura puede ayudamos a organizarnos de forma miis eficaz, especialmente en bases de datos con grandes volirmenes de objetos. 16 ￨
Manual de Microsoft Access. En el caso de la agrupaci6n personalizada, de entrada todos los objetos aparecerAn en la categoria Objetos no asignados. Deberemos crear los diferentes grupos y darles un nombre. Luego, arrastrar los objetos hasta el encabezado de la categoria en que se pretenda mostraf . De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es miis sencillo encontrar un objeto que sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado. Mostrar u ocultar objetos en el panel Tatrbien desde [a cabecera sse puede filtrar que agrupaci6n de objetos queremos visualizar. Para ello, deberemos atender a las opciones que hay a continuacion del titulo Filtrar por grupo. t, I '.lri.1 r i I -!-r - , ].' 1.. i : En funci6n del tipo de agmpacion que hayamos opciones: - En la vista Tipo de objeto, que es la predeterminada, podremos escoger el tipo: Tablas, Consultas, Formularios, Informes... Las opciones son exclusivas, es decir, no puedes filtrar para que se muestren Tablas y, , dispondremos de unas u otras 17
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ．︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access, Consultas, pero no Formularios e Informes. Eso si, puedes escoger'fodos los objetos de Access para mostrarlos todos. - Si en cambio hemos escogido Tablas y vistas relacionadas, las opciones de filtro seriin cada una de las tablas de las que toman nombre las categorias. En nuestro ejemplo AULACLIC CLIENTES, AULACLIC FACTURAS,.. - Exactamente igual oculre con las fechas de creaci6n y modificaci6n. Podr6s filtrar por cada uno de los encabezados disponibles: Hoy, Ayer, Antiguo... Todas estas opciones ocultan totalmente los grupos no seleccionados en el filtro? pero tambidn es posible ocultar un irnico grupo. - Para ocultar una categoria especiflca deberemos hacer clic con el bot6n derecho del rat6n sobre 6l y escoger la opci6n Ocultar. De la misma forma, elegiremos Mostrar cuando queramos recuperarla. - Si en cambio es algo momentdneo, puede que nos sea m6s ritil la opcion contraer una categoria especifica. Para ello s6lo debemos hacer clic en su encabezado. Si volvemos a hacer clic se mostrard de nuevo. Por ilimo,si lo que queremos es ocultar lm ottctO en cOncrcto y no ll CategOria ∬ 蹴 f器 賞 罵 ‡ i∫1翼 棚 ∬ “ bソ 縣 耐 y / / Opcioncs de navegaci6ni Conflgurando el pane1 / Ya hemos visto pr6cticamente todas las opciones de organizacifinque ofrece el panel de navegaci6n. Varnos a ir un paso mris all6 explorando las Opciones de navegaci6n que ofrece. Podemos acceder a esta opcidn si hacemos clic con el bot6n derecho del rat6n sobre elirea vacia del panel. Asegrirate de que no haces clic sobre ningrin 18
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. 0可 etO ni encabezado. 」 ■t14■ tこ :=二 =:こ ず =1 1 11-:.￨」 ==・ :ゴ :￨￨二 ::i:Fi・ … 1繊 1,1, ・ ril■ ' Aれもto 'I i‐ 1■・ .」 ■‐￨ 廟 =‐ : 二'■ ￨ノ ‐●■ “ rゃ iぃ C)pciones de navegaci6n:Conflgurando el panel Ya hcmos visto prゼにticamcntc todas ias oPcioncs de organlzaci6n quc ofrccc cl panel de navegaci6n. Varnos a ir un paso mas antt exp10rando las Opciones de navegaci6n que ofrece.Podemos acceder a esta opci6n si hacemos clic con el bot6n derecho del rat6n sobre el赫ea vacia del panel.Asegttate de que no haces clic sobre ning血 o可 eto ni encabezado. ￨_114‐ = =二 ´ Se abrir6 una ventana como la siguiente: ●●re9● 9円口眸 Ca― ・ ‐ “ 壷 AErqlI IFrFE Ei@ @to C-P norrtr. (* ajGnrb OpodE d€prffittetr, J E!o.-Er obFis 6rtu6 liqrta qirFtE dd {{i@ l.tc5trf h!.ra dc bs*Edr a!.r(t{?erffi EtE rr'* a EoDae {rc 19
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Desde esta ventana podnis modificar el orden en que aparecen los distintos tipos de vista en el menri. Tambien podnis crear nuevos grupos (Agregar grupo) en tus vistas de tipo Personalizado. E incluso crear nuevas vistas de navegaci6n personalizadas desde la opci6n Agregar elemento. Desde esta ventana se puede gestionar el panel de navegaci6n de una forma muy sencilla e intuitiva. Ademds, una opci6n muy interesante es la de Mostrar objetos ocultos. Si la marcas, se mostrar6n en un color atenuado los grupos ocultos, de forma que puedas situarte en ellos y pulsar [a opci6n Mostrar flicilmente, para volver a hacerlos visibles. Tambien te puede resultar de utilidad Mostrar barra de busqueda, si tu base de datos contiene muchas tablas y dem6s objetos. Asi podnis buscar objetos por su nombre desde el propio panel de navegaci6n. 2.5. CERRAR LA BASE DE DATOS Se puede cerar una base de datos de varias formas: En la pestaia Archivo,elegir la opci6n Cerrar base de datos 」(":ar.=‐ そこぅいil. ―C)bien cerrar Access.Obviamente la base tambiё n se cerrara. 2.6.ABRIR UNA BASE DE DATOS Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes fbllllas: Desde la pesmia ArchivO>Abrir 20
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Desde las teclas rdpidas CTRL+A o ALT+A. En ambos mdtodos se abrir6 el cuadro de dirilogo Abrir para que selecciones el archivo que quieres abrir: Deber6s situarte en la carpeta donde se encuentre archivo o bien seleccionarlo y pulsar el bot6n Abrir. la base y hacer doble clic sobre el Desde la pestafia Archivo > Reciente En la opci6n Reciente encontrarfs una en el rn6todo anterior. los fltimos archivos abiertos, al igual que Haz clic en la que quieras abrir. Desde el acceso rdpido a las ultimas bases abiertas: Nada m6s abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opci6n en Inicio > Todos los Programas, aparecerii la ficha Archivo desplegada. 21 "1」 ムbri, 囃:ン ‐ くく il [lcltorto 1.trot.?trcntg .,,ir Erbhote<o3 ,.. .uitcLc ..+ C urcc aukclrc Epmplor del tuEo {K :4,I111`11,に i(11け 卜■ .:ぃ 1■ ■」a● l● (1,(“ で ヽdト 詢k膊●b憫●d● ●lch議‐ ●●￨● (11`.● ``db Herrtmrenta: C● ●cJar i
︶     ︶ Manual de Microsoft Access. En ella encontrar6s rma lista de las cuatro ultimas bases de - i: . datos abiertas, exactamente igual que en el metodo anterior, pero directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir. @ ventajas que nos proporciona Access 2010. El bot6n Tabla abre la Vista Hoia de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segun el valor que introduzcamos en la columna determinari el tipo de datos que tiene la columna. Vista disefro es el metodo que detallaremos en esta unidad didrictica @, E rurr<t":.(db dj .ut{r,t.((do Ql nrucu. xcoo E Ort l al.a(.do introducir datos en la base de da.1os en los lemas siguientes y luego trabajar con fstos utilizando las Desde Archivo > Reciente (el metodo que hemos visto anteriormente) podemos configurar cuintos elementos veremos en el acceso nipido. Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un m6ximo de 17. No es recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso. 2.7. CREAR TABLAS DE DATOS Estructura fundamental de un sistema de administraci6n de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas). Los datos corresponden normalmente a una categoria de entidades particular como, por ejemplo, empleados o pedidos. Una tabla es una colecci6n de datos sobre un tema especifico, como productos o proveedores. La utilizaci6n de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos s6lo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos. Aqui se verd como crear una tabla de {tos para poder ， ´ う ι
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podr6s compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. Desde el grupo Plantillas tambien podemos acceder a Elementos de aplicaci6n, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. 56lo tendr6s que rellenarla con sus datos. Explicaremos a continuaci6n la forma de crear una tabla en vista disefro. Este metodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr6 y otras consideraciones. Otra forma r6pida de llegar a la Vista Disefro es haciendo clic en el bot6n de la barra de estado inferior. Tambien en caso de estar editando una tabla, encontraremos el bot6n Ver > Vista Disefio, en la pestafla Campos de las Herramientas de tabla. _-l T.blaa tu^anhr6 dal *.ra^alJonabre del cahpo !)srcrt pci6n Gcnc.rt -Erltqu.Oa, rama^c dd <ampo Nqcwor vdlor€5 Tfiulo Etlquctai rfrali0cntat Atih.-<i6n d.3 t.do c at.re t-rg€ 8ri(r ca!anl,ale-rrla Si aCon dupli{*dsri) Aparecer6la Vista Disefio de la 23
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ″ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. En la pestafra tenemos el nombre de la tabla (como todavia no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tablal ). A continuaci6n tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una linea para cada columna, asi en la primera linea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y asi sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaflas (General y Btsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, caracteristicas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la dcrccha tcncmos un rccuadro corl lln texlo quc nos da algttn tipo de ayuda sobrc lo que tenemos que hacer,por demplo en este momento el cursor se encuentra en la primera flla dc la railla en la columna Tipo dc datos y en el recuadro inferior dcrecho Access nos indica que el tipo de datos deterlnina la clasc de valores que adlrnitira cl caFnpo. Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr6 la tabla: EJ. tr-i;ia :a.-aa -:'a , il. - C:1i !r ; 1,,,e", -,- a ae,c- rjj En la primera fila escribir el del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. En Offrce 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en versiones anteriores : Calculado. Para m6s informaci6n sobre los diferentes tipos de datos visita los apendices. 24 !r :4& {d.&c.l
W ▼ ∨ V V V Manual de Microsoft Access. Si deseas infollllaci6n sobre el asistentc para bisquedas visita 10s ttndices. Observa como una vcz tengamos algin tipo de dato cn la segunda columna,la parte inferior de la ventana,la correspondientc a Propiedades del campo sc activa para poder indicar mas caractelsticas del campo, caracteristicas que veremos cOn detalle cn la unidad temauca siguiente. A continuaci6n puisar la tecla INTRO para ir a la tercera colllmna de la rttilla. Esta tercera columna no es obligatoHo utilizarla ya quc inicamente sirve para introducir un comentario,no111lalinente una descripci6n del campo de folllla que la persona quc tcnga quc introdllcir datos cn la tabla scpa quё dcbc cscribir ya quc cstc cOmctario aparecertt en la barra de estado de la htta de datos. Repetir el proceso hasta completar ia deflnici6n de todos 10s campos(colllmnas)de la tabla. 巧emp10: 'I-abla ds proveedores -f abla da ptoductos - 2.7.1. La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos qde asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor finico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningrin tipo de equivocaci6n el registro al cual identifica. No podemos definir m6s de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por m6s de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: lal- d€ ar@GGdor .t 2 3 4 ilorTfrrrG dG !- corqaflr, Exotic Liquids l.Jew Orleans Cajun tle Grandrna [<ell!,'s Horr.re -ro}4!r/o -rraders -|-6 l}li-r-.!Elo Ca:ueo talretaE- sa rcfre dc rrrga laz EspEa-GrC-r.D ■ 7 25 pF‐ ve● ecrores=T abla ． ． ノ タ ん ″ ／ /
“ ﹃・        ︱ し   鵬 ︶ ｈ   ・・ ・轟一﹃ い 輌 ・・・¨﹂ 相一・ Manual de Microsoft Access. Hacer clic sobre el nombre del campo que ser6 clave principal. En la pestafia Disefio de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el bot6n Clave principal del grupo Herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecerd una llave indic6ndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si quieres que el sistema se encargue automdticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeraci6n. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el bot6n anterior. Importante: Recordar que un campo o combinaci6n de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valorgdhulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s Cuando intentemos insertar una fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos dtta Crearla n y nos dewelve un error de este tipo: Microsoft Otfi(e Ac(ese :j, t.Kr6{ri O,fx. &(sr m pocdc crc.i oB cliyc pm(p.l prqx m hay caar*. ,n*..r.*]l ir, *' ..,, ' j .:' .. - v.{! "rernr }, f.rl:-t:r_-t::. Le-.tf-a-.i.;...-t.,r-dEte6r,.ler:d{r!qi:rrlegc,..< -.-,::aaLr.::n, *.;* I 2.7.2 Guardar una tabla Para guardar una tabla, podemos: Ir a la pestafia Archivo y elegir la opci6n Guardar. 26 . II ; ￨ ￨ ￨` principal.
Manual de Microsoft Access. ‐ Obienhacerclicsobreclbot6nGuardar JdelabarradcAccesoRapido Como nuestra tabla arin no tiene nombre asignado, aparecer6 el siguiente cuadro de dirilogo: Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el bot6n Aceptar. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dirilogo avisrindonos de ello, y preguntiindonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Si nos aiade un campo de tipo autonumeracion y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatoria. 2.7.3. Cerrar una tabla Cada tabla de la base de datos debe tener o un conjunto de campos que en la tabla. Este campo recibeidentifi quen inequivocamente cada registro el nombre de clave principal. En este se ofrece una descripci6n de la finalidad de las claves principales y se expli agregarlas, definirlas, 」d驚 トquitarlas. fr aulacli j aulacli j Podemos cerrar una tabla de varias formas: aulacli---- 4 Hacer clic derecho sobre la pestafra con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men[ emergente. Euardar Eerrar Cerrar todo Vista gireio jl Vrsta HoJa de dator 1;! vista Tabla dinamica lfr Vlrta Grificg dinamico 27
︶     ︶     ︶ Manual de Microsoft Access. ︶ ︶ ︶ Hacer clic con el bot6n central del rat6n sobre la pestafla con el nombre de la tabla. En algunos ratones el bot6n central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazamos hacia arriba y hacia abajo. O bien hacer clic sobre el bot6n Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestafra. 2.7.4. Clave principal Una clave principal es un campo o un conj unto de campos de la tabla que proporciona un identificador fnico para cada registro. En una base de datos, la informaci6n se divide en tablas distintas en funcion del tema. A continuaci6n, se usan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access c6mo debe volver a reunir la informaci6n. Access usa campos de clave princigal para asociar nipidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Puede incluir los campos de clave principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que es el origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan claves extemas. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes tambien podria aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla 6sta es la clave principal. En la externa es la clave principal de otra ___l Chentes ' td. - osorizclon + I o€aEoci6n A + 2 OqonEelon 8 + 3 olg';tockn c I Pedidos k,. da p€ddo ' +M + l- + :n ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶    ︶ tabla Pedidos se denomina clave externa. tabla. Anlors I}Ernqs de clienl€ .l Erndeodo I I'kncv trBehot€t - licncy freehoiq :i Mqiyo serger*o ０ ０ ， ´
Manual de Miuosoft Access. 1 Clave principal 2 Clave externa Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que pueda usar como clave principal. A menudo, se suele usar un nrimero de identificaci6n rinico, como un nimero de identificador, un nfmero de serie o un c6digo, como clave principal para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un ntmero de identificador rlnico de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal. ;En qu6 consiste una clave principal correcta? Una clave principal correcta debe tener varias caracteristicas: - Identifica inequivocamente cada fila. - Nunca debe estar vacia ni ser nula (siempre debe contener un valor). - Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien). lQue tablas necesitan una clave principal? / Siempre debe especificar una clave OrSftipat para una tabla. Access crea autom6ticamente un indice para ra clave vfincipar, que permite aglrizzr rasconsultas y otras olDcracioncs Acccss cOmprucba l命 blen quc cttb rcg苅 o lcnc un vttOr cn d campo de clave principal y que este es liempre distinto. cuando crea una nueva tabra en la vtsta Hoja de datos, Access crea automaticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo ,'Id.,, y el tipo de datos Autonumeracion. Er campo estii oculto de forma predeterminada en ra vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Disefro. SUGERENCIA si una tabla no tiene una crave correcta, contemple la posibiridad de agregar un campo que contenga el tipo de datos Autonumeraci6n y usar ese campo como clave principal. 29
Manual de Microsoft Access, _」 ‐ Id, (E qrr(l... - llo(I6re de pro... - ■Chal 2 Chang 3 SIЮ pe do an` - l Una columna con el tipo de datos Autonumeraci6n suele ser una clave principal corecta porque garantiza valores [rnicos. En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o m6s campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga articulos de linea de pedidos tendria dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal estd formada por m6s de una columna se denomina clave compuesta. Definir la clave principal Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un ntimero de identificaci6n exclusivo, como un nirmero de Id. o un ntmero de serie o codigo, ese campo podria convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequivocamente cada fila, no debe contener un valor vacio o nulo y casi nunca (o, preferiblernente, nunca) debe cambiar. Abra la base de datos que desea modificar. En el panel de navegacion, haga clic el boton secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principa./y, en el menl contextual, haga clic en Vista Diseflo. SUGERENCIA Sino veel de navegaci6n, presione Fl1. l. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. 30
Manual de Microsoft Access. V W V V V V V 2. En el grupo Herramientas de la ticha Disefro, haga clic en Clave principal. {lave princti'al . 11: '「 't'I.1 1' ': ￨) .: ` ￨ ' . "r -r: Insertar filas v-I'r 1* Eirninar filas Probar rallas de valdatr,rrr -{ C'-rlumna de hrjs, ' ' Se agrega un indicador de clave a especificado como clave principal. t Volver al principio Quitar la clave pnncipal la izquierda del campo o campos que ha Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacian la funci6n de clave principal ya no servir6n como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designaci6n de clave principal de esos campos. Al quitar la clave principal se quita tambi6n el indice que se cre6 para ella. 1. Abra la base de datos que desea modificar. 2' Antes de quitar una clave principal, debe agegurarse de que no interviene en ninguna relaci6n de tabla. Si intenta quitar /na clave principal que forma parte de / una o m6s relaciones, Access le advertir6y'e que debe eliminar primero la relaci6n. 2.7.5. Eliminar una relaci6n de tabta 1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla estiin abiertas, ci6rrelas. No se puede eliminar una relaci6n entre tablas abiertas. 2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. 31
︶ ︶ ︶ Manaal de Microsoft Access. 3 4 5 Si las tablas que participan en la relaci6n de tabla no aparecen, en la ficha Disefro, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuaci6n, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de di6logo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar. Haga clic en la linea de relaci6n de tabla correspondiente a la relaci6n que desea eliminar (la linea se mostrare en negrita al seleccionarla) y, a continuacidn, presione la tecl4 SUPR. En la ficha Disefro, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar. a .1, ,.ri,Jlt-rr f.lbl.l GI -' ]l t'tc:tt a, rplno.-,r,e!,Jre(t.i5 Ilrihd -.rat,i.r ii lli,:tt.l r,i,J.ls lii'plE,:r[nii 3. En el panel de navegacion, haga clic con el bot6n secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuaci6tr, en el menri contextual, haga clic en Vista Disefio. SUGERENCIA Si no ve el panel de navegaci6n, presione Fl l. 4. Haga clic en el selector de filas de la clave principal Si la clave principal consta de un solo campo, clic en el selector de filas de ese campo. Si la clave principal consta de varios haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave 5 En el grupo Herramientas la ficha Disefio, haga clic en Clave principal. :ン ト hSety ttas ■ ―´目imrlar FJos i営]」:諸 「 c・ llmna de bl,… ︶     ︶ 32 帷 ¨
V ▼ Manual de Microsoft Access. El indicador de clave se quita del campo o campos que especific6 previamente como clave principal. NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedir6 que cree una. Si elige Sf, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumeraci6n para proporcionar un valor rinico para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeracion, Access usa dicho campo como clave principal. 2.7.6. Modificar tablas de datos Aqui veremos las t€cnicas de edici6n de registros para modificar tanto la definicion de una tabla como los datos introducidos en ella. Esta unidad estri dedicada, principalmente, a la Vista Hoja de datos de una tabla. Modificar el diseflo de una tabla en Vista Disefro Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definici6n (por ejemplo, afradir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificaci6n en su disefro: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. / / Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el panel de navegaci6n, seleccionar Vista Disefro en el menf contextual: Til'JaJ a,: ;a-ii:: i9 *(a.. . {< e,t:., tJ f -rrLr .... t ,, . :: - l ./. .. , .. - [-- Aparecerd la ventana de diseflo de tablas estudiada en la unidad temAtica anterior. う ， つ ，
▼ ν ψ し ぜ V V V Manual de Microsoft Access. Para modificar la definici6n de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. 2.7.7. Anadir un nuevo campo Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, ntmero de teldfono y direcci6n. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio. Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes rltiles de menor tamafio. Es m6s fiicil combinar los datos mds adelante que tener que separarlos. por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuacion, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fticilmente. Si tiene previsto crear un inlbrme, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. para obtener m6s informaci6n acerca del diseflo de una base de datos y la creaci6n de campos, consulte los vinculos en la seccion Vea tambi6n. Despuds de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. 2.7.8.Agregar un calnpo mediante16 entrada de datOs / ∬孟榊I悧総 首棚 き樵1打Ⅷ 織 ‖ campo dc h haa dc datos Lstaoo cel pedldo 0N(frc l Facturado 2 Envredo 3 Cerrado '1 Escriba los datos en la columna Agregar nueyo campo. 34
Manual de Microsoft Access, l Crear o abrir una tabla en la vista Hoja de datos. NOTA Para obtener mris informacion acerca de la creaci6n de tablas, vea la secci6n sobre c6mo crear una nueva tabla. 2. En la columna Agregar nueyo campo, escriba el nombre del campo que desea c(ear. Use un nombre descriptivo para poder pueda identificar el campo m6s fdcilmente. 3. Escriba los datos en el nuevo campo 2.7.9. Establecer propiedades de un campo Despu6s de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Por ejemplo, mediante la contiguraci6n de propiedades de campo se puede: ., Controlar la apariencia de los datos de un campo , Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo ..r Especificar valores predeterminados para un campo r Agilizap la btsqueda y la ordsnacidn en un aampo Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vi2d Diseflo. 2.7.10. Establecer propiedades2/campo en la vista hoja de datos Cuando trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y algunas de las demiis propiedades de un campo. 2.7.1 l. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos l. En el panel de navegaci6n, haga clic con el bot6n securrdario en la tabla que desea abrir. 2. En el menri contextual, haga clic en Vista Hoja de datos. 35
Manual de Microsoft Access, 2.7.12. Cambiar el nombre de un campo Cuando agrega un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access asiglra un nombre generico al campo automdticamente. Access asigna el nombre Campol al primer campo nuevo, Campo2 al segundo carnpo nuevo y asi sucesivamente. De manera predeterminada, el nombre de un campo se usa como su etiqueta en todas las ubicaciones en las se muestra el campo (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar el nombre de los campos de manera que tengan nombres mds descriptivos facilita su uso al ver o modificar registros. I . Haga clic con el bot6n secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campol). 2. En el ment contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna. 3. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo. Los nombres de campo pueden contener un m6ximo de 64 caracteres (letras o n[meros), incluidos los espacios. 2.7.13. Cambiar el tipo de datos de un campo Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe llll20{J6, Access reconoce esos datos como una fecha y,.establece el tipo de datos para el campo en Fecha./Hora. Si Access no pugde determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predety'rminada. El tipo de datos del campo determina que otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad 56lo anexar para un campo que tiene el tipo de datos Hipervinculo o el tipo de datos Memo. Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene nfmeros de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2fi)l en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la caracteristica de detecci6n automiitica de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha,/flora para el campo. como los numeros de salas son etiquetas y no fechas, deben 36
Manual de Microsoft Access. usar el tipo de datos Texto. para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el procedimiento que se indica continuacion. l. Haga clic en la pestafia Hoja de datos. 2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione er tipo de datos que desee. - / llor(o Se r.qui€r€ 2.7.13. Tipos de datos de campo en Microsoft Access La siguiente tabla resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft Access, su utilizacion y su tamafro de almacenamiento. 一 ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ Memo Caracteres alfanum6ricos Se usa para el lexto o para los n0meros que no se utilizzn en los cilculos (por ejemplo, un td. de producto). Un numdrico almacenado como puede ordenar y filtrar de un l6gico, pero no se utilizar fhcilmente en los cdlculos. Caracteres (con una longitud mayor de 5 caracteres) o texto que enriquecido. formato de texto Se utiliza para;z{ texto con una longitud mayor de 25l caracteres o que utilice formato Las notas, las m6s (enteros o valores almacenar nfmeros c6lculos, salvo los (utilice el tipo de para los valores 3t Hasta 255 caracteres Hasta I gigable de caracteres o 2 gigab!'les de almacenamienlo (2 bytes por car6cter), de los que se pueden mostrar 65.535 caxactetes en un control. l,2,4o8o16byres cuando se usa en un id. de replicacion. descripciones largas y los piirrafos con formato de texto enriquecido, como negrita o cursiva, son ejemplos de uso de un campo Memo. Valores numiricos fraccionarios). Se utiliza para utilizados en los valores monetarios datos Moneda N`mero Tipo de datos Utilizado para almacenar Tamafio Texto
Manual de Microsoft Access. ｅ   ｅ Ｓ ，０ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Fecha./Hora Moneda Autonumeracion SiノNo Objeto OLE Datos adjuntos Hipervinculo Asistente brisquedas monetarios). Fechas y horas. Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora. Valoros monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (moneda). Valor nfimero rinico que Access inserta autom6ticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores unicos que pueden usarse como clave principal. Tenga en cuenta que los campos Autonumeraci6n pueden incrementarse secuencialmente, en un valor concreto o asignado aleatoriamente. Valores booleanos (si/no). Puede usar alguno de estos tres formatos:: Si/No, Verdadero/Talso o Activado/Desactivado. Objetos OLE u otros datos binarios, Se utiliza para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows. Fotos, imdgenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos preferente para almacenar im6genes digitales y cualquier tipo de archivo binario. Hipervinculos. Se utiliza para al hipervinculos, que con un solo clic mediante una direccion uniforme de recursos) mediante un nombre en UNC (convencion de nomenclatura universal). Tambi6n se pueden establecer vinculos con objetos de Access almacenados en una base de datos. En realidad no es un tipo de datos; sirve para iniciar el Asistente para busquedas. Se utiliza para iniciar el Asistente para brisquedas a fin de poder crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores. 8 bytes. 8 bytes. 4 o 16 bytes cuando utiliza en un id. replicacion. I bit (8 bits = I byte). Hasta 1 gigabyte Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, segun Ia medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos. Hasta I gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 byes por caricter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control. Basado en una tabla o consulta: el tamafro de la columna asociada. Basado en un valor: el tamaffo del campo de texto utilizado para almacenar el valor. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ para a paglnas URL ( 38
Manual de Microsoft Access. - Para optimizar el rendimiento, debe usar el ramafio der campo apropiado al crear un campo Texto o Numero. Por ejemplo, si tiene previsto almacenar c6digos postales de una longitud predecible, especifique esa longitud como el tamaflo del campo. Para especificar el tamafro del campo, puede establecer un valor en el cuadro de propiedad TamafioDelCampo.. - Para los nimeros de teldfono, los nfmeros de pieza y otros numeros que no se van a usar en ciilculos matemdticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Nrimero. un valor numerico que se almacena como texto se puede ordenar y filtrar de una forma mris l6gica. 2.7.14. Cambiar el formato de un campo Ademris de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access tambien establezca la propiedad Formato para el campo segrin lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha,/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. para cambiar manualmente Ia propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente: t. En la cinta, haga clic en la pestafla HoJa de datos. 2. En la lista Formato, en el grupo Formato y de datos, especifique el formato que desee. NOTA Es posible que la lista Formato este disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) segrin el tipo de del campo. 2.7.15. Establecer otras de campo 1. En la vista Hoja de datos, clic en el campo para el que desea establecer la propiedad. 2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione ras propiedades que desee. y' uni(o Sa rrquirrc 39
つ ‘ う ι ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ し ︶ ︶ ︶ ﹀ ︺ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. t Volver al principio Establecer propiedades de campo en la vista disefro Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras rabaja con una tabla en la vista Disefro. En esta vista, puede establecer el tipo de datos de un campo en la cuadricula de disefro de la tabla y puede establecer otras propiedades en el panel Propiedades del campo. Abrir una tabla en la vista Diseflo l. En el panel de navegaci6n, haga clic con el bot6n secundario en la tabla. En el menri contextual, haga clic en Vista Diseflo. 2.7,16. Cambiar el tipo de datos de un campo l En la ouadripula de diseffo de la tabla, busque el aampo para el que desea establecer el tipo de datos. En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista. . Tipos de datos disponibles Memo Caracteres alfanumdricos Se usa para el texto o para los nlmeros que no se utilizan en los c6lculos (por ejemplo, un Id. de producto). Un valor numdrico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo mds logico, pero no se puede utilizar fecilmente en los c6lculos. Caracteres alfanumdricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto que utiliza formato de texto enriquecido. Se utiliza para el texto con una longitud mayor de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los p6rrafos con formato de texto enriquecido, como negrita o cursiv4 son ejemplos de uso de un campo Memo. Valores numericos (enteros o valores &accionarios). Hasta 255 Hasta I gigab),te de caracteres o 2 gigaby,tes de almacenamiento (2 bytes por cariicter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control. l,2,4o8o16bytes cuando se usa en un id. de ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ NImero 40 Tipo dc d{tos Utilizado para almlcrnar Tarnafio
Manaal de Microsoft Access. ｅ   ｅ Ｓ ｄ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︼ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ FechaA{ora Moneda Autonumeraci6n Sl月ヽo Objeto OLts Datos adjuntos Hipervinculo Asistente b[squedas Se utiliza para almacenar numeros utilizados en los c6lculos, salvo los valores monetarios (utilice el tipo de datos Moneda para los valores monetarios). Fechas y horas. Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora. Valores monetarios. Se utiliza paru almacenar valores monetarios (moneda). Valor nrimero unico que Access inserta autorn6ticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores rinicos que pueden usarse como clave principal. Tenga en cuenta que los campos Autonumeraci6n pueden incrementarse secuencialmente, en un valor concreto o asignado aleatoriamente. Valores booleanos (si/no). Puede usar alguno de estos tres formatos.: SiA.{o, Verdaderoffalso o Activado/Desactivado. Objetos OLE u otros datos binarios. Se utiliza para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows. Fotos, archivos binarios, archivos de Es el ti de datos preferente para alm im6genes digitales y cualquier tipo archivo binario Hipervinculos. Se utiliza para almacenar hipervinculos, que proporcionan acceso con un solo clic a p6ginas web mediante una direcci6n IJRL (localizador uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en formato LINC (convenci6n de nomenclatura universal). Tambien se pueden establecer vinculos con objetos de Access almacenados en una base de datos. En realidad no es un tipo de datos; sirve para iniciar el Asistente para b[rsquedas. Se utiliza para iniciar el Asistente para brisquedas a fin de poder crear un campo replicaci6n 8 bytes. 8 bytes. 4 o 16 bytes cuando utiliza en un id. replicaci6n. I bit (8 bils: I byte). Hasta I gigabyte Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, segin la medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos. Hasta I gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por car6cter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control. Basado en una tabla o consulta: el tamafro de la columna asociada. Basado en un valor: el para 41
2. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︺ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access, que utilice un cuadro combinado para tamaflo del campo de texto i:,T[H:::r en otra tabla, consulta o ;;1X*' para almacenar el Para los ntmeros de tel6fono, los numeros de pieza y otros nfmeros que no se van a usar en cdlculos matemiiticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Nrimero. Un valor num6rico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo m6s l6gico, pero no se puede usar fiicilmente en los c6lculos. Para los tipos de datos Texto y Numero, puede especificar el tamafio del campo o el tipo de datos con mayor precisi6n. Para ello, debe establecer un valor en el cuadro de propiedad. 2.7.17. Tamafro del campo. Establecer otras propiedades de campo 1. En la cuadricula de diseffo de la tabla, seleccione el campo para el que desea establecer las propiedades. Access muestra las propiedades para este campo en el panel Propiedades del campo. NOTA El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden establecer. En el panel para cada seleccionar r iQue propiedades de campo estiin disponibles? del campo, especifique la configuracion que desee o presione F6 y use las teclas de direcci6n para Tamaflo del campo Formato Posiciones decimales Nuevos valores Establecer el tamafro m6ximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Nrimero o Autonumeraci6n. SUGERENCIA Para lograr un rendimiento optimo, especifique siempre el Tamaflo del campo minimo que sea suficiente. Personalizar la forma en Ia que el campo se muestra de forma predeterminada cuando se visualiza o imprime. Especificar el nimero de posiciones decimales utirizadas al mostrar nirmeros. Especificar si un campo Autonumeraci6n se incrementa o recibe un 42 Propiedad tle campo Descripci6rr
Manual de Microsoft Access. ︶     ︶ valor aleatorio al agregar un nuevo registro. Mostra, los caracteres que facilitan la entrada de datos. Para obtener mis informaci6n acerca de como crear y usar una miscara de entrad4 consulte la seccion Vea tambi6n. Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios, informes y consultas. Asignar autometicamenle un valor predeterminado a un campo cuando se agregan nuevos regi$tros. Proporcionar una expresi6n que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor del campo. Escribir un mensaje que $e muestre cuando un valor infrinja la expresi6n en la propiedad Regla de validaci6n. Exigir que se especifiquen datos en un campo. Permitir la entrada (al establecer el valor de la propiedad en Si) de una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo. Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creacion y utilizaci6n de un indice. Comprimir el texto almacenado en este campo al almacenar una pequeia cantidad de texto (> 4.096 caracter€s) Conlrolar la conversi6n de caracteres en la version asidtica de Windows. Controlar la conversion de oraciones en las versiones asi6ticas de Windows. Adjuntar una etiqueta inteligente al campo. Realizar un seguimiento del historial de valores de campo (para ello, se establece el valor de la propiedad en S[). Elegir el valor Texto enriquecido de la propiedad para almacepar lexlo como HTML y permitir el formato enriquecido. Elegir ef,/alor Texao sin formrto de la propiedad para almacenar solo ffio sin flormato. / Especificar la alineacion predeterminada del texro d6ntro de un control. Miscara de entrada Titulo Valor pred€t€rminado Regla de validaci6n Terto de validaci6n Requerido Pcrmitir longitud cero Indizado Compresi6n Unicode Modo IME Modo dc oraciores IME Etiquetas inteligentes 56lo anexar Formato del terto Alireaci6n d€l texto 4 ︶ ︶ ︶ ﹀ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︺ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ cuadro Zoom. SUGERENCIA Si va a especificar una mescara de entrada o una expresi6n de validacion y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador correspondiente. Para guardar los cambios, presione CTRL+G. de propiedad en el cuadro d€ propiedad, presione MAYUS+F2 para mostrar el / 3. Para proporcionar mris espacio para especificar o modificar una configuraci6n う ， И 十
Manual de Microsoft Access. En la secci6n vea tambi6n, encontrar6L vinculos para obtener m6s informaci6n acerca de los tipos de datos y las propiedades de campo. 2.7.18. Modificar el disefto de una tabla en Vista Hoja de Datos La vista de Hoja de datos se ut iza normalmente para editar los datos que contiene la tabla, aunque tambi6n podemos modificar su diseflo. para abrir la tabla en esta vista: Si la tabla no estii abierta, desde el panel de Navegaci6n: - Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla. - o bien hacer clic derecho sobre ra tzbra y seleccionar ra opci6n Abrir en el menir contextual. Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseflo: - Desde la pestafla Disefro o Inicio > grupo Vista > bot6n Ver, cambiaremos la vista. - Tambidn desde el bot6n de la barra de estado. La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente: A la derecha de las columnas creado veremos una columna campo Agregar nuevo Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegarii un menir que nos permitini elegir el tipo de datos que contendr6 la nueva columna (o campo) Al pulsar sobre el que nos interese, se insertani automaticamente en la tabla. 44
‐ ▼ V ‐ V V W V ψ V V ∨ ν ‐ ▼ ▼ V ▼ ‐ ‐ ‐ V V V ▼ V Manual de Microsoft Access, El encabezado del nuevo campo contendr, un nombre por defecto: campol. Si insertas otros se llamariin Campo2, Campo3, etc. para darle un nombre a los campos no hay miis que seleccionar el encabezado con un doble clic y borrar el texto Campol, para a continuaci6n escribir el nuevo nombre. Al fiaalizar,pulsar INTRO para que se guarde. otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el bot6n derecho del rat6n sobre er encabezado y seleccionar la opci6n Cambiar nombre de campo en el menri contextual. Tambidn desde el menf contextuar podremos Eliminar campo, si queremos deshacemos de una determinada columna. Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando er contenido de la tabla y decidimos realizar un pequeffo cambio en su disefro, pero recomendamos realizar los cambios de disefro cn Ia Vista Disefio, ya que disponemos de un mayor control de la edici6n. 2.8. LAS RELACIONES En esta unidad veremos c6mo reracionar tabras y ros diferentes tipos de reraciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos. Si no sabes lo que es una reraci6n en bases de datos, te introducimos algunos conceptos bdsicos para entender las reraciones visita el apendice correspondiente a la unidad. 2.8.1. Crear la primera relaci6n. Para crear relaciones en Access 2010 - Pulsar el bot6n Relaciones de la Herramientas de base de datos. 45 - O bien, desde el botrin de Archivo > Informaci6n. ￨
Manual de Microsoft Access. En caso de que tengas una tabla abierta, tambidn encontrar6s este bot6n en: - La pestaffa Herramientas de tabla > Diseflo > grupo Relaciones, si estamos en Vista Disefio. - La pestafia Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos. Aparecer6 el cuadro de dirilogo Mostrar tabla y en el deberemos indicar qu6 tablas queremos relacionar. 1' Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relaci6n haciendo clic sobre ella, apareceri dicha tabla remarcada. Tambien puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL. 2. Hacer clic sobre el bot6n Agregar. 3. Repetir los dos pasos anteriores todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. 4. Hacer clic sobre el bot6n Ahora aparecer6la ventana Relaciones con las tablas afradidas en el paso anterior. 46
Manual de Microsoft Access, Para crear la relaci6n: I Ir sobre el campo de relaci6n de la tabla principal (en nuesho caso c6digo paciente de la tabla Pacientes). 2. Pulsar el bot6n izquierdo del rat6n y manteniendolo pulsado a.astrar hasta el campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos). 3. Soltar el bot6n del rat6n. Aparecerri el cuadro de didlogo Modificar relaciones siguiente: En la parte superior deben estar los de las dos tablas relacionadas (Pacientes y Ingresos) y debajo de 6stos el de los campos de relaci6n (codigo paciente y codigo paciente). Ojo! La de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo ti 'de datos. No puedes relacionaq por ejemplo una fecha de nacimiento con un el mismo. . En cambio no es necesario que el nombre del campo sea observa en la parte inferior el ripo de relacidn que se asigna*i dependiendo de las caracteristicas de los campos de relaci6n (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar en la clinica m6s de una vez). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre 6ste. si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada ros campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. 47 r!l
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︼ ︶ ︶ ︶ ︺ ︼ ︶ ︼ ︶ ︶ ︺ ﹀ ︼ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︺ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Si quieres saber mds sobre integridad ret-erencial y operaciones en cascada visita el apendice conespondiente. Para terminar, hacer clic sobre el boton Crear. Se crearii la relaci6n y esta aparecerd en la ventana Relacion. :J _.,.,9 Afladir tablas a la ventana Relaciones Si ya hemos creado una relacion y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos afradir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el bot6n Relaciones en la pestafla Herramientas de base de datos. Para aiadir la tabla hacer clic sobre el bot6n Mostrar tabla en la pestafia Diseflo. Aparecerd el cuadro de diiilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. Afladir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dieilogo. Quitar tablas de la ventana Relaoiones Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: 48
ツ V Manual de Microsoft. Access. Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el bot6n Borrar disefro en la pestafia Diseffo. - Desaparecerin todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, fnicamente hemos limpiado la ventana. A partir de ese momento podemos ir afradiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opci6n Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcion Mostrar directas que explicaremos a continuaci6n. 2.8.4. Mostrar relaciones directas Esta opcion nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el bot6n derechpr ,,, sobre la tabla y elegir la opci6n Mostrar directas del menti contextual que aparderl, ,/ :i,,,. l. ,' ,.".-.,. l.t;.an.. - ''' !': ;:.1];:il:l: o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el bot6n Mostrar relaciones directas en la pestafia Disefro. 51
V V ▼ V ‐ ▼ ψ V V V V V ▼ Mα″″″ ``,И たrasafrИ “ ιSS Aparecer6n todas las relaciones asociadas a ra tabla y todas ras tabras que intervienen en estas relaciones. 2.8.5. Visualizar todas las relaciones Si queremos visualizar en Ia ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y eregir entre: hacer clic con er bot6n derecho sobre el lbndo de la ventana y eregir ra opci6n Mostrar todo del rrenir contextual que aparecerd, 'I r /.! "-1 ......'.' o pulsar el bot6n Mostrar todas las relaciones en la pestafra Diseffo. i o pulsar el bot6n Mostrar todas las relaciones en la pestafra Disefro. 2.9.coNSULTAS Se utilizan cOnsultas para veL modincar y analizar datOs dc follllas difcrentes Tambiё n pueden utilizarse cOmo e1 0rlgen de rcgistros para fiDl.lula五 os,infOmles y paginas de accesO a datos 52
Manual de Microsofl Access. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Una consr.dta se crea con un asistente o desde el principio en vrsta Disefio de consulta. En vista Diseflo, se Especi,ican los datos con los que desea trabajar egegildo Ias lablas 0 consultas que conlieiten hs datos y, a conlinuacidn, rellenan& sn le cuaddcula de diseffo. los canpos, el rden ylm crittrjE gue e agq a la cuadritula & diefio &brminm lo que se w ar los resuli*s Las lidas de campos nuestmn los csmpos de las taHs o consultas que se agEgEn ala Ufla lirEe ft conhirHim dice f, Hlcrwt Access mno ed*t l?l*ionados los ddos de una tablE o cursllta cm los dat6 de oh8 t# o cmsita Se agrgan camposE la oja&iqia de cIsefio aradrinddos dffde las li$osde ranpos. Cdfi po I Nom br#roddo lrha beCornparia I$h: Pm dos Proraedores Odenl A<cendarle l+losbar V A Ieldbno ProEedon g de la ronsulta, "Pavlova, Ltd." "Exrlic Liquds" kiseed Syrup Exotic Liquids o3)TIers Pavlsr8, Ltd. Cuando desee revisar, agregar, eliminar datos de una base de datos, considere la posibilidad de usar una consulta. Al usar una consulta, puede respoirder a preguntas muy especificas acerca de sus datos que serian dificiles de responder mirando directamente los datos de la tabla. usar las consultas para filtrar los datos, realizar cdlculos con ellos v ambi6n puede usar consultas para automatizar muchas tareas de de datos v revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos. 2.9.1. Ttpos de consultas Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selecci6n. Hortre & prodrfto t{ofltre ft M岨m Pavbva.ud 53
Manual de Microsoft Access. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. una vez obtenido er resurtado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr6 hacer o no segun la consulta). Una consulta de selecci6n genera una tabla l6gica (se llama l6gica porque no est6 fisicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vezque se abre se vuelve a calcular). Consultas de acci6n. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acci6n, de eliminaci6n, de actualizaci6n, de datos anexados y de creaci6n de tablas. Las veremos m6s adelante. Consultas especificas de SeL. son consultas que no se pueden definir desde ra cuadricura eBE de Access sino que sc tienen que definir directamente en SeL, como por ejemplo las de Union. Estas consultas no se estudiardn en este curso ya que para definirlas hay que saber SeL, cosa que no es objeto de este curso. Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de sel- o nuestro curso de SQLServer, con los que aprenderis a realizar consultas manualmente. 2.9.2. Crear una consulta Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el bot6n Disefro de Consulta en Ia pestafia Crear: Tambidn tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consurtas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. 54
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Si haces clic en el bot6n Asistente para consultas apareceri el siguiente cuadro de di6logo: Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos m6s adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opci6n Disefio de consulta que te permitirii crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseflo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacanl los datos con un cuadro de dirilogo parecido al siguiente: ξ ′ ξ フ `´ `:r― ￨● pl 、「: : :,==1●「 :=「 … ヽ `o ttr_,,■ ぃ :● … で 1… i =‐ .■ 1,4 cO´ s‐ ■と, へ 'い03 E,Ic_`・ 」0● ,´ 二υ 13● こ = `.■ .,● `=`「・・‐ 年ヽ 「「 4 ヽ ｀、 ‐‐● 1,■●■ 。 一 ― つ 3_,t,,tこ し ,,, =`■ 'c― ● 0し A:r-:.r- : F-.r.
Manual de Microsoft Access. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el bot6n Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demils tablas. Finalmente hacer clic sobre el boton Cerrar. Aparecerii la ventana Vista Disefro de consultas. 2.9.3. La vista diseio ; LUrI'rer to{dl :...."... .i,.. ' t.tlrr:r; ! t.t .r, (J I r^dtio .-nt lt*rg,: ..t:!!. (.,r.i t., ,, - ' ''- """'rl.o,,o Ilbl,: iuilrr; .rrr:,1 rJlr l-tt;r.,srrJ Ju. .l:,-, r, r<ird iu: tr rdC^ f.lo;trar ,, 1r;t tl,.l.. a { Si observas la pantalla, en Ia parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas afladidas con sus corespondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadricula QBE definimos la consulta. cada columna de la cuadricula eBE corresponde a un campo. iremos profundizando en la explicaci6n: Campo: ahi ponemos el campo a utilizar que en la mayoria de los casos serii el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambidn puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser6 ritil cuando definamos consultas basadas en varias tablas. 56 adelante
Manaal de Microsoft Access. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificaci6n aparece desactivada la columna no aparecerd en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren solo los coches vendidos de una determin ada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque seria repetitivo y no aportaria informaci6n adicional. Criterios: sirve para especificar un criterio de busqueda. Un criterio de btsqueda es una condici6n que deben cumplir los registros que aparecer6n en el resultado de la consulta. Por 10 tanto estd formado por una condici6n o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) v O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones. 2.9.4. Afradir campos Para afiadir campos a la cuadricula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocani en 'la primera columna libre de la cuadricula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el bot6n del rat6n arrastrar el campo sobre la cuadricula, soltar el bot6n cuando eylfznos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos afiadigddo. / Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacia de la rqilta, apa(ecerit a la derecha la flecha para desplegar Ia lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la t'ila Tabla., asi en la lista desplegable s6lo aparecerdn campos de la tabla seleccionada. Tambidn podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila campo: de una columna vacia de la cuadricula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinonimo de ,todos los campos'). 57
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︼ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ Manual de Microsoft Access. 2.9.6. Definir campos calculados Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea calcurado tambien podemos incluir campos calculados en las consultas. lcu6ndo incluir la expresi6n en una tabla y curindo en una consulta? La respuesta dependeri de cada caso concreto. si er resurtado de la expresi6n se va a utirizar frecuentemente en consultas, listados o estadisticas, puede ser miis interesante guardar el dato en Ia propia tabra. si en cambio se trata de un cdrcuro m6s especifico puede ser preferible no utilizar espacio en er disco para conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta. Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresi6n en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis ser6: Nombre del campo: expresi6n Por ejemplo, si disponemos de un Precio, podriamos realizar la siguiente expresi6n: Precio con IVA: Precio * l,l8 Al pulsar INTRO se la expresi6n y se aplicar6n ciertos cambios, como encerrar entre corchetes campos referenciados o eliminar espacios innecesarios. etc.: Precio con IVA: l'rl,l8 Aprendimos en temas anteriores c6mo ut izar er Generador de expresiones. En esta ocasi6n puedes ver c6mo formar expresiones de forma manual en el siguiente tema biisico del apendice. 2.9.7 Ecabezados de columna Podemos cambiar el encabezado de las columnas der resultado de la consulta. Normalmente aparece en el encabezado de la columna er nombre de ra corumna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en ra fila campo: escribiendolo derante 58
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. Veamos el siguiente ejemplo: La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford. Habiamos decidido no mostrar la informaci6n Marca porque seria reinterativa, pero en tal caso no tendriamos ninguna informaci6n sobre qu6 modelos estamos visualizando. Una posible soluci6n seria cambiar el nombre de campo Modelo por Modelo Ford, como ves en la imagen, incluyendo en el Campo Modelo Ford: Modelo Asi, los encabezados de la tabla se mostrar6n asi: MalrrcJlo - N'locltlo Ford '.:: i,: ,'- : . '-'- -! .. 2. 9.8. Guardar la consulta Podemos Guardar la consulta clic sobre el bot6n guardar de la barra de Acceso R6pido, o bien, seleccionando opcion Guardar de la pestafra Archivo. Si es la consulta aparecer6 el cuadro de diri{ogo para darle un Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuaci6n hacer clic sobre el bot6n Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su bot6n cenar. primera vez que nombre. 59
▼ V V Manual de Microsoft Access. 2.9.10. Ejecutar la consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Disefio de consulta o bien desde el Panel de navegaci6n. Desde el Panel de navegaci6n, haciendo doble clic sobre su nombre. Desde la vista diseflo de la consulta, haciendo clic sobre el bot6n Ejecutar de la pestafra Diseflo: ij..'i'i:: il" ,.... f *J . :' {1t r t,t l: Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algun dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones). 2.10. FOR}IULARIOS Access ofrece varias herramientas para la creaci6n rhpida de formularios en la ficha Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si desea serrrias selectivo en relaci6n con los campos que aparecerin en el formulario, puede Asar el Asistente para formularios. El asistente tambi6n permite definir c6mo se agrupardn y ordenar6n los datos, asimismo, puede usar campos de miis de una tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las tablas y las consultas. Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un fonnulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o m6s tablas, v lo muestra en la pantalla con el diseflo elegido en el Asistente para formularios, o con un diseflo que cree desde el principio. 60
Manual de Microsoft Access, 1. 2.10.1. Iniciar el asistente para formularios En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en la opci6n M6s formularios y, a continuaci6n, haga clic en Asistente para formularios. Siga las instrucciones incluidas en las pdginas del Asistente para formularios. ， ‘ li. !r i /" Formulario consiste en crear autom6ticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el panel de Navegaci6n. Disefro del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Disefio y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparczcan en 6l_ Este metodo no se suele utilizar ya que en la mayoria de los casos es m6s c6modo y r6pido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despu6s sobre el formulario creado modificar el disefro para aj ustar el formulariqb nuestras necesidades. En esta unidad veremos mds adelante c6mo modificar 9(disefio de un formularjo. vez de abrirse en Vista Disefro como la anterior opci6n, se abririi en Vista Presentaci6n. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegaci6n. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creaci6n del formulario. 61 en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en
︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Navegaci6n te permite crear un formulario dedicado a la navegaci6n, que simula la estructura tipica de menris de una p6gina web. Podr6s elegir entre seis disefros distintos. ,J ,rll lLtr .'.',,:- ," Mils formularios despliega un ment con otros tipos de formularios disponibles, como g*ifico dindmico, tabla dinrimica, hoja de datos o el formulario dividido. 2.10.2. El asistente para formularios Esta es la modalidad mds sencilla y dirigida de creaci6n de formularios. El asistente se inicia desde la pestafra Crear > grupo Formularios > bot6n Asistente para formulario. Esta esla primera ventana NOTA Si desea incluir en el follllulariO campos de varias tablas y cOnsultas,no haga cHc en Siguiente ni cn Fillalizar despuё s de scleccionar 10s caFnpOs de la primcra tabla o 00nsulta en la pHmera rttina del Asistente para folli.ularios Repita los pasos para selecciOnar una tabla o cOnsulta y haga clic en 10s demas caIIlpOs que dcsce incluir en el fonnulariO. A continuaci6n,haga clic en Siguiellte o Finalizar para prosegulr. 62 ヽ :碑彙 姜 由 毎 ― "d鮨 鶴態が ‐― 轟 ,ぬ織 轟 … ― 。出
Manual de Microsoft Access. En ella clegilnos en que tabla o oonsulta se basara el follllulano y 10s campos quc queremos incluir en ёl. Para elcgir e1 0rigcn(tabla O consulta),10 SelecciOnalnos del desplegable supcrior.Si queremos sacar datos de mas de una tabla lo■ leJor es crear una consulta previamentc que convine los datos y luego crear el fbllllulaHo sobre ella. A continuaci6n seleccionarnos los campos a incluir en el f0111lularlo haciendo clic sobК d carnpo y pulsando ol bot6n i>b sim口 eme■C haciendo doЫe clic sObre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el bot6n l-! el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el bot6n >' . o deseleccionar todos los campos alavezhaciendo clic sobre el bot6n,E . Una vez seleccionada la dishibucion que nos interesa pulsamos el boton Siguiente y aparece la siguiente pantalla: En esta pantalla elegimos la distribuci6n de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opci6n de formato aparecerd a su izquierda el aspecto que tendrd el formulario con esa distribuci6n. A continuaci6n pulsamos el bot6n Sigui y aparece la ventana que puedes ver a continuaci6n... En esta ventana el asistente nos pregrurta el titulo del forrnulario, este titulo tambi6n serii el nombre asignado al formulario. 63 …
一     ． ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ し ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. En anteriores versiones disponiamos de un paso previo que nos permitia incorporar cierto estilo utilizando las distintas opciones de disefro disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto est6tico en la propia creaci6n del formulario. Ser6 m6s adelante cuando lo manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles. Antes de pulsar el bot6n Finalizar podremos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informaci6n en este caso veremos el -rr:::i:::l formulario preparado para la edici6n de registros, por ejempto: o bien, Modificar el disefio del formulario, si seleccionamos esta opci6n aparecer6la vista Disefro de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo; 3. En la irltima piigina del asistente, haga clic en Finalizar. El Asistente para formularios permite crear una variedad de resultados segfn las opciones que se seleccionen. En consecuencia, recomendamos ejecutar el asistente varias veces para experimentar con distintas opciones cada vez, hasta obtener los resultados deseados. 64
︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ Manual de Microsoft Access. 2.10.3. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario Puede usar la herramienta Formulario para crear riipidamente un formulario con un solo elemento. Este tipo de formulario muestra informaci6n acerca de un solo registro a la vez, como puede verse en la siguiente ilustraci6n: ZEn algunos casos, Access informaci6n relacionada. Para 1 El formulario muestra informaci6n de un solo registro. agrega una hoja secundana de obtener mds informacion, vea automdtica de hoias de datos. Cuando se usa la Formulario, se aglegan a[ formulario todos los campos del origen de datos Puede empezar a usar el nuevo formulario inmediatamente o modificarlo en la vista Presentaci6n o Disefro para adaptarlo a sus necesidad. datos para mostrar la secci6n Creaci6n 65 .t
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  • 2. Mα″″α′J′ ′zJcrasa/rИ “ ιS, ヽ マ INDICE INDICE…………¨…………………………………………… ……… … … … …………… l VIS:ON UTM … … … … ¨¨ ¨ ¨¨ ¨¨ ¨ ¨¨ ¨ ¨ ¨ ¨ lV MISIdN U.T.M. JV vrsr6rv rcHs....... ¨¨ ¨¨ ¨V MiSiON EBCI… …………………… …… ¨ ¨ V: V:SiON EBC:… ¨… …¨… ……………… ……… … ¨¨ ¨ ¨ ¨ Vl INTRODUCC10N …… …… …… ……… 1 CAPITULO I _ ¨ ¨ ¨¨………………………………………………………………………………………2 Tema:… ………………………………………………………………………………………………………………………3 3 0bletlvo… ……………………………………………………………………………………………………………4 310切etiVO general… ………………………………………………………………4 3 2 0bJetivos cspeciflcOs¨ _¨ ¨……………………………………………………………………………………4 CAPITULO‖ … … ……. …¨¨¨ ……………………………5 ……… …… ……… 5 2 MANUAL DE ACCESS ¨ ………………………………………………………………………………………6 2 1 DEFINICION DE BASE DE DATOS DE MICROSOFT ACCESS… ……………6 2 2 ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS 2010… ………………………………………………………7 2 2 2 La pantalla inicial… …………………………………………………/… ……………7 2 2 3 Las barras_… ……… …………………………………/… …………8
  • 3. Manuul de Microsoft Access. 2.7.5. Eliminar una relaci6n de tabla., .....,............ 31 2.7.6. Modificartablas de datos.... .....33 2.7.7. Anadir un nuevo campo....... .....34 2.7.8. Agregar un campo mediante la entrada de datos.... ......34 2.7.9. Establecer propiedades de un campo....... ..................... 35 2.7.rc. Establecer propiedades de campo en la vista hoja de datos.................."......... 35 2.7.11. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos......... ........... 35 2.7.12. Cambiar el nombre de un campo....... .......36 2.7.13. Cambiar el tipo de datos de un campo....... ................. 36 2.7.13. Tipos de datos de campo en Microsoft Access... ........37 2.7 .15 . Establecer otras propiedades de campo . . . . 39 2.7.16. Cambiar el tipo de datos de un ctlmpo....... ......".......... 40 2.7.17. Tamaflo del campo. .........."......42 2.7.18. Modificar el disefro de una tabla en Vista Hoja de Datos........ .....44 2.8. LAS RELACIONES.......... .........4s 2.8.1,. Crear la primera relaci6n. .....45 2.8.2. Eliminar relaciones. .............. 50 2.8.5. Visualizar todas las relaciones. ..."........ ......52 opulsare1bot6nMostrartodaslasreIacionesenIapestafraDiseflo..., 2.9. CONSULTAS..... ........./...............52 // 2.9.1. Tipos de consu1tas............... I ..... 53 2.9.2. Crear una consulta............... .... 54 2.9.6. Definir campos calculados. ....... 58 2.9.7 Ecabezados de columna ............. 58 2.9.8. Guardar la consulta .................. 59 2.9.10. Ejecutar la consulta ................. 60 2.10.FORMULARIOS.… ………………………・ 2.l0.1.Iniciar el asistente para formularios.......... .............'.... 61 21A.2. El asistente para formularios......... .......'...62 2.10.3. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario-.....'....................'.. 65 2.10.4. Crear un formulario usando un solo elemento... ..-.'..-' 66 2.10.5. Creaci6n autom6tica de hojas secundarias de datos .......'..........'.. 66 ︶     ︶
  • 4. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. 2 1l INFORNIES _ ……………… …… … ………………… … ……………… …66 2 11 l La vista diseio de infol.1le… … …………… …… … …… …………… 67 2 11 2 La pestaia Diseう o de infonne… …… …… ……… … … … …… … 69 2 11 3 El grupo COntroles… ………………………………………………………………………70 212 1MPORTAR Y EXPORTAR DATOS… ………………………………………………… 74 2 12 1 1mportar datos ……… …… ………………… … ……………… ……… ……… …… …………74 2 12 2 Exportar Datos… ……………………………………………………………………………77 2 12 3 ExpOrtara Word y Excel ¨ … …… …… … …………… … … …79 2 12 4 0btener datos por vinculaci6n ¨… ……… …… …………………… …80 2 12 5 EI Administrador dc tablas宙 nculadas… ……………………………………………81 CAplTuLO‖ ￨ CONCLUS10NES Y RECOMENDAC10NES … … … … ……… … ………… ……… ……… 82 CONCLUS10NES RECOMENDAC10NES ¨84 CRONOGRAMA DE ACriV:DAD[S… …¨……… …… … …¨…………… … … …………… …… 85 BIBL10GRAFIA¨ … … ¨… ¨……… … … … …¨ ………… … … … ………… ……… … 86
  • 5. 施 ″″α′d`』ビJca興 “ ノン/CCess. V V シ V ▼ TJNryERSTDAD TECNICA DE MANABi VIS10N U.ToPI Scr instituci6n unlversi鯰 Ha lider y rcferente de la educaci6n supcriOr en el Ecuado■ promovicndo la crcaci6n,desarr。1lo,transmisi6n y difusi6n dc la cicncia,la“ cnica y la cultura,con rccOnOciinientO sOcial y prevenci6n MISIoN I].T.M. Formar academicos cientificos y profesionares, responsabres, humanistas, 6ticos solidarios, comprometidos con ros objetivos del desarrollo nacional, que contribuyan a la soluci6n de los problemas der pais como universidad de docencia con investigaci6n, capaces de generar y aplicar nuevos conocimientos, fomentando.h promoci6n y difusi6n de los saberes y las culturas previstos en la constituci on dd la Reptiblica del Ecuador ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ lV
  • 6. Manual de Microsoft Access. V ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ FACTILTAD DE CIENCIAS HUMANiSTTCAS Y SOCIALES MISIoN FCHS Formar profesionales de tercer nivel en cada una de las carreras de la Facultad con conocimientos cientificos, en el 6rea humanista, tecnica y social capaces de liderar procesos de cambio y emprendimiento social y econ6mico, para cumplir con eficacia y eficiencia las demandas de la sociedad. VISI6N TCHS SerA una unidad acaddmica fortalecida institucionalmente y cimentada en [a organizaci6n y planificaci6n educativa, acorde con el desarrollo cientifico, pedag6gico y tecnol6gico en todas las rireas; con docentes con formacion de y quinto nivel, acreditados en los campos de la docencia, i con la colectividad, abiertos a todas las corrientes del para generar e impulsar el desarrollo socio-productivo de manera regional, nacional y mundial. y sostenible a nivel local,
  • 7. Manual de Microsoft Access. ESCUELA Df,, BIBLIOTECOLOGiA Y CIE,NCIAS DE LA IN}'ORMACI6N. MISIoN EBCI El programa de Licenciatura en Bibliotecologia y ciencias de la Informacion se plantea como misi6n fundamenkl la de formar a mediano y largo plazo cuadros profesionales de alto nivel, academico, cuyos conocimientos les permita involucrarse plenamente con los procesos de construcci6n del conocimiento desde la perspectiva del manejo de la informaci6n cientifico-tdcnica entendida como tal la adecuada selecci6n de fuentes documentales, su procesamiento tecnico, la organizaci6n de las unidades de informaci6n y la difusi6n del conocimiento mediante la aplicacion de los convencionales procedimientos bibliotecologicos, asi como de las nuevas tecnologias de la informaci6n y la comunicaci6n (TICs), reconocidas en el 6mbito bibliotecol6gico como PROCEDIMIENTOS DOCUMATICOS. VIS10N EBCI La construccion de un eficiente sistema de informaci6n a nivel nacional demanda de la generaci6n de una infraestructura t6cnica y humana que posibilite compatibilizar los recursos materiales con su puesta en servicio de manera eficiente. Esperamos en cuatro afros contar con una generaci6n de profesionales de la Bibliotecologia y las Ciencias de la Informaci6n que aporte objetivamente al desarrollo cultural/ social, academico y cientifico del pais para, a partir de entonces, multiplicar la planfa de profesionales con altos niveles de especializaci6n para asi poder dar respuesta a las demandas de un mundo globalizado. vl ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶
  • 8. ν V Manual de Microsoft Access. INTRODUCCI6N Una base de datos es una recopilacion de informaci6n relativa a un asunto o prop6sito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colecci6n de musica. Si la base de datos no esti almacenada en un equipo, o s6lo est6n instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informaci6n procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demils objetos que formardn la base de datos, es importante invertir algirn tiempo en disefrar la base de datos. Independientemente de que estd utilizando una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access, un buen diseflo de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demds objetos que formar6n la base de datos, es importante invertir algun tiempo en diseflar la base de datos. lndependientemente de que este utilizando una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access, un buen diseffo de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Lo expuesto se detalla de acuerdo a los siguientes capitulos. En el capitulo I, se presenta el tema, y de forma detallada la juftificacion. objetivos general y especificos, los mismos que orientan al desarrollo del presente manual. En el capitulo II, se detallas de forma texlual y grdfica el manual de Access, el mismo que ha sido citado de acuerdo a la fuente donde se lo consult6. Para finalizar, se tiene el capitulo III, donde se describen las conclusiones del manual y recomendaciones para un adecuado uso del manual. Asi mismo se presentan la fuentes bibliogr6ficas utilizadas durante e[ desarrollo del material.
  • 10. Manual tle Microsoft Access. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Tema: Manual de Access .lustificacirin El programa de Microsoft Access, es una herramienta de Microsoft para la definici6n y manipulaci6n de bases de datos, cuyo prop6sito principal es mantener informaci6n y hacer que estd disponible en e[ momento requerido. Esta informaci6n es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en 61, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se disefran para manejar grandes cantidades de informaci6n. El manejo de datos incluye tanto la definici6n de las estructuras para el almacenamiento de la informaci6n como los mecanismos para el manejo de la misma. Su aplicaci6n evita la redundancia, la inconsistencia de la informaci6n, obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adici6n y eliminacion de datos a la base de datos. Con el uso de las bases de datos Access, es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos, manteniendo su integridad entre los datos- Por lo antes expuesto, se justifica la realizaci6n del presente manual, gXmismo que va a beneficiar a todos los usuarios que en cualquier momento requiy'ren de asegurar su informacion y agilizar los procesos de consulta, reportes, filtros, ey'tre otros. Con este manual, se aportani de forma significativa a las ciencias informiiticas, por el enfoque de seguridad que Access muestra al momento del manejo de los datos e informacion. う ０
  • 11. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. 3. Objetivo 3.1. Objetivo general Crear un manual de Access para el usuario como apoyo al uso de las bases de datos. 3.2. Objetivos especificos - Fundamentar bibliogrdficamente el desarrollo de la revisi6n de la literatura para la creaci6n del manual de Access. - Desarrollar el manual de Access utilizando las herramientas informdticas adecuadas para su comprension y utilizaci6n como apoyo al manejo de las bases de datos. - Socializar el manual de Access para su compresion y uso. 4
  • 13. Manual de Microsofl Access. 2. MANUAL DE ACCESS 2.1. Df,,FINICION DE BASE DE DATOS Df, MICROSOFT ACCESS Colecci6n de datos y objetos relacionados con una finalidad o tema en particular. Una base de datos de Microsoft Access puede contener tablas. consultas, formularios, informes, macros, m6dulos y accesos directos a priginas de acceso a datos. El motor de base de datos Microsofi Jet administra los datos de las tablas que residen en Ia base de datos. Los datos de tablas vinculadas pueden residir en otra base de datos de Access, en un origen de datos extemo como, por ejemplo, dBASE o Microsoft Excel, o en un origen de datos ODBC como Microsoft SQL Server. Una base de datos es una recopilaci6n de informaci6n relativa a un asunto o proposito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colecci6n de mtsica. Si la base de datos no estd almacenada en un equipo, o s6lo estiin instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacion procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. 1● uando camOia ein● merO de lo:●rono de un proveedo4 dobe actualizarse en el archivo de tarletasy en varlas hojas lnrorri-laca6n de produclos en un dE produetos. Dire cciltrnes de clientes en una lista dE corr€o -︶ ︶ ︶ lnfornrac16n sobre pedidos en una hoja d€ cdlcu,o Conceptos bdsicos de Access Si quieres aprender o reparsar conceptos b6sicos de bases de datos o quieres conocer los objetos que maneja Access 2010, consriltalo uqoi' II 6
  • 14. Manual de Microsoft Access. 2.2.ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS 2010 2.2.1. Arrancar y cerrar/tccess 2010 Dos fol:::as basicas dc iniciar Acccss 2010 ‐Desde ei bOth lnici。 (1ll:〕)situad。 ,nonlnalmente,en ia csquina infeJOr lzquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el bot6n Inicio se despliega un menu. Colocar el cursor en Todos los programas, apareceri la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciard el programa. - Desde el icono de Access 20 l0 del escritorio. Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las sigrrientes operaciones: - Hacer clic en el bot6n cerrar - Pulsar la combinaci6n de teclas ALT+F4. - Flacer clic sobre la pestafra Archivo y pulsa el bot6n Salir 2.2.2. Lr pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como 6sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Asi conoceremos los nombres de los diferentes elementos y senl m6s fdcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuaci6n (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qud elementos quiere que se vean en cada momento. 7
  • 15. Manual de Microsoft Access. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ k. d. d.t.a 6 Sa@ tot fi dri t!,rd,jt.,ri :td ljri i{ i *-- *, 2.2.3. Las barras La barra de Titulo La barra de titulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha est6n los botones Wra maximiza ノrestaurar v ccrrar La barra de Acceso r{pido La barra de acceso rripido contiene las Guardar o Deshacer. Esta barra puede personalizarse para afradir todos los botones que quieras. Veremos c6mo m6s adelante. 8 m6s habituales de Access como a'l t@ rl1 t,Jjr.rr.l ,- rxi! - t"!r*
  • 16. Manual de Microsoft Access. ツ ▼ La Cinta de opciones. N ス ト La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestafias. Al hacer clic en una pestafla accederemos a su ficha que contiene los botones y menus, organizados en categorias o grupos. Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado bot6n necesitaremos saber en qu6 pestafia se encuentra y,para mds seffa, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar seria la localizacifin exacta del bot6n Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestafla Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura. En algunos momentos algunas opciones no estarin disponibles, las reconocerds porque tienen un color atenuado, gris. La cinta es dindmica y se comporta de forma inteligente. Esta disefladapara simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te ser6n iltiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de por teclado. De esta forma aparecerdn pequeflos recuadros junto a las conjunto de teclas) que deberds pulsar para rat6n. y opciones indicando la tecla (o r a esa opcitin sin la necesidad del - - r'--- i:il a::: -.: : i:; Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenu. En tal caso, aparecer6n nuevos caracteres para estas nuevas opciones. 9 蹄 i 語
  • 17. Manual de Microsoft Access, Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de miis espacio de trabajo. Para ello, debera,s hacer doble clic sobre cualquiera de las pestafras o utilizar el bot6n situado en la parte derecha de la cinta. Las opciones volveriin a mostrarse en el momento en el que welvas a hacer clic en cualquier pestafra o pulses de nuevo el bot6n. IE ;.1 .,' '- .. -i -',-"'.*,".,.. La pestafia Archivo es especial y como tal, estri destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestafias, no despliega una ficha tipica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un ment con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el boton Office. A este menu tambien puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A. Este menu contiene dos tipos biisicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al clic sobre ellos. Por ejemplo, la opci6n Guardar para guardar el documentg o Salir para cerrar la aplicaci6n. Tambi6n puede que algunas opciones un cuadro de dirilogo donde nos pedirii miis informaci6n sobre la acci6n a como la opcion Abrir. Opci6n que muestra mils informao6n. opciones lo que hacen es mostrar miis opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opci6n Informacion que muestra informaci6n de la base de datos abierta o reciente que muestra un listado de las fltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreari 10
  • 18. Manual de Microsoft Access. V V ▼ ▼ ∨ ツ con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opci6n activa. =1● a, Dato∫ ett`in● ` H● 子●ml(otos o(0こ `ed Bases de datcs recientes も 'ザ ザTず b 雹 T°∵すす ■ 腎警ヤず も 躊°∵￨■サ La barra de estado 'rti3 HoJa de drros La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicaci6n, proporciona distinta informaci6n segirn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqui nos indica que tenemos la tecla de teclado numdrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla diniimica, Gtifico dinrimico y Diseflo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequefro cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya ir6s aprendiendo la forma de los trotones que mri,s utilices. 2.2.3.Laayuda f) Access incorpora una documentaci6n muy ritil que explica las distintas opciones y caracteristicas del programa. Su consulta liente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos: -Hacer clic en el bot6n de Ayuda, en la zona derecha de la Cinta de opciones. -Pulsar la tecla Fl del teclado. -El programa tambien ofrece otras opciones interesantes, para elllo: l@r E Gurrd.rb.r! d. {,!tor coino j C.r,.' b.r. d! d.lot lr{ormaoon Reclente
  • 19. Manual de Microsoft Access, -Pulsar Ayuda en la pestafla Archivo. En este apartado adem6s encontrar6s enlaces a las webs de Microsoft que te facilitardn informaci6n sobre las novedades de esta versi6n en concreto, ayuda tdcnica o actualizaciones del programa. 2.3. CREAR UNA BASf, DE DATOS Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opci6n Nuevo de la pestaffa Archivo. gl 6urrdlr d: Guaririt obrclo como !j auird.. b.r. 6t driot (omo !. abrtr j C.rr.r b.r. d. d.to, Inlormaoon Se mostrariiLn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opci6n Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque tambidn partir de una base existente o de una plantilla Elijas la opci6n que elijas, un poco miis a Ia ver6s un panel con una vista previa y las opciones necesarias especificar el Nombre de archivo 1, programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empzar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando este lista. つ た @ Nuevo
  • 20. Manual de Microsoft Access. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ︶ ″ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Para cambiar la ubicaci6n establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequefia carpeta que hayjunto a la caja de texto . Se abrir6 el siguiente cuadro de di6logo: ,.01 Erbhct*u ,r .ul.(lK , (urto lulr<hc . Oo<urntnlol 3, lm*4tn*r - Ocultar (.rpntar Se debe utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el う 、 ノ ilI a )j i,;gnl-il.,j( ? l',lut 4i Selcargat il flrfttorro srtls1 rr(t(nt?t
  • 21. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. cuadro Nombre de archivo podrils escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrar6 el cuadro de di6logo y volveriis a la pantalla anterior. Pulsar el bot6n Crear para crear la base de datos. Automdticamente se creari nuestra nueva base de datos a la cual Access asignard la extensi6n .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Offrce 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad. Por defecto, Access abrirri una nueva tabla llamada Tablal para que puedas empezar a rellenar sus datos. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de objetos se crean a partir de estas. que todos los demiis Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el de navegaci6n, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean dentro de la base de datos. De entrada s6lo encontraremos la Tablal que se crea por defecto. Puedes ocultar el panel haciendo clic en el bot6n Ocultar. Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar que objetos mostrar y de que forma. 14 IM i : rr' . ,r: ."': ":. "' tl"rt; ::): ir r :4 r.i':-
  • 22. Manual de Microsoft Access. 2.4. AVANZADO: IIL PANEL DE NAVEGACIoN Para trab ajar con todos los objetos de una hase de dalos de M icroson Acce ss, utllice la ventana Base de dat8s. En Objetos, elija et tipo de objeto con que desee trabalar. La ventana Ease de datos muastra una lista de los obietos de ese tipo. Utilice el bot6n I'luevo en la barra de herramie nlas de la venlana Base de dalos. o las opciones de "Crear. " en la parte superior de la lista para crear nu evos 0hjetos. Utilice el botdn Disefto pa ra modificar los objetos existenles. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ El Panel de navegaci6n es la herramienta que nos permitir6 acceder a los diferentes obietos almacenados en nuestra base de datos Access. como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del panel estii organizada por tipos de objetos: existe un grupo para las tablas, otro para las consultas, otro para formularios, informes, etc. Se puede ocultar el panel si necesitamos m6s espacio de trabajo, como ya hemos dicho. desde el bot6n Para volver a mostrarlo bastard con volver a pulsar el bot6n (esta vez en el sentido contrario )。 diFCCtamente sobre su nombre,en la barra quc se mostrari.en el lateral izquierdo de la ventana. Diferentes vistas del Panel Haciendo clic sobre la cabecera del panel r:r:: : ::::' -; - i- *e desplegarii un menf que se puede utilizar para cambiar la forma en que visualizamos los objetos. ︶   ︶ 15
  • 23. Manual de Microsoft Access. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ i.r,,,,.r,.. i,,1,,t,,rj..tilr, t., rr Tsbra.s (+*.."ultal f6mlslrrioi j'ri r,,r.' Y ir::::::,fi ri:!il,::..jn:.: :a.:l Las primeras opciones son las de Desplazarse a la categoria. Nos permiten personalizar el tipo de agrupaci6n. Si bien por defecto vemos los objetos segtn su tipo: tablas, informes, etc. Tambien podemos mostrarlos por fecha a modo de historial, de forma que se muestren enla zona superior los modificados o creados m6s recientemente. O incluso, desde la opci6n Tablas y vistas relacionadas, podemos agrupar los objetos de forma l6gica. por ejemplo, todos los objetos relativos a la tabla clientes (informes, formularios, consultas...) estariin en un grupo, todos los referentes a pedidos en otro, etc. Observa la diferencia en la siguiente imagen: J ,J ...,1 {f'birtqr rv' lri'lrr,xh r *,1 : hbtts y■ stas relaclcnadas Personakzgdo Fijate c6mo cambian las agrupaciones y los encabezados de las mismas. Utilizar estas vistas con soltura puede ayudamos a organizarnos de forma miis eficaz, especialmente en bases de datos con grandes volirmenes de objetos. 16 ￨
  • 24. Manual de Microsoft Access. En el caso de la agrupaci6n personalizada, de entrada todos los objetos aparecerAn en la categoria Objetos no asignados. Deberemos crear los diferentes grupos y darles un nombre. Luego, arrastrar los objetos hasta el encabezado de la categoria en que se pretenda mostraf . De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es miis sencillo encontrar un objeto que sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado. Mostrar u ocultar objetos en el panel Tatrbien desde [a cabecera sse puede filtrar que agrupaci6n de objetos queremos visualizar. Para ello, deberemos atender a las opciones que hay a continuacion del titulo Filtrar por grupo. t, I '.lri.1 r i I -!-r - , ].' 1.. i : En funci6n del tipo de agmpacion que hayamos opciones: - En la vista Tipo de objeto, que es la predeterminada, podremos escoger el tipo: Tablas, Consultas, Formularios, Informes... Las opciones son exclusivas, es decir, no puedes filtrar para que se muestren Tablas y, , dispondremos de unas u otras 17
  • 25. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ．︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access, Consultas, pero no Formularios e Informes. Eso si, puedes escoger'fodos los objetos de Access para mostrarlos todos. - Si en cambio hemos escogido Tablas y vistas relacionadas, las opciones de filtro seriin cada una de las tablas de las que toman nombre las categorias. En nuestro ejemplo AULACLIC CLIENTES, AULACLIC FACTURAS,.. - Exactamente igual oculre con las fechas de creaci6n y modificaci6n. Podr6s filtrar por cada uno de los encabezados disponibles: Hoy, Ayer, Antiguo... Todas estas opciones ocultan totalmente los grupos no seleccionados en el filtro? pero tambidn es posible ocultar un irnico grupo. - Para ocultar una categoria especiflca deberemos hacer clic con el bot6n derecho del rat6n sobre 6l y escoger la opci6n Ocultar. De la misma forma, elegiremos Mostrar cuando queramos recuperarla. - Si en cambio es algo momentdneo, puede que nos sea m6s ritil la opcion contraer una categoria especifica. Para ello s6lo debemos hacer clic en su encabezado. Si volvemos a hacer clic se mostrard de nuevo. Por ilimo,si lo que queremos es ocultar lm ottctO en cOncrcto y no ll CategOria ∬ 蹴 f器 賞 罵 ‡ i∫1翼 棚 ∬ “ bソ 縣 耐 y / / Opcioncs de navegaci6ni Conflgurando el pane1 / Ya hemos visto pr6cticamente todas las opciones de organizacifinque ofrece el panel de navegaci6n. Varnos a ir un paso mris all6 explorando las Opciones de navegaci6n que ofrece. Podemos acceder a esta opcidn si hacemos clic con el bot6n derecho del rat6n sobre elirea vacia del panel. Asegrirate de que no haces clic sobre ningrin 18
  • 26. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. 0可 etO ni encabezado. 」 ■t14■ tこ :=二 =:こ ず =1 1 11-:.￨」 ==・ :ゴ :￨￨二 ::i:Fi・ … 1繊 1,1, ・ ril■ ' Aれもto 'I i‐ 1■・ .」 ■‐￨ 廟 =‐ : 二'■ ￨ノ ‐●■ “ rゃ iぃ C)pciones de navegaci6n:Conflgurando el panel Ya hcmos visto prゼにticamcntc todas ias oPcioncs de organlzaci6n quc ofrccc cl panel de navegaci6n. Varnos a ir un paso mas antt exp10rando las Opciones de navegaci6n que ofrece.Podemos acceder a esta opci6n si hacemos clic con el bot6n derecho del rat6n sobre el赫ea vacia del panel.Asegttate de que no haces clic sobre ning血 o可 eto ni encabezado. ￨_114‐ = =二 ´ Se abrir6 una ventana como la siguiente: ●●re9● 9円口眸 Ca― ・ ‐ “ 壷 AErqlI IFrFE Ei@ @to C-P norrtr. (* ajGnrb OpodE d€prffittetr, J E!o.-Er obFis 6rtu6 liqrta qirFtE dd {{i@ l.tc5trf h!.ra dc bs*Edr a!.r(t{?erffi EtE rr'* a EoDae {rc 19
  • 27. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Desde esta ventana podnis modificar el orden en que aparecen los distintos tipos de vista en el menri. Tambien podnis crear nuevos grupos (Agregar grupo) en tus vistas de tipo Personalizado. E incluso crear nuevas vistas de navegaci6n personalizadas desde la opci6n Agregar elemento. Desde esta ventana se puede gestionar el panel de navegaci6n de una forma muy sencilla e intuitiva. Ademds, una opci6n muy interesante es la de Mostrar objetos ocultos. Si la marcas, se mostrar6n en un color atenuado los grupos ocultos, de forma que puedas situarte en ellos y pulsar [a opci6n Mostrar flicilmente, para volver a hacerlos visibles. Tambien te puede resultar de utilidad Mostrar barra de busqueda, si tu base de datos contiene muchas tablas y dem6s objetos. Asi podnis buscar objetos por su nombre desde el propio panel de navegaci6n. 2.5. CERRAR LA BASE DE DATOS Se puede cerar una base de datos de varias formas: En la pestaia Archivo,elegir la opci6n Cerrar base de datos 」(":ar.=‐ そこぅいil. ―C)bien cerrar Access.Obviamente la base tambiё n se cerrara. 2.6.ABRIR UNA BASE DE DATOS Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes fbllllas: Desde la pesmia ArchivO>Abrir 20
  • 28. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Desde las teclas rdpidas CTRL+A o ALT+A. En ambos mdtodos se abrir6 el cuadro de dirilogo Abrir para que selecciones el archivo que quieres abrir: Deber6s situarte en la carpeta donde se encuentre archivo o bien seleccionarlo y pulsar el bot6n Abrir. la base y hacer doble clic sobre el Desde la pestafia Archivo > Reciente En la opci6n Reciente encontrarfs una en el rn6todo anterior. los fltimos archivos abiertos, al igual que Haz clic en la que quieras abrir. Desde el acceso rdpido a las ultimas bases abiertas: Nada m6s abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opci6n en Inicio > Todos los Programas, aparecerii la ficha Archivo desplegada. 21 "1」 ムbri, 囃:ン ‐ くく il [lcltorto 1.trot.?trcntg .,,ir Erbhote<o3 ,.. .uitcLc ..+ C urcc aukclrc Epmplor del tuEo {K :4,I111`11,に i(11け 卜■ .:ぃ 1■ ■」a● l● (1,(“ で ヽdト 詢k膊●b憫●d● ●lch議‐ ●●￨● (11`.● ``db Herrtmrenta: C● ●cJar i
  • 29. ︶     ︶ Manual de Microsoft Access. En ella encontrar6s rma lista de las cuatro ultimas bases de - i: . datos abiertas, exactamente igual que en el metodo anterior, pero directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir. @ ventajas que nos proporciona Access 2010. El bot6n Tabla abre la Vista Hoia de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segun el valor que introduzcamos en la columna determinari el tipo de datos que tiene la columna. Vista disefro es el metodo que detallaremos en esta unidad didrictica @, E rurr<t":.(db dj .ut{r,t.((do Ql nrucu. xcoo E Ort l al.a(.do introducir datos en la base de da.1os en los lemas siguientes y luego trabajar con fstos utilizando las Desde Archivo > Reciente (el metodo que hemos visto anteriormente) podemos configurar cuintos elementos veremos en el acceso nipido. Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un m6ximo de 17. No es recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso. 2.7. CREAR TABLAS DE DATOS Estructura fundamental de un sistema de administraci6n de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas). Los datos corresponden normalmente a una categoria de entidades particular como, por ejemplo, empleados o pedidos. Una tabla es una colecci6n de datos sobre un tema especifico, como productos o proveedores. La utilizaci6n de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos s6lo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos. Aqui se verd como crear una tabla de {tos para poder ， ´ う ι
  • 30. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podr6s compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. Desde el grupo Plantillas tambien podemos acceder a Elementos de aplicaci6n, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. 56lo tendr6s que rellenarla con sus datos. Explicaremos a continuaci6n la forma de crear una tabla en vista disefro. Este metodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr6 y otras consideraciones. Otra forma r6pida de llegar a la Vista Disefro es haciendo clic en el bot6n de la barra de estado inferior. Tambien en caso de estar editando una tabla, encontraremos el bot6n Ver > Vista Disefio, en la pestafla Campos de las Herramientas de tabla. _-l T.blaa tu^anhr6 dal *.ra^alJonabre del cahpo !)srcrt pci6n Gcnc.rt -Erltqu.Oa, rama^c dd <ampo Nqcwor vdlor€5 Tfiulo Etlquctai rfrali0cntat Atih.-<i6n d.3 t.do c at.re t-rg€ 8ri(r ca!anl,ale-rrla Si aCon dupli{*dsri) Aparecer6la Vista Disefio de la 23
  • 31. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ″ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. En la pestafra tenemos el nombre de la tabla (como todavia no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tablal ). A continuaci6n tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una linea para cada columna, asi en la primera linea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y asi sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaflas (General y Btsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, caracteristicas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la dcrccha tcncmos un rccuadro corl lln texlo quc nos da algttn tipo de ayuda sobrc lo que tenemos que hacer,por demplo en este momento el cursor se encuentra en la primera flla dc la railla en la columna Tipo dc datos y en el recuadro inferior dcrecho Access nos indica que el tipo de datos deterlnina la clasc de valores que adlrnitira cl caFnpo. Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr6 la tabla: EJ. tr-i;ia :a.-aa -:'a , il. - C:1i !r ; 1,,,e", -,- a ae,c- rjj En la primera fila escribir el del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. En Offrce 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en versiones anteriores : Calculado. Para m6s informaci6n sobre los diferentes tipos de datos visita los apendices. 24 !r :4& {d.&c.l
  • 32. W ▼ ∨ V V V Manual de Microsoft Access. Si deseas infollllaci6n sobre el asistentc para bisquedas visita 10s ttndices. Observa como una vcz tengamos algin tipo de dato cn la segunda columna,la parte inferior de la ventana,la correspondientc a Propiedades del campo sc activa para poder indicar mas caractelsticas del campo, caracteristicas que veremos cOn detalle cn la unidad temauca siguiente. A continuaci6n puisar la tecla INTRO para ir a la tercera colllmna de la rttilla. Esta tercera columna no es obligatoHo utilizarla ya quc inicamente sirve para introducir un comentario,no111lalinente una descripci6n del campo de folllla que la persona quc tcnga quc introdllcir datos cn la tabla scpa quё dcbc cscribir ya quc cstc cOmctario aparecertt en la barra de estado de la htta de datos. Repetir el proceso hasta completar ia deflnici6n de todos 10s campos(colllmnas)de la tabla. 巧emp10: 'I-abla ds proveedores -f abla da ptoductos - 2.7.1. La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos qde asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor finico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningrin tipo de equivocaci6n el registro al cual identifica. No podemos definir m6s de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por m6s de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: lal- d€ ar@GGdor .t 2 3 4 ilorTfrrrG dG !- corqaflr, Exotic Liquids l.Jew Orleans Cajun tle Grandrna [<ell!,'s Horr.re -ro}4!r/o -rraders -|-6 l}li-r-.!Elo Ca:ueo talretaE- sa rcfre dc rrrga laz EspEa-GrC-r.D ■ 7 25 pF‐ ve● ecrores=T abla ． ． ノ タ ん ″ ／ /
  • 33. “ ﹃・        ︱ し   鵬 ︶ ｈ   ・・ ・轟一﹃ い 輌 ・・・¨﹂ 相一・ Manual de Microsoft Access. Hacer clic sobre el nombre del campo que ser6 clave principal. En la pestafia Disefio de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el bot6n Clave principal del grupo Herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecerd una llave indic6ndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si quieres que el sistema se encargue automdticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeraci6n. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el bot6n anterior. Importante: Recordar que un campo o combinaci6n de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valorgdhulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s Cuando intentemos insertar una fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos dtta Crearla n y nos dewelve un error de este tipo: Microsoft Otfi(e Ac(ese :j, t.Kr6{ri O,fx. &(sr m pocdc crc.i oB cliyc pm(p.l prqx m hay caar*. ,n*..r.*]l ir, *' ..,, ' j .:' .. - v.{! "rernr }, f.rl:-t:r_-t::. Le-.tf-a-.i.;...-t.,r-dEte6r,.ler:d{r!qi:rrlegc,..< -.-,::aaLr.::n, *.;* I 2.7.2 Guardar una tabla Para guardar una tabla, podemos: Ir a la pestafia Archivo y elegir la opci6n Guardar. 26 . II ; ￨ ￨ ￨` principal.
  • 34. Manual de Microsoft Access. ‐ Obienhacerclicsobreclbot6nGuardar JdelabarradcAccesoRapido Como nuestra tabla arin no tiene nombre asignado, aparecer6 el siguiente cuadro de dirilogo: Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el bot6n Aceptar. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dirilogo avisrindonos de ello, y preguntiindonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Si nos aiade un campo de tipo autonumeracion y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatoria. 2.7.3. Cerrar una tabla Cada tabla de la base de datos debe tener o un conjunto de campos que en la tabla. Este campo recibeidentifi quen inequivocamente cada registro el nombre de clave principal. En este se ofrece una descripci6n de la finalidad de las claves principales y se expli agregarlas, definirlas, 」d驚 トquitarlas. fr aulacli j aulacli j Podemos cerrar una tabla de varias formas: aulacli---- 4 Hacer clic derecho sobre la pestafra con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men[ emergente. Euardar Eerrar Cerrar todo Vista gireio jl Vrsta HoJa de dator 1;! vista Tabla dinamica lfr Vlrta Grificg dinamico 27
  • 35. ︶     ︶     ︶ Manual de Microsoft Access. ︶ ︶ ︶ Hacer clic con el bot6n central del rat6n sobre la pestafla con el nombre de la tabla. En algunos ratones el bot6n central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazamos hacia arriba y hacia abajo. O bien hacer clic sobre el bot6n Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestafra. 2.7.4. Clave principal Una clave principal es un campo o un conj unto de campos de la tabla que proporciona un identificador fnico para cada registro. En una base de datos, la informaci6n se divide en tablas distintas en funcion del tema. A continuaci6n, se usan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access c6mo debe volver a reunir la informaci6n. Access usa campos de clave princigal para asociar nipidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Puede incluir los campos de clave principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que es el origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan claves extemas. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes tambien podria aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla 6sta es la clave principal. En la externa es la clave principal de otra ___l Chentes ' td. - osorizclon + I o€aEoci6n A + 2 OqonEelon 8 + 3 olg';tockn c I Pedidos k,. da p€ddo ' +M + l- + :n ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶    ︶ tabla Pedidos se denomina clave externa. tabla. Anlors I}Ernqs de clienl€ .l Erndeodo I I'kncv trBehot€t - licncy freehoiq :i Mqiyo serger*o ０ ０ ， ´
  • 36. Manual de Miuosoft Access. 1 Clave principal 2 Clave externa Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que pueda usar como clave principal. A menudo, se suele usar un nrimero de identificaci6n rinico, como un nimero de identificador, un nfmero de serie o un c6digo, como clave principal para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un ntmero de identificador rlnico de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal. ;En qu6 consiste una clave principal correcta? Una clave principal correcta debe tener varias caracteristicas: - Identifica inequivocamente cada fila. - Nunca debe estar vacia ni ser nula (siempre debe contener un valor). - Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien). lQue tablas necesitan una clave principal? / Siempre debe especificar una clave OrSftipat para una tabla. Access crea autom6ticamente un indice para ra clave vfincipar, que permite aglrizzr rasconsultas y otras olDcracioncs Acccss cOmprucba l命 blen quc cttb rcg苅 o lcnc un vttOr cn d campo de clave principal y que este es liempre distinto. cuando crea una nueva tabra en la vtsta Hoja de datos, Access crea automaticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo ,'Id.,, y el tipo de datos Autonumeracion. Er campo estii oculto de forma predeterminada en ra vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Disefro. SUGERENCIA si una tabla no tiene una crave correcta, contemple la posibiridad de agregar un campo que contenga el tipo de datos Autonumeraci6n y usar ese campo como clave principal. 29
  • 37. Manual de Microsoft Access, _」 ‐ Id, (E qrr(l... - llo(I6re de pro... - ■Chal 2 Chang 3 SIЮ pe do an` - l Una columna con el tipo de datos Autonumeraci6n suele ser una clave principal corecta porque garantiza valores [rnicos. En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o m6s campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga articulos de linea de pedidos tendria dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal estd formada por m6s de una columna se denomina clave compuesta. Definir la clave principal Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un ntimero de identificaci6n exclusivo, como un nirmero de Id. o un ntmero de serie o codigo, ese campo podria convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequivocamente cada fila, no debe contener un valor vacio o nulo y casi nunca (o, preferiblernente, nunca) debe cambiar. Abra la base de datos que desea modificar. En el panel de navegacion, haga clic el boton secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principa./y, en el menl contextual, haga clic en Vista Diseflo. SUGERENCIA Sino veel de navegaci6n, presione Fl1. l. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. 30
  • 38. Manual de Microsoft Access. V W V V V V V 2. En el grupo Herramientas de la ticha Disefro, haga clic en Clave principal. {lave princti'al . 11: '「 't'I.1 1' ': ￨) .: ` ￨ ' . "r -r: Insertar filas v-I'r 1* Eirninar filas Probar rallas de valdatr,rrr -{ C'-rlumna de hrjs, ' ' Se agrega un indicador de clave a especificado como clave principal. t Volver al principio Quitar la clave pnncipal la izquierda del campo o campos que ha Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacian la funci6n de clave principal ya no servir6n como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designaci6n de clave principal de esos campos. Al quitar la clave principal se quita tambi6n el indice que se cre6 para ella. 1. Abra la base de datos que desea modificar. 2' Antes de quitar una clave principal, debe agegurarse de que no interviene en ninguna relaci6n de tabla. Si intenta quitar /na clave principal que forma parte de / una o m6s relaciones, Access le advertir6y'e que debe eliminar primero la relaci6n. 2.7.5. Eliminar una relaci6n de tabta 1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla estiin abiertas, ci6rrelas. No se puede eliminar una relaci6n entre tablas abiertas. 2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. 31
  • 39. ︶ ︶ ︶ Manaal de Microsoft Access. 3 4 5 Si las tablas que participan en la relaci6n de tabla no aparecen, en la ficha Disefro, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuaci6n, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de di6logo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar. Haga clic en la linea de relaci6n de tabla correspondiente a la relaci6n que desea eliminar (la linea se mostrare en negrita al seleccionarla) y, a continuacidn, presione la tecl4 SUPR. En la ficha Disefro, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar. a .1, ,.ri,Jlt-rr f.lbl.l GI -' ]l t'tc:tt a, rplno.-,r,e!,Jre(t.i5 Ilrihd -.rat,i.r ii lli,:tt.l r,i,J.ls lii'plE,:r[nii 3. En el panel de navegacion, haga clic con el bot6n secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuaci6tr, en el menri contextual, haga clic en Vista Disefio. SUGERENCIA Si no ve el panel de navegaci6n, presione Fl l. 4. Haga clic en el selector de filas de la clave principal Si la clave principal consta de un solo campo, clic en el selector de filas de ese campo. Si la clave principal consta de varios haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave 5 En el grupo Herramientas la ficha Disefio, haga clic en Clave principal. :ン ト hSety ttas ■ ―´目imrlar FJos i営]」:諸 「 c・ llmna de bl,… ︶     ︶ 32 帷 ¨
  • 40. V ▼ Manual de Microsoft Access. El indicador de clave se quita del campo o campos que especific6 previamente como clave principal. NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedir6 que cree una. Si elige Sf, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumeraci6n para proporcionar un valor rinico para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeracion, Access usa dicho campo como clave principal. 2.7.6. Modificar tablas de datos Aqui veremos las t€cnicas de edici6n de registros para modificar tanto la definicion de una tabla como los datos introducidos en ella. Esta unidad estri dedicada, principalmente, a la Vista Hoja de datos de una tabla. Modificar el diseflo de una tabla en Vista Disefro Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definici6n (por ejemplo, afradir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificaci6n en su disefro: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. / / Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el panel de navegaci6n, seleccionar Vista Disefro en el menf contextual: Til'JaJ a,: ;a-ii:: i9 *(a.. . {< e,t:., tJ f -rrLr .... t ,, . :: - l ./. .. , .. - [-- Aparecerd la ventana de diseflo de tablas estudiada en la unidad temAtica anterior. う ， つ ，
  • 41. ▼ ν ψ し ぜ V V V Manual de Microsoft Access. Para modificar la definici6n de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. 2.7.7. Anadir un nuevo campo Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, ntmero de teldfono y direcci6n. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio. Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes rltiles de menor tamafio. Es m6s fiicil combinar los datos mds adelante que tener que separarlos. por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuacion, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fticilmente. Si tiene previsto crear un inlbrme, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. para obtener m6s informaci6n acerca del diseflo de una base de datos y la creaci6n de campos, consulte los vinculos en la seccion Vea tambi6n. Despuds de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. 2.7.8.Agregar un calnpo mediante16 entrada de datOs / ∬孟榊I悧総 首棚 き樵1打Ⅷ 織 ‖ campo dc h haa dc datos Lstaoo cel pedldo 0N(frc l Facturado 2 Envredo 3 Cerrado '1 Escriba los datos en la columna Agregar nueyo campo. 34
  • 42. Manual de Microsoft Access, l Crear o abrir una tabla en la vista Hoja de datos. NOTA Para obtener mris informacion acerca de la creaci6n de tablas, vea la secci6n sobre c6mo crear una nueva tabla. 2. En la columna Agregar nueyo campo, escriba el nombre del campo que desea c(ear. Use un nombre descriptivo para poder pueda identificar el campo m6s fdcilmente. 3. Escriba los datos en el nuevo campo 2.7.9. Establecer propiedades de un campo Despu6s de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Por ejemplo, mediante la contiguraci6n de propiedades de campo se puede: ., Controlar la apariencia de los datos de un campo , Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo ..r Especificar valores predeterminados para un campo r Agilizap la btsqueda y la ordsnacidn en un aampo Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vi2d Diseflo. 2.7.10. Establecer propiedades2/campo en la vista hoja de datos Cuando trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y algunas de las demiis propiedades de un campo. 2.7.1 l. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos l. En el panel de navegaci6n, haga clic con el bot6n securrdario en la tabla que desea abrir. 2. En el menri contextual, haga clic en Vista Hoja de datos. 35
  • 43. Manual de Microsoft Access, 2.7.12. Cambiar el nombre de un campo Cuando agrega un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access asiglra un nombre generico al campo automdticamente. Access asigna el nombre Campol al primer campo nuevo, Campo2 al segundo carnpo nuevo y asi sucesivamente. De manera predeterminada, el nombre de un campo se usa como su etiqueta en todas las ubicaciones en las se muestra el campo (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar el nombre de los campos de manera que tengan nombres mds descriptivos facilita su uso al ver o modificar registros. I . Haga clic con el bot6n secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campol). 2. En el ment contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna. 3. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo. Los nombres de campo pueden contener un m6ximo de 64 caracteres (letras o n[meros), incluidos los espacios. 2.7.13. Cambiar el tipo de datos de un campo Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe llll20{J6, Access reconoce esos datos como una fecha y,.establece el tipo de datos para el campo en Fecha./Hora. Si Access no pugde determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predety'rminada. El tipo de datos del campo determina que otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad 56lo anexar para un campo que tiene el tipo de datos Hipervinculo o el tipo de datos Memo. Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene nfmeros de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2fi)l en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la caracteristica de detecci6n automiitica de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha,/flora para el campo. como los numeros de salas son etiquetas y no fechas, deben 36
  • 44. Manual de Microsoft Access. usar el tipo de datos Texto. para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el procedimiento que se indica continuacion. l. Haga clic en la pestafia Hoja de datos. 2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione er tipo de datos que desee. - / llor(o Se r.qui€r€ 2.7.13. Tipos de datos de campo en Microsoft Access La siguiente tabla resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft Access, su utilizacion y su tamafro de almacenamiento. 一 ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ Memo Caracteres alfanum6ricos Se usa para el lexto o para los n0meros que no se utilizzn en los cilculos (por ejemplo, un td. de producto). Un numdrico almacenado como puede ordenar y filtrar de un l6gico, pero no se utilizar fhcilmente en los cdlculos. Caracteres (con una longitud mayor de 5 caracteres) o texto que enriquecido. formato de texto Se utiliza para;z{ texto con una longitud mayor de 25l caracteres o que utilice formato Las notas, las m6s (enteros o valores almacenar nfmeros c6lculos, salvo los (utilice el tipo de para los valores 3t Hasta 255 caracteres Hasta I gigable de caracteres o 2 gigab!'les de almacenamienlo (2 bytes por car6cter), de los que se pueden mostrar 65.535 caxactetes en un control. l,2,4o8o16byres cuando se usa en un id. de replicacion. descripciones largas y los piirrafos con formato de texto enriquecido, como negrita o cursiva, son ejemplos de uso de un campo Memo. Valores numiricos fraccionarios). Se utiliza para utilizados en los valores monetarios datos Moneda N`mero Tipo de datos Utilizado para almacenar Tamafio Texto
  • 45. Manual de Microsoft Access. ｅ   ｅ Ｓ ，０ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Fecha./Hora Moneda Autonumeracion SiノNo Objeto OLE Datos adjuntos Hipervinculo Asistente brisquedas monetarios). Fechas y horas. Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora. Valoros monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (moneda). Valor nfimero rinico que Access inserta autom6ticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores unicos que pueden usarse como clave principal. Tenga en cuenta que los campos Autonumeraci6n pueden incrementarse secuencialmente, en un valor concreto o asignado aleatoriamente. Valores booleanos (si/no). Puede usar alguno de estos tres formatos:: Si/No, Verdadero/Talso o Activado/Desactivado. Objetos OLE u otros datos binarios, Se utiliza para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows. Fotos, imdgenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos preferente para almacenar im6genes digitales y cualquier tipo de archivo binario. Hipervinculos. Se utiliza para al hipervinculos, que con un solo clic mediante una direccion uniforme de recursos) mediante un nombre en UNC (convencion de nomenclatura universal). Tambi6n se pueden establecer vinculos con objetos de Access almacenados en una base de datos. En realidad no es un tipo de datos; sirve para iniciar el Asistente para busquedas. Se utiliza para iniciar el Asistente para brisquedas a fin de poder crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores. 8 bytes. 8 bytes. 4 o 16 bytes cuando utiliza en un id. replicacion. I bit (8 bits = I byte). Hasta 1 gigabyte Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, segun Ia medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos. Hasta I gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 byes por caricter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control. Basado en una tabla o consulta: el tamafro de la columna asociada. Basado en un valor: el tamaffo del campo de texto utilizado para almacenar el valor. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ para a paglnas URL ( 38
  • 46. Manual de Microsoft Access. - Para optimizar el rendimiento, debe usar el ramafio der campo apropiado al crear un campo Texto o Numero. Por ejemplo, si tiene previsto almacenar c6digos postales de una longitud predecible, especifique esa longitud como el tamaflo del campo. Para especificar el tamafro del campo, puede establecer un valor en el cuadro de propiedad TamafioDelCampo.. - Para los nimeros de teldfono, los nfmeros de pieza y otros numeros que no se van a usar en ciilculos matemdticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Nrimero. un valor numerico que se almacena como texto se puede ordenar y filtrar de una forma mris l6gica. 2.7.14. Cambiar el formato de un campo Ademris de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access tambien establezca la propiedad Formato para el campo segrin lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha,/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. para cambiar manualmente Ia propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente: t. En la cinta, haga clic en la pestafla HoJa de datos. 2. En la lista Formato, en el grupo Formato y de datos, especifique el formato que desee. NOTA Es posible que la lista Formato este disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) segrin el tipo de del campo. 2.7.15. Establecer otras de campo 1. En la vista Hoja de datos, clic en el campo para el que desea establecer la propiedad. 2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione ras propiedades que desee. y' uni(o Sa rrquirrc 39
  • 47. つ ‘ う ι ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ し ︶ ︶ ︶ ﹀ ︺ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. t Volver al principio Establecer propiedades de campo en la vista disefro Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras rabaja con una tabla en la vista Disefro. En esta vista, puede establecer el tipo de datos de un campo en la cuadricula de disefro de la tabla y puede establecer otras propiedades en el panel Propiedades del campo. Abrir una tabla en la vista Diseflo l. En el panel de navegaci6n, haga clic con el bot6n secundario en la tabla. En el menri contextual, haga clic en Vista Diseflo. 2.7,16. Cambiar el tipo de datos de un campo l En la ouadripula de diseffo de la tabla, busque el aampo para el que desea establecer el tipo de datos. En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista. . Tipos de datos disponibles Memo Caracteres alfanumdricos Se usa para el texto o para los nlmeros que no se utilizan en los c6lculos (por ejemplo, un Id. de producto). Un valor numdrico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo mds logico, pero no se puede utilizar fecilmente en los c6lculos. Caracteres alfanumdricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto que utiliza formato de texto enriquecido. Se utiliza para el texto con una longitud mayor de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los p6rrafos con formato de texto enriquecido, como negrita o cursiv4 son ejemplos de uso de un campo Memo. Valores numericos (enteros o valores &accionarios). Hasta 255 Hasta I gigab),te de caracteres o 2 gigaby,tes de almacenamiento (2 bytes por cariicter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control. l,2,4o8o16bytes cuando se usa en un id. de ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ NImero 40 Tipo dc d{tos Utilizado para almlcrnar Tarnafio
  • 48. Manaal de Microsoft Access. ｅ   ｅ Ｓ ｄ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︼ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ FechaA{ora Moneda Autonumeraci6n Sl月ヽo Objeto OLts Datos adjuntos Hipervinculo Asistente b[squedas Se utiliza para almacenar numeros utilizados en los c6lculos, salvo los valores monetarios (utilice el tipo de datos Moneda para los valores monetarios). Fechas y horas. Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora. Valores monetarios. Se utiliza paru almacenar valores monetarios (moneda). Valor nrimero unico que Access inserta autorn6ticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores rinicos que pueden usarse como clave principal. Tenga en cuenta que los campos Autonumeraci6n pueden incrementarse secuencialmente, en un valor concreto o asignado aleatoriamente. Valores booleanos (si/no). Puede usar alguno de estos tres formatos.: SiA.{o, Verdaderoffalso o Activado/Desactivado. Objetos OLE u otros datos binarios. Se utiliza para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows. Fotos, archivos binarios, archivos de Es el ti de datos preferente para alm im6genes digitales y cualquier tipo archivo binario Hipervinculos. Se utiliza para almacenar hipervinculos, que proporcionan acceso con un solo clic a p6ginas web mediante una direcci6n IJRL (localizador uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en formato LINC (convenci6n de nomenclatura universal). Tambien se pueden establecer vinculos con objetos de Access almacenados en una base de datos. En realidad no es un tipo de datos; sirve para iniciar el Asistente para b[rsquedas. Se utiliza para iniciar el Asistente para brisquedas a fin de poder crear un campo replicaci6n 8 bytes. 8 bytes. 4 o 16 bytes cuando utiliza en un id. replicaci6n. I bit (8 bils: I byte). Hasta I gigabyte Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, segin la medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos. Hasta I gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por car6cter), de los que se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control. Basado en una tabla o consulta: el tamafro de la columna asociada. Basado en un valor: el para 41
  • 49. 2. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︺ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access, que utilice un cuadro combinado para tamaflo del campo de texto i:,T[H:::r en otra tabla, consulta o ;;1X*' para almacenar el Para los ntmeros de tel6fono, los numeros de pieza y otros nfmeros que no se van a usar en cdlculos matemiiticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Nrimero. Un valor num6rico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo m6s l6gico, pero no se puede usar fiicilmente en los c6lculos. Para los tipos de datos Texto y Numero, puede especificar el tamafio del campo o el tipo de datos con mayor precisi6n. Para ello, debe establecer un valor en el cuadro de propiedad. 2.7.17. Tamafro del campo. Establecer otras propiedades de campo 1. En la cuadricula de diseffo de la tabla, seleccione el campo para el que desea establecer las propiedades. Access muestra las propiedades para este campo en el panel Propiedades del campo. NOTA El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden establecer. En el panel para cada seleccionar r iQue propiedades de campo estiin disponibles? del campo, especifique la configuracion que desee o presione F6 y use las teclas de direcci6n para Tamaflo del campo Formato Posiciones decimales Nuevos valores Establecer el tamafro m6ximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Nrimero o Autonumeraci6n. SUGERENCIA Para lograr un rendimiento optimo, especifique siempre el Tamaflo del campo minimo que sea suficiente. Personalizar la forma en Ia que el campo se muestra de forma predeterminada cuando se visualiza o imprime. Especificar el nimero de posiciones decimales utirizadas al mostrar nirmeros. Especificar si un campo Autonumeraci6n se incrementa o recibe un 42 Propiedad tle campo Descripci6rr
  • 50. Manual de Microsoft Access. ︶     ︶ valor aleatorio al agregar un nuevo registro. Mostra, los caracteres que facilitan la entrada de datos. Para obtener mis informaci6n acerca de como crear y usar una miscara de entrad4 consulte la seccion Vea tambi6n. Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios, informes y consultas. Asignar autometicamenle un valor predeterminado a un campo cuando se agregan nuevos regi$tros. Proporcionar una expresi6n que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor del campo. Escribir un mensaje que $e muestre cuando un valor infrinja la expresi6n en la propiedad Regla de validaci6n. Exigir que se especifiquen datos en un campo. Permitir la entrada (al establecer el valor de la propiedad en Si) de una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo. Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creacion y utilizaci6n de un indice. Comprimir el texto almacenado en este campo al almacenar una pequeia cantidad de texto (> 4.096 caracter€s) Conlrolar la conversi6n de caracteres en la version asidtica de Windows. Controlar la conversion de oraciones en las versiones asi6ticas de Windows. Adjuntar una etiqueta inteligente al campo. Realizar un seguimiento del historial de valores de campo (para ello, se establece el valor de la propiedad en S[). Elegir el valor Texto enriquecido de la propiedad para almacepar lexlo como HTML y permitir el formato enriquecido. Elegir ef,/alor Texao sin formrto de la propiedad para almacenar solo ffio sin flormato. / Especificar la alineacion predeterminada del texro d6ntro de un control. Miscara de entrada Titulo Valor pred€t€rminado Regla de validaci6n Terto de validaci6n Requerido Pcrmitir longitud cero Indizado Compresi6n Unicode Modo IME Modo dc oraciores IME Etiquetas inteligentes 56lo anexar Formato del terto Alireaci6n d€l texto 4 ︶ ︶ ︶ ﹀ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︺ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ cuadro Zoom. SUGERENCIA Si va a especificar una mescara de entrada o una expresi6n de validacion y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador correspondiente. Para guardar los cambios, presione CTRL+G. de propiedad en el cuadro d€ propiedad, presione MAYUS+F2 para mostrar el / 3. Para proporcionar mris espacio para especificar o modificar una configuraci6n う ， И 十
  • 51. Manual de Microsoft Access. En la secci6n vea tambi6n, encontrar6L vinculos para obtener m6s informaci6n acerca de los tipos de datos y las propiedades de campo. 2.7.18. Modificar el disefto de una tabla en Vista Hoja de Datos La vista de Hoja de datos se ut iza normalmente para editar los datos que contiene la tabla, aunque tambi6n podemos modificar su diseflo. para abrir la tabla en esta vista: Si la tabla no estii abierta, desde el panel de Navegaci6n: - Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla. - o bien hacer clic derecho sobre ra tzbra y seleccionar ra opci6n Abrir en el menir contextual. Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseflo: - Desde la pestafla Disefro o Inicio > grupo Vista > bot6n Ver, cambiaremos la vista. - Tambidn desde el bot6n de la barra de estado. La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente: A la derecha de las columnas creado veremos una columna campo Agregar nuevo Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegarii un menir que nos permitini elegir el tipo de datos que contendr6 la nueva columna (o campo) Al pulsar sobre el que nos interese, se insertani automaticamente en la tabla. 44
  • 52. ‐ ▼ V ‐ V V W V ψ V V ∨ ν ‐ ▼ ▼ V ▼ ‐ ‐ ‐ V V V ▼ V Manual de Microsoft Access, El encabezado del nuevo campo contendr, un nombre por defecto: campol. Si insertas otros se llamariin Campo2, Campo3, etc. para darle un nombre a los campos no hay miis que seleccionar el encabezado con un doble clic y borrar el texto Campol, para a continuaci6n escribir el nuevo nombre. Al fiaalizar,pulsar INTRO para que se guarde. otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el bot6n derecho del rat6n sobre er encabezado y seleccionar la opci6n Cambiar nombre de campo en el menri contextual. Tambidn desde el menf contextuar podremos Eliminar campo, si queremos deshacemos de una determinada columna. Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando er contenido de la tabla y decidimos realizar un pequeffo cambio en su disefro, pero recomendamos realizar los cambios de disefro cn Ia Vista Disefio, ya que disponemos de un mayor control de la edici6n. 2.8. LAS RELACIONES En esta unidad veremos c6mo reracionar tabras y ros diferentes tipos de reraciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos. Si no sabes lo que es una reraci6n en bases de datos, te introducimos algunos conceptos bdsicos para entender las reraciones visita el apendice correspondiente a la unidad. 2.8.1. Crear la primera relaci6n. Para crear relaciones en Access 2010 - Pulsar el bot6n Relaciones de la Herramientas de base de datos. 45 - O bien, desde el botrin de Archivo > Informaci6n. ￨
  • 53. Manual de Microsoft Access. En caso de que tengas una tabla abierta, tambidn encontrar6s este bot6n en: - La pestaffa Herramientas de tabla > Diseflo > grupo Relaciones, si estamos en Vista Disefio. - La pestafia Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos. Aparecer6 el cuadro de dirilogo Mostrar tabla y en el deberemos indicar qu6 tablas queremos relacionar. 1' Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relaci6n haciendo clic sobre ella, apareceri dicha tabla remarcada. Tambien puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL. 2. Hacer clic sobre el bot6n Agregar. 3. Repetir los dos pasos anteriores todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. 4. Hacer clic sobre el bot6n Ahora aparecer6la ventana Relaciones con las tablas afradidas en el paso anterior. 46
  • 54. Manual de Microsoft Access, Para crear la relaci6n: I Ir sobre el campo de relaci6n de la tabla principal (en nuesho caso c6digo paciente de la tabla Pacientes). 2. Pulsar el bot6n izquierdo del rat6n y manteniendolo pulsado a.astrar hasta el campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos). 3. Soltar el bot6n del rat6n. Aparecerri el cuadro de didlogo Modificar relaciones siguiente: En la parte superior deben estar los de las dos tablas relacionadas (Pacientes y Ingresos) y debajo de 6stos el de los campos de relaci6n (codigo paciente y codigo paciente). Ojo! La de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo ti 'de datos. No puedes relacionaq por ejemplo una fecha de nacimiento con un el mismo. . En cambio no es necesario que el nombre del campo sea observa en la parte inferior el ripo de relacidn que se asigna*i dependiendo de las caracteristicas de los campos de relaci6n (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar en la clinica m6s de una vez). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre 6ste. si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada ros campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. 47 r!l
  • 55. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ ︼ ︶ ︶ ︶ ︺ ︼ ︶ ︼ ︶ ︶ ︺ ﹀ ︼ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︺ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Si quieres saber mds sobre integridad ret-erencial y operaciones en cascada visita el apendice conespondiente. Para terminar, hacer clic sobre el boton Crear. Se crearii la relaci6n y esta aparecerd en la ventana Relacion. :J _.,.,9 Afladir tablas a la ventana Relaciones Si ya hemos creado una relacion y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos afradir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el bot6n Relaciones en la pestafla Herramientas de base de datos. Para aiadir la tabla hacer clic sobre el bot6n Mostrar tabla en la pestafia Diseflo. Aparecerd el cuadro de diiilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. Afladir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dieilogo. Quitar tablas de la ventana Relaoiones Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: 48
  • 56.
  • 57.
  • 58. ツ V Manual de Microsoft. Access. Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el bot6n Borrar disefro en la pestafia Diseffo. - Desaparecerin todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, fnicamente hemos limpiado la ventana. A partir de ese momento podemos ir afradiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opci6n Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcion Mostrar directas que explicaremos a continuaci6n. 2.8.4. Mostrar relaciones directas Esta opcion nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el bot6n derechpr ,,, sobre la tabla y elegir la opci6n Mostrar directas del menti contextual que aparderl, ,/ :i,,,. l. ,' ,.".-.,. l.t;.an.. - ''' !': ;:.1];:il:l: o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el bot6n Mostrar relaciones directas en la pestafia Disefro. 51
  • 59. V V ▼ V ‐ ▼ ψ V V V V V ▼ Mα″″″ ``,И たrasafrИ “ ιSS Aparecer6n todas las relaciones asociadas a ra tabla y todas ras tabras que intervienen en estas relaciones. 2.8.5. Visualizar todas las relaciones Si queremos visualizar en Ia ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y eregir entre: hacer clic con er bot6n derecho sobre el lbndo de la ventana y eregir ra opci6n Mostrar todo del rrenir contextual que aparecerd, 'I r /.! "-1 ......'.' o pulsar el bot6n Mostrar todas las relaciones en la pestafra Diseffo. i o pulsar el bot6n Mostrar todas las relaciones en la pestafra Disefro. 2.9.coNSULTAS Se utilizan cOnsultas para veL modincar y analizar datOs dc follllas difcrentes Tambiё n pueden utilizarse cOmo e1 0rlgen de rcgistros para fiDl.lula五 os,infOmles y paginas de accesO a datos 52
  • 60. Manual de Microsofl Access. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Una consr.dta se crea con un asistente o desde el principio en vrsta Disefio de consulta. En vista Diseflo, se Especi,ican los datos con los que desea trabajar egegildo Ias lablas 0 consultas que conlieiten hs datos y, a conlinuacidn, rellenan& sn le cuaddcula de diseffo. los canpos, el rden ylm crittrjE gue e agq a la cuadritula & diefio &brminm lo que se w ar los resuli*s Las lidas de campos nuestmn los csmpos de las taHs o consultas que se agEgEn ala Ufla lirEe ft conhirHim dice f, Hlcrwt Access mno ed*t l?l*ionados los ddos de una tablE o cursllta cm los dat6 de oh8 t# o cmsita Se agrgan camposE la oja&iqia de cIsefio aradrinddos dffde las li$osde ranpos. Cdfi po I Nom br#roddo lrha beCornparia I$h: Pm dos Proraedores Odenl A<cendarle l+losbar V A Ieldbno ProEedon g de la ronsulta, "Pavlova, Ltd." "Exrlic Liquds" kiseed Syrup Exotic Liquids o3)TIers Pavlsr8, Ltd. Cuando desee revisar, agregar, eliminar datos de una base de datos, considere la posibilidad de usar una consulta. Al usar una consulta, puede respoirder a preguntas muy especificas acerca de sus datos que serian dificiles de responder mirando directamente los datos de la tabla. usar las consultas para filtrar los datos, realizar cdlculos con ellos v ambi6n puede usar consultas para automatizar muchas tareas de de datos v revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos. 2.9.1. Ttpos de consultas Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selecci6n. Hortre & prodrfto t{ofltre ft M岨m Pavbva.ud 53
  • 61. Manual de Microsoft Access. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. una vez obtenido er resurtado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr6 hacer o no segun la consulta). Una consulta de selecci6n genera una tabla l6gica (se llama l6gica porque no est6 fisicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vezque se abre se vuelve a calcular). Consultas de acci6n. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acci6n, de eliminaci6n, de actualizaci6n, de datos anexados y de creaci6n de tablas. Las veremos m6s adelante. Consultas especificas de SeL. son consultas que no se pueden definir desde ra cuadricura eBE de Access sino que sc tienen que definir directamente en SeL, como por ejemplo las de Union. Estas consultas no se estudiardn en este curso ya que para definirlas hay que saber SeL, cosa que no es objeto de este curso. Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de sel- o nuestro curso de SQLServer, con los que aprenderis a realizar consultas manualmente. 2.9.2. Crear una consulta Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el bot6n Disefro de Consulta en Ia pestafia Crear: Tambidn tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consurtas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. 54
  • 62. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Si haces clic en el bot6n Asistente para consultas apareceri el siguiente cuadro de di6logo: Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos m6s adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opci6n Disefio de consulta que te permitirii crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseflo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacanl los datos con un cuadro de dirilogo parecido al siguiente: ξ ′ ξ フ `´ `:r― ￨● pl 、「: : :,==1●「 :=「 … ヽ `o ttr_,,■ ぃ :● … で 1… i =‐ .■ 1,4 cO´ s‐ ■と, へ 'い03 E,Ic_`・ 」0● ,´ 二υ 13● こ = `.■ .,● `=`「・・‐ 年ヽ 「「 4 ヽ ｀、 ‐‐● 1,■●■ 。 一 ― つ 3_,t,,tこ し ,,, =`■ 'c― ● 0し A:r-:.r- : F-.r.
  • 63. Manual de Microsoft Access. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el bot6n Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demils tablas. Finalmente hacer clic sobre el boton Cerrar. Aparecerii la ventana Vista Disefro de consultas. 2.9.3. La vista diseio ; LUrI'rer to{dl :...."... .i,.. ' t.tlrr:r; ! t.t .r, (J I r^dtio .-nt lt*rg,: ..t:!!. (.,r.i t., ,, - ' ''- """'rl.o,,o Ilbl,: iuilrr; .rrr:,1 rJlr l-tt;r.,srrJ Ju. .l:,-, r, r<ird iu: tr rdC^ f.lo;trar ,, 1r;t tl,.l.. a { Si observas la pantalla, en Ia parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas afladidas con sus corespondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadricula QBE definimos la consulta. cada columna de la cuadricula eBE corresponde a un campo. iremos profundizando en la explicaci6n: Campo: ahi ponemos el campo a utilizar que en la mayoria de los casos serii el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambidn puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser6 ritil cuando definamos consultas basadas en varias tablas. 56 adelante
  • 64. Manaal de Microsoft Access. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificaci6n aparece desactivada la columna no aparecerd en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren solo los coches vendidos de una determin ada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque seria repetitivo y no aportaria informaci6n adicional. Criterios: sirve para especificar un criterio de busqueda. Un criterio de btsqueda es una condici6n que deben cumplir los registros que aparecer6n en el resultado de la consulta. Por 10 tanto estd formado por una condici6n o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) v O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones. 2.9.4. Afradir campos Para afiadir campos a la cuadricula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocani en 'la primera columna libre de la cuadricula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el bot6n del rat6n arrastrar el campo sobre la cuadricula, soltar el bot6n cuando eylfznos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos afiadigddo. / Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacia de la rqilta, apa(ecerit a la derecha la flecha para desplegar Ia lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la t'ila Tabla., asi en la lista desplegable s6lo aparecerdn campos de la tabla seleccionada. Tambidn podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila campo: de una columna vacia de la cuadricula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinonimo de ,todos los campos'). 57
  • 65. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︼ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︺ Manual de Microsoft Access. 2.9.6. Definir campos calculados Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea calcurado tambien podemos incluir campos calculados en las consultas. lcu6ndo incluir la expresi6n en una tabla y curindo en una consulta? La respuesta dependeri de cada caso concreto. si er resurtado de la expresi6n se va a utirizar frecuentemente en consultas, listados o estadisticas, puede ser miis interesante guardar el dato en Ia propia tabra. si en cambio se trata de un cdrcuro m6s especifico puede ser preferible no utilizar espacio en er disco para conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta. Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresi6n en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis ser6: Nombre del campo: expresi6n Por ejemplo, si disponemos de un Precio, podriamos realizar la siguiente expresi6n: Precio con IVA: Precio * l,l8 Al pulsar INTRO se la expresi6n y se aplicar6n ciertos cambios, como encerrar entre corchetes campos referenciados o eliminar espacios innecesarios. etc.: Precio con IVA: l'rl,l8 Aprendimos en temas anteriores c6mo ut izar er Generador de expresiones. En esta ocasi6n puedes ver c6mo formar expresiones de forma manual en el siguiente tema biisico del apendice. 2.9.7 Ecabezados de columna Podemos cambiar el encabezado de las columnas der resultado de la consulta. Normalmente aparece en el encabezado de la columna er nombre de ra corumna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en ra fila campo: escribiendolo derante 58
  • 66. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. Veamos el siguiente ejemplo: La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford. Habiamos decidido no mostrar la informaci6n Marca porque seria reinterativa, pero en tal caso no tendriamos ninguna informaci6n sobre qu6 modelos estamos visualizando. Una posible soluci6n seria cambiar el nombre de campo Modelo por Modelo Ford, como ves en la imagen, incluyendo en el Campo Modelo Ford: Modelo Asi, los encabezados de la tabla se mostrar6n asi: MalrrcJlo - N'locltlo Ford '.:: i,: ,'- : . '-'- -! .. 2. 9.8. Guardar la consulta Podemos Guardar la consulta clic sobre el bot6n guardar de la barra de Acceso R6pido, o bien, seleccionando opcion Guardar de la pestafra Archivo. Si es la consulta aparecer6 el cuadro de diri{ogo para darle un Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuaci6n hacer clic sobre el bot6n Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su bot6n cenar. primera vez que nombre. 59
  • 67. ▼ V V Manual de Microsoft Access. 2.9.10. Ejecutar la consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Disefio de consulta o bien desde el Panel de navegaci6n. Desde el Panel de navegaci6n, haciendo doble clic sobre su nombre. Desde la vista diseflo de la consulta, haciendo clic sobre el bot6n Ejecutar de la pestafra Diseflo: ij..'i'i:: il" ,.... f *J . :' {1t r t,t l: Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algun dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones). 2.10. FOR}IULARIOS Access ofrece varias herramientas para la creaci6n rhpida de formularios en la ficha Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si desea serrrias selectivo en relaci6n con los campos que aparecerin en el formulario, puede Asar el Asistente para formularios. El asistente tambi6n permite definir c6mo se agrupardn y ordenar6n los datos, asimismo, puede usar campos de miis de una tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las tablas y las consultas. Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un fonnulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o m6s tablas, v lo muestra en la pantalla con el diseflo elegido en el Asistente para formularios, o con un diseflo que cree desde el principio. 60
  • 68. Manual de Microsoft Access, 1. 2.10.1. Iniciar el asistente para formularios En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en la opci6n M6s formularios y, a continuaci6n, haga clic en Asistente para formularios. Siga las instrucciones incluidas en las pdginas del Asistente para formularios. ， ‘ li. !r i /" Formulario consiste en crear autom6ticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el panel de Navegaci6n. Disefro del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Disefio y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparczcan en 6l_ Este metodo no se suele utilizar ya que en la mayoria de los casos es m6s c6modo y r6pido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despu6s sobre el formulario creado modificar el disefro para aj ustar el formulariqb nuestras necesidades. En esta unidad veremos mds adelante c6mo modificar 9(disefio de un formularjo. vez de abrirse en Vista Disefro como la anterior opci6n, se abririi en Vista Presentaci6n. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegaci6n. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creaci6n del formulario. 61 en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en
  • 69. ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. Navegaci6n te permite crear un formulario dedicado a la navegaci6n, que simula la estructura tipica de menris de una p6gina web. Podr6s elegir entre seis disefros distintos. ,J ,rll lLtr .'.',,:- ," Mils formularios despliega un ment con otros tipos de formularios disponibles, como g*ifico dindmico, tabla dinrimica, hoja de datos o el formulario dividido. 2.10.2. El asistente para formularios Esta es la modalidad mds sencilla y dirigida de creaci6n de formularios. El asistente se inicia desde la pestafra Crear > grupo Formularios > bot6n Asistente para formulario. Esta esla primera ventana NOTA Si desea incluir en el follllulariO campos de varias tablas y cOnsultas,no haga cHc en Siguiente ni cn Fillalizar despuё s de scleccionar 10s caFnpOs de la primcra tabla o 00nsulta en la pHmera rttina del Asistente para folli.ularios Repita los pasos para selecciOnar una tabla o cOnsulta y haga clic en 10s demas caIIlpOs que dcsce incluir en el fonnulariO. A continuaci6n,haga clic en Siguiellte o Finalizar para prosegulr. 62 ヽ :碑彙 姜 由 毎 ― "d鮨 鶴態が ‐― 轟 ,ぬ織 轟 … ― 。出
  • 70. Manual de Microsoft Access. En ella clegilnos en que tabla o oonsulta se basara el follllulano y 10s campos quc queremos incluir en ёl. Para elcgir e1 0rigcn(tabla O consulta),10 SelecciOnalnos del desplegable supcrior.Si queremos sacar datos de mas de una tabla lo■ leJor es crear una consulta previamentc que convine los datos y luego crear el fbllllulaHo sobre ella. A continuaci6n seleccionarnos los campos a incluir en el f0111lularlo haciendo clic sobК d carnpo y pulsando ol bot6n i>b sim口 eme■C haciendo doЫe clic sObre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el bot6n l-! el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el bot6n >' . o deseleccionar todos los campos alavezhaciendo clic sobre el bot6n,E . Una vez seleccionada la dishibucion que nos interesa pulsamos el boton Siguiente y aparece la siguiente pantalla: En esta pantalla elegimos la distribuci6n de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opci6n de formato aparecerd a su izquierda el aspecto que tendrd el formulario con esa distribuci6n. A continuaci6n pulsamos el bot6n Sigui y aparece la ventana que puedes ver a continuaci6n... En esta ventana el asistente nos pregrurta el titulo del forrnulario, este titulo tambi6n serii el nombre asignado al formulario. 63 …
  • 71. 一     ． ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ し ︶ ︶ ︶ Manual de Microsoft Access. En anteriores versiones disponiamos de un paso previo que nos permitia incorporar cierto estilo utilizando las distintas opciones de disefro disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto est6tico en la propia creaci6n del formulario. Ser6 m6s adelante cuando lo manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles. Antes de pulsar el bot6n Finalizar podremos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informaci6n en este caso veremos el -rr:::i:::l formulario preparado para la edici6n de registros, por ejempto: o bien, Modificar el disefio del formulario, si seleccionamos esta opci6n aparecer6la vista Disefro de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo; 3. En la irltima piigina del asistente, haga clic en Finalizar. El Asistente para formularios permite crear una variedad de resultados segfn las opciones que se seleccionen. En consecuencia, recomendamos ejecutar el asistente varias veces para experimentar con distintas opciones cada vez, hasta obtener los resultados deseados. 64
  • 72. ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ヽ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ︶ ﹀ Manual de Microsoft Access. 2.10.3. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario Puede usar la herramienta Formulario para crear riipidamente un formulario con un solo elemento. Este tipo de formulario muestra informaci6n acerca de un solo registro a la vez, como puede verse en la siguiente ilustraci6n: ZEn algunos casos, Access informaci6n relacionada. Para 1 El formulario muestra informaci6n de un solo registro. agrega una hoja secundana de obtener mds informacion, vea automdtica de hoias de datos. Cuando se usa la Formulario, se aglegan a[ formulario todos los campos del origen de datos Puede empezar a usar el nuevo formulario inmediatamente o modificarlo en la vista Presentaci6n o Disefro para adaptarlo a sus necesidad. datos para mostrar la secci6n Creaci6n 65 .t