i3, progiciel intégré de gestion d'affaires adapté aux Gestionnaires de Réseau de Distribution d'Energie

1. ERP gestion à l’affaire
adapté aux GRD Énergie
Présentation novembre 2011
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux

2.  THELYS
 Le progiciel i3
◦ Principes
◦ Couverture fonctionnelle GRD
◦ Architecture technique et intégration
Sommaire
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3. Une « jeune » entreprise dynamique
1 seul métier :
créée par 2 associés, après 15 ans
Éditeur du progiciel de
d’expériences reconnues dans les domaines gestion à l’affaire i3
* de la mise en œuvre de Systèmes
d’Information
* du conseil en Organisation Axes stratégiques :
* du développement de Progiciels
* de la gestion de Projets importants * Gestion / Pilotage
avec une expertise fonctionnelle dans le
* Métiers GRD
secteur de l’Energie (EDF GDF Services
notamment)
* Veille technologique
et R&D importante
L’entreprise THELYS et la gestion
d’affaires / GRD
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4. Gestionnaires de Réseaux de Études, fabrication, installation à
Gestion de
Distribution gaz et électricité l’affaire
chantiers
Régie du SIEDS
BTP,
(SEOLIS) – Niort
Métallerie, serrure
rie
SICAE de la
Énergies
Somme et du
renouvelables
Cambraisis
Régie du Gaz de
Strasbourg
(ReseauGDS)
Positionnement de
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5. Des
Plus de 15 concepts
ans de initiaux
collaboration innovants
avec nos
clients Régie
et SICAE
Forte R&D
Volonté forte de devenir un acteur majeur
des systèmes de gestion à l’affaire
: plus de 15 ans dans le secteur de
l’énergie
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6. Périmètre fonctionnel
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7. Cartographie fonctionnelle ERP
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8.  Une solution intégrée permettant :
◦ de budgéter, planifier, suivre vos affaires et vos
dossiers
◦ d’enregistrer la totalité des événements et de
comptabiliser l’ensemble des coûts et revenus
◦ Suivis de programmes, d’affaires, de chantiers de
travaux, de maintenance
◦ Gestion des interventions, des ressources
◦ Achats/Stocks/ Approvisionnements
◦ Facturation/Gestion commerciale
clients/fournisseurs
Gestion et pilotage analytique des affaires
Cartographie fonctionnelle ERP
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9. Intégration au cœur de votre SI
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10.  Gestion de toutes vos activités
 Séparation comptable
 Confidentialité des informations
 Prise en compte de la loi SRU
 Pilotage de vos interventions
 Traçabilité de vos opérations et suivi des coûts et revenus
des chantiers et de vos différentes activités,
 Processus de gestion pour chaque prestation de votre
catalogue
 Gestion des demandeurs, fournisseurs, mandataires
 Respect des procédures administratives et de votre
engagement qualité
 Vue simple et complète de vos dossiers
Soyez prêts à affronter les nouvelles
exigences de votre métier
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11. Activités /
Activité Interlocuteurs
Client
Programme
Abonné / Site
/ Payeur / Gestion
Initiateur événementielle
Affaire
Affaire Suivi des coûts et
revenus
Marchés
RDV Gestion budgétaire
Fournisseur Interventions
Chiffrage
Catalogues Planning Prévisionnel
Fournisseur Réalisé
Facturé
Articles
Devis Commandes
Dossier d’achats
matière/articles
Chantier Commandes de • Suivi Analytique
Suivi achat Prestations
sous-traitance Stock internes
•Tableaux de bord
Gestion documentaire •Pilotage
Tâches et alertes
Courriers / Fax / Scan
Concepts clés
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12. Annexe :
Description des
principaux écrans et
fonctionnalités
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13. Accès direct par onglets aux
différentes fonctions de gestion
d’affaire
Accès direct à
aux constituants
de l’affaire
Fiche de
synthèse
du
dossier
Synthèse
financière
Ecran de gestion d’affaire
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14. Un ou
plusieurs devis
Pour chaque
chantier,
une ou plusieurs
commandes
d’achat/sous-
traitance
Pour chaque type
d’ordre, des
fonctionnalités très
complètes
L’affaire vue comme un dossier
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15.  La composition des affaires est très libre:
◦ N devis et N chantiers ainsi que leurs commandes aux entreprises
◦ Un devis (simple ou complexe) établi sur la base d’un chantier. Les
commandes aux entreprises peuvent être engagées selon les
besoins du chantier
◦ Un devis est
découpé en
plusieurs chantiers
(par ouvrage)
◦ Un devis forfaitaire
basé sur un
chiffrage de
l’affaire
Une structure d’affaire souple et
modulaire
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16. Documents générés par i3 ou
bien intégrés à postériori
(courriers, scan, photos, plans,
etc.)
Gestion documentaire complète et
intégrée par affaire, tiers
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17. Fiches contacts au formats standard
Nombreuses représentations
Outlook, possibilité d’import/Export
graphiques des événements liés à
l’affaire ou aux rendez-
Transformation aisée d’un contact en
vous, interventions planifiées
prospect puis client dans i3
Gestion des prospects,
contacts,
actions commerciales
et rendez-vous
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18. Saisie du chiffrage
détaillé par lot, phase
et en définissant les
besoins de sous-
traitance, achat, etc.
Nombreux utilitaires
d’aides à la saisie du
chiffrage
Formulaires de
calcul paramétrables
(indicateurs
financiers, gestion
de marchés, etc.)
Chiffrage des devis adapté aux besoins
Utilisation de bordereaux de chiffrage, de
devis-types, gestion des déboursés/métrés
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19.  Solution complète de gestion des
bordereaux: • Multi-niveaux
• Multi-bordereaux
◦ • Intègre les
coefficients de
calcul (en point ou
en valeur)
• Permet la
simulation et
l’historisation
• Import-export Excel
Une gestion des bordereaux adaptée
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20. Une prise en compte
des règles SRU et
des règles de
réfaction
grâce aux
mécanismes de
calculs et des
formulaires
paramétrables
Loi SRU et réfaction
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21. Formulaires paramétrables pour
étendre le modèle i3 à l’ensemble de
vos besoins
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22. Les frais généraux, et
autres charges
indirectes peuvent
être incorporés
facilement grâce aux
rubriques de calcul
paramétrables
Frais généraux et charges indirectes
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23. Modes de Facturation
possibles :
• sur devis
• sur jalon prédéfini
• sur situation / avancement
• en mode « comptoir »
Facturation client simple et adapté à
vos types d’affaires
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24. Gestion des encours par chargé d’affaire
Portefeuille de dossiers suivant l’avancement
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25.  La gestion des tâches et des alertes de I3 est de
type workflow. Dans le cadre d’une gestion par
affaire elle permet:
◦ La programmation des alertes « administratives »:
 Echéance article 49, 50 par exemple
 Échéance prévisionnel de fin travaux
 Rappel de calcul fiche des immobilisations/chantier
 Autres alertes paramétrables par l’utilisateur
Gestion des alertes et des tâches à faire
par affaire ou par responsable
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26.  La programmation des tâches:
◦ « File d’attente » client
◦ Suivi de dossier…
Une gestion intégrée des tâches et alertes
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27.  La programmation des travaux et des bons
travaux est souple et paramétrable et prend en
compte la gestion par pôle ou agence.
 Le module web est d’un apprentissage rapide:
Programmation des travaux intégrée
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28.  Les entreprises peuvent transmettre leurs
devis estimatif par une simple feuille Excel
Remontée des devis entreprises
automatisée
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29.  Suivi des réalisations (matériel, Main
d’œuvre, déplacements, véhicules):
◦ En mode connecté déconnecté, par PDA ou portable pour
les suivis interne des chantiers
◦ Par l’outils i3timesheet pour les temps passés
◦ Par attachement de travaux ou par remontée Excel pour
les travaux entreprises
◦ Par intégration de flux paramétrable à une gestion des
stock externe
Suivi exhaustif des réalisations
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30. Gestion des feuilles de temps
par service / ressource
Affectation par
affaire/chantier
(gestion des types
d’heures)
Saisie des temps passés
(rubriques totalement paramétrables, par
ressource, gestion des types d’heures, outils d’aide à la
saisie)
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31. Tableaux de bord et de pilotage
personnalisés et adaptés à chaque
métier
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32.  Axes analytiques principaux :
◦ Activité
◦ Programme
◦ Type d’affaire
◦ Type et sous-type d’ordre
◦ Famille de rubrique de coût / revenu
◦ Type de temps passés
◦ Catégorie de ressource
◦ Famille technique de matériel
◦ En fonction des besoins
 Multi-axes d’affectation budgétaires
Nombreux axes analytiques et
budgétaires
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33. Project
• Vue GANTT par affaire
• Planning de charge par
Ressource
• Diagramme de PERT
Outils d’aide à la planification
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34.  Suivi des interventions par éléments du
patrimoine (tronçon de réseau, postes
sources)
◦ Indicateurs Qualité
◦ Pilotage
Suivi du patrimoine
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35. Nombreuses fonctions de paramétrage
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36. Paramétrage clair de
chaque entité et de chaque
fonction par les outils
d’administration
Possibilité de restituer
les paramétrage
effectués sous forme de
tableaux, de
liste, d’édition ou sous
forme graphique (outils
intégrés)
Paramétrage des
processus, alertes, affaires-types, etc.
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37. Paramétrage des courriers-
type, documents
administratifs, courriers, rap
ports
via l’outil intégré de
requettage et de mise en
forme
Avec sortie sous Word, Excel
ou PDF
Paramétrage simplifié
au travers de vues
prédéfinies
Editions paramétrables
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38. Un peu de technique…
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39. PC Windows / Windows Mobile
Office / Open Office
Connexion directe
Internet CITRIX
Navigateur Internet
I3 Report
I3 Planning
I3 Nomade
I3 Query
APACHE
PHP Windows / Linux
JAVA TOMCAT
VMWARE
Gestion documentaire
Base de données
Architecture technique
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40. Impressions par entité Raccourci Intégration
Menus i3 (affaire, tiers, chantier, bon, etc.) bureau Portail i3 Portail Intranet
Fax
i3 Report Email
Productions à la demande
ou prédéfinies
documents, courriers,
états, tableaux de bord, etc. Impressions
directes ou
par Internet
i3 Query (WEB)
Analyses
Requêtes (multi-
Requêtes
à la demande dimensionnelles
prédéfinies
OLAP)
Dictionnaire
Modules de calcul des données
Règles métiers en
PLSQL/Oracle
Fichier
interface
tous formats Gestion
Laser, matricielles,
documentaire
thermiques,
code-barres, etc.
Un système ouvert, évolutif et fortement paramétrable
pour répondre à tous les besoins d’analyse et pilotage
de présentation et de restitution d’information
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41. Fonctionnement en mode Réseau classique, Intranet ou
Internet (full Web)
Tableaux de bord accessibles sur PDA / Iphone
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42. Simplifiez vos relations contractuelles :
• Gestion des branchements clients et des
différentes interventions en phase avec les avec vos sous-
Optimisez et simplifiez les échanges
traitants :
dernières réglementations
• prise en compte de la chiffrages des entreprises par chantier
• intégration des loi SRU
• alimentation automatique des avancements et des
• gestion des réfactions
attachements de réalisations
• édition simplifiée des différents documents
• alimentation simplifiée des coûts de chantiers et gestion
contractuels et gestion centralisée des échanges
des justificatifs, par chantier ou marché.
avec l'ensemble des partenaires
Gérez l'ensemble des relations avec les
Intégrez l'outil du GRD avec votre outil de :
fournisseurs d'énergie
gestion clientèle :
• respect de l'obligation* respect de la comptable
de séparation réglementation
• confidentialité des informations des informations contractuelles
* gestion
• intégration d'un portail d'information GRD dans
* catalogues de prestations
votre outil de gestion * demandes d'interventions
clientèle
• récupération automatique des besoins clients
* planification des rendez-vous
Principaux échanges GRD
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43.  En fonction des  Formats
besoins : d’échanges divers :
◦ SI clientèle
◦ Fichiers XML
◦ SI Achats et/ou Stocks
◦ SIG ◦ Fichiers « plats »
◦ Suivi RH ◦ Langage SQL/Oracle
◦ Comptabilité générale ◦ Développements ad-
◦ Paye hoc
◦ etc.
Interfaces standards ou spécifiques
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44. Références clients GRD
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45.  Solution opérationnelle depuis mars 1998
 25 utilisateurs au sein des services de suivi des
achats, facturation, gestion des stocks, suivi des chantiers et des
interventions
 Contact : M. Chauvet – Directeur Général - 11 rue de la
République BP7 80240 ROISEL - Tél : 03 22 86 45 45
 Couvre l’ensemble des activités (Branchements, Éclairage
Public, Extension de Réseau, Programmes, Gestion
principalement de l’électricité mais ouverture du marché avec le
Gaz et l’éolien)
 Gestion complète des stocks et des réapprovisionnements (multi
magasins, multi sites, gestion en mode déconnecté).
 Gestion « multi-entreprises » (SICAE + Régie indépendante)
SICAE DE LA SOMME ET DU
CAMBRAISIS 1/3
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46.  Procédure complète de gestion des achats (avec validation par
visas sur certains seuils et certains articles)
 Gestion par magasin sur plusieurs sites
 Gestion des immobilisations sur n° de série (pour les
compteurs, disjoncteurs notamment) et calcul d’amortissements
comptables
 Gestion budgétaire annuelle et suivi analytique des dossiers
 Interface complète avec le système de gestion clientèle
e-GEE
(facturation de consommation de l’énergie, reprise des
informations des Points de Livraison et des caractéristiques des
abonnés)
SICAE DE LA SOMME ET DU
CAMBRAISIS 2/3
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47.  Prise en compte des nouveaux bordereaux de chiffrage liés à la
loi SRU (prise en compte de la réfaction, gestion des
devis, acomptes, décomptes prévisionnels ou définitifs).
 Gestion des interventions terrain et aide à la planification
 Gestion des ressources humaines et des
compétences/habilitations associées à chaque intervention
 Gestion des ressources matérielles
 Gestion nomade sur terminaux spécialisés et sur PDA : gestion
des études sur le terrain
 Gestion documentaire complète (édition par serveur
d’impression, divers formats PDF, gestion d’image travaux, etc.).
SICAE DE LA SOMME ET DU
CAMBRAISIS 3/3
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48.  Solution opérationnelle depuis 1996
 30 utilisateurs simultanés au sein du service de gestion des
travaux
 Contact : M. Klein – Responsable du Service Informatique -
14 place des Halles 67082 Strasbourg Tél :03 88 75 20 20
 Gère plus de 15 000 affaires avec i3 et plus de 2 Millions
de lignes de chiffrage
 Arborescence des activités sous forme de budget
(développement/exploitation)
 Suivi détaillé des affaires chantiers et devis, au travers
d’un Workflow défini par type d’affaire
RÉSEAU GDS 1/2
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49.  Gestion complexes des devis, facturation en points (bordereaux
de chiffrage par points)
 Établissement des devis, émission des demandes d’acomptes
 Établissement des chiffrages et prévisions de chantiers
 Gestion de développements spécifiques au travers de fiches
métiers (documents administratifs et techniques)
 Gestion des commandes d’achat et de sous-traitance aux
entreprises ; Gestion des réceptions des travaux par attachement
pro forma pour les sous-traitants
 Facturation des travaux (auprès des clients et des fournisseurs)
 Interfaces avec la gestion commerciale (e-GEE), la
comptabilité, les stocks (GENERIX) et avec le SIG
RÉSEAU GDS 2/2
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50.  Solution opérationnelle depuis 2002
 30 utilisateurs au sein des différents services de gestion des
travaux, services comptables et achats.
 Contact possible : M. Geribhi– Responsable du Service du
Développement des Réseaux - BP 310 79009 NIORT CEDEX - Tél
: 05 49 09 91 31
 Gestion des programmes d’investissements et de l’ensemble des
dossiers d’affaires de travaux
(travaux d’investissement de gestion du réseau, chantiers travaux
pour le compte du Syndicat, travaux facturés clients,
interventions clients, maintenance du réseau)
 Gestion des travaux de renouvellement et investissement
organisés par programmes
SEOLIS SIEDS ENERGIE 1/2
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51.  Prise en charge des dossiers entre services, suivant la typologie des affaires
avec mise en place de processus métiers adaptés aux différentes
réglementations
 Gestion documentaires des dossiers
 Gestion des devis (simples, complexes avec multiples coefficients), éditions
chapitrées, et facturation
 Suivi des chantiers, du chiffrage à la réception des travaux puis clôture
(plusieurs fiches métiers personnalisées)
 Automatisation des échanges avec les principaux fournisseurs référencés et
intégration des devis des prestations sous-traitées dans le prévisionnel des
chantiers
 Plusieurs Interfaces avec le service comptabilité
 Tableaux de bords divers et complets (suivi des activités, coûts de chantiers
prévisionnels et réels)
SEOLIS SIEDS ENERGIE 2/2
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52. 3 modes
3 utilisateurs d’utilisation
GRD propres et
assez différents
Le même
applicatif i3
dans la même
version
Intégration du métier de GRD mais en gardant de
fortes capacités de paramétrage pour coller aux
besoins propres à chaque organisation
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53.  A votre disposition pour échanger sur vos
besoins et l’adéquation de la solution i3
 Pour plus d’information :
◦ Frédéric Boudineau / Thierry Dublé
◦ thierry.duble@thelys.fr
◦ www.i3.fr
◦ Tel : 02.41.20.09.94
06.10.52.57.84
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