Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 8)

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ

Chương 9
Thôi Việc
Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội
dung sau:
 Download form nghỉ việc từ eTimeGold.

 Chỉnh sửa và upload form nghỉ việc phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty thay thế form mẫu mặc
định trên eTimeGold.

 Tự thiết lập hệ thống các hạng mục liên quan đến chính sách thôi việc căn cứ vào thực tế sử dụng của
công ty.

 Thiết lập cách đánh mã văn bản tự động cho quyết định thôi việc.

 Nộp đơn xin thôi việc từ eTimeGold.

 Truy xuất thông tin tổng hợp của nhân viên thôi việc.

 Truy xuất báo cáo thanh toán công nợ và thực lĩnh chính sách của nhân viên thôi việc.

 In quyết định thôi việc.

 Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ nghỉ việc để nâng tầm quản lý.

Chức năng quản lý thôi việc của eTimeGold giúp cho người sử dụng chủ động trong việc quản lý các vấn đề về
thôi việc từ khởi tạo, hiệu lực cho một chứng từ đến xuất ra báo cáo, in đơn thôi việc...

| www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1


A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN
I. Sử dụng mẫu đơn xin thôi việc của hệ thống
1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc].

GHI CHÚ:
Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách
[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

2. Click chuột vào biểu tượng ở cột [Chọn Template], màn hình hiển thị form danh sách template.
3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên File] là “Rpt_ThoiViec.repx”, click nút [Thực hiện].

4. Click nút [Lƣu trữ] để lưu lại template hệ thống vừa chọn.



II. Nhập liệu thôi việc & Hiệu lực
Nội dung thực hành: Đăng ký cho nhân viên có mã AC = 1 thôi việc vào ngày 10/2/2012.
1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thôi Việc].

GHI CHÚ:
Nếu chưa có chức năng [Thôi Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng
nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo.

3. Khai báo thông tin trong form.
a. Click chuột vào biểu tượng tại cột [Mã AC], một form mới hiện ra.
b. Check chọn dòng dữ liệu chứa nhân viên có mã AC 1.
c. Click nút [Thực Hiện].



4. Tại tab [Thông Tin Mặc Định], đặt trỏ chuột vào cột [Mã Chứng Từ] nhập “TV_001”.
5. Tại cột [Ngày nộp đơn] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “1/2/2012”.

 Nếu để trống, eTimeGold sẽ lấy thời gian tại thời điểm người dùng chọn [Lưu Trữ].

6. Tại cột [Ngày bắt đầu nghỉ] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “10/2/2012”.


7. Tại cột [Lý Do] nhập “Tự Xin Nghỉ Việc”.

 Đây là phần thông tin bắt buộc nhập.

8. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Đơn xin nghỉ việc sẽ có hiệu lực vào ngày 10 tháng 2 năm 2012”.

 Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần).Có thể bỏ trống.

9. Chọn [Lƣu Trữ] để lưu lại thông tin vừa đăng ký.

Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo
đăng ký thôi việc khác.
Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu.



III. Chỉnh sửa thông tin đơn xin thôi việc đã nhập
Nội dung thực hành: Chỉnh sửa [Ngày bắt đầu nghỉ] trong đơn xin thôi việc của nhân viên mã AC=1 từ
“10/2/2012” thành “25/2/2012”.
1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thôi Việc] .
2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký thôi việc của nhân viên mã AC=1.

Ngoài ra, người dùng có thể chọn phiếu đăng ký thôi việc theo các thao tác như sau
1. Click nút [Danh Sách].
2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút
3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 1.
4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới.

GHI CHÚ:
Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu.

3. Tại cột [Ngày bắt đầu nghỉ] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “25/2/2012”.
4. Chọn [ Cập nhật ], click nút [OK] để lưu thông tin vừa chỉnh sửa.



IV. Hủy bỏ đơn xin thôi việc đã nhập
Nội dung thực hành: Xóa thông tin đăng ký thôi việc của nhân viên mã AC= 1.

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

3. Click nút [Xóa], chọn [OK] để chấp nhận xóa đơn thôi việc.



V. In đơn xin thôi việc
Sau khi đăng ký xong một đơn thôi việc thì người sử dụng có thể trực tiếp in mẫu đơn này.
Nội dung thực hành: In đơn thôi việc của nhân viên có mã AC = 1.

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:



3. Chọn nút [In Ấn], form báo cáo sẽ hiển thị ra.

4. Chọn để in báo cáo thôi việc.



B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO
I. Mã tự động cho văn bản thôi việc
Có 2 chọn lựa khi cấp phát mã văn bản cho phần thôi việc
Cách 1: Tự nhập mã văn bản
Mặc định phần mềm sẽ để người dùng tự cấp phát mã văn bản khi soạn thảo đơn xin thôi việc.

Cách 2: Phát sinh mã văn bản tự động

GHI CHÚ:

2. Tại cột [Mã Tự Động] click chọn , màn hình hiển thị form dữ liệu.

3. Chọn dòng chứa dữ liệu [Tên Mã Tự Động] là Mã Thôi Việc, click nút [Thực Hiện].

GHI CHÚ:
Xem tài liệu chương 3 để biết cách khởi tạo mã tự động

4. Click nút [Lƣu trữ].



II. Mẫu đơn xin thôi việc
Download template đơn xin thôi việc
2. Click vào nút [Download Template].

3. Chọn Save File và chọn nơi lưu trữ file Rpt_ThoiViec.repx
.

Upload template đơn xin thôi việc
2. Click nút [Browse] và chỉ đường dẫn đến thư mục C:Template nơi lưu trữ file template mới.

3. Click chọn file template ccRpt_ThoiViecthaoct.repx, click nút Open.




Xem template báo cáo thôi việc
2. Click nút [Xem Template] để hiển thị mẫu báo cáo đã upload.



III. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý thôi việc
Khái niệm [Thuộc Tính Mở Rộng] hỗ trợ người dùng định nghĩa các trường thông tin đặc trưng của công ty
liên quan đến nghiệp vụ thôi việc.

Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành
Nội dung thực hành: Tạo thuộc tính mở rộng Phụ Cấp Thôi Việc dạng kiểu số cho phép người dùng nhập từ
100 đến 10000.

GHI CHÚ:

2. Tại phần [Thuộc Tính Mở Rộng], click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho người
dùng nhập liệu.
a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập PCTV.

 Bắt buộc nhập liệu.
 Không cho phép nhập trùng.
 Không sử dụng ký tự Unicode và ký tự đặc biệt
Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Phụ Cấp Thôi Việc”.
c. Click chuột vào biểu tượng ở cột [Kiểu dữ liệu], click chọn [Kiểu Số].
d. Cột [Giá trị (min)] nhập “100”, [Giá trị (max)] nhập “10000”.


Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo
đăng ký thôi việc khác.
Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu.



IV. Quy trình chứng từ thôi việc & Hiệu lực
Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý.

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ thôi việc
1. Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng].

GHI CHÚ:
Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.
.
2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user. Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý
(soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt).

GHI CHÚ:
Để khởi tạo các tài khoản dưới quyền và phân cấp thành cây thư mục phục vụ cho một quy trình
chứng từ xem tại chương 2.



3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình thôi việc.
User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Thôi Việc] với quyền Soạn thảo.



User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Thôi Việc]với quyền Chuyển tiếp.



User [QuanLy] phân chức năng [Thôi Việc]với quyền Xét duyệt.

GHI CHÚ:
Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2.
Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 24.



Quy trình chứng từ thôi việc
Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ thôi việc tại cấp user [SoanThao], nộp chứng từ lên user
[ChuyenTiep] và chứng từ sẽ được chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ được duyệt và
hiệu lực.

Soạn Thảo Chứng Từ Thôi Việc
1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao].
2. Mở chức năng soạn thảo [Thôi Việc].
3. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho người dùng khai báo
a. Tại cột [Mã AC] chọn vào nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Nhân viên]
b. Check chọn nhân viên số “5000”.
c. Click [Thực hiện].

d. Tại tab [Thông Tin Mặc Định], cột [Mã Chứng Từ]: để AutoCode theo mặc định của
eTimeGold
e. Tại cột [Ngày nộp đơn] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “2/2/2012”.


f. Tại cột [Ngày bắt đầu nghỉ] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “9/2/2012”.


g. Tại cột [Lý Do] nhập “Xin Nghỉ Việc”.

 Đây là phần thông tin bắt buộc nhập.

h. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Đơn xin nghỉ việc sẽ có hiệu lực vào ngày 9 tháng 2 năm
2012”.

 Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần).



4. Chọn [Lƣu Trữ] để lưu lại thông tin vừa soạn thảo.

 Sau khi [Lưu Trữ] phần mã chứng từ sẽ tự động phát sinh QĐTV_008.

5. Chọn nút [Nộp], Click [Ok] để chuyển chứng từ lên.

Chuyển Tiếp Chứng Từ Thôi Việc
1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [ChuyenTiep].
2. Chọn chức năng chuyển tiếp [Thôi Việc] đang có nhấp nháy chữ “New”.

GHI CHÚ:
Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ thôi việc QĐTV_008.

Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau
1. Click nút [Danh Sách]

GHI CHÚ:

4. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Chấp nhận chuyển lên”.

 Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần).



5. Chọn vào [Chuyển Tiếp], click nút [OK] để đưa chứng từ thôi việc này lên cấp trên duyệt.

Duyệt Chứng Từ
1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [Quanly].
2. Chọn chức năng [Thôi Việc] đang có nhấp nháy chữ “New”.

GHI CHÚ:
Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ thôi việc QĐTV_008


GHI CHÚ:



4. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt”.
Click nút [Duyệt], click nút [OK].



V. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Thôi Việc
Sau khi các chứng từ Thôi Việc được duyệt thì những chứng từ này sẽ được hiệu lực và lưu vào lịch sử. Để quản
lý được những chứng từ Thôi Việc đã được duyệt người sử dụng phải được phân quyền [Quản Lý Lịch Sử].
Và trong quá trình luân chuyển chứng từ, người soạn thảo muốn theo dõi chứng từ của mình đã đi tới đâu thì
phải có quyền [Xem Lịch Sử] đối với loại chức năng chứng từ đó.

Quản lý lịch sử chứng từ Thôi Việc
Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ Thôi Việc đã duyệt đồng thời có
quyền trả lại chứng từ đã duyệt. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp.
1. Kiểm tra phân bổ chức năng.
User [QuanLy] phân bổ chức năng [Thôi Việc] với quyền Quản lý lịch sử.



2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy].
3. Chọn chức năng quản lý lịch sử [Thôi Việc]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ thôi
việc QĐTV_008


GHI CHÚ:



Trả lại chứng từ thôi việc khi đã đƣợc duyệt
1. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình khoản khác.
User [QuanLy] phân bổ chức năng [Thôi Việc] với quyền Quản lý lịch sử.
2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy].
3. Chọn chức năng quản lý lịch sử [Thôi Việc]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ thôi
việc QĐTV_008.


GHI CHÚ:

Nút chức năng trên giao diện

Nút Mô tả

Trả chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo

Trả toàn bộ chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo

Làm mới danh sách các chứng từ đã duyệt

4. Click nút [Trả Lại] và click nút [OK].

 Chứng từ sẽ đi ngược về user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ.



Xem lịch sử chứng từ tăng ca.
1. Kiểm tra phân bổ chức năng.
User [SoanThao] phân bổ chức năng [Thôi Việc] với quyền Xem lịch sử.

2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng user [SoanThao].



3. Chọn chức năng quản lý lịch sử [Thôi Việc (xem)]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ
thôi việc QĐTV_008.

4. Click nút [Thoát Danh Sách] để xem thông tin dạng cột

GHI CHÚ:


Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 8)

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (7)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 8)

Similar to Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 8) (20)

Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 8)