Chapter 13 of Business Resource Management (Business Management) - Develop & Manage and Monitor the Operational Plan

1. Introductory Management
Theory and practice
Section
Leadership: Managing groups & Interpersonal
communication
Chƣơng 13
Phát triển/Quản lý và giám sát kế hoạch hoạt
động

2. A JOKE BEFORE WE START

3. BEFORE WE START
“Planning is everything, Plan is nothing."
Dwight Eisenhower

4. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
 Tại sao nhà quản lý thờ ơ với việc hoạch định và
giám sát kế hoạch
 Vai trò của tầm nhìn, nhiệm vụ và sự quan hệ của
chúng với kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp
 Chuẩn bị và trình bày kế hoạch kinh doanh và
ngân sách
 Ước tính và hoạch định nguồn lực
 Triển khai kế hoạch sao cho thành công, giám sát
và hành động điều chỉnh

5. CHƢƠNG TRÌNH
 Kế hoạch kinh doanh/chiến lược
 Chuẩn bị và trình bày kế hoạch

6. ĐỊNH NGHĨA KẾ HOẠCH
 Kế hoạch là những đường lối hành động
dự kiến nhằm đạt được mục tiêu tương lai.
 A plan is typically any diagram or list of
steps with timing and resources, used to
achieve an objective

7. TẠI SAO QUẢN LÝ NGẠI LÊN KẾ HOẠCH
 Đây là công việc thuộc loại “khó”
 Không hề nghĩ đến
 Không biết nên làm những gì trong tương lai
 Trong kế hoạch có những cam kết/mục tiêu ghi
rõ
A plan doesnot guarantee success, but
it attracts success more often!

8. LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH
 Là nền tảng để theo dõi tiến độ, kết quả và thành
tựu
 Loại bỏ những công việc trùng lặp
 Sử dụng, phối hợp con người/kỹ năng và công
việc hiệu quả
 Khiến công việc diễn ra liên tục & Giảm chi phí
 Thấy được độ ưu tiên (critical path)
 Chia sẻ thông tin – Tất cả cùng biết 5W:
What/Why/Who/Where/When

9. CÁC LOẠI KẾ HOẠCH
Values: What we stand for
Vision: What we’re headed
Mission: How we’ll get there
Business Plans
Operational Plans

10. VÍ DỤ CÁC LOẠI KẾ HOẠCH - VALUES
Live Our Values
Our values serve as a compass for our actions and describe how
we behave in the world.
 Leadership: The courage to shape a better future
 Collaboration: Leverage collective genius
 Integrity: Be real
 Accountability: If it is to be, it's up to me
 Passion: Committed in heart and mind
 Diversity: As inclusive as our brands
 Quality: What we do, we do well
Be the Brand
Inspire creativity, passion, optimism and fun

11. VÍ DỤ CÁC LOẠI KẾ HOẠCH - VISION
Our Vision
Our vision serves as the framework for our Roadmap and guides every
aspect of our business by describing what we need to accomplish in order
to continue achieving sustainable, quality growth. People: Be a great
place to work where people are inspired to be the best they can be.
 Portfolio: Bring to the world a portfolio of quality beverage brands that
anticipate and satisfy people's desires and needs.
 Partners: Nurture a winning network of customers and suppliers,
together we create mutual, enduring value.
 Planet: Be a responsible citizen that makes a difference by helping
build and support sustainable communities.
 Profit: Maximize long-term return to shareowners while being mindful
of our overall responsibilities.
 Productivity: Be a highly effective, lean and fast-moving organization.

12. VÍ DỤ CÁC LOẠI KẾ HOẠCH - MISSION
Our Mission
Our Roadmap starts with our mission, which
is enduring. It declares our purpose as a
company and serves as the standard against
which we weigh our actions and decisions.
 To refresh the world...
 To inspire moments of optimism and happiness...
 To create value and make a difference.

13. VÍ DỤ KHÁC

14. LỢI ÍCH KẾT HỢP CỦA VALUES/VISION/MISSION
1. Giúp tổ chức định vị (position) trong thị trường
2. Giúp nhân viên tập trung vào những thứ quan
trọng
3. Cung cấp khuôn khổ cho kế hoạch kinh doanh
4. Hướng dẫn hoạt động mỗi ngày và làm tham
chiếu cho việc ra quyết định
5. Gửi thông điệp rõ ràng đến những người liên
quan (stakeholder) về tổ chức
6. Nâng cao danh tiếng tổ chức và thu hút những
nhân viên có suy nghĩ tương tự

15. KẾ HOẠCH KINH DOANH
 Còn gọi là kế hoạch chiến lược
 Phác thảo những chiến lược chung để
theo đó đạt được Tầm Nhìn (Vision) & Sứ
mệnh (Mission) của công ty
 Công bố bởi Hội Đồng Quản Trị và các nhà
quản lý cấp cao
 Thời gian hiệu lực: 6 tháng – 5 năm

16. VÍ DỤ VỀ KẾ HOẠCH KINH DOANH

17. VÍ DỤ VỀ KẾ HOẠCH KINH DOANH (T.T.)

18. CỐT YẾU CỦA 1 KẾ HOẠCH KINH DOANH
Where
Where How will
Who are do we
are we we get
we? want to
now? there?
be?
Gap Analysis

19. SƠ ĐỒ KẾ HOẠCH KINH DOANH
5-Force The PEST
Analysis wider Analysis
market
Our
market
Analysis
Planning Market Customer Relationship
Monitoring Dynamics Awareness
Our
products/
services
Systems
Culture &
Structure
Skills
Values
Staff

20. Supplementary
Slide
PORTER’S 5-FORCES ANALYSIS

21. Supplementary
Slide
SWOT ANALYSIS – TOWS MATRIX

22. VÍ DỤ VỀ BALANCED SCORECARD

23. NHƢNG…

24. DNA CỦA ĐỘI NHÓM
• Values
• Vision
Corporate • Mission
level
• Purpose
• Goals
• Objectives
Team level • SMARTT
Targets

25. VÍ DỤ DNA CỦA ĐỘI NHÓM
GOAL
OBJECTIVE
TARGET
To access and To update our database
To provide timely, retrieve up-to-date by July 2011
caring and helpful information on
advice and support Alzheimer’s suffer
to the families and assistance in under 3
carers of minutes
Alzheimer’s suffers

26. KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
 Do quản lý cấp trung & cấp cơ sở chuẩn bị
cho phòng ban hay nhóm của họ để đạt
được mục tiêu đề ra
 Thời gian hiệu lực: 1 tuần – 1 năm
 Ví dụ: lịch làm việc, lịch nghỉ, lịch đào tạo,
kế hoạch cải tiến môi trường làm việc…

27. VÍ DỤ VỀ TIẾN ĐỘ (SCHEDULE)

28. CHƢƠNG TRÌNH
 Kế hoạch kinh doanh/chiến lược
 Chuẩn bị và trình bày kế hoạch

29. 6 BƢỚC HOẠCH ĐỊNH
Set target
or
Confirm/Re
vise tarrget
List
activities &
Monitor
responsibli
ties
Sequence
Implement
activities
Communic
ate

30. TRÌNH BÀY KẾ HOẠCH
1. Rõ ràng
2. Dễ hiểu
3. Theo định dạng chuẩn của công ty
4. Đạt được cam kết

31. ƢỚC TÍNH VÀ ĐẢM BẢO NGUỒN LỰC CẦN THIẾT
Thời gian
Con người
Đào tạo
Không gian
Tiền bạc
Nguyên vật liệu
Trang thiết bị
Phương tiện khác (facilities)

32. STAFFING – PHÂN BỔ CON NGƢỜI
 Cần nhiều hay ít người? Cần con người tạm
thời hay thường trực?
 Cần nhân viên fulltime hay parttime? Làm on-
site hay off-site? ở địa phương hay chỗ khác?
 Cần tuyển hay có sẳn? Cần đào tạo hay có
sẳn?
 Cần chuyên gia đặc biệt? Thuê bên ngoài hay
dùng bên trong tổ chức?
 Triển khai làm việc đa kỹ năng? Hay kỹ năng
chuyên biệt?

33. NHỮNG KẾ HOẠCH BẢO VỆ
 Ngăn ngừa (Preventive plan)
 Ngẫu nhiên (Contingency plan)
 Tương hợp (Adaptive plan)
 Chuyển tiếp (Interim plan)
 Điều chỉnh (Corrective plan)

34. PHÂN TÍCH MIỀN ĐỘNG LỰC (FORCE FIELD ANALYSIS)

35. GIÁM SÁT THỰC HIỆN KẾ HOẠCH (MONITORING)
 Là cách đo lường và so sánh kết quả thực
sự hay tiến độ công việc đang diễn ra so
với kế hoạch mong đợi
 4 bước để giám sát:
1. Thiết lập khu vực cần giám sát
2. Thiết lập đơn vị đo lường
3. So sánh những gì đang xảy ra so với kỳ vọng
cần xảy ra
4. Hành động khi cần thiết

36. PHÂN BỔ THỜI GIAN
Giám sát diễn ra
đều đặn xuyên suốt
thời gian dự án
Level of Execution
Activity
Planning
Monitoring and Controlling
Project start Time Project finish

37. NHỮNG CÔNG CỤ GIÁM SÁT
 GANTT chart
 Giám sát tài chính
 Balance sheet
 Profit and Loss (Income Statement)
 Fund statement (Cashflow)
 Giám sát sản xuất
 Giám sát không chính thức
Đừng giám sát
thái quá

38. VÍ DỤ GANTT CHART

39. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
 Tại sao nhà quản lý thờ ơ với việc hoạch định và
giám sát kế hoạch
 Vai trò của tầm nhìn, nhiệm vụ và sự quan hệ của
chúng với kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp
 Chuẩn bị và trình bày kế hoạch kinh doanh và
ngân sách
 Ước tính và hoạch định nguồn lực
 Triển khai kế hoạch sao cho thành công, giám sát
và hành động điều chỉnh

40. THAM KHẢO
1. Management – Theory and Practice của Kris Cole
2. Global Corporate Strategy – Ing. David J.Dingli

41. BÀI TẬP NHÓM 5
 Lên kế hoạch tầm nhìn (vision) và sứ mệnh
(mission) cho doanh nghiệp của mình trong
5 năm tới.

42. KẾT THÚC CHƢƠNG 13
THANK YOU