Sesión Clínica Intercentros UGC Farmacia Granada

1. Ana MªValle Díaz de la Guardia
Servicio de Farmacia
Hospital Universitario San Cecilio (Granada)

2. BIBLIOGRAFÍA CONSULTADABIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

3. ÍNDICEÍNDICE
• Gestión de stocks
– Objetivos
– Factores
– Costes
– Técnicas
• Stocks
– Definición
– Tipos
• Aprovisionamiento
• Control de calidad

4. GESTIÓN DE STOCKS: ObjetivosGESTIÓN DE STOCKS: Objetivos
• Mantener el volumen del stock al más bajo
nivel compatible con el suministro regular de
las necesidades del hospital.
• Minimizar el importe total del inventario.
• Minimizar las roturas de stocks.
• Procurar una eficiente utilización de los
recursos.
• Realizar una proyección de la evolución del
consumo que permita establecer un programa
de compras.

5. • ¿Cómo?
–Estableciendo una previsiones de consumo
–Estudiando los plazos de entrega del proveedor
–Realización de inventarios periódicos
–Utilizando una aplicación informática de gestión
que realice análisis de consumos por grupo
terapéutico, p.a., especialidad, servicio,
paciente…
GESTIÓN DE STOCKS: ObjetivosGESTIÓN DE STOCKS: Objetivos

9. El objetivo básico es mantener un nivel
de stock óptimo:
Tener suficiente cantidad de medicamentos
para satisfacer la demanda externa y evitar
roturas de stock
pero siempre de forma que su almacenamiento
resulte rentable, evitando que haya un exceso
inútil del mismo.
GESTIÓN DE STOCKS: ObjetivosGESTIÓN DE STOCKS: Objetivos

10. • Controlables
Cantidad a pedir
Fecha de pedido
Coste del pedido
Stock de seguridad
• No Controlables
Demanda
Plazo de entrega
Caducidad de los
medicamentos
Espacio en el almacén
Costes de gestión
GESTIÓN DE STOCKS: FactoresGESTIÓN DE STOCKS: Factores

11. Oltra, Juan V. Gestión de stocks. 2003
GESTIÓN DE STOCKS: FactoresGESTIÓN DE STOCKS: Factores

12. Los costes más importantes asociados a un
sistema de gestión de stocks se pueden
agrupar en:
• Costes de adquisición
• Costes de realización de pedidos
• Costes de almacenamiento
• Costes de ruptura de stock
GESTIÓN DE STOCKS: CostesGESTIÓN DE STOCKS: Costes

13. • Para una buena gestión
logística de stocks hay
que controlar:
Entradas
Salidas
GESTIÓN DE STOCKS: TécnicasGESTIÓN DE STOCKS: Técnicas
• Este control del flujo de
información permitirá:
•Elaborar correctas propuestas de pedido
•Analizar la utilización de medicamentos
•Asignar costes a cada Área, Servicio ó Unidad
•Elaborar informes rigurosos

14. 1-1- Automatización de los pedidos del stock de planta,
mediante la solicitud del pedido a través del sistema
informático. Con esto se consiguen varios objetivos:
– La organización del trabajo del Servicio de
Farmacia no depende de la llegada del pedido en
papel.
– No se produce desplazamiento de personal
– Disminuyen los errores de transcripción
GESTIÓN DE STOCKS: TécnicasGESTIÓN DE STOCKS: Técnicas
2-2- Controles periódicos de inventario

15. 3-3- Utilizar sistemas automatizados de clasificación,
almacenaje y dispensación (Kardex®)
GESTIÓN DE STOCKS: TécnicasGESTIÓN DE STOCKS: Técnicas
4-4- Realizar clasificación ABC de los medicamentos

16. • Es un sistema de clasificación de los artículos
con objeto de realizar un seguimiento más
estrecho de las existencias.
GRUPO A
Medicamentos muy
importantes desde
el punto de vista
económico
GRUPO B
Medicamentos
moderadamente
importantes desde el
punto de vista
económico
GRUPO C
Medicamentos poco
importantes desde el
punto de vista económico
Técnica ABCTécnica ABC

17. • GRUPO A:
Sus existencias representan un % pequeño
respecto al total de medicamentos pero
suponen la mayor parte del gasto (70%-80%)
• GRUPO C:
Representan un alto % en unidades físicas
respecto al total (70%-80%) pero suponen
muy poco gasto (10%-15%)
Clasificación ABCClasificación ABC

18. % artículos
% gasto
15 30 100
100
85
70
A B C
Clasificación ABCClasificación ABC
(Diagrama de Paretto)(Diagrama de Paretto)

19. • El grupo A requiere una especial vigilancia,
seguimiento y control, porque el coste de
almacenaje es muy alto. Su inventario deberá
realizarse con más frecuencia que en el resto
de los grupos.
• El grupo C es lo contrario, porque no tiene
una incidencia importante sobre el valor total
del stock.
Clasificación ABCClasificación ABC

20. ÍNDICEÍNDICE
• Gestión de stocks
– Objetivos
– Factores
– Costes
– Técnicas
• StocksStocks
– Definición
– Tipos
• Aprovisionamiento
• Control de calidad

21. • Conjunto de artículos acumulados en espera
de su utilización más o menos próxima. Son
las existencias de un determinado producto
que permite abastecer a los usuarios.
• Nivel de stock: cantidad de existencias de un
medicamento almacenado en un momento
dado.
DEFINICIÓN DE STOCKDEFINICIÓN DE STOCK

22. Nivel de stockNivel de stock

23. Unidades de
medicamento
Tiempo
Aprovisionamiento
Nivel de stockNivel de stock

24. Criterio funcional
• Stock activo
• Stocks máximo y
mínimo
• Stock de seguridad
• Stock de alerta
• Stock estacional
• Stock sobrante
Criterio operativo
• Stock óptimo
• Stock cero
• Stock físico
• Stock neto
• Stock disponible
TIPOS DE STOCKTIPOS DE STOCK

25. - Es denominado también stock operativo.
- Sirve para atender la demanda normal del
proceso asistencial.
Unidades
Tiempo
Stock activo
Stock activoStock activo

26. - Stock máximo: límite superior de las existencias.
- Stock mínimo: límite inferior.
Stocks máximo y mínimoStocks máximo y mínimo
Existen aplicaciones informáticas que
establecen para cada artículo su stock máximo
y mínimo, basándose en su consumo.
Estos valores se van actualizando
periódicamente.

27. • Es un volumen de existencias que tenemos en el
almacén por encima de lo que normalmente
vamos a necesitar, para hacer frente a las
demandas inesperadas y retrasos imprevistos
en las entregas de los proveedores.
• Funciona como un «colchón» complementario
al stock operativo. Ayuda a evitar las roturas de
stock.
Stock de seguridadStock de seguridad

28. • La cantidad de este stock dependerá:
• Variabilidad de la demanda
• Variabilidad en el plazo de entrega
• Riesgo que estemos dispuestos a admitir en
caso de encontrarnos sin existencias
Stock de seguridadStock de seguridad
Unidades
Tiempo
Stock de seguridad

29. ¿Cómo se calcula? Varias formas:
Stock de seguridadStock de seguridad
a)a)
Consumo máximo mensual x nº de días plazo de seguridad
30 días
b)b) Stock de seguridad = (Pme - Pe) x Dm
Pme= Plazo máximo de entrega en días
Pe = Plazo de entrega
Dm = Demanda media anual de artículo

30. • Es una cantidad de existencias situada entre el
stock máximo y el mínimo, necesarias para
hacer frente a la demanda durante el período de
reposición.
• Cuando las existencias alcanzan este volumen
de stock, se ha de realizar un nuevo pedido.
• Por tanto, el stock de alerta nos indica el punto
de pedido.
Stock de alertaStock de alerta

31. • ¿Cómo calcularlo?
Stock de alerta/punto de pedidoStock de alerta/punto de pedido
Stock de seguridad
+
(Consumo medio diario x Días obtención pedido)
Consumo previsto
durante el período
de entrega del
producto
P.p. = Stock de seguridad + Consumo previsto durante la entrega

32. Tiempo
Existencias
pedido
recepción
Stock de
alerta
Stock de alerta/punto de pedidoStock de alerta/punto de pedido
Stock
máximo
Stock
mínimo

33. • Se crea para hacer frente a un aumento
esperado del consumo por cambio de estación
o temporada. Aunque tiene cierto carácter
comercial, existen medicamentos con un
consumo estacional, por ejemplo:
– Broncodilatadores en primavera
– Palivizumab para la prevención del VRS en recién
nacidos
– Antivirales en período gripal
Stock estacionalStock estacional

34. • Son existencias de medicamentos con las que
no se contaba al inicio de la gestión. Aparecen
por:
■ Errores en la emisión del pedido ó en su
transporte.
■ Devoluciones a proveedor no admitidas.
■ Devoluciones de planta porque no se
utiliza (por cambio de tratamiento, por
alta o exitus)
■ Devoluciones de pacientes externos.
Stock sobranteStock sobrante

35. • Es el que compatibiliza una adecuada atención a la demanda
y una rentabilidad maximizada teniendo en cuenta los costes
de almacenaje.
TIPOS DE STOCK –TIPOS DE STOCK – Criterio operativoCriterio operativo
1)1) Stock óptimoStock óptimo
2)2) Stock ceroStock cero
• Consiste en trabajar bajo demanda, es decir, sólo se compra
el medicamento cuando se necesita para atender a un
paciente concreto.
• En los Servicios de Farmacia se emplea para peticiones
especiales de medicamentos relativamente costosos, no
incluidos en la GFT.

36. 3)3) Stock físico:Stock físico: Es la cantidad de artículo disponible
en un momento determinado en el almacén. Nunca
puede ser negativo.
4)4) Stock neto:Stock neto: Es el stock físico menos la demanda no
satisfecha. Esta cantidad sí puede ser negativa.
5)5) Stock disponible:Stock disponible: Es el stock físico, más los
pedidos en curso del artículo a los proveedores,
menos la demanda insatisfecha.
TIPOS DE STOCK –TIPOS DE STOCK – Criterio operativoCriterio operativo

37. • Disponemos en el almacén del Servicio de
Farmacia de 100 unidades de Meronem®1 g,
pero recibimos un pedido de planta de 120
unidades. Para corregir la demanda insatisfecha
de esas 20 unidades hacemos un pedido al
laboratorio de 50.
¿Cuál es el stock físico? 100 unidades
¿Cuál es el stock neto? 100 – 120 = -20 unidades
¿Cuál es el stock disponible? 100 + 50 – 20 = 130 unidades
Caso prácticoCaso práctico

38. ÍNDICEÍNDICE
• Gestión de stocks
– Objetivos
– Factores
– Costes
– Técnicas
• Stocks
– Definición
– Tipos
• AprovisionamientoAprovisionamiento
• Control de calidad

39. • Consiste en adquirir y poner a disposición del
hospital los medicamentos necesarios para la
actividad diaria, garantizando el
abastecimiento de las cantidades requeridas
en término de tiempo, calidad y precio.
APROVISIONAMIENTOAPROVISIONAMIENTO

40. ¿Cuándo? ¿Cuánto?
 La importancia terapéutica del medicamento
 La frecuencia de utilización
 El volumen físico que ocupa en el almacén
 El precio unitario del medicamento
 La estimación del consumo
 Los costes de la gestión del pedido
APROVISIONAMIENTO - FactoresAPROVISIONAMIENTO - Factores

41. • MODELOS DETERMINISTAS DE GESTIÓN DE
STOCKS:
APROVISIONAMIENTO -APROVISIONAMIENTO - ¿Cuándo pedir?¿Cuándo pedir?
1-1- Por períodos
fijos
2-2- Por punto de
pedido

42. 1-1- Aprovisionamiento porAprovisionamiento por
periodos fijosperiodos fijos
• Se realiza mediante un calendario fijo (por
ejemplo, todos los primeros de mes)
• La cantidad de pedido puede ser fija ó variable:
a)a) Pedido de cantidades iguales en fechas fijas
b)b) Pedido de cantidades variables en fechas fijas

43. a)a) Pedido de cantidades iguales en
fechas fijas
- El periodo de reaprovisionamiento es fijo
- La cantidad que llega al almacén siempre es la misma
- El stock medio es el resultado de dividir la cantidad de pedido
entre 2

44. b)b) Pedido de cantidades variables en
fechas fijas

45. • Consiste en pedir cuando se alcanza el stock
de alerta (el punto de pedido)
• El punto de pedido es el nivel de existencias
que exige la realización de un nuevo pedido a
fin de satisfacer las necesidades de consumo.
• Las aplicaciones informáticas facilitan el
proceso.
2-2- Aprovisionamiento por puntoAprovisionamiento por punto
de pedidode pedido

46. 2-2- Aprovisionamiento por puntoAprovisionamiento por punto
de pedidode pedido
P.p. = Stock de seguridad + Consumo previsto durante la entrega

47. APROVISIONAMIENTO -APROVISIONAMIENTO - ¿Cuánto pedir?¿Cuánto pedir?
El cálculo exacto de la cantidad
óptima de pedido requiere conocer:
• Los consumos o la estimación de las
necesidades anuales.
• El precio unitario de adquisición.
• Los costes de financiación del
inventario inmovilizado.
• Los costes de gestión del pedido.

48. APROVISIONAMIENTO -APROVISIONAMIENTO - ¿Cuánto pedir?¿Cuánto pedir?
☻ Fórmula de Wilson:
Permite definir la cantidad óptima de pedido (Q*) a
partir del coste de gestión (a), el coste de
inmovilización (T), la cantidad anual que debe
adquirirse (S) y el precio unitario (u).
☻ Cálculos sencillos

49. APROVISIONAMIENTO -APROVISIONAMIENTO - ¿Cuánto pedir?¿Cuánto pedir?
Cantidad a pedir = Stock máximo – Stock actual
• El cálculo de las cantidades a pedir de
cada artículo es una operación que
debe realizar la aplicación informática,
comparando el stock actual con los
stocks máximo y mínimo.

50. ÍNDICEÍNDICE
• Gestión de stocks
– Objetivos
– Factores
– Costes
– Técnicas
• Stocks
– Definición
– Tipos
• Aprovisionamiento
• Control de calidadControl de calidad

51. ► Índice de rotación del stock
► Índice de cobertura
► Número de roturas de stock
CONTROL DE CALIDADCONTROL DE CALIDAD
DE LA GESTIÓN DE STOCKSDE LA GESTIÓN DE STOCKS

52. • Expresa el grado de renovación de los
medicamentos almacenados durante un
determinado período de tiempo
• Se calcula dividiendo el importe del consumo
entre el importe del inventario.
ÍNDICE DE ROTACIÓN DE STOCKÍNDICE DE ROTACIÓN DE STOCK
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
Consumo (€)
Existencias (€)

53. ÍNDICE DE ROTACIÓN =
Consumo (€)
Existencias (€)
Consumo: 4.300.000 €
Existencias: 4.000.000 €
EJEMPLO: cálculo del índice de rotación de las
existencias totales durante 1 mes
Índice de rotación = 1,08 (108%)
Consumo: 4.300.000 €
Existencias: 6.000.000 €
Índice de rotación = 0,72 (72%)
Consumo: 5.500.000 €
Existencias: 4.000.000 €
Índice de rotación = 1,38 (138%)

54. • Calcula el tiempo (en días) que el stock
disponible es capaz de cubrir la demanda.
• Se calcula dividiendo las existencias entre el
consumo mensual:
ÍNDICE DE COBERTURAÍNDICE DE COBERTURA
ÍNDICE DE
COBERTURA
Existencias
Consumo mensual
x 30 días=
• Este índice muestra el tiempo promedio que
tardan las existencias en agotarse.

55. ÍNDICE DE
COBERTURA
Existencias
Consumo mensual
x 30 días=
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
Consumo (€)
Existencias (€)
Consumo: 4.300.000 €
Existencias: 4.000.000 €
Índice de rotación = 1,08 (108%)
Índice de cobertura = 28 días
Consumo: 4.300.000 €
Existencias: 6.000.000 €
Índice de rotación = 0,72 (72%)
Índice de cobertura = 42 días
Consumo: 5.500.000 €
Existencias: 4.000.000 €
Índice de rotación = 1,38 (138%)
Índice de cobertura = 20 días

56. • Se produce cuando no se puede hacer frente a
la demanda de un medicamento por falta de
existencias en el almacén.
• Lo ideal es reducir este número al mínimo
• Supone costes adicionales
• Posibles vías utilizadas para resolver el
problema:
– Pedido al laboratorio farmacéutico fuera del
periodo establecido.
– Préstamo de otro hospital
– Pedido a un proveedor alternativo
Nº DENº DE ROTURASROTURAS DE STOCKDE STOCK

57. MUCHAS GRACIAS PORMUCHAS GRACIAS POR
VUESTRA ATENCIÓNVUESTRA ATENCIÓN