Презентация "Запуск проектного офиса" содержит часть слайдов из проекта по запуску внедрения проектного офиса.

1. Антон Витязь Запуск Офиса управления проектами

3. Запуск проектного управления в нескольких ИТ компаниях.

4. Участие в подготовке методики управления проектами ДТЭК и обучению проектных менеджеров Востокэнерго

5. Внедрение инструментов по управлению проектами – Microsoft Project, Project Server, SharePoint, Issue Tracker

7. Первые шаги

8. Первые шаги в построении ОУП Согласование видения и стратегии развития ОУП с руководством компании Построение отношений с заинтересованными лицами - определение их потребностей, задач, подключение их на самом раннем этапе внедрения Анализ текущей практики управления проектами Определение видения ОУП – какие проблемы он решает, чем поможет нам, каким он будет Формирование плана внедрения ОУП – поэтапно, адекватно возможностям ОУП, уровню готовности сотрудников, доступности ресурсов

9. Что важно Шаблоны документов, книги и много страниц методик – это то что как правило есть всегда но всегда мало помогает успешному запуску ОУП. Понимание людей ЗАЧЕМ это, ПОЧЕМУ это нужно, и ЧЕМ это будет полезно – дает большие шансы на успех внедрения ОУП. Важна поддержка топ-менеджмента. Донести до людей ответы на предыдущие вопросы, обучить их КАК это достичь и дальше помочь им системно управлять проектами – это во многом обеспечивает успешное внедрение ОУП.

10. Ориентировочный план первого этапа 6-8 недель на пилотную группу 3-4 недели на подготовку к внедрению 2-3 недели на стратегию и анализ ситуации В результате – демонстрация успеха, обученные люди и возможность для дальнейшего продвижения ОУП

11. Методика

12. Методика Создание шаблонных документов – начиная с ключевых шаблонов – концепция проекта, устав проекта, статус проекта. Адаптация стандартов PMI по управлению проектами и программами для конкретного внедрения ОУП Подготовка изменений в организационные положения – для обеспечения прозрачного взаимодействия с ОУП Процедуры по практическому использованию системы управления проектами

13. Первые задачи методического обеспечения Оценка и приоритезация проектов Порядок инициации проектов Порядок планирования проектов Порядок отчетности по проектам Шаблоны документов – концепция, устав, отчет о статусе проекта, отчет о статусе портфеля проектов Разные шаблоны и процедуры для разных типов проектов – для малых проектов одни, для стратегических - другие

14. Главное в методике Адекватность размеру проекта Соответствие международным стандартам Просто и понятно Наличие примеров Обучение – живое, презентации, видео презентации, вопросы-ответы Дополнительные специально подготовленные статьи с разъяснением

15. Инструменты Система управления проектами

16. Система управления проектами Система календарного планирования Система актуализации фактических данных по ходу выполнения проектов Система по работе с проектной документацией Система для управления записями по процессам – риски, изменения, качество, проблемы База знаний – типовые проекты, описание инструментов управления проектами, шаблоны документов

17. Возможности для быстрого старта: Хороший опыт ДТЭК по использованию SharePoint для работы с документами Готовые специалисты по развертыванию проектного сервера Microsoft Project Возможные альтернативные инструменты с минимальными затратами на старте (SAAS, cloud модель)

18. Люди вне ОУП Руководители проектов в функциональных подразделениях, руководство компании, руководители функциональных подразделений, сотрудники

19. Задачи по работе с людьми (1/2) От руководства Получить текущие стратегические задачи Согласовать видение и план внедрения ОУП Получить публичную поддержку С руководителями проектов Выстроить win-win отношения Помочь пилотной группе быстро и успешно влиться в ПМО С функциональными руководителями С сотрудниками

20. Задачи по работе с людьми (2/2) С функциональными руководителями Выстроить отношения, определить win-win стратегии Помочь им успешно реализовывать внутренние проекты функциональных подразделений Научиться разделять операционную и проектную работу С сотрудниками Научить работать в рамках проектной группы Дать удобные инструменты, простые и понятные методические материалы для успешной работы

21. Руководство компании Знакомство со стратегией бизнес и ключевыми задачами бизнеса Согласование видения ОУП и плана проекта внедрения ОУП, включая бюджет на построение системы ОУП Согласование организации ОУП, оргструктуры, политики, функциональных обязанностей Анализ результатов аудита текущей проектной деятельности Согласование формата отчетности ОУП перед руководством компании Согласование методики проектного управления

22. Руководители проектов Аудит перечня текущих проектов, сведение проектов в единый реестр Классификация проектов Определяем фактическое состояние дел по управлению проектами Сверяем текущие бизнес задачи с текущими проектами Определяем уровень знаний руководителей проектов, выбираем пилотную группу Выбираем проекты для этапа пилотного перехода на инструменты и методику ПМО

23. Люди в ОУП Задачи, позиции в ОУП

24. Задачи Подготовка методических материалов Внедрение процессов и инструментов проектного управления Создание внутренней программы сертификации Администрирование системы управления проектами Аудит планов проектов Контроль актуальности ведения проектной информации Помощь в планировании и ведении проектов Ведение проектов – при модели ОУП в которой менеджеры проектов входят в состав ОУП Подготовка отчетности для руководства

25. Позиции Руководитель ОУП Подготовка методики Управление программы по внедрению ОУП Управлению проектами по внедрению инструментов ОУП Коучинг руководителей проектов Отчетность перед топ менеджментом Консультант ОУП Коучинг руководителей проектов Проведение тренингов Помощь в развии методики Поддержка по методике Контроль хода проектов Руководитель проектов ОУП – опционально, зависит от модели ОУП Администратор систем ОУП Администрирования Настройка Технические консультации

26. Презентация – это инструмент для общения. Давайте обсудим! Спасибо за внимание!