17 خطوة لانشاء قسم أو ادارة جديدة عالية المستوى، عامة، مبسطة

1. ‫الصف‬ ‫من‬ ‫جديد‬ ‫قسم‬ ‫انشاء‬ ‫كيفية‬
‫ر‬
A M WADI 2021

2. ‫البداية‬ ‫في‬

‫خطة‬ ‫اعداد‬ ‫إدارتك‬ ‫منك‬ ‫طلبت‬
‫ألنشاء‬
‫الشركة‬ ‫في‬ ‫جديد‬ ‫قسم‬
.

‫وبعد‬
‫االنتهاء‬
‫من‬
،‫االجتماع‬
‫تحدق‬ ‫وجلست‬ ،‫مكتبك‬ ‫إلى‬ ‫عدت‬
‫تحت‬ ‫التي‬ ‫الموارد‬ ‫هي‬ ‫وما‬ ،‫تبدأ‬ ‫أين‬ ‫من‬ ‫ا‬
‫تسائًل‬ُ‫م‬ ،‫بالسقف‬
،‫إليها‬ ‫اج‬
‫واقعيين‬ ‫والميزانية‬ ‫الزمني‬ ‫اإلطار‬ ‫كان‬ ‫ما‬ ‫وإذا‬
‫وحققين‬
.

‫ل‬
‫ا‬
‫ا‬‫ا‬‫م‬‫تما‬ ‫طبيعي‬ ‫أمر‬ ‫فهذا‬ ،‫للقلق‬ ‫داعي‬
!
‫هذه‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ،‫ة‬‫ا‬‫ص‬‫خا‬
‫أول‬
‫الصفر‬ ‫من‬ ‫جديدة‬ ‫خدمة‬ ‫تطوير‬ ‫تقود‬ ‫مرة‬
.

3. 17
‫خطوة‬
‫ألنشاء‬
‫جديدة‬ ‫ادارة‬ ‫أو‬ ‫قسم‬
‫مبسطة‬ ،‫عامة‬ ،‫املستوى‬ ‫عالية‬

4. 
1
_
‫الداخلية‬ ‫المعايير‬ ‫تحديد‬
Define internal standards
،‫الشركة‬ ‫استراتيجيات‬ ‫قراءة‬
‫والحوكمة‬
‫مرجع‬ ‫قائمة‬ ‫وإنشاء‬ ،‫بدقة‬
‫ية‬
‫لها‬ ‫ا‬‫ا‬‫وفق‬ ‫للعمل‬ ‫بسيطة‬
.

2
_
‫الخارجية‬ ‫المعايير‬ ‫تحديد‬

Define external standards

‫البحث‬
‫والدولية‬ ‫المحلية‬ ‫الهيئات‬ ‫ف‬
(
‫األمر‬ ‫لزم‬ ‫إذا‬
)
‫باع‬ ‫تقوم‬ ‫التي‬
‫تماد‬
‫للعم‬ ‫المعايير‬ ‫من‬ ‫مناسبة‬ ‫قوائم‬ ‫وإنشاء‬ ،‫الجديدة‬ ‫إدارتك‬ ‫وتنظيم‬
‫ا‬‫ا‬‫وفق‬ ‫ل‬
‫لها‬
.

‫وفي‬
‫تأثير‬ ‫وتحديد‬ ،‫المعايير‬ ‫بتصنيف‬ ‫قم‬ ،‫المرجعية‬ ‫قوائمك‬
‫على‬ ‫ها‬
‫بك‬ ‫الخاصة‬ ‫العمليات‬
.
‫ا‬ ‫العمليات‬ ‫فقط‬ ‫ستحكم‬ ‫المعايير‬ ‫فبعض‬
،‫لتجارية‬
‫األخر‬ ‫والبعض‬
‫يرسى‬
‫ألوراق‬ ‫التوجيهية‬ ‫المبادئ‬
‫اعتماد‬
‫الموظفي‬
‫ن‬
‫واألالت‬
‫ذلك‬ ‫غير‬ ‫إلى‬ ‫وما‬ ،
.

5. 
3
_
‫الشرك‬ ‫رؤية‬ ‫مع‬ ‫يتماشى‬ ‫بما‬ ‫قيمه‬ ‫و‬ ،‫ومهمته‬ ،‫القسم‬ ‫اهداف‬ ‫رسم‬
‫ة‬
‫وقيمها‬ ‫ومهمتها‬ ،
.
‫ل‬ ‫يمتثل‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ،‫بتطويره‬ ‫تقوم‬ ‫شيء‬ ‫كل‬ ‫فإن‬
‫تلك‬
‫ا‬‫ق‬‫سب‬ُ‫م‬ ‫المحددة‬ ‫والميزانية‬ ، ‫القيم‬ ‫و‬ ،‫المهمة‬ ‫و‬ ،‫والرؤى‬ ،‫المعايير‬
‫ا‬
.

‫وربما‬
‫أو‬ ،‫األخرى‬ ‫اإلدارات‬ ‫من‬ ‫أفعال‬ ‫وردود‬ ‫دخًلت‬ُ‫م‬ ‫إلى‬ ‫تحتاج‬
‫الخارجي‬ ‫بالموضوع‬ ‫الخبراء‬
.
4
_
‫في‬ ‫الخدمات‬ ‫تقديم‬ ‫نموذج‬ ‫تحديد‬
‫القسم‬

Define the department’s service deliver model
‫خدمتك‬ ‫لتقديم‬ ‫األساسية‬ ‫العناصر‬ ‫حدد‬
.
‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫على‬
:
‫لعرض‬ ‫واحد‬ ‫موقع‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬ ‫توفير‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫والراحة‬ ‫السهولة‬
‫مزودي‬ ‫من‬ ‫الخبرة‬ ‫و‬ ،‫الخدمات‬ ‫من‬ ‫شاملة‬ ‫مجموعة‬
‫الخدمة‬
.
‫الخ‬
.

6. 
5
_
‫القسم‬ ‫إدارة‬ ‫نموذج‬ ‫تحديد‬
Define the department’s management model

‫حدد‬
‫سبيل‬ ‫على‬ ،‫المحتملة‬ ‫ومبادراتها‬ ،‫أهدافها‬ ‫و‬ ،‫عملياتك‬ ‫ركائز‬
‫الغرض‬ ‫و‬ ،‫الخدمة‬ ‫جودة‬ ‫ركيزة‬ ‫المثال؛‬
:
‫وتحسين‬ ‫ومراقبة‬ ‫لتقييم‬
‫نتائج‬
‫المقدمة‬ ‫الخدمة‬
‫وخلق‬ ‫لعمًلئنا‬
‫التكن‬ ‫عزز‬ُ‫ي‬ ‫الذي‬ ‫العمليات‬ ‫معيار‬
،‫ولوجيا‬
‫والخ‬ ‫للجودة‬ ‫ممارسات‬ ‫أفضل‬ ‫إلى‬ ‫يؤدي‬ ‫مما‬ ،‫العمل‬ ‫سير‬ ‫تبسيط‬ ‫و‬
‫دمة‬
.

6
_
‫القسم‬ ‫أداء‬ ‫مقاييس‬ ‫تحديد‬
Define the department’s performance metrics
‫للح‬ ‫وتطويرها‬ ‫مراقبتها‬ ‫يجب‬ ‫أنه‬ ‫تعتقد‬ ‫التي‬ ‫المقاييس‬ ‫تحديد‬
‫على‬ ‫فاظ‬
‫القسم‬ ‫عمليات‬ ‫كفاءة‬
.

‫على‬
‫لعمًلء‬ ‫رضا‬ ‫و‬ ،‫الخدمات‬ ‫استخدام‬ ‫المثال؛‬ ‫سبيل‬
..
‫إلخ‬
.

7. 
7
_
‫أهداف‬ ‫تحديد‬
SMART
‫لإلدارة‬

8
_
‫القسم‬ ‫في‬ ‫الخدمات‬ ‫نطاق‬ ‫تحديد‬
:
‫ال‬ ‫الخدمات‬ ‫وتحديد‬ ‫تسجيل‬
‫تي‬
‫تقديمها‬ ‫سيتم‬
.

‫على‬
‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫المثال؛‬ ‫سبيل‬
‫استفسارات‬
‫والشكاوي‬ ‫العمًلء‬
.

9
_
‫القسم‬ ‫عمليات‬ ‫قائمة‬ ‫تحديد‬

Define the department’s list of processes
‫اكتب‬
‫األخرى‬ ‫األقسام‬ ‫مع‬ ‫التفاعل‬ ‫وحدد‬ ، ‫الرئيسية‬ ‫العمليات‬
.
‫على‬
‫اإلدارة‬ ‫عمليات‬ ‫من‬ ‫العمًلء‬ ‫يشكو‬ ‫المثال؛‬ ‫سبيل‬
(
‫إد‬ ‫مع‬ ‫التفاعل‬
‫ارة‬
‫العمليات‬
.)

10
_
‫للقسم‬ ‫التجارية‬ ‫للعمليات‬ ‫نموذج‬ ‫شكل‬
Model the department’s business processes

8. 
11
_
‫العمليات‬ ‫متطلبات‬ ‫حدد‬
:
‫العام‬ ‫القوى‬ ‫وخطة‬ ،‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬
‫لة‬
Define operations requirements, organizational
structure and manpower plan

‫األدوار‬
‫اإلبًلغ‬ ‫نظام‬ ،‫الزمنية‬ ‫الجداول‬ ،‫المؤهًلت‬ ،‫الموظفين‬ ‫عدد‬ ،
..
‫ذلك‬ ‫إلى‬ ‫وما‬
.

12
_
‫العمليات‬ ‫متطلبات‬ ‫تحديد‬
:
‫التكنولوجيا‬
Define operations requirements, technology
‫أنظمة‬
‫التكنولوجية‬ ‫المعدات‬ ،‫الكمبيوتر‬
(
‫ا‬ ،‫الكمبيوتر‬ ‫أجهزة‬ ‫مثل؛‬
‫لماسح‬
‫القارئ‬ ،‫الضوئي‬
)
‫ذلك‬ ‫إلى‬ ‫وما‬ ،‫األخرى‬ ‫والملحقات‬
.

9. 
13
_
‫تحديد‬
‫متطلبات‬
‫العمليات‬
:
‫التسهيًلت‬
Define operations requirements, facility
‫برنامج‬
‫األخر‬ ‫المعدات‬ ،‫الغرفة‬ ‫تهوية‬ ‫وسيلة‬ ،‫الصوت‬ ‫عزل‬ ‫غرف‬ ،‫األثاث‬ ،‫الفضاء‬
‫ى‬
..
‫الخ‬

14
_
‫التجارية‬ ‫العمليات‬ ‫وتحسين‬ ‫محاكاة‬
‫للقسم‬
Simulate and optimize the department’s business
processes
‫ابحث‬
‫عن‬
‫االختناقات‬
‫ووقت‬ ‫الموظفين‬ ‫توفير‬ ،‫الوظيفية‬
‫استخدام‬ ،‫العملية‬
"
‫إذا‬ ‫سيناريو‬
/
‫لو‬
"
‫التع‬ ‫إجراء‬ ،‫المحاكاة‬ ‫تقارير‬ ‫مقارنة‬ ،
‫ليمات‬
‫عدد‬ ‫أو‬ ‫البيئة‬ ،‫للعملية‬ ‫االزمة‬
‫الموظفين‬

10. 
15
_
‫القسم‬ ‫في‬ ‫والسياسات‬ ‫العمليات‬ ‫توثيق‬
Document the department’s business processes and policies

‫استخدم‬
،‫فهمة‬ ‫يسهل‬ ‫بل‬ ‫معقد‬ ‫غير‬ ‫واجعله‬ ، ‫قياسي‬ ‫معيار‬
‫وتنفيذه‬
.

16
-
‫تطوير‬ ‫دليل‬ ‫تطوير‬
‫الموظفين‬

Develop staff training manual

‫متطلبات‬ ‫حدد‬
‫وتحري‬ ،‫الكفاءات‬ ‫أدوار‬ ‫إلى‬ ‫النظر‬ ‫وخطط‬ ،‫التدريب‬
‫أمكن‬ ‫كلما‬ ،‫التدريب‬ ‫مقدمي‬
.

11. 
17
_
‫الوثائ‬ ‫على‬ ‫الرقابة‬ ‫إجراءات‬ ‫وضمان‬ ،‫العمليات‬ ‫إدارة‬ ‫دليل‬ ‫تجميع‬
‫ق‬
‫المناسبة‬
‫كما‬
‫خط‬ ‫أي‬ ‫مخرجات‬ ‫وتحديث‬ ‫لتعديل‬ ‫ا‬‫ا‬‫م‬‫تما‬ ‫الطبيعي‬ ‫من‬ ‫أنه‬
‫وة‬
‫ح‬ُ‫ت‬ ‫فإنك‬ ‫المثال؛‬ ‫سبيل‬ ‫وعلى‬ ، ‫العملية‬ ‫تلك‬ ‫مراحل‬ ‫من‬ ‫مرحلة‬ ‫أي‬ ‫في‬
‫اكي‬
‫أن‬ ‫أو‬ ،‫الًلزم‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫مستغلة‬ ‫أدوار‬ ‫هناك‬ ‫أن‬ ‫التقرير‬ ‫ويشير‬ ،‫العملية‬
‫وظيفة‬ ‫بسبب‬ ‫الوقت‬ ‫من‬ ‫المزيد‬ ‫استغرق‬ ‫واحد‬ ‫نشاط‬
‫اتخاذ‬
‫الم‬ ‫القرار‬
،‫عقدة‬
‫للغاية‬ ‫مرتفعة‬ ‫العمليات‬ ‫تكلفة‬ ‫أن‬ ‫أو‬
.

‫ببساطة‬
‫ا‬ ‫بالتعديًلت‬ ‫والقيام‬ ،‫السابقة‬ ‫الخطوات‬ ‫إلى‬ ‫العودة‬ ‫يمكنك‬
‫لًلزمة‬
.
‫إ‬ ،‫الموظفين‬ ‫عدد‬ ‫تقليل‬ ،‫جديدة‬ ‫عمليات‬ ‫إضافة‬ ‫على‬ ‫ذلك‬ ‫يشتمل‬ ‫وقد‬
‫ضافة‬
‫جديدة‬ ‫تكنولوجيا‬
...
‫إلخ‬
.