O documento discute o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), definindo-o como uma configuração de equipamentos, software e recursos de telecomunicação para armazenar e gerenciar imagens digitalizadas. Apresenta vantagens do GED como recuperação de dados após desastres, redução de custos e controle de processos. Conclui que o GED agiliza o acesso à documentação e atende ao objetivo de ampliar o acesso a diversos usuários simultaneamente.

1. Gerenciamento Eletrônico de
documentos
• 3.1. Agenda (tópicos da apresentação)
• 3.2. Introdução (Conceitos Iniciais)
• 3.3. Características gerais da solução
apresentada, como funciona, características...
• 3.4. Relação com a GI
• 3.5. Conclusão
• 3.6. Referências
• 3.7. Questões sobre o assunto apresentado

2. 3.2. Introdução

3. 3.2. Introdução
• Para Avedon (2002, p. 11), o Gerenciamento
Eletrônico de Documentos, neste contexto, é
Uma configuração de equipamentos,
software e, normalmente, de recursos de
telecomunicação baseada em computador e
automatizada que armazena e gerencia
imagens (e seus índices) que podem ser lidas
por máquinas e processadas por computador
para sua recuperação.

4. 3.2. Introdução
• para o CENADEM (2009). Os sistemas de
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
não são simplesmente sistemas de
gerenciamento de arquivos. O GED é mais,
pois ele implementa categorização de
documentos, tabelas de temporalidade,
ações de disposição e controla níveis de
segurança. É vital para a manutenção das
bases de informação e conhecimento das
empresas.

5. 3.2. Introdução

6. 3.2.1 Algumas vantagens do gerenciamento,
expostas no site do CENADEM (2009)
• Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso
do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001.
• Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos
documentos em rede.
• Absoluto controle no processo de negócio.
• Alta velocidade e precisão na localização de documentos.
• Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento.
• Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos.

7. 3.2.2 Algumas vantagens do gerenciamento,
expostas no site do CENADEM (2009)
• Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais.
• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos
humanos e aumentando a produtividade.
• Grande melhoria no processo de tomada de decisões.
• Aproveitamento de espaço físico.
• Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos.
• Evitar extravio ou falsificação de documentos.
• Integração com outros sistemas e tecnologias.

8. 3.2.3 Algumas vantagens do gerenciamento,
expostas no site do CENADEM (2009)
• Aproveitamento da base de informática já instalada na sua empresa.
• Mais agilidade nas transações entre empresas.
• Maior velocidade na implementação de mudanças nos processos.
• Exigência da alta competitividade.
• Melhor atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas precisas e instantâneas.
• Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
• Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos, com redução de despesas e permitindo
que funcionários trabalhem a partir de casa.
• Única solução para cumprir prazos de recursos em processos, como no caso de multas de
trânsito.

9. 3.2.4 Algumas vantagens do gerenciamento,
expostas no site do CENADEM (2009)
•Tecnologia viabilizadora
de outras, como ERP e
CRM.

10. 3.3. Características gerais da solução
apresentada

11. 3.4. Relação com a GI
• Permite aplicar efetivamente a gestão da
informação uma vez que não é possível impedir
que o usuário cometa erros sem o uso de uma
ferramenta que proteja o usuário de si mesmo.
• O GED fornece um caminho a ser seguido e
nesse caminho são aplicadas as politicas de
segurança.
• Fornece ferramentas efetivas para os gestores
medirem a produtividade dos funcionários.

12. 3.5.1 Conclusão
• O gerenciamento agrega valor ao serviço,
funções e atividades, que, neste caso, estão
relacionadas à informação. E, como bem se
sabe, a informação hoje tem o valor agregado
no contexto histórico, institucional e pessoal,
por isso os arquivos públicos ou empresariais
estão buscando meios de gerir, guardar
preservar e disponibilizar esta massa
documental da melhor maneira.

13. 3.5.2 Conclusão
• O sistema agilizou o acesso à documentação,
facilitando em muito as atividades do setor. Antes o
funcionário fazia o pedido da documentação contida
no Arquivo Central e, através do malote, alguém se
deslocava ate o setor pegava o documento, levava ate
a PRDHS, para assim poder atender a necessidade
informacional dos usuários. Isso muitas vezes
demorava um dia, ou mais, poucas vezes algumas
horas, com o sistema o acesso é imediato, mediante a
disposição da velocidade de acesso da rede, que as
vezes fica lenta. Mas mesmo assim é mais rápido que
o sistema de acesso anterior ao documento em
formato papel.

14. 3.5.3 Conclusão
• Verificou-se que o atendimento ao usuário ficou
mais rápido. O sistema permite a visualização do
documento disponível na base, e se necessário
imprimir uma cópia. Isso acarretou alguns
benefícios, o primeiro é a questão da
durabilidade da documentação em formato
papel, que não é mais, manuseado
constantemente, e o principal é, a questão da
ampliação do acesso documental, à diversos
usuários ao mesmo tempo, atendendo ao
objetivo do GED, que é agilizar o acesso a
documentação.

15. 3.6. Referências
• Trabalho de concluso de curso-Juliana Fachin
http://pt.slideshare.net/julianafachin/ged-
gerenciamento-eletrnico-de-documentos-
5200299
Videos do Youtube.com
http://www.youtube.com/watch?v=nyFrxmWY4
DE
http://www.youtube.com/watch?v=lZ0pE2jd04u

16. 3.7 Questões sobre o assunto
apresentado
• O GED é uma Tecnologia
viabilizadora de outras, como
ERP e CRM? Justifique a sua
resposta.
• É possível implementar Gestão
da informação sem o uso de
GED? Justifique a sua resposta.

17. Wagner s. santos
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• (65)8468-1756