O documento resume os principais tópicos discutidos na I Conferência Internacional em Gestão Legal sobre planejamento e controle financeiro de escritórios jurídicos, incluindo planejamento estratégico, orçamento anual, fluxo de caixa, ponto de equilíbrio, centros de custos, relatórios de desempenho e precificação.

1. I CONFERÊNCIA INTERNACIONAL EM GESTÃO LEGAL Abril 2011

3. Ponto de Equilíbrio

4. Centros de Custos

5. Rateio de Despesas Indiretas

6. Análise de Resultados: Real x Orçado

7. Precificação

9. Definir área de atuação e características do negócio (área de concentração, tipo de escritório, cobertura geográfica, tipo de staff, associações, etc.)

10. Análise político-econômica (áreas com potencial de negócios, legislação, investimentos, etc.)

11. Identificar pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças

13. Projeções baseadas em dados novos e históricos ajustados às tendências e fatos que afetarão as operações nos próximos 12 meses (base zero ou ajuste histórico ?)

15. Permite visualizar posição de caixa diária e do mês, antecipando ajustes e ações preventivas

16. Divide-se em 3 partes:

17. Posição inicial (saldo bancários, empréstimos, aplicações)

18. Receitas e despesas operacionais

21. Custos fixos: advogados com remuneração fixa, pessoal adm, aluguel, contratos de prestação de serviços e despesas recorrentes

22. Custos variáveis: impostos e participação dos advogados nas faturas e/ou no lucro

23. Margem de lucro: (1 – custos variáveis/receita)

25. Cálculo do Ponto de Equilíbrio (P.E.) CUSTOS FIXOS DIRETOS : PESSOAL ADM- FOLHA 15.000 ALUGUEL e TAXAS 5.000 DESPESAS GERAIS 8.000 ESTAGIÁRIOS 5.000 ADVOGADOS – fixo 15.000 48.000 CUSTOS VARIÁVEIS : IMPOSTOS 15% sobre fatura ADVGS -SÓCIOS40% sobre fatura líquida CÁLCULO DO P.E.: CUSTO FIXOS / MARGEM de LUCRO 48.000 / (1 – 0,55) = 48.000 / 0,45 = $ 106.700 CONCLUSÃO: ESCRITÓRIO PRECISA FATURAR R$ 106,7 MIL PARA COBRIR TODOS SEUS CUSTOS

27. Definir centros de custos (Ex.: Cível-RJ, Fiscal-SP, Administração, etc.)

28. Centros de custos serão debitados por suas despesas diretas

30. Critérios básicos de rateio:PESSOAL ADM – ratear pelo número de advogados, estagiários e paralegais que trabalham diretamente nos centros de custos OCUPAÇÃO – ratear pela área ocupada por cada centro de custos DESPESAS GERAIS – ratear pelo número de pessoas que utilizam os serviços e produtos classificados como despesas gerais.

31. I CONFERÊNCIA INTERNACIONAL EM GESTÃO LEGAL Relatório de Desempenho Mês : Acumulado real orçado variação real orçado variação Receitas A B Despesas Diretas A B C Margem Direta Overhead (rateio) Resultado Operacional Rec./Desp. Não Operacionais Distribuição de Lucros Resultado Final

32. I CONFERÊNCIA INTERNACIONAL EM GESTÃO LEGAL Aging de Contas a Receber MES ÁREA A ÁREA B ÁREA C TOTAL ANTERIOR 0 a 30 31 a 60 61 a 90 91 a 120 > 120 total

33. I CONFERÊNCIA INTERNACIONAL EM GESTÃO LEGAL ÍNDICES DE EFICIÊNCIA RECEITA 100 DESPESAS DIRETAS 25 OVERHEAD 10 REMUNERAÇÃO ADVGS 45 IMPOSTOS 15 INVESTIMENTOS/CONTINGÊNCIAS 5

34. I CONFERÊNCIA INTERNACIONAL EM GESTÃO LEGAL Precificação 1. Cost-Plus Informações Básicas: número de processos, localidades a serem atendidas, reembolso de despesas, previsão de crescimento do acervo, média de processos encerrados;mês. Definir custos diretos (“marginais”) do contrato: numero de advogados e estagiários alocados ao contrato, correspondentes, pessoal de apoio, cópias, telefone, etc. Estimar investimentos : novos computadores, ampliação das instalações, aparelhos telefônicos, etc.). Amortizar em 24 meses. Definir margem de lucro desejada ou possível (20%, 30%, etc.) Adicionar impostos: no caso, divide-se o custo + margem de lucro por (1 – impostos) ou (1 – 0,15) = 0,85 Exemplo: QUANT. PROCESSOS: 1.000 CUSTOS DIRETOS: $ 10.000 (advgs, corresp., estags, cópias, telefone) INVESTIMENTOS: $ 8.000 amortizado em 24 meses = $ 333 / MÊS MARGEM DESEJADA: 30% (líquida de impostos) IMPOSTOS: 15% PREÇO FINAL: (10.000 + 333) / 0,7 / 0, 85 / 1.000 = $ 17,36 por processo

35. I CONFERÊNCIA INTERNACIONAL EM GESTÃO LEGAL Precificação 2. Cliente Define Preço Nesta caso, define-se a estrutura necessária para atender ao contrato, calculam-se os custos tal como no exemplo anterior e toma-se a decisão se o retorno é atraente ou não para o escritório. Exemplo: PREÇO PROPOSTO: $ 15,00 por processo ou $ 12,75 líquido de impostos QUANT. PROCESSOS: 1.000 CUSTOS DIRETOS: $ 10.000 (advgs, corresp., estags, cópias, telefone) INVESTIMENTOS: $ 8.000 amortizado em 24 meses = $ 333 / mes CUSTO TOTAL: ($ 10.000 + $ 333) / 1.000 = $ 10,33 por processo MARGEM: $ 12,75 - $10,33 = $ 2,42 por processo ou 19% Nota: se o escritório opera acima do P.E. e se o preço proposto gera margem positiva é recomendável aceitar o contrato, pois assim o escritório estará maximizando o lucro.

36. I CONFERÊNCIA INTERNACIONAL EM GESTÃO LEGAL Precificação OVERHEAD – quando incluir ? A precificação deve considerar apenas o impacto dos novos custos (“marginais”) do novo contrato sobre a estrutura de custos. Se o novo contrato não alterar o OVERHEAD, não há necessidade de incluir estes custos no cálculo do preço. Se, porém, o novo contrato implica em aumento do OVERHEAD (ajuste no contrato do contador ou contratação de mais funcionários, por exemplo) então este aumento do OVERHEAD deve ser incluído no cálculo do preço. A inclusão apenas dos custos marginais, não do OVERHEAD, na precificação, torna a proposta ser mais competitiva.