Requisitos para el Control de Documentos

1. CONTROL DE DOCUMENTOS

2. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
La norma ISO 9001:2000 establece seis
(6) procedimientos que deben estar
documentados, a saber:
Control de Documentos
Control de Registros
Acciones Preventivas
Acciones Correctivas
Control de Producto No conforme (PNC)
Auditorias Internas

3. Procedimiento Control de
Documentos
La norma ISO 9001 en el numeral
4.2.3 establece que los documentos
requeridos por el Sistema de
Gestión de Calidad DEBEN
controlarse. Los Registros son un
tipo de documento especial y
DEBEN controlarse de acuerdo con
los requisitos citados en el numeral
4.2.4 de la norma.

4. Dando cumplimiento a este
requisito, la Corporación cuenta
con el procedimiento para
Control de Documentos,
identificado con el código SI-
P-03, que pueden consultar en
Corponet, en la ruta: Corponet/
ISO/certificación misional/Mapa
de procesos/Sistema de gestión
Integral/SI-P-03 Procedimiento
Control de Documentos

5. Qué es un Documento?
Cualquier medio que contenga
información y que sirve para
ilustrar o comprobar algo. Un
documento puede tener
incluidos diagramas de flujo,
tablas, figuras, planos,
grabaciones magnéticas,
fotografías, formatos, entre
otros.

6. Qué es una Copia NO
Controlada de un
Documento?
Documento sobre el cual
no existe responsabilidad C
CO OPIA
NT
RO NO
LA
de comunicar sus
DA
cambios y
actualizaciones.

7. Qué es un Documento
Controlado?
Documento sobre el cual existe control y
responsabilidad para informar y
suministrar las actualizaciones que se
realicen.

8. Qué es un Documento
Externo?
Todos aquellos documentos que no se
elaboran en la Corporación pero que son
incluidos como parte del Sistema de
Gestión y que ayudan o guían el
desarrollo de los procesos.

9. Qué es un Documento
Obsoleto?
Documento que ha perdido su
vigencia en fecha o contenido.

10. CONDICIONES GENERALES
 Creación y Actualización de
Documentos
Toda creación, modificación o actualización de
documentos debe solicitarse por escrito al
Coordinador Nacional de Calidad, mediante el
formato SI-F-01 de Solicitud de Elaboración,
Eliminación o Actualización de documentos.
Ningún documento debe modificarse sin
autorización.

11. En caso de actualizaciones de
documentos, se debe:
 Remitir al responsable de la elaboración,
quien debe hacer los cambios descritos.
 Una vez ajustado el documento se remite al
responsable de la revisión para que verifique
los cambios realizados y posteriormente se
pasa al responsable de la Aprobación.

12.  Revisión y aprobación
Todos los documentos del Sistema de
Gestión de calidad, expedidos por la
Corporación deben ser aprobados
antes de su emisión y publicación.

13.  La revisión y aprobación de
documentos, consiste en:
o Verificar que el contenido sea correcto
o Verificar que el procedimiento descrito
pueda realizarse
o Verificar que las responsabilidades sean
acordes a los cargos desempeñados

14. Continuación…
o Verificar que el documento sea conforme
con las condiciones establecidas en el
SI-P-01 Procedimiento de Elaboración de
Documentos.
o Una vez cumplido con lo anterior, la
aprobación implica firma física del
documento por parte del dueño del
proceso y publicación en Corponet por
parte del Coordinador Nacional de
Calidad.

15. o Cuando corresponda a una
actualización, se debe
reemplazar el documento
existente en el Sistema.
o La elaboración del
documento corresponde al
responsable del tema, el
propietario del proceso es
quien revisa y la
aprobación está a cargo
del primer nivel jerárquico
correspondiente.

16. o La aprobación de todo
documento se extiende a
los formatos asociados, los
cuales son validados por
las áreas interesadas.

17.  Control de cambios:
o Se debe actualizar la versión de los documentos
que generen cambios significativos (contenido o
estructura del documento) y deben ser
aprobados nuevamente por el cargo
responsable.
o El historial de las revisiones efectuadas al documento por
modificaciones, queda registrado en la matriz de Control de
Cambios, la cual se encuentra ubicada al final de los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la
Corporación.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO
0 14/04/2008 Elaboración del documento

18. o Los documentos borradores
llevan una marca de agua en
todas las hojas con la inscripción:
“Documento Borrador” o
“Documento en Aprobación”
o Los documentos aprobados se publican en
Corponet. La impresión de estos
documentos son considerados como: “Copia
no controlada”.
o Las copias físicas controladas de los
documentos se identifican con un sello con la
inscripción: “Copia Controlada” y se encuentran
disponibles en la oficina del delegado de calidad
de cada una de las sede de Corpoica

19. Consulta y Publicación de
Documentos:
o El Propietario del Proceso debe
realizar la divulgación de los
documentos de su proceso,
una vez estos sean aprobados.
o El Propietario del Proceso debe
conservar los registros de
divulgación de los documentos
aplicables al proceso.

20. o Las copias físicas originales de los
documentos aprobados se conservan en la
oficina del Coordinador Nacional de
Calidad, para tener acceso a estos
documentos se debe solicitar su préstamo
o acceder a Corponet, donde se
encuentran las versiones vigentes.
o Es responsabilidad del Coordinador
Nacional de Calidad la actualización de los
documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad que se encuentran en Corponet,
con el fin de evitar el uso de
documentación obsoleta.

21. o Cuando se requiera,
debido a fallas en acceso
a Corponet, dispersión o Es responsabilidad de
geográfica o atención de Coordinador Nacional
algún requerimiento de de Calidad mantener
una parte interesada, se actualizado el Listado
puede solicitar copias Maestro de
controladas de los Documentos SI-F-02.
documentos al
Coordinador Nacional de
Calidad y a los
Delegados de Calidad en
las Sedes.

22. o Los Protocolos y los instructivos para
la operación o manejo de los equipos
de laboratorio, no requieren ser
publicados en Corponet; estos
documentos se disponen y manejan
en los laboratorios donde se esté
adelantando la investigación o donde
se requieran los equipos.

23. Legibilidad e Identificación:
o Los documentos que presenten deterioro físico deben
ser reimpresos y reemplazados para así asegurar la
legibilidad y consulta de los mismos.
o Los documentos se
identifican por el Título y el
Código, el cual es asignado
por el Coordinador
Nacional de Calidad.

24. Este código permite identificar por cada
documento:
– El proceso al que pertenece
– El tipo de documento
– El consecutivo dentro del proceso
Ejemplo: DN-P-02
DN: Proceso - Desarrollo de Negocios
P: Tipo de Documento - Procedimiento
02: Número consecutivo dentro del proceso

25. Identificación y control de
documentos externos:
o Los responsables de cada proceso deben
comunicar al Coordinador Nacional de
Calidad, los documentos externos (legales y
reglamentarios) que aplican a las actividades
propias de su proceso, con el fin de
mantener actualizado el formato SI-F-04
Listado Maestro de Documentos Externos.
Los documentos externos se identifican y
controlan mediante este formato

26. o Los responsables de los procesos deben
garantizar el acceso a los documentos
reglamentarios y su vigencia.

27. Documentos Obsoletos:
Los documentos obsoletos solo se
conservan, en caso de ser
necesario y solo son usados como
soporte físico para evidenciar el
historial de cambios surgidos en el
documento. Estos documentos se
identifican con el sello de
“DOCUMENTO OBSOLETO” en la
primera hoja.

28. Documentos Obsoletos:
o Los delegados de Calidad de los
Centros de Investigación y
Estaciones Experimentales y el
Coordinador Nacional de Calidad a
nivel Central deben asegurar la
destrucción de la documentación
obsoleta del Sistema de Gestión de la
Calidad.

29. GRACIAS!!!