Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) memberikan panduan lengkap tentang metode pengukuran beban kerja pegawai secara komprehensif meliputi dasar hukum, mekanisme, indikator, kegunaan, pendekatan, metode, dan contoh kasusnya. Dokumen ini sangat bermanfaat bagi penyusunan kebutuhan pegawai berdasarkan analisis beban kerja secara sistematis dan terukur.

1. Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)
www.humanikaconsulting.com
Workshop
Analysis

2. Seta A. Wicaksana, M.Psi., Psikolog
0811 19 53 43
wicaksana@humanikaconsulting.com
• Komite Kinerja dan SDM di Dewan Pengawas BPJS Ketenagakerjaan.
• Pendiri dan Direktur Humanika Consulting
• Pembina Yayasan Humanika Edukasi Indonesia
• Penulis Buku “SOBAT” Elexmedia Gramedia 2016
• Trainer, Psikolog, karir Konselor dan Assessor di Humanika Consulting
• Pengembang Alat Tes minat bakat BRIGHT dan Sistem Tes Psikologi berbasis
aplikasi HITS dan HABIT
• Narasumber di Radio DFM 103,4FM
• Dosen Tetap Fakultas Psikologi Universitas Pancasila
• Sedang mengikuti tugas belajar Doktoral (S3) di Fakultas Ilmu Ekonomi dan
Bisnis Universitas Pancasila Bidang MSDM
• Lulusan Fakultas Psikologi S1 dan S2 Universitas Indonesia (Psikologi Industri
dan Organisasi)
• Lulusan sekolah ikatan dinas Akademi Sandi Negara

3. DASAR HUKUM ANALISIS BEBAN KERJA
DASAR HUKUM :
• Undang-Undang no. 5 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara, psl 56 ayat (1) “ Setiap
instansi pemerintah wajib menyusun
kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS
berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban
kerja “.
• KEPMENPAN NO. KEP/75/M.PAN/2004 : Beban
kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau
target hasil yang harus dicapai dalam satuan
waktu tertentu.
• PERKA BKN NO. 19 TAHUN 2011: Beban kerja
ditetapkan berdasarkan tugas dan fungsi unit
organisasi yang diuraikan menjadi rincian tugas
yang diselesaikan pada jangka waktu tertentu.

4. MEKANISME
PENYUSUNAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
TUGAS
POKOK DAN
FUNGSI
ANALISIS
JABATAN
INFORMASI
JABATAN
• NAMA JABATAN
• IKHTISAR JABATAN
• URAIAN TUGAS
ANALISIS BEBAN
KERJA
KEBUTUHAN
PEGAWAI
PETA JABATAN
KEBUTUHAN

5. ANALISIS BEBAN KERJA
Analisa Beban Kerja (ABK) adalah
proses/teknik yang digunakan
untuk menetapkan berapa jumlah
dan jenis tugas kegiatan, serta
pegawai yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan dan
mendapatkan hasil dalam waktu
tertentu.

6. INDIKATOR ABK
1) Nama jabatan
2) Standar kompetensi jabatan;
3) Ihktisar jabatan;
4) Hasil Kerja secara fisik (Bukti Kerja / BK).
5) Volume beban kerja;
6) Jam kerja setiap bukti kerja/BK;
7) Total jam kerja pertahun;
8) Jam kerja efektif pertahun;
9) Jumlah pemangku jabatan saat ini;
10) Kebutuhan standar PNS perjabatan;
11) Kebutuhan PNS kurang;
12) Kebutuhan PNS lebih

7. KEGUNAAN
• Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
• Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
• Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai
beban kerja
• Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai
• Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit
yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan
pegawai;
• Bahan penentuan kebutuhan diklat

8. 3 ASPEK
PERHITUNGAN
BEBAN KERJA
1. Fisik, Aspek fisik meliputi perhitungan beban kerja
berdasarkan kriteria-kriteria fisik manusia.
2. Mental, Aspek mental merupakan perhitungan beban kerja
dengan mempertimbangkan aspek mental (psikologis).
3. Penggunaan waktu, Sedangkan pemanfaatan waktu lebih
mempertimbangkan pada aspek penggunaan waktu untuk
bekerja.

9. Subjective Workload Assessment Technique
- SWAT -
Metode dengan menggunakan Teknik Pengukuran Beban Kerja Subjektif (Subjective
Workload Assessment Technique - SWAT). Metode SWAT merupakan multi dimensional
scale. Dalam model SWAT, performansi kerja manusia terdiri dari tiga dimensi ukuran
beban kerja yang dihubungkan dengan performansi, yaitu :
• Time load atau beban waktu yang
menunjukan jumlah waktu yang tersedia
dalam perencanaan, pelaksanaan dan
monitoring tugas.
• Mental effort atau beban usaha mental,
yang berarti banyaknya usaha mental
dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
• Psychological stress atau beban tekanan
psikologis yang menunjukkan tingkat
• resiko pekerjaan, kebingungan, dan
frustasi.

10. METODE ABK
KUESIONER
 Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas
 Tugas tambahan sesuai renja/renstra
WAWANCARA
 Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan tugas
tambahan
 Sampel / seluruh pegawai
METODE PENGAMATAN LANGSUNG
 Lembar observasi (check list)
 Lokasi tempat kerja.

11. STANDAR KEMAMPUAN RATA2
Standar kemampuan rata-rata diukur dari:
 Satuan Waktu (Norma Waktu)
 Satuan Hasil (Norma Hasil)
ORANG x WAKTU
NORMA WAKTU =
HASIL
HASIL
NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU

12. PENDEKATAN ABK
Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik yang
dapat dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud hasil kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
HASIL KERJA1
Contoh :
Jabatan : Pengentri Data
Hasil Kerja : Data
Beban Kerja : 200 Data
Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari
Beban Kerja 200 Data
SKR 30 Data
= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)
Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang

13. LANJUTAN…
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek yang
harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud objek kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
OBJEK KERJA2
Contoh :
Jabatan : Dokter
Objek Kerja : Pasien
Jumlah Objek Kerja : 80 Pasien
Standar Kemampuan Rata2 : 25 Pasien/Hari
Objek Kerja 80 Pasien
SKR 25 Pasien
= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan)
Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang

14. LANJUTAN…
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan
kerjanya. Informasi yang diperlukan :
 Jumlah dan satuan alat kerja
 Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja
 Rasio jumlah pegawai per alat kerja
PERALATAN KERJA3
Contoh :
Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis
Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis
1 Montir untuk 5 Bis
20 Bis 20 Bis 20 Bis
1 Bis 1 Bis 5 Bis
= 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44
K. Peg = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x 1 Montir

15. LANJUTAN…
Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada
jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya hasil kerja
dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.
Informasi yang dibutuhkan :
 Uraian tugas
 Satuan hasil
 Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
 Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas
 Waktu kerja efektif
TUGAS PER TUGAS4

16. PETA STANDAR KEBUTUHAN PEGAWAI
KEPALA KANTOR ………
KASUBBAG TATA USAHA KASI PENGERUKAN
Jabatan B ABK + - Jabatan B ABK + -
PENGOLAH KEPEG 5 0 5 0 ANALIS PELABUHAN
AGENDARIS 4 6 0 2
ANALISIS DAMPAK
LINGKUNGAN
PENGELOLA BMN DAN SAI 2 1 1 0 TEKNISI PELAYANAN
PENGADIMINISTRASI UMUM
0 1 0 1
PETUGAS
KEPELABUHANAN

17. Regulasi Jam Efektif
• Dalam Keputusan Presiden Nomor
58 Tahun 1964 tentang Jam kerja
Kantor Pemerintah jis. Keputusan
Presiden Nomor 24 Tahun 1972
dan Keputusan Presiden Nomor 68
tahun 1995 telah ditentukan jam
kerja instansi pemerintah sebanyak
37 jam per minggu.
• Keputusan Menteri Keuangan
Nomor: 71/KMK.01/1996 tentang
Hari dan Jam Kerja di Lingkungan
Departemen Keuangan adalah 42
jam 45 menit per minggu.

18. Penghitungan Jam Efektif

19. Penghitungan Jam Efektif
Terdapat 4 waktu kerja yang dianggap efektif, yaitu per hari,
per minggu, per bulan dan juga per tahun. Rumus yang akan
diterapkan adalah:
• Per hari = 1 hari x 5 jam =300 menit
• Per per minggu = 5 hari x 5 jam =25 jam = 1.500 menit
• Per bulan = 20 hari x 5 jam =100 jam = 6.000 menit
• Per tahun = 240 hari x 5 jam =1.200 jam = 72.000 menit

20. METODE TUGAS PER TUGAS
Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what),
bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)
URAIAN TUGAS1
WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA2
Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan
menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa
faktor, antara lain :
 Perangkat kerja
 Kondisi lingkungan kerja
 Prosedur kerja
 Kompetensi pemegang jabatan

21. LANJUTAN…
Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam
waktu kerja efektif harian, mingguan, bulanan, atau tahunan
VOLUME / BEBAN KERJA4
JUMLAH KEBUTUHAN
PER JABATAN
Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja
Waktu Kerja Efektif
=

22. FORMULIR PENGUKURAN BEBAN
KERJA PEGAWAI
No Uraian Tugas
Hasil
Kerja
Waktu
Penyele-
saian
Rata2
Waktu
Kerja
Efektif
Beban/
Volume
Kerja
Pegawai
Yg Dibu-
tuhkan
Ket.
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :

23. PETUNJUK PENGISIAN
U R A I A N KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg
tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan
Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran
secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam
satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana
cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (Why)
Uraian Tugas
Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara
secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam
satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana
cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)
Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada
setiap uraian tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu
rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.

24. PETUNJUK PENGISIAN
U R A I A N KETERANGAN
Waktu
Penyelesaian
Rata2
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian
suatu tugas jabatan
Waktu Kerja
Efektif
Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif =
300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun
72000 menit
Beban/Volume
Kerja
Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan,
bulanan, atau tahunan
Pegawai Yang
Dibutuhkan
Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ)
dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun

25. CONTOH (1)
No Uraian Tugas
Hasil
Kerja
Waktu
Penye-
lesaian
Rata2
Waktu
Kerja
Efektif
Volu-
me/
Beban
Kerja
Pegawai Yg
Dibutuh-
kan
Ket
1
Memeriksa data usulan formasi
yang disampaikan oleh Instansi
Pusat dan Daerah sesuai dengan
format formulir yang ditentukan
agar data akurat
Laporan
Checklist
15 menit
72.000
menit
600
Instansi
0,125
Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi
Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN

26. CONTOH (2)
No Uraian Tugas
Hasil
Kerja
Waktu
Penye-
lesaian
Rata2
Waktu
Kerja
Efektif
Volu-
me/
Beban
Kerja
Pegawai Yg
Dibutuh-
kan
Ket
2
Menginventarisasi data usulan
formasi yang disampaikan oleh
Instansi Pusat dan Daerah
dengan cara mengelompokkan
sesuai dengan instansi dan
jabatannya agar memudahkan
dalam pencarian data
Rekap
Data
30 menit
72.000
menit
600
Instansi
0,250
3
Mengolah data usulan formasi
berdasarkan jenis jabatan untuk
membuat bahan pertimbangan
Informasi
per Jenis
Jabatan
45 menit
72.000
menit
600
Instansi
0,375

27. CONTOH (3)
No Uraian Tugas
Hasil
Kerja
Waktu
Penye-
lesaian
Rata2
Waktu
Kerja
Efektif
Volu-
me/
Beban
Kerja
Pegawai Yg
Dibutuh-
kan
Ket
4
Memberikan informasi yang
dibutuhkan Penganalisis Formasi
Pegawai berdasarkan data usul
formasi sebagai bahan
pembuatan kebijakan formasi
dan pertimbangan alokasi
tambahan formasi pegawai
Instansi Pusat dan Daerah
Laporan 45 menit
72.000
menit
600
Instansi
0,375
5
Membuat konsep pertimbangan
Kepala BKN mengenai alokasi
tambahan formasi pegawai
Instansi Pusat dan Daerah
berdasarkan data usul formasi
sebagai bahan pertimbangan
teknis Kepala BKN
Draft
Pertim-
bangan
3.000
menit
72.000
menit
1 0,042

28. CONTOH (4)
No Uraian Tugas
Hasil
Kerja
Waktu
Penye-
lesaian
Rata2
Waktu
Kerja
Efektif
Volu-
me/
Beban
Kerja
Pegawai Yg
Dibutuh-
kan
Ket
6
Membuat laporan statistik
mingguan mengenai formasi
pegawai Instansi Pusat dan
Daerah berdasarkan data usul
formasi untuk diserahkan kepada
atasan langsung
Laporan 60 menit
1.500
menit
1 0,040
7
Memelihara database formasi
pegawai dengan cara
menyimpan, memperbaharui
dan memproteksi data agar tetap
akurat dan terjaga
kerahasiaannya
Kegiatan 30 menit
6.000
menit
1 0,005
8
Melaksanakan tugas kedinasan
lain yang diperintahkan oleh
atasan baik lisan maupun tertulis
untuk kelancaran pelaksanaan
tugas
Kegiatan 30 menit
300
menit
3 Tugas 0,300
Jumlah 1,512

29. TEKNIK PENGOLAHAN DATA
• Menghitung beban kerja setiap jabatan yang berada pada satu unit
organisasi sesuai dengan produk-produk/hasil kerjanya dengan
Rumus:
• Membuat rekapitulasi beban kerja jabatan untuk menghitung
jumlah beban kerja per jabatan dengan menjumlahkan beban kerja
seluruh produk pada masing-masing jabatan.
• Menghitung kebutuhan pegawai dan efektivitas dan efisiensi kerja
jabatan dengan menggunakan rumus:

30. TEKNIK PENGOLAHAN DATA
• Membuat rekapitulasi kebutuhan pegawai unit dengan cara
menjumlahkan kebutuhan pegawai/pejabat dalam satu unit organisasi
serta efektivitas/efisiensi unit dengan menggunakan rumus:
• Menghitung jumlah kelebihan/kekurangan pegawai dengan menggunakan
rumus:

31. Contoh Tabel Data yang dihasilkan dari ABK

32. GLOSARIUM

33. GLOSARIUM

34. GLOSARIUM

35. Learning and Giving for Better
Indonesia