Organización archivos Secretaría Educación Barranquilla
1. PROYECTO ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL DE BARRANQUILLA
2. INTRODUCCIÓN La formación por proyecto posibilita el desarrollo de competencias especificas a través de procesos de un enfoque de tipo formativo en que las actividades son objeto directo de aprendizaje y son el verdadero instrumento mediante el cual se desarrolla las potencialidades.
3. OBJETIVO GENERALES Trabajar por proyectos, como una metodología del aprendizaje en la formación por competencias, que permita la transferencia del conocimiento adquirido por el estudiante. Aprender con sentido y trasferir el conocimiento adquirido en el aula y taller de clases, a situaciones reales , permitiéndonos demostrar nuestro aprendizaje en contextos diversos de la vida cotidiana, social y laboral.
7. HISTORIA: Encontramos el archivo en inadecuadas condiciones (carpetas deterioradas, documentos fuera de las carpetas, AZ en mal posición en su respectivo mueble; sin orden ni rótulos, carpetas en mal posición)
8. También encontramos unidades de conservación mal ubicadas y en muebles no correspondiente que veremos en las siguientes imágenes:
11. Objetos u otros implementos que no deben estar en los muebles de archivo y en el lugar de trabajo:
12. Pero no todo fue desorden,encontramos archivos bien ordenados:
13. ¿Que hicimos en la dependencia gestión administrativa docente? ANTES DESPUES
14. ACTIVIDADES Luego de encontrar el archivo en las condiciones que ya vieron anteriormente, empezamos a ordenar las carpetas que contienen protocolización de docentes y partes administrativas de los colegios privados con el orden alfanumérico, asignándole a cada carpeta la letra ordenada alfabéticamente un color y uno número (consecutivo para cada letra) para su mejor ubicación. En total 972 carpetas ordenadas, prácticamente organizadas ya que se están describiendo utilizando una base de datos y un inventario donde alimentamos con los siguientes datos:
15. Inventario: Código (orden alfanumérico) Nombre del colegio Fechas extremas de protocolización Unidad de conservación Número de folios y Signatura topográfica. Base de dato: Código (orden alfanumérico) Nombre del colegio Fechas de protocolización Serie documental Ubicación del colegio Nombre de quien diligencia la protocolización Signatura topográfica
26. ACTIVIDADES Adecuamos el sitio de trabajo para empezar nuestra actividad y reordenar la documentación por series documentales de los expedientes de las instituciones educativas oficiales, privadas,ETDH e inactivos. Ubicando la documentación en los 4 módulos del mueble de archivo. Luego empezamos a rotular multicarpetas (se le escribe el numero consecutivo en un rectángulo de cartulina y se le adhiere a la parte superior derecha logrando así, que sea mas visible).
28. Luego realizamos tratamiento físico que consiste en: 1. Quitar ganchos oxidados o colocarlos cuando no los tengan. 2. Quitar grapas oxidadas. 3. Cambiar las carpetas que se encuentren en mal estado. ACTIVIDADES A REALIZAR Estamos realizando un inventario para digitar en la base de datos la información de las instituciones educativas que hacen falta por registrar, y alimentamos los expedientes con la documentación que llega a la dependencia para ser tramitada.
29. COMO VISION Vamos a entregar organizadas 1.200 multicarpetas ubicadas en el archivo de gestión de la dependencia Inspección y Vigilancia según las series documentales. Y una base de datos con 500 registros que contiene información acerca de instituciones educativas y ETDH
