2. Objetivos Conocer la metodología de la gestión por procesos Conocer cómo diseñar procesos
3. PROGRAMA Qué es la gestión por procesos, cuáles son sus ventajas. Metodología para la aplicación gestión por procesos: Identificar clientes y sus necesidades Definir servicios/productos Desarrollar el mapa de procesos Describir procesos Diagramar procesos Análisis de datos y mejora del proceso
4. ¿Qué es? “Conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformación de una serie de inputs en los outputs deseados añadiendo valor” “Conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido”.
5. ¿Para qué la Gestión por Procesos? Mejora continua de las actividades desarrolladas Reducir la variabilidad innecesaria Eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las actividades Optimizar el empleo de los recursos
6. Pasos para la Gestión por procesos Identificar clientes y sus necesidades Definir servicios/productos Desarrollar el mapa de procesos Describir procesos Diagramar procesos Análisis de datos y mejora del proceso
7. Definir la Misión Definir la Misión del Servicio Identifica el objetivo fundamental de la unidad, su razón de ser.
8. Identificar clientes y sus necesidades Objetivo organización: Satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes Tipos clientes: Internos Externos
10. Desarrollar el mapa de procesos Procesos estratégicos: Procesos que orientan y dirigen los procesos clave y de soporte Procesos clave: La razón de ser de nuestra empresa o unidad, el objetivo principal de actividad Procesos de soporte: Los que apoyan a uno o más de nuestros procesos clave
11. Descripción de un proceso Recursos: humanos y materiales PROCESO Requisitos Salida: resultados CLIENTE Métodos/ Procedimientos
20. Descripción de un proceso Requisitos: Condicionantes que limitan nuestra capacidad de acción: Legales “Deseabilidad social”: reciclaje,... Estratégicas
21. Descripción de un proceso Recursos: Humanos: Responsable: “Alguien tiene que ser responsable de todo... o nada se llevará a cabo” CROSBY Agentes Materiales: económicos, maquinaria... Tipología: “Se gastan”: acero, tiempo... “Se amortizan”: maquinaria, retroproyector,...
22. Descripción de un proceso Métodos/Procedimientos: “Know-how”: conocimiento sobre la forma de actuar.
23. Descripción de un proceso Salida: resultados La “aplicación” del proceso sobre los recursos genera una salida. La repetición del proceso genera un “flujo de salida”, que se puede medir.
24. Descripción de un proceso Recursos: humanos y materiales PROCESO Requisitos Salida: resultados CLIENTE Métodos/ Procedimientos
25. Pasos para la Gestión por procesos Identificar clientes y sus necesidades Definir servicios/productos Desarrollar el mapa de procesos Describir procesos Diagramar procesos Análisis de datos y mejora del proceso
27. Diagrama de flujo La presentación gráfica de sistemas es una forma ampliamente utilizada como herramienta de análisis, ya que permite identificar aspectos relevantes de una manera rápida y simple. El diagrama de flujo representa la forma más tradicional para especificar los detalles algorítmicos de un proceso
28. Algoritmo Los diagramas de flujo sirven para representar algoritmos de manera gráfica. En matemáticas, ciencias de la computación y disciplinas relacionadas, un algoritmo es un conjunto preescrito de instrucciones o reglas bien definidas, ordenadas y finitas que permite realizar una actividad mediante pasos sucesivos que no generen dudas a quien lo ejecute.Dados un estado inicial y una entrada, siguiendo los pasos sucesivos se llega a un estado final y se obtiene una solución.
29. Definición Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Cada paso se apoya en el anterior y sirve de sustento al siguiente
30. Diagrama de flujo Aplicación a cualquier secuencia de actividades que se repita cíclicamente Para que sea útil debe ser: Flexible Sencillo Nivel de detalle: macro, medio, micro
31. Característicasy ventajas Es una representación gráfica de las secuencias de un proceso, presenta información clara, ordenada y concisa. Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas indicadas. Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos de escaso valor añadido etc. Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el flujo ideal, para identificar oportunidades de mejora. Identifica los lugares y posiciones donde los datos adicionales pueden ser recopilados e investigados. Ayuda a entender el proceso completo. Permite comprender de forma rápida y amena los procesos.
32. Utilidades del flujograma Comprender un proceso Papel/responsabilidad cada agente Formar a las personas Recordatorio Identificar problemas y oportunidades para la mejora del proceso Clarificar la relación cliente - proveedor
33. Símbolos del flujograma No es indispensable usar un tipo especial de símbolos para crear un diagrama de flujo, pero existen algunos ampliamente utilizados. Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo. Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal.
34. Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad ( datos para realizarla ) Símbolos del flujograma
35. Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado... Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso. Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos. Símbolos del flujograma
36. Símbolos del flujograma Dentro de los símbolos fundamentales para la creación de diagramas de flujo, los símbolos gráficos son utilizados específicamente para operaciones aritméticas y relaciones condicionales. La siguiente es una lista de los símbolos más comúnmente utilizados:
37. Metodología Para realizar el diagrama de flujo, debemos seguir una serie de pasos: a- Determinar el marco y los límites del proceso b- Determinar los pasos del procesoRealizaremos una lista con las actividades principales, entradas, salidas y decisiones. c- Dibujar el diagrama de flujo d- Comprobar el diagrama de flujo e- Plantilla
38. Reglas De acuerdo al estándar ISO, los símbolos e incluso las flechas deben tener ciertas características para ser considerados sintácticamente correctos. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la dirección que fluye la información procesos, se deben de utilizar solamente líneas de flujo horizontal o verticales (nunca diagonales).
39. Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta que solo se vana utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario. No deben quedar líneas de flujo sin conectar Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepción del símbolo final. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener mas de una línea de flujo de salida. Reglas
40. Tipos de flujogramas Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo : Diagrama de flujo vertical o Gráfico de análisis del proceso Diagrama de flujo horizontal Diagrama de flujo de bloques
41. Diagrama de flujo que encuentra la suma de los primeros 50 números naturales : Ejemplos
42. Diagrama de flujo del impacto sobre las consecuencias, desglosadas por sexos, de la disminución del acceso al agua en Burkina Faso: Ejemplos
43. Diagrama de flujo de un programa que escoja un número al azar del 0 al 9 y nos pida que lo adivinemos Ejemplos
44. Sistema de evaluación de la calidad de la docencia de la escuela de medicina de la universidad de Chile Ejemplos
