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  1. 1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR I.U.P. “SANTIAGO MARIÑO ESCUELA 45 SECCION “S” CÁTEDRA: GERENCIA INDUSTRIAL PUERTO ORDAZ, EDO. - BOLÍVAR Establecimiento de Sistemas de Control para las Obligaciones Legales Laborales de la empresa Soluciones Gerenciales, C.A. en Puerto Ordaz- Estado Bolívar Profesora: Ing. Autor: Alcides Cádiz Yosleidy Rondón C.I.: 20.300.841 Yualgelis Barcelo C.I.: 24.855.455 Geralys Diaz C.I.: 20.298.656 Ferluannys Anuel.C.I.: 19.622.465 CIUDAD GUAYANA, JULIO DE 2014.
  2. 2. INTRODUCION En la actualidad la demanda de servicios ha crecido a pasos agigantados y con ello la necesidad de ser cubiertos por las grandes, medianas y pequeñas empresas del país (Venezuela), también han surgido diferencias en cuanto a los criterios de cómo conducir las organizaciones, debido a la economía que afectan de manera directa la administración de las empresas es por ello que han venido enfrentando cambios del entorno que traen como consecuencia la necesidad de estar día a día en una constante búsqueda de dicha evolución. Siendo la empresa “Soluciones Gerenciales, C.A.” una empresa mediana con 17 años de servicios ininterrumpidos, dirige su gestión a contribuir con el desarrollo de la región y la operatividad de la misma ha colaborado con el desempeño normal de las empresas a las cuales presta sus servicios como: CVG BAUXILUM, CVG ALCASA, CVG VENALUM, CVG FERROMINERA ORINOCO, CVG MINERVEN, CVG EDELCA, CVG CARBONORCA, SIDOR C.A, PANCO DE VENEZUELA, NAVIOCA, SIMPCA, CONSORCIO DRAVICA, PLIBRICO REFRACTARIOS DE VENEZUELA S.A, entre otras y público en general. Para esta organización la prestación de servicios a nivel Gerencial son su razón de ser, ya que es el medio de obtención de ingresos, de manera que necesita aplicar distintos y eficaces procesos de ventas para que éstas sean lo más óptima posibles y arrojen los dividendos esperados, que a continuación le hare llegar de una manera más eficaz y desarrollada para el mejor entendimiento del lector en el mismo. EMPRESA Y SUS DEPARTAMENTOS
  3. 3. Antecedentes de la Empresa: El 25 de Mayo de 2000, Los ciudadanos: Sonia Chirino de García, Licenciada en Comunicación social Graduada en la universidad Central De Venezuela con 17 años de experiencia profesional de los cuales 10 años de experticia corresponden al área de recurso humano y Rafael Clemente Máximo García Benfele, Profesional capacitado con Licencia de transporte Aérea y con amplia experiencia en vuelos nacionales e internacionales, Así como también en operaciones aéreas y manejo de personal, deciden constituir una compañía denominada: “Soluciones Gerenciales, C.A.” con el objeto principal: Las actividades de asesoría, consultoría, entrenamiento, capacitación, y desarrollo dirigido a personas, organizaciones y empresas, tanto privadas como gubernamentales, fundaciones y cualquier otro ente en las áreas de recursos humanos, higiene y seguridad en el trabajo; sindicatos, compensación y administración del saber, actividades de relaciones públicas protocolo, organizaciones de eventos, estudios para el desarrollo de proyectos gerenciales de comunicación social, (revistas, distracciones, diagramación y diseño grafico en áreas especializadas, etc.). Brindará asesoría legal a los participantes, así como talleres de comunicación, revisión en procedimientos administrativos. Contando esta compañía con un capital social de Dos Millones De Bolívares (Bs. 2.000.000,00), dividido en Dos Mil Acciones (2000) con un valor nominal de Mil Bolívares cada una, el cual ha sido pagado por los socios de la siguiente manera: La socia Chirino De García Sonia, ha suscrito y pagado la cantidad de Un Millón De Bolívares (Bs. 1.000.000,00), divididos en Mil (1000) Acciones por un monto de mil bolívares (Bs.1000) cada una, el Socio García Benfele Rafael Clemente Máximo, ha suscrito y pagado la cantidad de Un Millón De Bolívares (Bs. 1.000.000,00), divididos en Mil (1000) Acciones por un monto de mil bolívares (Bs.1000) cada una.
  4. 4. En un principio esta compañía solo logra dedicarse Adiestrar Personal en empresas (C.V.G., EDELCA, etc.) y así darse a conocer en el medio Empresarial. Más adelante nace la necesidad de Impartir sus talleres en Instalaciones Propias es donde nace la idea del alquiler de salas (Pequeñas, Grandes y de Informática), y Recursos necesarios para adiestrar (Retroproyector, videobean, Cámaras de video, Pantalla Proyección, Rota folió, D.V.D, Laptop, Sonido, etc.) El 15 de Abril de 2003 en Asamblea Extraordinaria se aprueba por unanimidad un aumento del capital social por la Cantidad de Bolívares Trece Millones (Bs. 13.000.000,00) y la modificación del objeto principal de la empresa quedando estructurado así: Suministro de Servicios de Consultoría organizacional, Servicios, Suministros y Administración de Personal; Reclutamiento y Selección, Auditoria Técnicas, Administrativas y de Procesos. De igual Forma Podrá prestar Servicios de Asesoría, Consultoría, Entrenamiento, Capacitación y Desarrollo, Dirigido a Personas Organizaciones y Empresas Privadas, Gubernamentales y Fundaciones en las áreas de: Recursos Humanos, Higiene y Seguridad Industrial, Sindicatos, Compensación y Administración del Saber, Actividades de relaciones públicas (Protocolo, Organización de Eventos, Estudios para el Desarrollo De Proyectos Gerenciales de Comunicación Social). El 24 de Mayo de 2004 en Asamblea extraordinaria de Socios y por unanimidad un nuevo aumento del Capital Social de la compañía de Bolívares Cien Millones (Bs. 100.000.000,00) dividido en Cien Mil (100.000) Acciones con un valor nominal de Un Mil (1.000,00) cada una, Repartidas en un 50% la socia Sonia Chirino De García Con el Cargo de Presidente de la Empresa; Y el otro 50% el Socio Rafael Clemente Máximo García Benfele con el cargo de Vicepresidente de la Empresa, quedando igual el objeto principal de la empresa, Actualmente la empresa tiene un área de servicio que les ofrece a sus clientes:
  5. 5. DESARROLLO ORGANIZACIONAL: (Automatización, Estructura Organizativa, Fortalecimiento Institucional, Corching Organizacional, Diagnostico y Desarrollo de Competencias). SUMINISTRO DE PERSONAL TEMPORAL OUTSOURCING DE RRHH: (Administración de Nomina, Políticas y Normas de RR.HH., Reclutamiento y Selección de Personal, Adiestramiento). AUDITORIA DE RRHH: (Auditoria de y Administración de Expedientes, Auditoria y Asesoría de Nomina y Obligaciones Legales (S.S.O., L.P.H., I.N.C.E.), Auditoria de Políticas Y Procedimientos Administrativos). ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE INGENIERIA: (Administración de Contratos, Asistencia Técnicas, Asistencia en Proyectos de Licitaciones) IMAGEN ORGANIZACIONAL Características Generales de la Empresa. Localización: Soluciones Gerenciales, C.A. se encuentra ubicada en la Republica Bolivariana de Venezuela en el Estado Bolívar, en la Ciudad de Puerto Ordaz, Carrera Tocota con Avenida Guayana en el Centro Comercial Caura Piso #1 oficina #13 y 15. Misión: Somos personal altamente especializado, con amplios conocimientos y experiencias, capaces de brindarle el mejor asesoramiento y consultaría en el desarrollo de competencias organizacionales y apoyo en la gestión profesional y empresarial. Visión:
  6. 6. Ser para nuestros clientes el mejor proveedor de servicios en Desarrollo Organizacional, Humano y Suministro de Personal; generando soluciones innovadoras, a través de un equipo orgulloso de sus logros. Valores: 1. Pasión por el logro de resultados extraordinarios. 2. Primicia del diálogo y trabajo en equipo para ser efectivos. 3. Esmero por ayudar a los clientes a lograr sus metas con soluciones creativas e innovadoras. 4. Empeño por cultivar relaciones societarias perdurables y mutuamente satisfactorias con nuestra gente, clientes y proveedores. 5. Integridad y honestidad en nuestras decisiones y acciones. Estructura Organizativa: La estructura organizativa de Soluciones Gerenciales, C.A., es de tipo lineal como resultado de la centralización de la autoridad en relación con los PRESIDENTE VICEPRESIDENTE OPERACIONES ADMINISTRACION VENTAS SECRETARIA
  7. 7. subordinados y además de esto se encuentra enmarcada en un plano de tipo funcional permitiéndole a cada órgano o cargo una mayor eficiencia y profundidad concentrados en su trabajo y función desarrollando una comunicación directa menos sujeta a intermediarios e interferencia, sin necesidad de seguir los canales formales e indirectos de comunicación contribuyendo así al logro de los objetivos de la organización. . DIAGRAMA DE PROCESO DE CADA DEPARTAMENTO: Diagrama de Proceso del departamento de Presidente:
  8. 8. Diagrama de Proceso del departamento de Vicepresidente: Diagrama de Proceso del departamento de Secretaria:
  9. 9. Diagrama de Proceso del departamento de Operaciones;
  10. 10. Diagrama de Proceso del departamento de Administración; Diagrama de Proceso del departamento de Ventas:
  11. 11. POLÍTICAS DE CONTROL Políticas de Control de la Empresa. Las obligaciones legales de las empresas son leyes debidamente establecidas, es por ello que el incumplimiento de las mismas causaría preocupaciones ante las diferentes instituciones al percibir que no se está acatando las leyes que lo sustentan y por ende la inestabilidad económica de la empresa Soluciones Gerenciales, C.A. La empresa Soluciones Gerenciales, C.A. se esmera por ayudar a los clientes a lograr sus metas con soluciones creativas e innovadoras, es una institución pionera en materia de desarrollo profesional del recurso humano para el logro de resultados extraordinarios, primicia del dialogo y trabajo en equipos para ser efectivos. Los lineamientos operativos que se definirán en este trabajo, permitirán llevar un control minucioso del cumplimiento de las obligaciones legales de la empresa. Políticas de Control del Departamento del Presidente. Dirige y controla el funcionamiento de la empresa, representándola en todos los negocios y contratos con terceros en relación con el objeto de la sociedad, también convoca y preside las reuniones de la Junta Directiva. Entre las políticas más destacadas tenemos:  Ejercer la representación legal de la empresa.  Preside las sesiones de la Asamblea y de la Junta Directiva, suscribiendo las respectivas actas.  Cumple y hace cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea y la Junta Directiva.
  12. 12.  Apoya las actividades de la Empresa.  Firma cheques en forma conjunta con cualquiera de los dignatarios: Vicepresidente o Tesorero.  Presenta a la Junta Directiva, el informe semestral de actividades.  Dirige las labores de la coalición Empresarial  Sugiere a la Asamblea y a la Junta Directiva los medios y acciones que considere para la buena marcha de la gestión de la empresa  Dirige y representa legalmente a la empresa. Organizar, planear, supervisar, coordinar y controlar los procesos productivos de la empresa, la ejecución de las funciones administrativas y técnicas, la realización de programas y el cumplimiento de las normas legales de la empresa.  Asigna y supervisa al personal de la empresa, los trabajos y estudios deben realizarse Políticas de Control del Departamento del Vicepresidente. El vicepresidente es el cargo de mando que tiene como función prestar apoyo incondicional al presidente y ser sustituto de éste en caso de ausencia. Se puede decir que es el más fiel escudero del presidente y que se postula así como el futuro sustituto del presidente en caso de que éste no pueda ejercer sus funciones de mando. Algunas de sus funciones internas dentro de la empresa son:  Es responsable de llevar a cabo el plan estratégico a través de las operaciones de supervisión, desarrollo de roles funcionales y la asignación de responsabilidades a los empleados que dependen de ellos.  Es el que está directamente involucrado en los aspectos operativos de la corporación.
  13. 13. Políticas de Control del Departamento de la Secretaria. Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, este departamento se encarga de:  Recepción de documentos.  Atender llamadas telefónicas.  Atender visitas.  Archivo de documentos.  Cálculos elementales.  Informar sobre todo lo referente al departamento.  Estar al día de la tramitación de expedientes.  Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.  Posee conocimientos de los departamentos de las Administración.  Asimismo, tiene conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan. Políticas de Control del Departamento de Operaciones. El departamento de operaciones incluye áreas tradicionalmente asociadas a la Producción, empleando las siguientes funciones:  Evitar rupturas en el abastecimiento de la demanda.  Asegurar la gestión y control de los factores de producción.  Gestionar los recursos asignados al subsistema de ventas para asegurar la eficacia del plan de ventas.  Formular los planes y programas de calidad.  Asegurar que los planes y programas de producción se cumplen.
  14. 14. Políticas de Control del Departamento de Administración.  El control interno del departamento administrativo tiene como objetivos:  Garantizar eficiencia y economía de las operaciones de la entidad  Monitorear la evaluación oportuna y el seguimiento preciso a la gestión administrativa de la entidad.  Velar y proteger todas las políticas y procedimientos administrativos y gerenciales de la empresa para que se cumplan en los plazos pre establecidos y se alcancen las metas trazadas. Políticas de Control del Departamento de Ventas. El departamento de Ventas, se encarga de sustentar en métodos sistemáticos los activos de la empresa, para que se logren alcanzar los objetivos de la empresa, se asignaron las siguientes políticas internas: 1. Proteger o salvaguardar los activos y evitar su mala utilización. 2. Evitar que sean contraídos pasivos indebidamente. 3. Aumentar las eficiencias en las operaciones. 4. Alcanzar exactitud y contabilidad en la información financiera. 5. Lograr que se cumplan las políticas establecidas en la empresa.
  15. 15. MODELOS DE AUDITORIA Ninguna empresa está exenta del riesgo de fraude. La auditoría interna asiste a la empresa realizando sus auditorías con el debido cuidado y la intención de detectar errores, irregularidades o fraude. La mejor manera de enfrentar el fraude es previniéndolo, ya que su detección posterior, muchas veces, involucra costos altos por las pérdidas materiales y del recurso humano. Los auditores internos, con su conocimiento de los controles, desempeñan un papel importante en el proceso de prevenir el riesgo de fraude en las organizaciones. Además, están siempre atentos a los indicadores de fraude, los cuales pueden darse como resultado de la evaluación de los controles internos establecidos por la gerencia, de las auditorías o de las denuncias, tanto de empleados como de personas fuera de la entidad. Los procedimientos de auditoría se realiza para el adecuado cumplimiento de los principios y las normas, antes de presentar el informe definitivo. Se pueden señalar los siguientes procedimientos:  Revisión de las actividades en las operaciones.  Inspecciones físicas y recuentos.  Obtención de pruebas de evidencia.  Obtención de pruebas de exactitud.  Preparación de reconciliaciones. Entre las ventajas de la auditoría interna en la empresa tenemos:
  16. 16.  Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración.  Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.  Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros.  Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.  Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros. Modelos de Auditoria del Departamento de Administración. La solución de administración de auditoría interna de le ayuda a planificar, ejecutar y hacer un seguimiento de las auditorías internas para realizar lo siguiente:  Brindar apoyo a las políticas de gobierno y administración de riesgos de su organización.  Mejorar la calidad y la efectividad de su proceso de auditorías internas.  Aumentar la capacidad de ejecución y supervisión de cada departamento. Los departamentos de auditoría interna garantizan que las políticas de administración de riesgos sean efectivas y allanar el camino de la mejora
  17. 17. continua, al mismo tiempo que hacen frente a presupuestos cada vez más ajustados y recursos limitados. La solución de administración de auditorías internas se desarrolló para asistir a los administradores de auditorías internas y a los auditores internos lo largo del proceso de auditorías internas, con una interfaz personalizada para cada perfil de usuario. Un espacio de trabajo colaborativo, flujos de trabajo y un repositorio compartido ayudan a los stakeholders a compartir la información, el conocimiento y los documentos de trabajo, y a garantizar la trazabilidad total de los datos. Nuestra solución simplifica el trabajo diario de los auditores estandarizando métodos y automatizando tareas repetitivas, lo cual impulsa el desempeño y la efectividad de todo el proceso de auditoría. Etapa de preparación: creación de un plan de auditoría interna y asignación del personal Con nuestra solución, puede crear un plan anual de auditoría interna a partir de los resultados de auditorías anteriores, planes de acción ya implementados, la cobertura de los procesos de negocios y las unidades de negocios, y los riesgos de su organización. Se establece una correspondencia entre la información que ingresa sobre las habilidades y la disponibilidad de sus auditores internos y los niveles de habilidades requeridos para cada auditoría en particular. Esto garantiza que su personal se asigna de la manera más efectiva posible según su plan de auditoría interna y sus objetivos. Y las herramientas gráficas de nuestra solución hacen que desarrollar planes de auditorías y designar el personal sea aún más fácil. Fase de ejecución: preparación y realización de auditorías, y presentación de informes de auditorías
  18. 18. Nuestra solución genera automáticamente los programas de trabajo de auditorías. La recopilación de datos se simplifica ya que las observaciones pueden respaldarse con documentos adjuntos. La solución también produce pruebas a modo de cuestionarios, los cuales pueden completarse en el software, y resume sus resultados. En la solución, se realiza un seguimiento del progreso de las auditorías y una revisión de los resultados del cuestionario. El análisis, la consolidación y la comunicación de los resultados de la auditoría se llevan a cabo mediante un flujo de trabajo de validación en cada paso. El informe final de la auditoría se genera automáticamente. Todos estos pasos también pueden realizarse sin tener conexión a Internet. Fase de seguimiento: seguimiento de las recomendaciones Las recomendaciones se crean directamente en la solución y se suman a los resultados de las pruebas de auditoría. Los planes de acción se diseñan según las deficiencias que identificaron las auditorías. Los informes y paneles, disponibles en formatos estándar que pueden personalizarse fácilmente, le ayudan a hacer un seguimiento de las recomendaciones. Nuestra solución de administración de auditoría interna, quiere decir que usted logra mayor sinergia y colaboración entre los departamentos, así como también una visión clara y compartida de información clave acerca de su organización. Ayuda a garantizar que todas las partes interesadas trabajen en pos de los mismos objetivos y apoyen la estrategia de gobierno operativo de su organización.
  19. 19. PROPUESTAS DE CONTROL EN LA EMPRESA Establecer las acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, Control y evaluación, que permitan un proceso de mejoramiento continuo en el Almacén General de Soluciones Gerenciales, C.A. Establecer los mecanismos necesarios que faciliten la protección y conservación del inventario custodiado en el Almacén General, contra pérdidas, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Establecer estándares de confiabilidad oportunidad de la información. Los subordinados, según sus competencias, deben disponer y ejecutar un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el diseño, funcionamiento, la evaluación y el perfeccionamiento del Sistema de Control Interno ante la Gerencia General. Según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen razonablemente la operación y el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. Según sus competencias, deben disponer los elementos y condiciones necesarias para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión del Almacén General y otra de interés para la consecución de los objetivos institucionales. Según sus competencias, se deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento, de los elementos del sistema a lo largo del tiempo; así como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos
  20. 20. de auditoría, y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud. El Control Interno se convierte en un instrumento que contribuye a asegurar que la gestión administrativa en Almacén General, ayudando a la compañía a que logre el cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos con eficiencia y eficacia.
  21. 21. CONCLUSIÓN Siendo el proceso de prestación de Servicios el medio que utiliza la organización para obtener sus ingresos es necesario mantener una revisión continua, para no dejar que este proceso pierda vigencia en función de los avances y las necesidades del entorno comercial. Al describir el proceso de venta de la empresa, se pudo conocer cómo funciona cada uno de los elementos que interactúan en el mismo, con lo cual se determinó que es pertinente la actualización de éste, todo proceso dentro de una organización tiene que ser actualizado de no ser así constituiría una desventaja y esto conllevaría a la pérdida de competitividad de la organización. En conclusión es por esto que se busca optimizar dicho proceso, a través del diseño de una página Web, donde se publiquen las características de la empresa, la gama de servicios que ofrecen, los medios de contactos con el departamento de ventas, buzón de sugerencias, cuentas de usuarios, promociones, publicaciones de interés hacia las innovaciones sobre los productos.
  22. 22. BIBLIOGRAFIA Laura Fischer y Jorge Espejo, Mercadotecnia, Tercera Edición, Colombia: Serie McGraw Hill Interamericana, S.A. Ricardo Romero, Marketing, Editora Palmir E.I.R.L., Pág. 35. Allan Reid, Las Técnicas Modernas de Venta y sus Aplicaciones, Editorial Diana, Págs. 137 al 139 y del 221 al 228. Kotler Philip, Armstrong Gary, Cámara Dionisio y Cruz Ignacio, 2004, Marketing, 10a. Edición, Prentice Hall, Pág. 507. Fundamentos de Marketing, 13a. Edición, de Stanton William, Etzel Michael y Walker Bruce, Mc Graw Hill, 2004, Págs. 509, 510, 511. "Venta." Microsoft® Encarta® © 1993-2005 (CD) Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos. Sabino, Carlos (2.000). El Proceso de Investigación. Caracas, Panapo. Universidad Nacional Abierta (1992). Técnicas de documentación e Investigación 1. Caracas – Venezuela. Sexta edición. Litho Mundo. Larousse (1998). Diccionario de lengua Española. Caracas. Panapo.

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