Whitepaper opisujący funkcjonalności systemu ADONIS wspierającego zarządzanie procesami biznesowymi.

1. Zarządzanie procesami biznesowymi
z systemem ADONIS
Funkcjonalność i scenariusze zastosowań
BOC Wien BOC Berlin BOC Iberica BOC Dublin BOC Hellas BOC Polska BOC Schweiz
Bäckerstr. 5/3 Voßstr. 22 C/ Velázquez, 71 1° lzda. Haddington Hall, Mavromichali 16 Al. Jerozolimskie 109/26 Zürcherstrasse 21
E - 28006 Madrid 80 Haddington road
A - 1010 Wien D - 10117 Berlin Tel.: +34-91-781 188-0 IRL - Dublin 4 GR - 10680 Athens PL - 02-011 Warszawa CH - 8400 Winterthur
Tel.: +43-1-5132736-0 Tel.: +49-30-679890-78 Fax: +34-91-781 11 163 Tel.: +353-1-6375-240 Tel: +30-1-33904868 Tel : +48-22-6280015 Tel: +41-52-26 03 75-0
Fax: +43-1-5132736-5 Fax: +49-30-679890-89 www.boc-group.com Fax: +353-1-6375-241 Fax: +30-1-3390486 Fax :+48-22-6216688 Fax: +41-52-26 03 75-9
www.boc-group.com www.boc-group.com boc@boc-es.com www.boc-group.com www.boc-group.com www.boc-pl.com www.boc-group.com
boc@boc-group.com boc@boc-group.com boc@boc-group.com boc@boc-group.com boc@boc-pl.com boc@boc-ch.com
Więcej informacji na: www.boc-group.com/pl/ADONIS
BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 1

2. Spis treści
1 Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS ................................................ 3
2 Przegląd systemu ADONIS ..................................................................................................... 4
3 Co odróżnia ADONIS od typowych narzędzi służących do modelowania? ........................ 6
4 Komponenty systemu ADONIS .............................................................................................. 8
5 Wybrane scenariusze zastosowania systemu ADONIS ....................................................... 9
5.1 Modelowanie procesów ...................................................................................................... 9
5.2 Publikacja modeli oraz zarządzanie dokumentacją organizacji......................................... 10
5.3 Zaawansowane zarządzanie wersjami i akceptacja procesów ......................................... 13
5.4 Optymalizacja procesów i szacowanie zapotrzebowania na personel .............................. 14
5.5 ADONIS Process Portal ................................................................................................... 15
5.6 Procesowe zarządzanie jakością ..................................................................................... 16
5.7 Rachunek kosztów procesów oraz Activity Based Costing ............................................... 17
5.8 Procesowy benchmarking ................................................................................................ 18
5.9 Procesowy rozwój aplikacji oraz specyfikacja systemów IT .............................................. 19
5.10 Wykorzystanie systemu ADONIS do budowy architektury zorientowanej na usługi (Service
Oriented Architecture, SOA).................................................................................................... 20
5.11 Zarządzanie ryzykiem .................................................................................................... 21
5.12 Monitoring wskaźników .................................................................................................. 22
6 BOC Management Office ...................................................................................................... 23
Dokument ten zawiera informacje wprowadzające do systemu zarządzania procesami biznesowymi
ADONIS. Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani dodatkowymi informacjami lub chcecie się dowiedzieć
więcej o BOC Management Office – pakiecie oprogramowania wspierającego zarządzanie, prosimy
o kontakt:
+48-22-628 00 15 +48-22-621 66 88 boc@boc-pl.com  www.boc-group.com
BOC Management Office oraz poszczególne produkty: ADONIS, ADOscore, ADOit, ADOlog, jak również PROfit są zastrzeżonymi znakami
Grupy BOC. Pozostałe nazwy firm, produktów oraz znaki usług mogą być zastrzeżonymi znakami odpowiednich podmiotów.
© Grupa BOC Strona 2

3. 1 Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS
Dynamiczne, osiągające sukcesy przedsiębiorstwa zawdzięczają swoją przewagę Dlaczego
zarządzanie
konkurencyjną umiejętności dopasowywania procesów biznesowych do szybko procesami
zmieniających się warunków rynkowych. Zarządzanie procesami biznesowymi pozwala biznesowymi?
radzić sobie z rosnącą dynamiką na rynkach międzynarodowych oraz zaostrzającą się
konkurencją.
Dlatego też modelowanie, analiza, symulacja oraz ocena procesów biznesowych stają się
coraz bardziej istotne dla sukcesu przedsiębiorstwa. Zarządzanie procesami biznesowymi
pozwala bowiem na optymalizację procesów oraz właściwe dopasowanie struktur
organizacyjnych, jak również posiadanych zasobów i technologii do potrzeb biznesowych.
Na potrzeby analizy i optymalizacji procesów biznesowych BOC oferuje sprawdzoną Postępowanie przy
optymalizacji
procedurę, która opisuje kroki i techniki pozwalające na proste dojście od modeli procesów
opisujących stan obecny (ang. AS-IS) do ulepszonych, docelowych modeli procesów (ang. biznesowych
TO-BE), gotowych do wdrożenia. Procesy te kształtowane są zgodnie z ogólnymi
wymaganiami biznesowymi, celami oraz kryteriami jakościowymi zdefiniowanymi
w początkowej fazie projektu.
Rysunek 1: Postępowanie od ustalenia kryteriów po rozwój modeli stanu docelowego
Opisane dokładniej poniżej postępowanie przy analizie i optymalizacji procesów jest
podsumowaniem dobrych praktyk ustalonych podczas realizacji projektów doradczych
BOC.
Ustalenie kryteriów: Dokumentacja celów projektu modelowania procesów biznesowych,
np. zwiększenie satysfakcji Klientów dzięki poprawie jakości.
Akwizycja danych: Akwizycja danych, modelowanie i dokumentacja stanu obecnego
Analiza: Identyfikacja i ocena możliwości optymalizacji
Projekt: Tworzenie, modelowanie i ocena modeli stanu docelowego
Ewaluacja: Porównanie sytuacji obecnej i docelowej oraz ocena stopnia
realizacji założonych celów
System ADONIS został stworzony z myślą o zapewnieniu kompleksowego wsparcia dla Kompleksowe
wszystkich etapów projektu zarządzania procesami biznesowymi. W trakcie trwania wsparcie przez
system ADONIS
projektu korzysta się kolejnych komponentów systemu, które umożliwiają: akwizycję
danych, modelowanie, analizę, symulację, ewaluację i dokumentację procesów
biznesowych. W ten sposób ADONIS wspiera użytkownika na wszystkich etapach realizacji
projektu.
© Grupa BOC Strona 3

4. 2 Przegląd systemu ADONIS
ADONIS jest narzędziem wspomagającym zarządzanie procesami biznesowymi, Projektowanie
pozwalającym na projektowanie procesów biznesowych, produktów, struktur organizacji
z użyciem modeli
organizacyjnych oraz systemów IT z wykorzystaniem modeli graficznych.
ADONIS pozwala na łatwe tworzenie modeli z wykorzystaniem intuicyjnego edytora Wszystkie
potrzebne
graficznego. Bardziej doświadczeni użytkownicy mogą dodatkowo oszczędzić czas dzięki funkcjonalności
wykorzystaniu edytora tabelarycznego oraz opcji aktualizacji modeli i obiektów poprzez w jednym
raporty modułu analizy. narzędziu
ADONIS oferuje też szereg mechanizmów analizy służących przykładowo do ustalania
zapotrzebowania na personel, kosztów procesu, czy też długości trwania procesu. W tym
celu użytkownik ma do dyspozycji rozbudowaną bibliotekę z algorytmami symulacji.
Możliwe jest też śledzenie zdefiniowanych parametrów procesów (Key Performance
Indicators – KPI) z wykorzystaniem mechanizmów ewaluacji.
Modele stworzone w systemie ADONIS można łatwo udostępnić szerokiemu gronu
odbiorców – zarówno jako dokumenty do druku (Word, PDF), takie jak księgi jakości oraz
opisy procesów, jak i poprzez Intranet w formie dokumentacji HTML (strony WWW
zachowujące wszelkie powiązania między modelami i obiektami i wszystkie dane
obiektów).
System ADONIS oferuje wsparcie dla wielu popularnych scenariuszy (opisanych dalej)
oraz, dzięki elastycznej metodzie, może być dostosowany do dowolnych wymagań Klienta.
Rysunek 2: Praca z modelami w systemie ADONIS
© Grupa BOC Strona 4

5. Typowe scenariusze zastosowań systemu ADONIS to m. in.: Typowe
scenariusze
Modelowanie i publikacja procesów zastosowań
Zarządzanie organizacją: tworzenie procedur i instrukcji dla pracowników, opis systemu ADONIS
stanowisk oraz wsparcie dla zarządzania wersjami i akceptacji modeli i procedur
Optymalizacja procesów (symulacja, porównywanie stanu obecnego z wariantami
stanu docelowego, benchmarking)
Procesowe zarządzanie wiedzą i kompetencjami (portale procesów)
Controlling (analiza kosztów procesu, zarządzanie wydajnością organizacji poprzez
monitoring kluczowych wskaźników – KPI)
Zarządzanie kosztami (z wykorzystaniem Time-Driven Activity Based Costing oraz
Rachunku Kosztów Procesów)
Zarządzanie jakością i tworzenie dokumentacji na potrzeby ISO
Planowanie zatrudnienia i wyliczanie zapotrzebowania na zasoby
Oparte o procesy zarządzanie ryzykiem operacyjnym (Basel II, SOX, Solvency II)
oraz zgodnością (compliance management)
Specyfikacja i rozwój oprogramowania w oparciu o procesy
Tworzenie architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture)
System ADONIS jest wykorzystywany na całym świecie przez setki firm, które poszukiwały Użytkownicy
elastycznego i intuicyjnego oprogramowania pomagającego zarządzać procesami. systemu
Użytkownikami systemu ADONIS są m.in.:
Allianz
Austrian Airlines
Commerzbank
Correos
Deutsche Bank
Deutsche Post
DHL Express
EADS CASA
Generali
Grupa Ergo
Grupa Munich Re
Liebherr
Ministerstwo Finansów landu Brandenburgia
OMV
Raiffeisen
Telefónica
UNIQA
Vodafone
voestalpine
Grupa BOC udostępnia również system ADONIS uczelniom, posiadającym w swoich
programach nauczania tematykę zarządzania procesami biznesowymi. W samej tylko
Polsce ponad 25 uczelni wykorzystuje system ADONIS w dydaktyce, dzięki czemu każdego
roku ponad tysiąc polskich studentów poznaje nasze oprogramowanie i tematykę
zarządzania procesami.
Grupa BOC wspiera też firmy rozpoczynające zarządzanie procesami poprzez
udostępnianie za darmo specjalnej wersji systemu ADONIS, którą można pobrać ze strony
www.adonis-community.com.
© Grupa BOC Strona 5

6. 3 Co odróżnia ADONIS od typowych narzędzi służących do modelowania?
ADONIS zawiera wiele funkcjonalności, które daleko wykraczają poza to, co oferują typowe
narzędzia wykorzystywane do modelowania. Niektóre, wybrane aspekty omówione są
poniżej.
Przejrzysta metoda modelowania i intuicyjna obsługa: ADONIS łączy w sobie Wybrane cechy
prostotę dla początkujących użytkowników z dużymi możliwościami dostępnymi dla systemu ADONIS
bardziej zaawansowanych osób. W zależności od potrzeb użytkownika, można
pokazywać tylko te obiekty, które są dla niego istotne, wizualizować elementy modelu
(np. w celu pokazania jak przepływa dany dokument w ramach procesu), a także
definiować, które atrybuty obiektów użytkownicy mają uzupełniać. Dzięki temu
z jednego modelu może korzystać wiele grup użytkowników, a każdy użytkownik może
pracować w sposób, który sprzyja produktywności. Dodatkowo, użytkownicy są w stanie
efektywnie pracować z systemem już po krótkim szkoleniu.
Możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb Klienta: ADONIS oferuje wsparcie
dla wszystkich etapów zarządzania procesami oraz dla najważniejszych scenariuszy.
Możliwe jest jednak dostosowanie systemu do w zasadzie dowolnych potrzeb Klienta
poprzez customizację. Dzięki temu system można łatwo dopasować do nowych oraz
zmienionych obszarów zastosowania.
Wygodna praca z modelami procesów o różnej szczegółowości: System ADONIS
pozwala na łatwe tworzenie hierarchii procesów i umożliwia szybkie przechodzenie
między różnymi poziomami szczegółowości map. Możliwe jest też wizualizowanie
zawartości zagnieżdżonych modeli (modeli do których odwołują się obiekty znajdujące
się w naszym aktualnie otwartym modelu). W ten sposób można np. pokazać proces
główny wraz z jego podprocesami w jednej grafice.
Mechanizm referencji: Tradycyjnie wykorzystywane narzędzia do modelowania nie
potrafią przechowywać informacji o wzajemnych powiązaniach między elementami
organizacji (np. między czynnościami w procesie, a wykonawcami tych czynności oraz
wykorzystywanymi dokumentami) i przechowują je w formie tekstowego opisu, czy też
dodatkowych obiektów zaburzających czytelność modelu. ADONIS korzysta w tym celu
z mechanizmu referencji między modelami i obiektami, co poprawia czytelność modeli,
pomaga łatwo aktualizować modele (oraz dokumentację procesów) w wypadku zmian
w organizacji, jak również analizować wzajemne powiązania.
Odwołania do zewnętrznych zasobów:. Duża część organizacji posiada wiele źródeł
wiedzy i informacji dla osób zajmujących się procesami – mogą to być dokumenty
dobrych praktyk, bazy Lotus Notes/Domino, kursy e-learningowe, czy po prostu gotowe
szablony dokumentów, z których należy korzystać. ADONIS pozwala zamieszczać
odwołania do tych wszystkich zasobów w odpowiednich miejscach modeli procesów,
dzięki czemu pracownicy mają dostęp do potrzebnych im zasobów – zarówno
w systemie, jak i przy korzystaniu z wygenerowanej dokumentacji HTML.
Zaawansowane możliwości generacji dokumentacji: Modele stworzone w systemie
ADONIS można opublikować w formie dokumentacji do wydruku (Word, PDF, ...), jak
również udostępnić w sieci wewnętrznej jako HTML. Publikacja dokumentacji wymaga
minimalnego nakładu pracy, a korzystanie z wygenerowanej dokumentacji nie wiąże się
z dodatkowymi kosztami. Możliwe jest również proste tworzenie raportów przez moduł
analizy, jak też zapisywanie wyników symulacji na potrzeby dalszej analizy danych.
Rozbudowane mechanizmy oceny procesów: ADONIS posiada bogate funkcjonalnie
komponenty służące do oceny modeli, jak np.: komponenty analizy i symulacji.
Umożliwiają one optymalizację procesów, a także wyliczanie zapotrzebowania na
personel i zasoby.
Mechanizmy wspierające tworzenie poprawnych modeli: ADONIS oferuje
różnorodne mechanizmy umożliwiające automatyczne sprawdzanie zgodności
tworzonych modeli z ustalonymi kryteriami poprawności. W komponencie analizy można
BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 6

7. dodatkowo tworzyć własne raporty badające spójność modeli lub korzystać z już
istniejących (np.: pozwalających wyszukać wszystkich czynności bez opisu lub procesy
bez osoby odpowiedzialnej).
Wsparcie dla pracy grupowej: ADONIS w wersji klient-serwer przechowuje wszystkie
modele we wspólnej bazie danych, co ułatwia pracę grupową na tym samym zbiorze
modeli. W zależności od potrzeb informacyjnych i uprawnień, użytkownikowi przypisuje
się dostęp do konkretnych grup modeli oraz funkcjonalności systemu.
Wygodna praca z wersjami modeli:. System wspiera pracę z wieloma wersjami
modeli z możliwością definiowania uprawnień dla konkretnych grup użytkowników.
ADONIS dba o spójność i wysoką jakość modeli oraz pomaga unikać pomyłek
związanych z zarządzaniem wersjami. Można też łatwo ustalać różnice między
wersjami i śledzić historię zmian modelu.
Prosta administracja: ADONIS współpracuje ze standardowo wykorzystywanymi
bazami danych (MS SQL Server, Oracle, DB2), co ułatwia instalację i późniejsze
administrowanie systemem. Nakład pracy dla administratorów minimalizują też takie
funkcjonalności, jak wsparcie dla Single Sign On.
Polityka licencyjna oraz pochodzenie komponentów: ADONIS w wersji klient-serwer
jest licencjonowany w oparciu o model "Concurrent use" (licencja pływająca). Oznacza
to, że oprogramowanie klienckie może być zainstalowane na dowolnie wielu
komputerach, jednakże liczba równoczesnych połączeń z bazą danych zależy od liczby
wykupionych licencji. Dodatkowo - wszystkie funkcjonalności są zintegrowane w jednym
narzędziu i pochodzą od jednego producenta, co przekłada się na większy komfort
pracy, brak potrzeby zakupu dodatkowych licencji. Daje to Klientom pewność co do
tego, że będą mieć dostęp do wszystkich potrzebnych im opcji.
© Grupa BOC Strona 7

8. 4 Komponenty systemu ADONIS
ADONIS oferowany jest w wersjach Business Edition oraz Professional Edition.Business
i Professional
ADONIS w wersji Business Edition obejmuje komponenty: modelowanie, analiza, Edition
import/export oraz dokumentacja. Użytkownikami tej wersji są często pracownicy, którzy
przeprowadzają analizę stanu obecnego, bądź sporządzają dokumentację procesów.
ADONIS w wersji Professional Edition zawiera wszystkie komponenty: akwizycja danych
(komponent pobierania danych HOMER umożliwiający przejmowanie danych z arkuszy
Excel), modelowanie, analiza, import/export, symulacja, ewaluacja i dokumentacja.
Użytkownikami Professional Edition są często pracownicy, którzy przeprowadzają badanie
procesów w celu ich optymalizacji.
Rysunek 3: Komponenty systemu ADONIS
Komponent modelowania pozwala tworzyć i edytować modele z wykorzystaniem Przegląd
intuicyjnego, graficznego edytora modeli. Użytkownicy, chcący błyskawicznie wprowadzać komponentów
i edytować duże ilości uporządkowanych danych, mogą też skorzystać z tabelarycznego
edytora modeli.
Jeśli istnieją już dane, które chcemy wykorzystać tworząc modele procesów i zasobów, do
dyspozycji jest komponent akwizycji danych HOMER, który pomaga przejmować
ustrukturyzowane dane z arkuszy MS Excel.
Komponent analizy pozwala badać i edytować modele, jak również tworzyć własne
raporty. Użytkownicy mają do dyspozycji predefiniowane raporty badające np. koszty
czynności, jak również kwerendy wychwytujące błędy i braki w modelach oraz pomagające
zarządzać komentarzami co do zawartości modelu. Możliwe jest zarówno tworzenie
własnych zapytań, jak również rozbudowa listy tych predefiniowanych.
Przy pomocy komponentu symulacji można badać czasy i koszty procesów, jak również
analizować różne wersje procesów docelowych w celu wybrania optymalnego kandydata do
wdrożenia.
Komponent ewaluacji oferuje mechanizmy porównywania i oceny modeli stanu
docelowego oraz monitoringu wskaźników, dla aktualnie wykonywanych procesów (KPI
controlling).
Przy pomocy komponentu dokumentacji można generować, w oparciu o modele systemu
ADONIS, dokumentację w formie do wydruku (Word, PDF) lub jako HTML. Pozwala to
opublikować np. w sieci wewnętrznej organizacji całość modeli w formie do odczytu.
Komponent Import/Export umożliwia wymianę danych o modelach systemu ADONIS
(XML/ADL), generowanie kodu BPEL z modeli, jak również integrację dodatkowych
interfejsów (np. XMI, XPDL, FDL).
BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 8

9. 5 Wybrane scenariusze zastosowania systemu ADONIS
5.1 Modelowanie procesów
Podstawowym scenariuszem wykorzystania systemu ADONIS jest tworzenie opisu Rozbudowany
procesów i elementów składowych organizacji z wykorzystaniem graficznych modeli. i intuicyjny edytor
modelowania
Intuicyjny edytor modelowania, możliwość dokumentowania zaawansowanych parametrów
obiektów, funkcje ułatwiające szybkie modelowanie oraz tryb tabelaryczny pozwalają łatwo
tworzyć modele opisujące wybrane aspekty organizacji zarówno początkującym
użytkownikom, jak i osobom korzystającym z bardziej zaawansowanych funkcjonalności.
Standardowa konfiguracja (biblioteka BPMS) uwzględnia, oprócz modeli procesów
biznesowych, również modele opisujące strukturę organizacyjną, wykorzystywane
dokumenty i systemy IT oraz tworzone produkty, co pozwala tworzyć całościowy opis
organizacji. Podstawowa konfiguracja systemu zawiera również modele wspierające
scenariusze, takie jak: zarządzanie jakością (model zasobów), rozwój oprogramowania
i specyfikacja systemów (BPMN, model danych, diagram przypadków użycia), czy też
zarządzanie ryzykiem i zgodnością (modele ryzyk i kontroli).
Dodatkowo, budowa systemu ADONIS pozwala na praktycznie dowolne poszerzanie
wykorzystywanej przez Klienta metody (poprzez customizację) – zarówno jeśli chodzi
o modyfikację istniejących obiektów i modeli, jak i dodawanie nowych obiektów i typów
modeli. Przykładowo metody modelowania dostępne dodatkowo w systemie to: EPC (SAP
R/3), UML, LVSM (Lean Value Stream Mapping), BPEL, LOVEM, MQ Series Workflow, itd.
Typy modeli
w konfiguracji
standardowej
Rysunek 4: Modelowanie w systemie ADONIS – standardowa konfiguracja
Zarówno edytor modelowania, jak i domyślna metoda dostępna w narzędziu ułatwiają pracę Tworzenie modeli
z modelami – nawet osobom bez dużego doświadczenia. Tworzenie nowego modelu lub
edycja istniejącego polega na wybraniu odpowiedniego obiektu z listy (np. czynności) i jego
wstawianiu w miejscu kliknięcia na obszarze modelowania. Obiekty mają jasne nazwy (np.
„Decyzja” zamiast „Bramka logiczna”, czy „XOR”), co pozwala łatwo tworzyć modele
również osobom bez wykształcenia informatycznego.
© Grupa BOC Strona 9

10. Edytor usprawnia tworzenie modeli poprzez opcje, takie jak np.: funkcja
wstawiania/usuwania wolnej przestrzeni, szybkiego dodawania nowych obiektów do modelu
i ich usuwania z zachowaniem ciągłości konektorów między obiektami, czy też
automatyczna zmiana wariantu wizualizacji modelu (np. zamianę modelu „góra-dół” bez
torów modelowania na model „lewo-prawo” z torami modelowania odpowiadającymi
wykonawcom czynności).
Uzupełnianie
W celu zachowania czytelności modeli, domyślnie wizualizowane są tylko podstawowe opisów poprzez
atrybuty obiektów - np. nazwa. Możliwe jest jednak przechowywanie dodatkowych atrybuty obiektów
informacji o obiektach, takich jak np. (dla czynności): czas trwania, koszty,
odpowiedzialność za wykonanie itd. Atrybuty te można wykorzystać przy publikacji
dokumentacji, jak również w analizach modeli. Wszystkie te informacje są przechowywane
w tzw. notatnikach obiektów, które otwiera się poprzez podwójne kliknięcie na odpowiednim
obiekcie. W ramach notatnika atrybuty są pogrupowane w odpowiednie zakładki
tematyczne, takie jak np. „Opis”, czy „Czasy/Koszty”. W razie potrzeby można pokazywać
i ukrywać atrybuty obiektów na obszarze modelowania – jako tekst lub specjalny symbol.
Mechanizm
System ADONIS pozwala w wygodny sposób dodawać informacje odnośnie wzajemnych referencji
powiązań elementów organizacji – np. wykorzystania dokumentów w czynnościach procesu
biznesowego. Służy do tego mechanizm referencji – odnośników między poszczególnymi
modelami i obiektami. Odnośniki takie nie obniżają czytelności modelu, gdyż są atrybutami
obiektu (np. informacją o roli odpowiedzialnej za wykonanie danej czynności), a nie
dodatkowymi obiektami doczepianymi do przebiegu procesu. Jeśli z jakichkolwiek przyczyn
potrzebne jest przedstawienie graficzne tych powiązań można je pokazać obok obiektu/na
powierzchni modelu, lub też skorzystać z mechanizmu przeglądu odnośników, który
pokazuje je w uporządkowanej formie.
Mechanizm referencji umożliwia błyskawiczną aktualizację modeli (wystarczy zmienić
w jednym modelu np. nazwę dokumentu, a wszystkie procesy, które z niego korzystają
automatycznie się zaktualizują), jak również błyskawiczne ustalanie powiązań między
modelami (np. za jakie czynności jest odpowiedzialny pracownik A).
Korzyści: Korzyści
Prosta i intuicyjna obsługa systemu pozwala ograniczyć nakłady na szkolenia
Szybkie tworzenie modeli dzięki możliwości modelowania graficznego i tabelarycznego
Możliwość modelowania i ustalania wzajemnych powiązań między wszystkimi elementami organizacji:
procesami biznesowymi, produktami, aplikacjami IT, strukturami organizacyjnymi...
Możliwość dostosowania widoku modelu do potrzeb użytkownika powoduje, że nie musi zwracać uwagi na
nieistotne dla niego aspekty
Możliwość dostosowania sposobu prezentacji modeli przez customizację
5.2 Publikacja modeli oraz zarządzanie dokumentacją organizacji
Wiele organizacji boryka się z wyzwaniem zapewnienia pracownikom dostępu do Jak zapewnić
pracownikom
potrzebnych im informacji. Informacje są często rozproszone w firmie i udostępniane przy
dostęp do
pomocy różnych mediów. potrzebnych
Pracownik, chcąc dowiedzieć się jak powinien pracować, często musi zapoznać się informacji?
z opisem stanowiska pracy w formie dokumentu Word, z wytycznymi odnośnie zarządzania
ryzykiem w postaci dokumentu PDF, opisem procesu w formie wydrukowanego flowchartu,
instrukcją obsługi systemu informatycznego dostępną w intranecie...
Informacje te często nie są ze sobą spójne, odnalezienie ich wszystkich jest czasochłonne,
a poza tym nigdy nie ma gwarancji, że korzysta się z najnowszej wersji. Dodatkowo –
tworzenie dokumentacji w taki sposób często wiąże się z niepotrzebnym nakładem pracy.
Rozwiązaniem jest tu zastosowanie systemu ADONIS, który pozwala tworzyć spójne i łatwe
do zrozumienia wytyczne dla pracowników, które można publikować w wielu formatach,
przy znacznym ograniczeniu pracochłonności publikowania dokumentacji.
© Grupa BOC Strona 10

11. Metoda modelowania dostępna w systemie ADONIS pozwala na opisanie wszystkich Zarządzanie
aspektów procesu istotnych dla pracowników: od prostych opisów procesów, przez dokumentacją
z systemem
informacje o wykorzystywanych zasobach, aż do opisu ryzyk i kontroli. W razie potrzeby ADONIS
można też dopasować system, jeśli podstawowa konfiguracja jest niewystarczająca.
System pozwala na dodawanie do modeli odnośników do zasobów zewnętrznych (plików,
adresów internetowych/intranetowych, dokumentów Lotus Notes/Domino, …), dzięki czemu
modele mogą służyć jako „spis treści” kierujący pracowników do dodatkowych, bardziej
szczegółowych treści (np. kursów e-learningowych dotyczących danego aspektu obsługi
Klienta, screencastów pokazujących obsługę systemu IT, czy też dokumentów PDF
z regulacjami prawnymi). Odnośniki te działają zarówno w systemie ADONIS oraz
w opublikowanej dokumentacji.
Dokumentacja jest generowana w oparciu o modele ze wspólnego systemowego
repozytorium (bazy danych dostępnej dla wielu użytkowników). W razie potrzeby
aktualizacji wystarczy dokonać odpowiednich zmian w modelach i opublikować
dokumentację w potrzebnej formie np. w firmowym intranecie.
Rysunek 5: Dokumentacja w formacie HTML pozwala pracownikom łatwo odnajdywać
potrzebne informacje i przechodzić do zewnętrznych zasobów (np. wzorów dokumentów)
Dzięki mechanizmom systemu ADONIS gwarantującym spójność modeli, nakład pracy
potrzebny na aktualizację dokumentacji w związku z np. zmianą procedury, czy też
reorganizacją jest znacznie niższy. Dodatkowo, mechanizm wersjonowania pozwala na
zdefiniowanie, że tylko upoważnione osoby mogą publikować dokumentację oraz, że jest
ona tworzona z najaktualniejszych wersji procesów. Dokumentacja zawiera historię zmian
modelu, z którego została wygenerowana, więc łatwo jest ustalić zmiany między wersjami.
ADONIS pozwala publikować dokumentację w formie odpowiadającej potrzebom
i przyzwyczajeniom Klienta: jako dokumentację do wydruku (Word oraz PDF), lub też
dokumentację do zamieszczenia w sieci wewnętrznej (HTML zawierający wszystkie
wprowadzone dane oraz powiązania między modelami i obiektami). Publikacja
dokumentacji jest dostępna w standardzie, a korzystanie z dokumentacji nie wymaga
dodatkowych licencji.
Wygląd dokumentacji generowanej przez system ADONIS daje się zmodyfikować w łatwy Łatwe
sposób, co pozwala na dopasowanie go do standardów identyfikacji wizualnej Klienta. dopasowywanie
dokumentacji do
potrzeb Klienta
© Grupa BOC Strona 11

12. Rysunek 6: Przykłady modyfikacji wyglądu dokumentacji HTML
System ADONIS pozwala publikować dokumentację dla pojedynczych modeli oraz dla ich
całych grup. Użytkownik może w łatwy sposób zdefiniować jaka ma być zawartość
dokumentacji (np. czy mają się tam znaleźć wprowadzone do modelu informacje o czasach
i kosztach). Oprócz zmiany wyglądu dokumentacji i filtrowania zawartości można też
dodawać nowe typy raportów o zadanej strukturze (odpowiadającej aktualnie
wykorzystywanym dokumentom, które znają i akceptują pracownicy).
Rysunek 7: Przykłady dodatkowych typów raportów: tabelaryczna procedura
z omówieniem kroków procesu oraz opis stanowiska pracy
Korzyści: Korzyści
Zapewnienie pracownikom dostępu do wszystkich potrzebnych im informacji w wygodnej dla nich formie
Ograniczenie nakładu pracy potrzebnego do tworzenia i aktualizacji dokumentacji
Możliwość publikowania wszystkich potrzebnych dokumentów (procedury, graficzne mapy procesów,
organigramy, raporty zarządzania ryzykiem) z jednego narzędzia
Możliwość dowolnego dopasowania dokumentacji do potrzeb Klienta
Udostępnianie dokumentacji pracownikom nie wiąże się z kosztami
© Grupa BOC Strona 12

13. 5.3 Zaawansowane zarządzanie wersjami i akceptacja procesów
Potrzeba
W miarę jak rośnie liczba stworzonych modeli, nieuchronnie dochodzimy do etapu na zarządzania
którym jedna osoba nie jest w stanie orientować się we wszystkich istniejących modelach. wersjami modeli
Znaczenia nabiera możliwość ustalenia, który model jest wersją oficjalną, a który tylko
roboczym szkicem. Dochodzi do tego również kwestia uprawnień do dokonywania zmian
w procesach.
Wsparcie dla
Standardowo system wspiera wersjonowanie modeli oraz dba o spójność powiązań między wersjonowania
modelami przy tworzeniu nowych wersji. Mechanizm porównywania modeli pozwala łatwo
ustalić różnice między wybranymi wersjami modelu. Modele można oznaczać (przez status
modelu) jako robocze, obowiązujące, czy też archiwalne, oraz wizualizować tę informację
tak, że pomyłki są praktycznie wykluczone.
Jeśli potrzebne jest wsparcie dla bardziej formalnego zarządzania wersjami modeli, można
włączyć dodatkowy mechanizm, który gwarantuje, że tylko upoważnione osoby będą
w stanie dokonywać akceptacji lub archiwizacji modeli, modele będą zapisywane wyłącznie
w ustalonych miejscach w strukturze katalogów (grup modeli), a wszystkie zmiany będą
dokonywane zgodnie z procedurami organizacji i odpowiednio zapisywane w historii zmian.
Mechanizm ten pozwala na znaczną redukcję nakładu pracy potrzebnego do pracy
z dokumentacją np. na potrzeby zarządzania jakością lub certyfikacji, pozwala zachować
spójność i wysoką jakość modeli i unikać pomyłek (takich jak użycie wersji nieaktualnej
modelu).
Przykładowy obieg
akceptacji modelu
Rysunek 8: Proces wersjonowania modeli z przypisanymi statusami oraz rolami
Możliwość
Mechanizm wersjonowania można dostosować do potrzeb Klienta, dodając dodatkowe dostosowania do
statusy modelu, ustalając wielopoziomową akceptację wymaganą do tego, aby model został potrzeb Klienta
uznany za oficjalną procedurę, konfigurując mechanizm powiadomień o modelach
czekających na akceptację itp. Możliwe jest również wykorzystanie na potrzeby
wersjonowania rozwiązania portalowego ADONIS Process Portal (opisanego w rozdziale
5.5), co pozwala uczestniczyć w zarządzaniu obiegiem akceptacji również osobom nie
używającym systemu ADONIS. Dzięki temu dostępne jest wsparcie na wszystkich etapach
cyklu życia modelu.
© Grupa BOC Strona 13

14. 5.4 Optymalizacja procesów i szacowanie zapotrzebowania na personel
Ciężko jest zarządzać organizacją nie wiedząc dokładnie, jak są realizowane procesy. Brak Czytelny obraz
tej wiedzy powoduje, że decyzje odnośnie zmian są podejmowane w oparciu o intuicję, organizacji
podstawą do
miejsca powstawania kosztów są nieznane, zasoby wykorzystywane nieefektywnie, podejmowania
a szanse na usprawnienie działania często umykają. trafnych decyzji
Najprostszą drogą do optymalizacji procesów jest ich wymodelowanie. Już samo stworzenie
modeli opisujących w jaki sposób są realizowane procesy, z użyciem jakich zasobów oraz
ile trwają i kosztują często jest impulsem do ulepszeń, gdyż pewne nieefektywności stają
się oczywiste. Przykładowo, zapoznając się z modelem procesów można wychwycić ciągi
kroków, które nie przydają wartości, pętle w procesie wynikające z poprawiania błędów
i pozyskiwania dodatkowych informacji, czy też częste zmiany wykonawców skutkujące
opóźnieniami i błędami.
Analiza procesów
Kolejnym krokiem w stronę optymalizacji procesów jest wykonanie analiz. Często wiedza
o procesach, miejscach powstawania kosztów i przestojach jest obecna wyłącznie
w głowach pracowników, co powoduje, że nikt nie ma całościowego obrazu sytuacji i nie
można łatwo badać miejsc wartych ulepszenia.
Posiadanie danych o procesach w formie modeli pozwala przezwyciężyć ten problem.
Komponent analizy systemu ADONIS pozwala łatwo wyszukiwać np. wszystkie czynności
wykonywane przez konkretną rolę, kosztujące więcej niż X, czy też trwające dłużej niż
Y minut. Analiza rachunkowa pozwala dodatkowo oszacować koszty i czasy wykonania
procesu określoną ilość razy, jak również przeciętny czas procesu z perspektywy Klienta
(od początku do końca). Taka analiza jest punktem wyjścia do zastanowienia się jakie
działania powodują niewspółmiernie dużo kosztów i wymagają pracy, mimo, że nie
przekłada się to na tworzenie wartości dla Klienta, albo też, czy czas wysoko opłacanych
specjalistów nie jest marnowany w związku z tym, że wykonują czynności, dla których
wystarczy ktoś o wiele niższych kwalifikacjach.
Rzadko kiedy mamy zasoby wystarczające do tego, aby wymodelować i zoptymalizować Symulacja
wszystkie procesy. Dlatego też ważna jest możliwość wyboru procesów, a nawet danych procesów
ścieżek procesów, które mają największy potencjał optymalizacyjny, czyli miejsc od których
warto zacząć. Z kolei, gdy zbadaliśmy już stan obecny i planujemy jak mogą wyglądać
procesy docelowe, cenna jest możliwość porównywania ich między sobą w celu wybrania
optymalnego oraz bezpiecznego przetestowania, jak będzie działać organizacja po ich
wdrożeniu. Tu właśnie przydaje się nam możliwość symulowania modeli.
Rysunek 9: Symulacja pomaga łatwo ustalić m.in. najdroższy wariant przebiegu procesu
System ADONIS daje do dyspozycji cztery algorytmy symulacyjne:
Analiza ścieżki pomaga ustalać miejsca w procesie, które warto uwzględniać przy
optymalizacji (np. najdłuższy przebieg procesu, najczęstszy sposób wykonywania,
najwyższe koszty)
© Grupa BOC Strona 14

15. Analiza obciążenia pomaga przeprowadzać dokładne badania czasów i kosztów
procesu dla zakładanej ilości wykonań. Analiza obciążenia uwzględnia również koszty
osobowe oraz koszty wykorzystywanych zasobów (np. systemów IT), dzięki czemu
zapewnia całościowy obraz kosztów działań.
Analiza wykorzystania (dostępne są dwa warianty algorytmu) która pozwala ustalić jak
optymalnie rozlokować zasoby i pracujący personel, aby uniknąć „wąskich gardeł” oraz
przestojów.
Symulacja pozwala bezpiecznie przeprowadzać badania wpływu zmian w procesach
(analizy what-if) na organizację. Wyniki symulacji można zapisywać jako raporty.
Mechanizm
System umożliwia porównywanie ze sobą procesów poddanych symulacji. Pozwala to porównywania
zarówno ustalić, który z wariantów procesu lepiej spełnia założone kryteria (np. skrócenie wyników
czasu procesu, bez wzrostu kosztów), jak i ustalić które z procesów wykonywanych
przez dany departament generują najwięcej kosztów itp.
Szacowanie
Mechanizm symulacji pomaga również w oszacowaniu zapotrzebowania na personel. zapotrzebowania
Szczególnie przydaje się to w sytuacji gdy np. firma w związku z sezonowością zamówień na personel
musi oszacować, czy wystarczy obecny stan osobowy, czy też należy zatrudnić
pracowników tymczasowych, lub gdy trzeba oszacować co się zmieni po wdrożeniu nowego
systemu informatycznego (np. ile osób będzie mogło przejść do realizacji innych zadań).
Korzyści: Korzyści
Mechanizmy analizy i symulacji pomagają zidentyfikować miejsca o znaczącym potencjale
optymalizacyjnym, którymi warto się zająć w pierwszej kolejności („szybkie zwycięstwa”)
Wdrażanie sprawdzonych procesów dzięki możliwości badania scenariuszy Best- i Worst-Case oraz
obserwacji postępów przy zmianach procesu (porównanie stanu obecnego z docelowym)
Możliwość oszacowania skutków planowanych zmian w organizacji (np. o ile spadną koszty w związku
z wdrożeniem nowego systemu IT) pozwala podejmować lepsze decyzje
Możliwość szacowania zapotrzebowania na personel pozwala odpowiednio alokować zasoby
5.5 ADONIS Process Portal
W miarę wzrostu znaczenie BPM w organizacji, modele są wykorzystywane przez coraz Różne role, różne
większą część pracowników: od właścicieli procesów odpowiadających za ich sprawne potrzeby
działanie, przez specjalistów (np. zarządzanie ryzykiem), dla których ważne są tylko
niektóre elementy zawarte w modelach procesów, przez pracowników, którzy chcą tylko
zapoznawać się z wytycznymi i czasem móc je skomentować, aż do kierownictwa
zainteresowanego akceptacją nowych wersji procedur i monitorowaniem wybranych
wskaźników procesów.
Rozwiązaniem jest tutaj umożliwienie każdej z grup pracowników pracy w sposób
uwzględniający to, jakie zadania chce wykonywać użytkownik i dopasowujący do tego
prezentowaną treść i dostępne funkcjonalności.
ADONIS Process Portal oferuje dostęp online do modeli i funkcjonalności systemu ADONIS ADONIS Process
Portal – szybka
w sposób dopasowany do potrzeb konkretnej grupy pracowników (np. kierownictwo, dział i wygodna praca
prawny/compliance czy też pracownicy czytający instrukcje wykonywania procesów). Dzięki z modelami
temu osoby, które nie muszą modelować i optymalizować procesów ale dokonują ich
przeglądu i akceptacji, uzupełniają dane, czy też po prostu zapoznają się z procesami,
mogą to robić przez przeglądarkę. Użytkownicy po zalogowaniu pracują z intuicyjnym
interfejsem dostosowanym do zadań, które chcą wykonywać. Dzięki temu możliwa jest też
praca z systemem bez dodatkowych szkoleń
Przykładowe scenariusze wykorzystania obejmują:
Prezentację aktualnych wersji wybranych modeli z bazy danych systemu ADONIS
(bez konieczności uruchamiania opcji publikacji modeli) z możliwością ograniczania
dostępu i dopasowywania widocznych informacji do uprawnień użytkownika
© Grupa BOC Strona 15

16. Zarządzania wersjami modeli i ich akceptacja w ramach wersjonowania
Monitoring wskaźników procesu
Zdecentralizowane zbieranie danych w celu uzupełniania oraz aktualizacji procesów
Zgłaszanie propozycji ulepszeń procesów
Rysunek 10: Przykład pracy z modelami - dodawanie propozycji ulepszenia
Korzyści: Korzyści
Brak konieczności publikowania dokumentacji po dokonaniu zmiany w modelach
Wygodny dostęp do potrzebnych informacji
Łatwy w użyciu interfejs dopasowany do wykonywanych zadań
Brak konieczności instalacji systemu oraz dodatkowych szkoleń
5.6 Procesowe zarządzanie jakością
Istotnym elementem efektywnego Systemu Zarządzania Jakością jest udokumentowanie Dokumentowanie
procesów. Często w tym celu wykorzystywane są opisy tworzone w oprogramowaniu procesów na
potrzeby SZJ
biurowym (np. MS Word), którym towarzyszą grafiki procesów tworzone w prostych
programach do rysowania, a nawet konstruowane z kształtów dostępnych w MS Office.
Rozwiązanie takie pozwala zawrzeć w dokumentacji zarówno dane opisowe, jak i graficzne
modele czytelne dla pracowników, jednak wiąże się często z dużym nakładem pracy. Co
więcej – każda zmiana (np. nowa nazwa stanowiska, wprowadzony nowy dokument)
wymaga pracochłonnego dostosowywania dokumentacji i może prowadzić do
pozostawienia niespójnych informacji.
Oprócz niepotrzebnego nakładu pracy osoby odpowiadającej za SZJ, wiąże się to również
z ryzykiem, że błędy utrudnią (re-)certyfikację. Forma taka wymaga dodatkowo zachowania
specjalnych procedur, aby zagwarantować, że pracownicy mają dostęp do aktualnej
dokumentacji. Nie dla wszystkich korzystanie z takiej dokumentacji jest też wygodne.
Rozwiązaniem jest tutaj zastosowanie systemu ADONIS, który może stanowić podstawę Procesowe
systemu zarządzania jakością na potrzeby certyfikacji i pozwala na łatwe tworzenie zarządzanie
jakością
i aktualizację dokumentacji SZJ w oparciu o modele. z systemem
ADONIS oferuje różnorodne możliwości wspierania certyfikacji jakościowej organizacji. ADONIS
Metoda opisu procesów za pomocą modeli spełnia wymagania norm, takich jak m.in.: ISO
9001:2000/2008, ISO 14000, czy VDA 6.
© Grupa BOC Strona 16

17. Korzystając z modeli dostępnych w standardowej konfiguracji można w łatwy sposób opisać
procesy, wykorzystywane w nich dokumenty, odpowiedzialność poszczególnych
pracowników, jak również informacje o wykorzystywanych zasobach. Dodatkowo, system
ułatwia dokumentowanie informacji, takich jak np.: słownik terminów i skrótów,
podsumowanie klientów i dostawców, czy też czynniki sukcesu oraz mierniki procesu.
Rysunek 11: Proces obsługi zamówienia z widocznymi dokumentami wejściowymi
i wyjściowymi, systemami IT, odpowiedzialnymi rolami oraz informacjami o osobach,
z którymi trzeba konsultować wykonanie i informować o działaniach
Dzięki temu, że dokumentacja jest generowana w oparciu o modele, jej aktualizacja Publikacja
przebiega błyskawicznie – wystarczy dokonać zmiany w modelach i opublikować nową dokumentacji
zarządzania
dokumentację. Mechanizm wersjonowania oraz historia zmian modelu pozwala łatwo jakością
prześledzić co się zmieniło między poszczególnymi wersjami. Można też uniemożliwić
generację dokumentacji jakościowej w oparciu o modele, które nie zostały oficjalnie uznane
za obowiązujące procedury.
Dokumentacja ta może być przekazana do dyspozycji wszystkim pracownikom, gdyż
korzystanie z niej nie wymaga dodatkowych licencji.
System pozwala łatwo publikować dokumentację w wielu formatach – np. drukowane
instrukcje PDF na potrzeby auditorów oraz dokumentacja w formie portalu HTML w celu
poinformowania pracowników o obowiązujących procedurach. Dzięki temu, że podstawą są
tu modele przechowywane w bazie danych, publikacja w wielu formatach nie wymaga
dodatkowej pracy i nie ma ryzyka, że istnieją rozbieżności pomiędzy poszczególnymi
rodzajami publikacji.
Korzyści: Korzyści
Znacząca redukcja pracy potrzebnej do zarządzania dokumentacją SZJ
Automatyczna publikacja dokumentacji pozwala na poprawę jej jakości
Zapewnienie pracownikom dostępu do aktualnych procedur w wygodnej dla nich formie
Możliwość dostosowania formy i treści dokumentacji generowanej z systemu do potrzeb Klienta
5.7 Rachunek kosztów procesów oraz Activity Based Costing
Tradycyjne dane dostarczane przez rachunkowość nie wystarczają do ustalenia, gdzie tak Metody badania
naprawdę powstają koszty z punktu widzenia organizacji, które procesy są nadmiernie kosztów
organizacji
drogie oraz jakie produkty generują zyski. Przekłada się to często na błędną kalkulację cen
i niewłaściwe decyzje odnośnie strategii sprzedaży, prowadzące do zmniejszenia zysków.
Istnieje wiele podejść do kwestii ustalania kosztów działania organizacji. Najbardziej znane
z nich to Activity Based Costing (popularny szczególnie w USA) oraz europejski Rachunek
Kosztów Procesów. Oba te podejścia zakładają przypisywanie kosztów pośrednich do
© Grupa BOC Strona 17

18. pewnych ustalonych nośników kosztów w celu stworzenia realnego obrazu organizacji.
Już standardowa konfiguracja systemu ADONIS pomaga w lepszym poznaniu miejsc Przyporządkowanie
powstawania kosztów. Symulacja pozwala na ustalenie kosztów procesu z uwzględnieniem kosztów procesów
do produktów
zarówno kosztów czynności niezależnych od czasu, jak i kosztów zależnych od czasu
(koszt pracy pracowników oraz koszt wykorzystania zasobów) zgodnie z podejściem Time-
Driven Activity Based Costing (tzw. 2 generacja ABC).
Jako rozszerzenie systemu oferujemy również konfigurację wspierającą rachunek kosztów
procesów (RKP). Pozwala ona na gromadzenie danych dotyczących zapotrzebowania na
zasoby w postaci modeli opisujących m.in. zasoby i centra kosztów. System pozwala na
automatyczne wyliczenie kosztów wynikających z wykorzystania zasobów, które mogą być
następnie wykorzystane w module RKP do dalszych obliczeń. Alternatywnie, wymagane
koszty można wprowadzić ręcznie do rachunku kosztów procesów. Dodatkowo konfiguracja
RKP oferuje algorytmy symulacyjne służące do głębszej analizy modeli procesów.
Rysunek 12: Wyliczanie kosztów produktów/usług w rachunku kosztów procesów
Korzyści: Korzyści
Lepsza ocena miejsc powstawania kosztów
Możliwość dokładniejszego ustalania cen produktów i usług
Łatwość badania różnych scenariuszy działania i ustalania ich przełożenia na koszty
5.8 Procesowy benchmarking
Opisanie procesów jest często pierwszym krokiem do ich optymalizacji. Impulsem do Jak dobrzy
ulepszania procesów są często pomysły pracowników, jednak warto też uwzględnić jesteśmy?
wykorzystanie wiedzy z zewnątrz do poprawy efektywności i konkurencyjności. Dlatego też
korzysta się z benchmarkingu.
Celem procesowego benchmarkingu jest systematyczne porównywanie, jak również
przyswajanie najlepszych praktyk (Best Practices). Procesowy benchmarking może być
przeprowadzany zarówno według:
kryteriów jakościowych (jak np.: kolejność działań, używane zasoby, odpowiedzialne
stanowiska), jak również według
kryteriów ilościowych (jak np.: dane liczbowe, czas, ilości)
Celem tej metody jest ujawnienie różnic w porównaniu z innymi organizacjami, ustalenie
przyczyn tych różnic, odkrycie możliwości poprawy, jak również stworzenie planów poprawy
konkurencyjności dla wybranych celów.
Jako wsparcie dla organizacji zainteresowanych projektami benchmarkingu oferujemy Wsparcie dla
branżowe modele referencyjne (m.in. dla banków i ubezpieczeń) pozwalające na benchmarkingu
w systemie
porównanie swoich procesów z dobrymi praktykami rynkowymi. Dodatkowo istnieje ADONIS
możliwość dodania do systemu ADONIS mechanizmów graficznych wspierających
benchmarking.
© Grupa BOC Strona 18

19. Ta dodatkowa konfiguracja pozwala łatwo porównywać różnice w strukturze procesów oraz
w wykorzystaniu zasobów (np. systemów IT, dokumentów), jak również w samych
przebiegach procesów. Służy do tego tzw. model porównawczy, który umożliwia
identyfikację różnic w procesach, a także pozwala wizualizować rozbieżności dotyczące
stosowanych systemów IT lub zaangażowanych ról.
Rysunek 13: Model porównawczy pomaga łatwo identyfikować różnice w porównaniu
z procesami referencyjnymi (dobrymi praktykami)
Korzyści: Korzyści
Szybkie ustalanie różnic dzięki mechanizmom graficznym
Łatwa identyfikacja różnic pomiędzy procesami z punktu widzenia kryteriów: przebiegu, wykorzystania IT,
stanowisk i zasobów
Dostępność modeli referencyjnych oraz wsparcia ze strony konsultantów BOC
5.9 Procesowy rozwój aplikacji oraz specyfikacja systemów IT
Częstym problemem przy specyfikowaniu i wdrażaniu aplikacji jest brak wiedzy Procesowy
o potrzebach użytkowników biznesowych. Owocuje to często spóźnionymi i zbyt drogimi rozwój aplikacji
wdrożeniami systemów, które nie zapewniają potrzebnego wsparcia pracownikom.
Rozwiązaniem jest tu zastosowanie procesowego podejścia do rozwoju aplikacji. Zakłada
ono, że punktem wyjścia do zbudowania lub skonfigurowania aplikacji (np. systemu
workflow / obiegu dokumentów / ERP) powinny być opisane procesy biznesowe.
Możemy wyróżnić 3 fazy budowy procesowej specyfikacji:
1. Specyfikacja biznesowa systemu
2. Specyfikacja techniczna systemu oraz
3. Implementacja.
Wsparcie
W ramach procesowego rozwoju aplikacji, ADONIS wspiera wszystkie trzy zaprezentowane
wszystkich faz
fazy. W fazie 1 opisuje się i ocenia docelowe procesy biznesowe z wykorzystaniem modeli
specyfikowania
graficznych tak, aby ustalić potrzebne wsparcie ze strony systemu IT. i rozwoju
W fazie 2 ma miejsce modelowanie techniczne – procesy są rozszerzane o informacje systemu
techniczne, takie jak detale wsparcia poszczególnych elementów procesu przez konkretne
systemy i technologie. W zależności od specyfiki projektu można tu skorzystać
z modelowania technicznego w BPMN (dostępne w konfiguracji standardowej), czy też
w UML, jak również zastosować modelowanie odpowiadające systemowi, który ma być
wykorzystywany (np. modelowanie z wykorzystaniem notacji systemu workflow).
© Grupa BOC Strona 19

20. Faza 3 obejmuje implementacje funkcjonalności systemu opisanej za pomocą modeli.
Modele te to m.in. modele danych (dostępne w konfiguracji standardowej) powiązane
z odpowiednimi obiektami biznesowymi, czy też modele prototypów interfejsów użytkownika
(GUI). Oprócz wykorzystywania modeli jako „makiet” dla informatyków wdrażających
system możliwe jest też automatyczne generowanie z modeli szablonów kodu (np.
BPEL/WSDL – dostępne w standardzie, XMI), do dalszego wykorzystania.
Rysunek 14: Procesowy rozwój aplikacji z systemem ADONIS
Korzyści: Korzyści
Wygodne tworzenie i aktualizowanie specyfikacji zrozumiałej dla wszystkich zainteresowanych stron
Podstawa do procesowego zarządzania przypadkami testowymi oraz do tworzenia procesowej
dokumentacji użytkownika/pomocy online dla rozwijanych aplikacji
Ocena zależności i powiązań architektury docelowej
5.10 Wykorzystanie systemu ADONIS do budowy architektury zorientowanej na usługi
(Service Oriented Architecture, SOA)
Reorganizacja istniejącej struktury IT na strukturę zorientowaną na usługi daje Znaczne
przedsiębiorstwu możliwość znacznego uproszczenia swojego środowiska IT. Może to uproszczenie
środowiska IT
prowadzić do zauważalnej redukcji kosztów i uczynić przedsiębiorstwo znacznie dzięki SOA
elastyczniejszym w obliczu szybko zmieniających się warunków rynkowych.
SOA umożliwia w szczególności, poprzez różne warianty powiązania istniejących usług, Większa
szybkie i nie wymagające dużych nakładów wdrożenia nowych oraz modyfikację elastyczność
procesów
istniejących procesów biznesowych. Jednocześnie SOA poprawia kontrolę środowiska IT biznesowych
w całym przedsiębiorstwie, poprzez gromadzenie i udostępnianie szczegółów związanych
z poszczególnymi elementami środowiska IT na potrzeby implementacji interfejsów.
Od modelu
procesów
biznesowych do
wywołania usługi
Rysunek 15: Przykład powiązania procesu biznesowego z wywoływanymi usługami
© Grupa BOC Strona 20

21. ADONIS oferuje szeroką funkcjonalność umożliwiającą modelowanie procesów
biznesowych jak również identyfikowanie i definiowanie "biznesowych repozytoriów usług" –
coś, czego nie wspierają techniczne repozytoria usług. W dalszej kolejności zaplanowana
sekwencja usług IT może być wyeksportowana przykładowo do BPEL i udostępniona innym
programom służącym do sterowania usługami.
Komplementarny do programu ADONIS system ADOit oferuje jeszcze większe
zaawansowane możliwości modelowania środowiska IT wraz z aplikacjami i elementami
infrastruktury IT.
Korzyści: Korzyści
Wsparcie przy identyfikowaniu i definiowaniu "biznesowych repozytoriów usług"
Kompleksowa funkcjonalność - od biznesowego modelowania i optymalizacji po wdrożenie techniczne
Wspieranie wszystkich elementów i atrybutów ("Complete Element Set") specyfikacji BPMN 1.1
Możliwość eksportu BPEL/WSDL
5.11 Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem staje się coraz istotniejszym aspektem planowania i kontroli Zarządzanie
funkcjonowania organizacji. Wpływają na to szczególnie liczne standardy i normy światowe, ryzykiem
operacyjnym
jak np. SOX, Basel II, Solvency II. System ADONIS umożliwia procesowe modelowanie,
analizowanie i dokumentowanie ryzyka.
Punktem wyjścia do procesowego zarządzania ryzykiem jest zdefiniowanie mapy ryzyk. Definiowanie
Mapa ryzyk jest graficzną, ustrukturyzowaną reprezentacją ryzyk występujących katalogów ryzyk
i kontroli
w procesach. Powiązanie procesów lub czynności z określonym ryzykiem odbywa się
poprzez utworzenie referencji do mapy ryzyk (będącej repozytorium ryzyk dla wszystkich
procesów). Ryzyko można zdefiniować poprzez liczne informacje szczegółowe, jak np.:
rodzaj ryzyka (SOX, Basel II, ryzyko operacyjne, IT), opis, prawdopodobieństwo czy też
skutek. Dla każdego ryzyka można zdefiniować czynności lub procesy kontrolne, które
użytkownik w graficzny, ustrukturyzowany sposób przedstawia w tzw. mapie kontroli.
Również każda kontrola posiada liczne atrybuty, które mogą być uzupełnione przez
użytkownika, jak np.: jakość kontroli (nadmierna, efektywna, adekwatna, niewystarczająca,
nieefektywna), osoba odpowiedzialna, terminy kontroli, itd. Wymienione wartości i atrybuty
mogą być w dowolny sposób dopasowane do charakterystyki organizacji.
Powiązanie
procesu
z ryzykami oraz
kontrolami
Rysunek 16: Przykład przypisania ryzyk i kontroli do procesu
Więcej informacji na temat oferty BOC z zakresu zarządzania ryzykiem operacyjnym (w tym Więcej informacji
rozwiązań portalowych wspierających monitoring strat/zdarzeń oraz planowanie
i wykonywanie kontroli) zawiera oddzielny dokument „Zarządzanie ryzykiem operacyjnym
z systemem ADONIS. Pakiet rozwiązań ADOrisk”.
© Grupa BOC Strona 21

22. Korzyści: Korzyści
Wykorzystanie jednego narzędzia zarówno do opisu procesów jak i do definicji ryzyk i kontroli
Liczne mechanizmy analizy i raportowania procesów i ryzyk. Dostępność macierzy pokazujących ryzyka
i kontrole w określonych procesach i czynnościach
Możliwość definiowania osób odpowiedzialnych poprzez referencje ze strukturą organizacyjną
Moduł do zarządzania ryzykiem może być zintegrowany z każdą indywidualną konfiguracją Klienta
Możliwość powiązania z dodatkowymi rozwiązaniami portalowymi np. typu Loss-Collection pozwalającymi
na gromadzenie rzeczywistych danych o ryzykach, czy też pomagającymi planować i wykonywać kontrole
5.12 Monitoring wskaźników
Monitoring kluczowych wskaźników (Key Performance Indicators, KPI) jest istotnym Monitoring
scenariuszem zarządzania procesami. Monitoring pozwala na kontrolę zgodności rezultatów wskaźników
działań operacyjnych z założonymi celami strategicznymi – przykładowo na badanie, czy
ustalone parametry SLA są zachowane.
System ADONIS pozwala na monitorowanie dowolnie wybranych wskaźników ilościowych. Definiowanie
Wykorzystywany jest w tym celu obiekt „Wskaźnik”, który można umieścić w mapie i monitorowanie
wskaźników
procesów, modelu procesów biznesowych, produktów, czy też systemów IT oznaczając jaki
element modelu będzie monitorowany (np. wskaźnik ilości skarg może być przypisany do
procesu, a wskaźnik realizacji poziomu SLA do usługi).
Rysunek 17: Przykład procesu biznesowego z przypisanym wskaźnikiem
o aktualnym statusie "zielony"
Dla wskaźnika definiuje się jak często mają być przeprowadzane pomiary, skąd będą
pobierane dane (możliwe jest wprowadzenie ręczne – w tym przez ADONIS Process Portal,
jak również zaciąganie wartości z arkuszy Excel oraz z baz danych) oraz jakie są wartości
zaplanowane dla każdego okresu pomiaru. W celu prezentacji wyników wykorzystywany
jest tzw. mechanizm świateł ulicznych – wskaźnik, który osiągnął założony poziom ma
status „zielony”, a wskaźnik, który nie osiągnął zakładanego poziomu uzyska status „żółty”,
lub „czerwony” – w zależności od zdefiniowanych poziomów tolerancji.
Wskaźniki są okresowo aktualizowane, co powoduje wczytanie nowych danych, porównanie
ich z założonymi celami oraz aktualizację statusów. Przegląd statusów wskaźników jest
możliwy zarówno w systemie ADONIS, jak i przez system ADONIS Process Portal, który
posiada specjalny tryb pracy dostosowany do monitoringu wskaźników.
Korzyści: Korzyści
Łatwe definiowanie, które elementy organizacji są na tyle istotne, że podlegają pomiarowi
Wygodny mechanizm aktualizacji danych z wielu źródeł
Możliwość dopasowania do potrzeb Klienta np. przez mechanizm powiadomień mailowych o zmianie
statusu wskaźnika, czy też personalizowane kokpity kontrolne dla kierownictwa
© Grupa BOC Strona 22

23. 6 BOC Management Office
Sukces przedsiębiorstwa zależy nie tylko od procesów biznesowych. Istotne jest również Narzędzia
zarządzanie strategiczne i zarządzanie wydajnością, jak również zapewnienie organizacji wspierające
zarządzanie
optymalnego wsparcia ze strony IT. Dlatego też stworzyliśmy pakiet narzędzi pomagający
sprawnie zarządzać organizacją – BOC Management Office. W skład pakietu wchodzą:
ADOscore - system wspierający zarządzanie strategią i wydajnością
ADONIS - system do zarządzania procesami biznesowymi
ADOlog - system wspierający zarządzanie łańcuchem dostaw oraz
ADOit - system wspierający zarządzanie architekturą i usługami IT
Firmom, które potrzebują prostego rozwiązania wspierającego tworzenie dokumentacji
zarządzania jakością, oferujemy narzędzie stworzone wraz z TÜV SÜD – system PROfit.
Zarządzanie
ADOscore wspiera zarządzanie strategiczne w oparciu o koncepcję Strategicznej Karty strategią
Wyników (Balanced Scorecard). Pomaga przechodzić od wizji i strategii do konkretnych i wydajnością
celów operacyjnych, oraz dzięki możliwości monitoringu wskaźników pozwala kadrze z systemem
kierowniczej zapoznawać się na bieżąco z realizacją założonych celów. Służy do tego ADOscore
elastyczny mechanizm kokpitów kontrolnych, które pozwalają na szybki przegląd i ocenę
stanu realizacji strategii oraz mogą być wykorzystane do monitoringu portfolio projektów.
Rysunek 18: Podsumowanie funkcjonalności systemu ADOscore
Zarządzanie
ADOit wspiera zarządzanie IT poprzez integrację najlepszych praktyk ITIL oraz COBIT architekturą oraz
w jednym systemie zarządzania. Dzięki kompleksowemu podejściu, począwszy od poziomu usługami IT
strategicznego, kończąc na architekturze IT, możliwe jest skuteczne dostosowanie usług IT z systemem ADOit
do potrzeb organizacji oraz zbudowanie jednorodnego środowiska informatycznego.
Rysunek 19: Podsumowanie funkcjonalności systemu ADOit
© Grupa BOC Strona 23